RA-MICRO EA E-Akte

Version vom 11. November 2020, 11:53 Uhr von SKunick (Diskussion | Beiträge) (Speichern in E-Akte)

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Allgemeines

Die RA-MICRO E-Akte Schnittstelle in Outlook bietet verschiedene Funktion zum Senden und Speichern einer neuen E-Mail bzw. einer vorhanden E-Mail zur E-Akte an. Bei Erstellung einer neuen E-Mail kann ein E-Mail-Empfänger aus den Adress-/Akten-Daten übernommen werden. Weiterhin ist das Beifügen von Anlagen aus der E-Akte möglich.

Funktionen bei einer neuen E-Mail / Weiterleitung einer vorhandenen E-Mail

Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Dokuments aus der E-Akte.Die E-Mail kann hierüber versandt und gleichzeitig zur E-Akte gespeichert werden.Eingabe einer Adressnummer oder Eingabe des Namens der gesuchten Person möglich.Dient der Eingabe einer Aktennummer.Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.In der Empfängerliste werden bei Aktennummerneingabe alle Beteiligte mit E-Mail-Adresse zur Akte angezeigt.Aus der Empfängerliste kann ein Empfänger gewählt und gleichzeitig festgelegt werden, ob dieser die E-Mail direkt, in Cc oder Bcc erhalten soll.Hierüber wird ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall mit einem RA-MICRO Benutzer in den E-Mail-Text eingefügt.Schriftverkehr outlook Taskpane.png

Über die RA-MICRO E-Akte-Schnittstelle können E-Mails unter Beifügung von Anlagen über die Option Datei aus E-Akte anfügen zur E-Akte gespeichert und gleichzeitig versandt werden.

Aus den RA-MICRO Adressen bzw. Akten kann über die Adressnummer- bzw. Aktennummer-Eingabe ein Empfänger gewählt werden.

Senden und Speichern in E-Akte / Speichern in E-Akte und senden

Schriftverkehr outlook Senden und Speichern.png

Die E-Mail kann hierüber versandt und gleichzeitig zur E-Akte gespeichert werden.

Datei aus E-Akte anfügen

Schriftverkehr outlook Datei aus EAkte anfügen.png

Schriftverkehr outlook Anlage aus E-Akte wählen.png

Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Dokuments aus der E-Akte.

Die gewählte E-Akten-Anlage kann als Original, z. B. im Word- oder RTF-Format, oder bei Dokumenten, bei denen eine PDF-Vorschau in der E-Akte existiert, als größenreduzierte Kopie im PDF-Format beigefügt werden.

vOffice VideoCall Einladung

Hierüber wird ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall mit einem RA-MICRO Benutzer in den E-Mail-Text eingefügt.

Die Funktion ist erst nach erfolgter vOffice Einrichtung sicht- bzw. nutzbar. Diese erfolgt über die Auswahl von vOffice im RA-MICRO Hauptmenü.

Adressnummer

Eingabe einer Adressnummer oder Eingabe des Namens der gesuchten Person möglich. Bei Eingabe eines Namens listet RA-MICRO nach Bestätigung mit TK Enter.png alle Adressen auf, die der Eingabe entsprechen.

Aktennummer

Dient der Eingabe einer Aktennummer. Anstelle der Aktennummer kann auch der Auftraggeber- oder Gegnername aus der Aktenkurzbezeichnung eingegeben werden, sh. auch zusätzliche Hinweise zur Aktennummerneingabe

Aktenhistorie

aktenverlauf.png

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

Empfänger

In der Empfängerliste werden bei Aktennummerneingabe alle Beteiligte mit E-Mail-Adresse zur Akte angezeigt. Bei Eingabe einer Adressnummer wird die zur Adresse hinterlegte E-Mail in der Liste ausgewiesen und zusätzlich - falls vorhanden - die E-Mail-Adressen der hinterlegter Ansprechpartner.

An / Cc / Bcc

Aus der Empfängerliste kann ein Empfänger gewählt und gleichzeitig festgelegt werden, ob dieser die E-Mail direkt, in Cc oder Bcc erhalten soll. Für die Auswahl An kann nur ein Empfänger gewählt werden, da von diesem Empfänger der E-Mailbetreff, u. a. aus den Betreffzeilen, zusammengestellt wird.

Funktionen bei einer vorhandenen E-Mail

Schriftverkehr outlook Taskpane2.png

Eine vorhandene E-Mail kann über die RA-MICRO Funktionen Speichern in E-Akte bzw. Speichern in E-Akte und Schließen zur E-Akte gespeichert werden.

Speichern in E-Akte

Schriftverkehr outlook Speichern in E-Akte.png

Hierüber können E-Mails mit/ohne oder nur die Anlagen in die E-Akte gespeichert werden (sh. Speicherung von E-Mails in die E-Akte).


Gleichzeitig ist ein Ausdruck der E-Mail möglich und die E-Mail kann nach dem Speichern aus dem Posteingang in Outlook gelöscht werden.

Speichern in E-Akte und Schließen

Schriftverkehr outlook Speichern in E-Akte+Schließen.png

Nach dem Speichern von E-Mails in die E-Akte optional mit/ohne Druck und Löschung der Mail nach Speicherung aus dem Posteingang wird das E-Mail-Fenster geschlossen.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Speicherung von E-Mails in die E-Akte

Hauptartikel → Speichern in E-Akte


Schriftverkehr outlook Speicherdialog E-Akte.png

mehrere E-Mails über Kontextmenü in E-Akte speichern

Schriftverkehr outlook Kontextmenü.png

Sollte mehr als eine E-Mail in MS Outlook zu einer E-Akte gespeichert werden, so konnte dies bisher nur einzeln und nacheinander erfolgen. Um ein schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen, können mehrere markierte E-Mails gleichzeitig in einer E-Akte gespeichert werden.

Nach dem Markieren mehrerer E-Mails über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und Auswahl Speichern in E-Akte wird nachfolgender Dialog aufgerufen:

Schriftverkehr outlook Speicherdialog2.png

Nach Eingabe einer Aktennummer ist die Auswahl eines Schlagwortes, einer Rubrik und/oder eines Unterordners möglich.

Die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff ist standardmäßig gesetzt. Hierbei wird der jeweilige E Mail-Betreff als Bemerkung zu den in der E-Akte zu speichernden E-Mail-Dokumenten übernommen.

Soll für alle E-Mails eine identische Bemerkung zur Akte gespeichert werden, so ist die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff abzuwählen und ein eigener Betreff zu erfassen, der für die gewünschten E-Mail-Dokumente als einheitliche Bemerkung übernommen wird.

Bei nur einer markierten E-Mail erfolgt der Aufruf des Standard-Speicherdialogs zur E-Akte.