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Rechnungsordner | |||||||
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Allgemeines
Alle in die OP-Liste gebuchten Rechnungen und Rechnungsbelege werden im Rechnungsordner als PDF-Dateien gespeichert.
Funktionen in der Toolbar
Jahrgang
Nach Eingabe und Bestätigung einer Jahreszahl, bzw. Auswahl aus der Liste, werden alle Rechnungen aufgelistet, die in dem Jahrgang erstellt wurden.
Dokumente
Öffnen
Öffnet die Rechnung oder den Buchungsbeleg als PDF-Datei. Werden mehrere Rechnungen markiert und geöffnet, wird nur eine PDF-Datei mit allen markierten Rechnungen erstellt.
Rechnungen importieren
Mit dieser Funktion können Rechnungen, die als PDF-Dateien auf dem PC vorhanden sind und die entsprechende Rechnungsnummer als Dateinamen aufweisen, den Anforderungen der GoBD entsprechend in den elektronischen Rechnungsordner importiert werden.
Es können nur Rechnungen importiert werden, die mit RA-MICRO über die automatische Rechnungsnummernvergabe erstellt wurden und in der RA-MICRO-OP-Liste vorhanden sind.
Der Import lässt sich auch komfortabel über Drag and Drop starten. Eine Rechnungsdatei oder ein Ordner, der Rechnungsdateien enthält, kann mit der linken Maustaste gehalten und in die Tabelle des Rechnungsordners gezogen werden.
Wichtig ist hierbei, dass der Dateiname lediglich die Rechnungsnummer als Ziffer enthält und keinen Zusatz, wie "Rechnung" o. ä.
Die GoBD-Abfrage und alle weiteren Schritte erfolgen dann automatisch.
Importierte Rechnungen werden den bestehenden Rechnungen hinzugefügt und sind als solche im Rechnungsordner anhand des Zusatzes "imp" zu erkennen. Die importierten Rechnungen werden mit einer Importnummer fortlaufend nummeriert und enthalten in der Bemerkung den Hinweis durch welchen RA-MICRO-Benutzer die Rechnung importiert wurde.
Rechnungen, die bereits in der OP-Liste aber nicht im Rechnungsordner vorhanden sind, werden beim Import mit der Importnummer imp00 gekennzeichnet.
Dateiliste drucken
Es wird eine Liste der im Rechnungsordner hinterlegten Rechnungen und Belege als PDF-Datei erstellt.
Archivieren in E-Akte
Die markierte Rechnung wird in der E-Akte gespeichert.
Löschen
Öffnet das Auswahlfenster für die zu löschenden Rechnungen.
Jahrgänge
Über die von-bis Auswahl kann ein Jahrgang, aber auch ein Zeitraum mehrerer Jahrgänge zum Löschen gewählt werden.
Einzelne Rechnungen nach Datum
Sollen Rechnungen eines bestimmten Datums gelöscht werden, kann dasselbe Datum dafür in beiden Feldern eingegeben oder über die Kalenderauswahl gewählt werden. Ebenso ist die Eingabe eines bestimmten Zeitraums möglich.
Einzelne Rechnungen nach Rechnungsnummer
Sollen einzelne Rechnungen gelöscht werden, kann dieselbe Rechnungsnummer dafür in beiden Feldern eingegeben werden. Ebenso ist die Eingabe eines bestimmten Rechnungsnummernbereichs möglich.
Mit Bestätigung des grünen Hakens wird der Löschvorgang gestartet. Hierbei wird geprüft, ob die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überschritten wurde sowie ob die Rechnung noch in der Offenen-Posten-Liste vorhanden ist. In beiden Fällen werden die entsprechenden Rechnungen nicht gelöscht.
Löschprotokolle
Hier werden die beim Löschen von Rechnungen erstellten Protokolle nach Jahrgängen unterteilt angezeigt. Die Bezeichnung der Protokolle ergibt sich aus dem jeweils gewählten Löschfilter, z. B. Löschprotokoll0100001-0100500, wenn die Rechnungen 1 bis 500 aus dem Jahr 2001 gelöscht wurden.
Mit Klick auf ein Protokoll öffnet sich dieses zur Ansicht in einem PDF-Reader.
Suchen
Mithilfe der Programmfunktion Suchen kann nach einem eingegebenen Suchbegriff innerhalb aller anzeigbaren Spalten gesucht werden.
Das Suchergebnis wird in der Tabelle angezeigt. Eine erneute Suche innerhalb eines Suchergebnisses ist ebenfalls möglich.
Suchbegriff
Eingabe eines Begriffs, Namens oder einer Rechnungsnummer, nach dem innerhalb des aktuellen Jahrs in der Tabelle zu suchen ist.
Datumssuche
Der eingegebene Suchbegriff kann mit einer Datumssuche verknüpft werden.
Hierfür kann ein Von-Bis-Datum entweder manuell oder über das Kalenderblatt eingegeben werden.
Eine jahresübergreifende Suche ist möglich.
Kalenderblatt
Nach Prüfung des Jahrgangs und des Monats wird mit Klick / Touch des gewünschten Tages das Datum in das Datumsfeld übernommen, aus dem das Kalenderblatt aufgerufen wurde.
Ansicht
Tabelle (links)
Positioniert die Tabelle auf der linken Seite.
Tabelle (oben)
Positioniert die Tabelle am oberen Rand.
Spaltenauswahl
Die Spalte RG-Nr. wird immer angezeigt. Die Ansicht der weiteren Spalten kann jeweils hinzu- oder abgewählt werden.
Zeilen färben
Hierüber wird jede zweite Zeile grau eingefärbt.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Spaltenköpfe
Klick / Touch auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste der Rechnungen nach diesem Kriterium aufsteigend oder absteigend.
Rg-Nr.
Diese Spalte zeigt die Rechnungsnummer, die zu der Rechnung gespeichert wurde.
Rechtsklick / Longtouch auf einen Eintrag in der Tabelle ruft ein Kontextmenü auf.
Datum
Diese Spalte zeigt das Erstellungsdatum der Rechnung an.
Rechtsklick / Longtouch auf einen Eintrag in der Tabelle ruft das Kontextmenü auf.
Akte
Diese Spalte zeigt die Aktennummer der Rechnung an.
Rechtsklick / Longtouch auf einen Eintrag in der Tabelle ruft das Kontextmenü auf.
Aktenkurzbezeichnung
Diese Spalte zeigt die Aktenkurzbezeichnung der Rechnung an.
Rechtsklick / Longtouch auf einen Eintrag in der Tabelle ruft das Kontextmenü auf.
Rechnungsempfänger
In dieser Spalte wird der Empfänger der Rechnung angezeigt.
Rechtsklick / Longtouch auf einen Eintrag in der Tabelle ruft das Kontextmenü auf.
Bemerkung
Die Art des Dokumentes wird angezeigt.
Rechtsklick / Longtouch auf einen Eintrag in der Tabelle ruft das Kontextmenü auf.
Vorschaufenster
Im Vorschaufenster wird die Rechnung angezeigt, die in der Tabelle (per Klick / Touch) markiert worden ist.
Notizen
Im Vorschaufenster rechts oben besteht die Möglichkeit zusätzlich Notizen zu einer Rechnung zu hinterlegen.
Ist die Notiz obsolet, so kann diese durch Entfernen des Textes auch wieder im Rechnungsordner entfernt werden.
Funktionen in der Abschlussleiste
Rechnungsanzahl
Hier wird die Anzahl der Rechnungen und die Dauer bis zum Einlesen des aktuellen Jahres angezeigt.
Erste Seite
Blättert auf die erste Seite der Rechnung zurück.
Zurückblättern
Blättert eine Rechnungsseite zurück.
Vorblättern
Blättert eine Rechnungsseite vor.
Letzte Seite
Blättert auf die letzte Seite der Rechnung vor.
Zoom
Vergrößert bzw. verkleinert die Rechnung in der Vorschau.
Drehen
Die Vorschau kann entgegen oder im Uhrzeigersinn gedreht werden.
Hier kann die markierte Rechnung gedruckt werden.
OK
Abbruch und Schließen
Hier kann der Rechnungsordner geschlossen werden.