Speichern in E-Akte: Unterschied zwischen den Versionen

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Mit dieser Programmfunktion können Dokumente, die beispielsweise in der ''RA-MICRO Word Datenschnittstelle + (extern)'' mit ''Senden an E-Akte'', aus der ''RA-MICRO Excel Datenschnittstelle + (extern)'' sowie als SMS usw. erstellt wurden, in der zugeordneten E-Akte und/oder optional in den E-Eingangskorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte_(Einstellungen) Einstellungen] der E-Akte unter ''E-Akte'', Karteikarte ''Allgemein'' bzw. den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] bereits vorhanden sind.
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==Allgemein==
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rect 187 57 322 86 [[Speichern_in_E-Akte#Aktennummernfeld|Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen. Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden. ]]
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rect 185 87 234 112 [[Speichern_in_E-Akte#Dokumenten_Kennzeichen|Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v). ]]
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rect 234 86 817 112 [[Speichern_in_E-Akte#Korrespondenzk.C3.BCrzel|Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei). Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungenauf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist. ]]
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rect 182 116 796 142 [[Speichern_in_E-Akte#Beteiligter|Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten. ]]
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rect 186 146 816 176 [[Speichern_in_E-Akte#Bemerkung|Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. ]]
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rect 186 177 819 205 [[Speichern_in_E-Akte#Schlagwort|Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. ]]
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rect 186 210 818 237 [[Speichern_in_E-Akte#Rubrik|Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. ]]
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rect 186 238 499 268 [[Speichern_in_E-Akte#Versandweg|Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc. Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist. ]]
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rect 187 267 499 298 [[Speichern_in_E-Akte#Unterordner|Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll. Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist. ]]
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rect 184 298 528 325 [[Speichern_in_E-Akte#Dokumenten_Status|Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet. Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb- geändert werden. ]]
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rect 184 327 503 356 [[Speichern_in_E-Akte#Senden_an_E-Eingangskorb|Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den E-Eingangskorb. ]]
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rect 5 361 234 388 [[Speichern_in_E-Akte#Senden_an_WebAkte|Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann. ]]
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</imagemap>
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Mit dieser Programmfunktion können Dokumente, die beispielsweise in der ''RA-MICRO Word Datenschnittstelle + (extern)'' mit ''Senden an E-Akte'', aus der ''RA-MICRO Excel Datenschnittstelle + (extern)'' sowie als SMS usw. erstellt wurden, in der zugeordneten ''E-Akte'' und/oder optional in den ''E-Eingangskorb'' eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte_(Einstellungen) Einstellungen] der E-Akte unter ''E-Akte'', Karteikarte ''Allgemein'' bzw. den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] bereits vorhanden sind.
  
 
''Senden an WebAkte'' steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/WebAkte WebAkte] zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.
 
''Senden an WebAkte'' steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/WebAkte WebAkte] zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.
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Die Kennung muss in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''WebAkte'' hinterlegt werden.
 
Die Kennung muss in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''WebAkte'' hinterlegt werden.
  
Die Möglichkeit, in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb E-Eingangskorb] zu speichern, steht für den Versand von SMS-Nachrichten nicht zur Verfügung.
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Die Möglichkeit, in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] zu speichern, steht für den Versand von SMS-Nachrichten nicht zur Verfügung.
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==Funktionen im Bearbeitungsbereich==
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===Aktennummernfeld===
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Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen.
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Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] Ohne Eingabe einer Aktennummer ist zwar ein Speichern in die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] grundsätzlich nicht möglich, das Dokument kann zur weiteren Bearbeitung jedoch alternativ ohne Aktenbezug an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] übermittelt werden. Nicht aktenbezogene Dokumente werden im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb Postkorb] automatisch unter einer ''Benutzer E-Akte'' mit der Aktennummer [Benutzernummer]/50, z.&nbsp;B. 5/50 für den Benutzer 5, geführt.
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===Dokumenten Kennzeichen===
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Kennzeichnet den Weg des Dokuments als&nbsp;''intern'', ''an die Kanzlei''&nbsp;(a) und ''von der Kanzlei''&nbsp;(v).
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[[Datei:Z komfobox.png|link=]] Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht ''Standardtexte'' die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.
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===Korrespondenzkürzel===
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Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).
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Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen]auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht gesetzt ist.
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[[Datei:Z komfobox.png|link=]] Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht&nbsp;''Standardtexte'' die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.
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===Beteiligter===
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Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.
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===Bemerkung===
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Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
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Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
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Über die Schaltfläche [[Datei:Z komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
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Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.
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Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
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Änderungen können auch später im Kontextmenü der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Dokument-Metadaten Dokument-Metadaten] vorgenommen werden.
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===Schlagwort===
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Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
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Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
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Über die Schaltfläche [[Datei:Z komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
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Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.
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Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
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Änderungen können auch später im Kontextmenü der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Dokument-Metadaten Dokument-Metadaten] vorgenommen werden.
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===Rubrik===
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Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
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Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
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Über die Schaltfläche [[Datei:Z komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
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Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.
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Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
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Änderungen können auch später im Kontextmenü der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Dokument-Metadaten Dokument-Metadaten] vorgenommen werden.
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===Versandweg===
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Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Brief E-Brief], direkt - per Boten etc.
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Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht aktiviert ist.
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===Unterordner===
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Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.
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Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] angelegt wurden und wenn die zugeordnete [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte_(Einstellungen) Einstellung] der ''E-Akte'' unter ''Allgemein'' bzw. in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' gesetzt ist.
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===Dokumenten Status===
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Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] bzw. dem [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb E-Eingangskorb] in der Reihenfolge ''Überfällig'', ''in&nbsp;Bearbeitung'' und ''Erledigt'' aufgelistet.
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Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.
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Der Dokumentenstatus kann per Mausklick&nbsp;/&nbsp;Touch auf das Statussymbol - z.&nbsp;B. im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb E-Eingangskorb]- geändert werden.
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===Senden an Postkorb===
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Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb].
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb]eines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] des aktuellen Benutzers..
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===Senden an WebAkte===
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''Senden an WebAkte'' ist nur möglich, wenn die Akte einer [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/WebAkte WebAkte] zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.
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Die Kennung muss zusätzlich in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte&nbsp;''WebAkte'' hinterlegt werden.
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===Verfügung===
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Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.
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[[Datei:Verfügung.ewf.png]]
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Die Option ''Senden an Postkorb'' im Dialog ''Speichern in E-Akte'' ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Verfügung Verfügung] definiert wird.
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Der Fokus liegt bei geöffnetem Fenster direkt auf der Verfügungsauswahl. Es kann ein Verfügungstext ausgewählt oder händisch geschrieben werden. Neben der Maussteuerung ist auch die Tastaturbedienung möglich. Der Verfügungstext kann mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden. Mit der Enter-Taste gelangt man in die nächste Spalte. Die Option ''Sofort'' kann per Leertaste aktiviert oder deaktiviert werden. Dem Verfügungsempfänger wird per ''Sofortnachricht'' das Dokument in den ''Postkorb'' gespeichert. Mit erneutem Enter kann ein Verfügungsempfänger ausgewählten. Das +Symbol zur vorab Speicherung der Verfügung kann ebenfalls mit Enter erreicht und auch gespeichert werden.
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Wurde über die Option ''Standardempfänger für Verfügungen festlegen'' ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.
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Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechteverwaltung_(Benutzerverwaltung) Benutzerverwaltung] voraus.
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Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.
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===Notiz===
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Wichtige Informationen zum Dokument können per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Notiz Notiz] aufgenommen werden.
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[[Datei:Speicherdialog.Notiz.ewf.png]]
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Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.
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Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.
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===Wiedervorlagen===
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Über diese Funktion wird das Fenster [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Wiedervorlagen Wiedervorlagen] aufgerufen.
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==Funktionen in der Abschlussleiste==
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===SClip===
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[[Datei:Z SClip lang.png|link=]]
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Über diese Schaltfläche wird der ''SClip'' Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion ''Senden an Postkorb'' kann der SClip auch in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] gespeichert werden.
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===Rotzettel===
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[[Datei:Z Rotzettel.png|link=]]
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Das gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rotzettel#Allgemein E-Rotzettel]
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übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.
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===E-Versand===
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[[Datei:Z E-Versand.png|link=]]
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Das Dokument kann über den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Versand#Allgemeines E-Versand] elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden.
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===OK und Schließen===
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[[Datei:Z_Ok_4.png|link=]]
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Der Vorgang wird gespeichert und die Maske geschlossen.
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===Abbruch und Schließen===
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[[Datei:Z_Schließen_4.png|link=]]
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Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen
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[[Category:E-Workflow]]

Aktuelle Version vom 10. Dezember 2020, 10:31 Uhr

Hauptseite > E-Workflow > E-Brief > Speichern in E-Akte

Allgemein

Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen. Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei). Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungenauf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc. Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll. Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet. Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb- geändert werden.Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den E-Eingangskorb.Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.speicherdialog.ewf.png

Mit dieser Programmfunktion können Dokumente, die beispielsweise in der RA-MICRO Word Datenschnittstelle + (extern) mit Senden an E-Akte, aus der RA-MICRO Excel Datenschnittstelle + (extern) sowie als SMS usw. erstellt wurden, in der zugeordneten E-Akte und/oder optional in den E-Eingangskorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den Einstellungen der E-Akte unter E-Akte, Karteikarte Allgemein bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der E-Akte bereits vorhanden sind.

Senden an WebAkte steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Die Möglichkeit, in den Postkorb zu speichern, steht für den Versand von SMS-Nachrichten nicht zur Verfügung.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Aktennummernfeld

Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen.

Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.

birne.fw.png Ohne Eingabe einer Aktennummer ist zwar ein Speichern in die E-Akte grundsätzlich nicht möglich, das Dokument kann zur weiteren Bearbeitung jedoch alternativ ohne Aktenbezug an den Postkorb übermittelt werden. Nicht aktenbezogene Dokumente werden im Postkorb automatisch unter einer Benutzer E-Akte mit der Aktennummer [Benutzernummer]/50, z. B. 5/50 für den Benutzer 5, geführt.

Dokumenten Kennzeichen

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

Z komfobox.png Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Korrespondenzkürzel

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungenauf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.

Z komfobox.png Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Beteiligter

Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.

Bemerkung

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche Z komfobox.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Schlagwort

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche Z komfobox.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Rubrik

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche Z komfobox.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Versandweg

Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.

Unterordner

Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.

Dokumenten Status

Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb- geändert werden.

Senden an Postkorb

Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb.

birne.fw.png Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den Postkorbeines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der Postkorb des aktuellen Benutzers..

Senden an WebAkte

Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss zusätzlich in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Verfügung

Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.

Verfügung.ewf.png

Die Option Senden an Postkorb im Dialog Speichern in E-Akte ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die Verfügung definiert wird.

Der Fokus liegt bei geöffnetem Fenster direkt auf der Verfügungsauswahl. Es kann ein Verfügungstext ausgewählt oder händisch geschrieben werden. Neben der Maussteuerung ist auch die Tastaturbedienung möglich. Der Verfügungstext kann mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden. Mit der Enter-Taste gelangt man in die nächste Spalte. Die Option Sofort kann per Leertaste aktiviert oder deaktiviert werden. Dem Verfügungsempfänger wird per Sofortnachricht das Dokument in den Postkorb gespeichert. Mit erneutem Enter kann ein Verfügungsempfänger ausgewählten. Das +Symbol zur vorab Speicherung der Verfügung kann ebenfalls mit Enter erreicht und auch gespeichert werden.

Wurde über die Option Standardempfänger für Verfügungen festlegen ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.

Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der Benutzerverwaltung voraus.

Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Notiz

Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.

Speicherdialog.Notiz.ewf.png

Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.

Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Wiedervorlagen

Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.

Funktionen in der Abschlussleiste

SClip

Z SClip lang.png

Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion Senden an Postkorb kann der SClip auch in den Postkorb gespeichert werden.

Rotzettel

Z Rotzettel.png

Das gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.

E-Versand

Z E-Versand.png

Das Dokument kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden.

OK und Schließen

Z Ok 4.png

Der Vorgang wird gespeichert und die Maske geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen 4.png

Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen