Telefon-Assistent

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Allgemeines

Der Telefon-Assistent ist die Schnittstelle zwischen RA-MICRO und der Telefonanlage Ihrer Kanzlei. Sollte ein Anruf in Ihrer Kanzlei eingehen, überprüft der Telefon-Assistent, ob die Anrufernummer in einer Adresse gespeichert ist. Die zugeordnete Adressnummer kann dann automatisch z. B. in das Adressfenster eingelesen werden. Sie haben auch die Möglichkeit, mit dem Telefon-Assistenten ein ausgehendes Telefonat einzuleiten und können diesem auch eine bestimmte Aktennummer zuordnen (auch Projektgespräch genannt).

Möchten Sie die Programmfunktion Telefon-Assistent erstmalig nutzen, beachten Sie den Ablauf zur Einrichtung des Telefon-Assistenten.

Funktionen in der Toolbar

Telefonauswahl

Einfache Telefonwahl

Wenn Sie nach Aufruf der Programmfunktion Telefon-Assistent, die Sie im Programmbaum unter W Nachrichten / Notizen finden, im Menü Telefonwahl den Unterpunkt Einfache Telefonwahl anklicken, öffnet sich folgendes Fenster:

Geben Sie bei Telefonnummer die gewünschte Rufnummer ein. Klicken Sie danach auf , um eine Verbindung zu der eingegebenen Nummer aufzubauen.

Haben Sie in den Einstellungen zum Telefon-Assistenten die Einstellung Wahlwiederholung verwenden gewählt, dann öffnet sich zeitgleich mit dem Verbindungsaufbau das Fenster Bemerkung für Wahlwiederholung. Sie können hier einen Text mit bis zu 50 Zeichen erfassen, der später in der Auswahlliste für die Wahlwiederholungsnummern angezeigt wird. Weitere Informationen erhalten Sie unter Wahlwiederholung verwenden.

Telefonwahl zur Adresse

Mit Telefonwahl zur Adresse wird das Adressfenster aufgerufen und Sie können nach dem gewünschten Gesprächspartner suchen. Über den Button kann das Telefonat anschließend eingeleitet werden.

Telefonauswahl zur Akte

Hauptartikel → Telefonauswahl zur Akte

Telefonnummernsuche

Hauptartikel → Telefonnummernsuche

Unerledigte Telefonate/Wahlwiederholung

Hauptartikel → Unerledigte Telefonate/Wahlwiederholung

Bearbeiten

Anrufe löschen

Wählen Sie diese Zeile, wenn Sie Einträge aus der Liste im Bereich Anrufe löschen möchten. Die Zeilen markieren Sie mit . Alle Zeilen können Sie mit markieren.

Anruferliste aktualisieren

Die Anruferliste wird bei jedem Start von RA-MICRO aktualisiert. Wählen Sie diese Zeile, wenn Sie die Liste ohne Neustart von RA-MICRO aktualisieren möchten.

Liste der Rufnummern ohne Anrufidentifizierung

Hauptartikel → Liste der Rufnummern ohne Anrufidentifizierung

Liste der alternativen Telefonanbieter

Hauptartikel → Liste alternativer Telefondienstanbieter

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Anrufe

Im Bereich Anrufe sehen Sie Daten zu den eingegangenen Telefonaten. Um ein Telefonat zu einer Rufnummer einzuleiten, die in einer Zeile angezeigt wird, doppelklicken Sie auf die entsprechende Zeile. Es wird die einfache Telefonwahl aufgerufen.

Die ausgewählte Telefonnummer wird automatisch eingelesen. Bestätigen Sie das Fenster, um eine Verbindung zu der gewünschten Rufnummer herzustellen.

Bestimmte Software-/Hardware- kombinationen verursachen, dass vor die Telefonnummer eine weitere Null oder eine andere Ziffer übernommen wird, obwohl dies nicht erforderlich ist. Löschen Sie bitte in diesem Fall die überflüssige Ziffer(nfolge) manuell.

Funktionen in der Abschlussleiste

Speichern

Die Eingabe wird gespeichert.

OK und Schließen

Klicken Sie auf diesen Button, um den Telefon-Assistenten zu beenden. Das Programm bleibt im Hintergrund aktiv.

Abbruch und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.