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Urkundenrolle

Der Bereich Urkundsgeschäfte unterteilt sich in fünf Bereiche

Urkundenrolle (diese Seite)

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Allgemeines

Datei:urkundenrolle einsehen.png

Urkundenrolle - Einsehen

Beurkundungen aller Art, wie auch die Ergänzungsurkunden, sind in die Urkundenrolle einzutragen. Die Programmfunktion Urkundenrolle ermöglicht es, die Urkundenrolle zu erstellen / zu bearbeiten sowie Querverweise auf andere Urkundenrolleneinträge und Vermerke über die Vertreterbestellung hinzuzufügen.

Wurde kein Jahrgang ausgewählt oder noch kein Urkundenrolleneintrag im Notariat (Bücher) erfasst, startet das Programm mit einer Eingabemaske ohne Urkundenrolleneinträge. Die Daten der Urkundenrolle werden mittels Wahl des gewünschten Jahres und Bestätigung der Auswahl unter Jahrgang eingesehen.

Bearbeitung der Urkundenrolle

• Der zu bearbeitende Eintrag wird markiert und die gewünschte Programmfunktion mittels der jeweiligen Schaltfläche in der Menüleiste oder per Kontextmenü - Rechtsklick/Longtouch auf einen Eintrag - aufgerufen.

• Doppelklick/-touch auf einen Eintrag ruft die Maske → Bemerkung hinzufügen/ändern auf.

• Übernahmen von Vertretungen bzw. Rückübernahmen können über das Kontextmenü der rechten Maustaste eingetragen werden. Hierfür ist mit der rechten Maustaste - oder Longtouch - auf den Eintrag in der Anzeige der Urkundenrolle, nach welchem der Vertretervermerk eingefügt werden soll geklickt und Vertreter gewählt. Über Neu erfolgt die Erfassung und Speicherung des Vertretervermerkes. Die Löschung eines Vertretervermerks ist mit Longtouch/Rechtsklick>Löschen möglich. Diese Funktion steht zur Verfügung, sofern eine Vertreterübernahme gespeichert wurde.

Zu beachten ist, dass bei Änderungen, gem. § 9 Abs. 4 der DONot, der ursprüngliche Text der Urkundenrolle erkennbar bleiben muss. Aus diesem Grund wird bei allen Änderungen der ursprüngliche Eintrag beibehalten und ein weiterer Eintrag mit einer entsprechenden Korrekturbemerkung hinzugefügt.

Funktionen in der Toolbar

Neu

Diese Maske dient der Erfassung eines neuen Urkundenrolleneintrags.

Vorschau

Diese Maske zeigt eine Vorschau des vorgesehenen Urkundenrolleneintrags zur Überprüfung an. Notwendige Änderungen können über die Eingabemaske vorgenommen werden, bevor der Eintrag endgültig durch Speicherung in die Urkundenrolle übernommen wird. In dieser Maske erfolgt keine Speicherung des Eintrags in die Urkundenrolle. OK oder Abbruch schließt die Vorschaumaske.

Eine sorgfältige Prüfung der Eingaben liegt insofern nahe, als auch nach späteren Korrekturen der ursprüngliche Eintrag in der Urkundenrolle bestehen bleibt (§ 7 Abs. 2 DONot).

Im Anzeigebereich ist zu sehen, wie der vorgesehene Eintrag nach Speicherung in der Urkundenrolle stehen wird.

Urkundennummer

Die Nummer des aktuellen Urkundeneintrags wird hier ausgewiesen. Das Programm ermittelt diese automatisch anhand des letzten Eintrags. Mit Rechtsklick rufen Sie ein Kontextmenü auf.

Im Kontextmenü Hier steht Ihnen nur die Programmfunktion Eintrag überschlagen / freilassen zur Verfügung. Der Eintrag Unternummernvergabe kann nur in der Eingabemaske → LINK Eintrag bearbeiten aufgerufen werden.

Sofern ein Eintrag in der Urkundenrolle übersprungen werden soll, erleichtert das Programm die Erfassung der zugehörigen Daten.

Dazu vermerkt es im betreffenden Urkundenrolleneintrag in den Spalten Beteiligte zur Urkunde, Gegenstand des Geschäfts und Bemerkung einen Hinweis darauf, dass dieser Eintrag versehentlich überschlagen wurde.

Dieser Text orientiert sich an den Regelungen der DONot und kann nicht geändert werden.

Akte

Hier kann die Aktennummer eingegeben werden, die dem Eintrag in die Urkundenrolle zugrunde liegt. Nach Bestätigung der Aktennummer werden grundsätzlich die Aktenbeteiligten eingelesen. Wurde keine Akte angelegt, wird das Eingabefeld frei gelassen.

Die Module Notariat und Notariat Automatischer Vollzug unterstützen auch die Verwendung von Unterakten. Bei Eingabe einer Aktennummer, zu der eine Unterakte angelegt ist, wird eine Auswahlliste mit den verfügbaren Unterakten ausgegeben.

Datum

Das Datum der Beurkundung tragen wird hier eingetragen. Das Programm schlägt automatisch das aktuelle Tagesdatum vor - dieses ist durch Überschreiben änderbar.

Adressnummer und Name

Hier werden die Beteiligten erfasst. Das Programm schlägt automatisch die Aktenbeteiligten, bei Wahl der entsprechenden Einstellungen auf der Karteikarte Allgemein auch die zusätzlich zur Akte erfassten Beteiligten vor. Einen vorgeschlagenen Beteiligten können Sie mit Markierung der Adressnummer durch einfachen Mausklick und der Taste ENTF entfernen. Weitere Beteiligte hinzufügen können Sie, indem Sie die betreffenden Adressnummern nacheinander in die letzte Zeile NEU eintragen.

Vertreterauswahl

Sind zu einer Adresse mehrere Vertreter gespeichert, kann zwischen ihnen gewählt werden. Um einen Vertreter hinzuzufügen, wird Adressen/Bearbeiten/Adresse bearbeiten aufgerufen weitere Vertreter gewählt.

Vertreter

Ist in den Einstellungen auf der Registerkarte Bücher und Verzeichnisse im Bereich Urkundenrolle die Einstellung Mit Anzeige / Druck Vertreter gewählt, kann hier erfasst werden, ob es sich bei einem Urkunden-Beteiligten um einen Vertreter handelt. In diesem Fall ist in der Spalte Vertretener die Adressnummer des Vertretenen zu wählen.

Vertretener

Hier kann unter den Adressnummern der Urkundenbeteiligten die Adressnummer des Beteiligten gewählt werden, der vertreten wird.

Vertretungen zusammenfassen

Sind mehrere Vertreter und Vertretene gewählt, ordnet diese Funktion die Vertretungen und fasst sie zusammen.

Ort des Amtsgeschäfts

Erfassen und Bearbeiten des Ortes, an welchem die Beurkundung vorgenommen wurde, wenn diese außerhalb der Geschäftsstelle erfolgt ist. Geschäftsstelle wird als Vorschlagswert angezeigt und kann bei Bedarf überschrieben werden. Die Erweiterung der Liste ist individuell über den → Editiermodus jederzeit möglich.

Gegenstand des Geschäfts

Für die Erfassung des Geschäftsgegenstands ist entweder die gewünschte Bezeichnung aus dem Drop-down-Menü zu wählen oder die Anfangsbuchstaben des Geschäftsgegenstandes einzugeben. Eine nicht in der Auswahlliste vermerkte Bezeichnung kann manuell eingetragen werden; in diesem Fall muss anschließend die Art des Geschäfts gesondert ausgewählt werden.

Art des Geschäfts

Die Art des Geschäfts wird hier ausgewiesen. Sofern ein Geschäftsgegenstand manuell erfasst wurde, ist hier die Art des Geschäftsgegenstands zu bestimmen. Diese Angabe ist für die ordnungsgemäße Erstellung der Übersicht der Geschäfte des Notars zwingend erforderlich. Dazu wird ein Eintrag aus der Auswahlliste Art des Geschäfts gewählt.

Die Zuordnung von Geschäftsgegenständen und Geschäftsarten kann in den Einstellungen auf der Registerkarte Geschäfte erfolgen.

Bemerkung

Eingabefeld für das Erfassen einer Bemerkung zu dem Urkundenrolleneintrag. Wie die übrigen Angaben zu einem Eintrag, kann der Bemerkungstext nicht mehr geändert werden, wenn der Urkundenrolleneintrag gespeichert wurde. Außer mit Hilfe dieser Programmfunktion können separat zu speichernde → LINK Bemerkungsergänzungen und Änderungen mit Doppelklick auf die Urkunde vorgenommen werden.

Speichern

Klick/Touch speichert die Eingaben und lässt die Maske geöffnet, sodass weitere neue Einträge erfasst werden können.

OK

Klick oder Touch auf OK ändert die gewählte Urkunde nach den getätigten Vorgaben. Der Originaltext der geänderten Urkunde bleibt dabei erhalten. Die korrigierte Version wird dann als nächster freier Eintrag auf der Urkundenrolle gespeichert. Es folgt eine Abfrage zur nochmaligen Bestätigung.

Abbruch

Abbruch des Vorgangs ohne Übernahme der Bearbeitung.

Stapelbeurkundung

Mit Hilfe dieser Programmfunktion können Urkundenrolleneinträge erfasst werden, die in ähnlicher oder gleicher Form mehrfach eingetragen werden sollen.

Nach dem Aufruf der Programmfunktion Stapelbeurkundung wird zunächst unter Urkundennummer die Eintragsnummer des Urkundenrolleneintrags vermerkt, der als Muster dienen soll.

Nach Bestätigung wird unter Urkundennummer der Begriff Muster vermerkt.

Die Daten des Mustereintrags werden in gleicher Weise wie bei einem Neueintrag in die Urkundenrolle erfasst.

Sind die Daten des Mustereintrags erfasst und bestätigt, ruft Klick / Touch auf OK eine weitere Eingabemaske auf, in der die Daten jedes einzelnen Stapeleintrags gesondert bearbeitet werden können.

Ablaufbeschreibung

Mit Hilfe dieser Programmfunktion können Einträge in der Urkundenrolle vorgenommen werden, die in ähnlicher oder gleicher Form mehrfach eingetragen werden sollen.

1. In den → Urkundsgeschäften wird die Stapelbeurkundung mittels der gleichnamigen Schaltfläche gewählt.
2. In der nachfolgenden Eingabemaske ein Urkundenrolleneintrag als Muster für die Stapelbeurkundung festgelegt. Es können auch durch Eingabe der betreffenden Aktennummer die zu dieser Akte erfassten Beteiligten anstelle der Beteiligten zum Urkundenrolleneintrag eingelesen werden.
3. Die Daten des Mustereintrags werden geändert bzw. ergänzt, indem die Daten überschrieben / in die entsprechenden Felder eingegeben werden, wie bei der [Urkundsgeschäfte#Neu Erstellung eines neuen Eintrags]. Die Änderungen und Ergänzungen im Mustereintrag sind zunächst für sämtliche Urkundenrolleneinträge der Stapelbeurkundung wirksam. Die Daten, die ausgehend von diesem Mustereintrag in der nachfolgenden Eingabemaske eingelesen werden, können ebenfalls geändert bzw. ergänzt werrden (siehe dazu die Nummer 6 dieser Ablaufbeschreibung).
4. Ist die Bearbeitung des Mustereintrags abgeschlossen und soll dieser Mustereintrag vervielfältigt werden, folgt die Bestätigung der Eingaben mit .
5. In der nachfolgenden Eingabemaske wird bei Anzahl UR-Einträge die Anzahl der zu erzeugenden Mustereinträge eingetragen. Aus einem Mustereintrag können in einem Durchgang maximal 99 Einzeleinträge für die Urkundenrolle erstellt werden. Sollte es erforderlich sein, über diese Anzahl hinausgehend Einträge zu erzeugen, wird zunächst die Anzahl 99 eingetragen, die Bearbeitung wie beschrieben vorgenommen und der Stapelbeurkundungsvorgang durch Speichern der erzeugten Einträge beendet. Anschließend wird die die Programmfunktion Stapelbeurkundung erneut aufgerufen und als Mustereintrag die zuvor gewählte Vorlage oder einer der vervielfältigten Einträge aufgerufen. Die Bearbeitung und das Speichern ist nachfolgend beschrieben:
6. Die eingegebene Anzahl der Urkundenrolleneinträge wird bestätigt. Die neu erzeugten Urkundenrolleneinträge werden daraufhin in der darunter stehenden Tabelle aufgeführt. Eine Bearbeitung der Einträge ist möglich: Nach Doppelklick / -touch eines einzelnen Urkundenrolleneintrages kann dieser in der nachfolgenden Eingabemaske bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Eingabefelder entspricht der Arbeitsweise bei Erstellung eines neuen Eintrags. Wurde ein Eintrag bearbeitet, wird dieser entsprechend gekennzeichnet. Zum Löschen eines der erzeugten Einträge ist dieser zu markieren und mit zu löschen.