ZH-Timesheet (Zeithonorar II)

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ZH-Timesheet (Zeithonorar II)
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Allgemeines

Mit dem Timesheet können die Zeiten einzelner Vorgänge/Tätigkeiten erfasst werden. Für jeden Sachbearbeiter wird ein eigenes Timesheet geführt. Die Erfassungen in den Timesheets werden als Abrechnungsgrundlage gegenüber den Mandanten und zur (kanzleiinternen) Auswertung genutzt. Die eingegebenen Daten bilden die Grundlage für die Programmfunktionen Zeithonorar-Abrechnung und Zeithonorar-Auswertung.

Die Zeiten der einzelnen Vorgänge/Tätigkeiten können nach zwei Methoden erfasst werden:

Erfassung einer aktuellen Tätigkeit durch direkte Zeitmessung, Erfassung einer vergangenen Tätigkeit durch nachträgliche manuelle Eingabe der Anfangs- und Endzeit (Von, Bis) oder der Dauer. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Billable-Dauer - eine abrechenbare Dauer - einzugeben. Die Billable-Dauer ist höchstens gleich der gemessenen oder eingegebenen Dauer. Ist in der Stundensatzverwaltung eine Aufrundungszeit definiert, wird die Billable-Dauer auf die nächste Zeiteinheit, die sog. Chargable-Dauer, aufgerundet. Die Chargable-Dauer ist die Grundlage für die Abrechnung.

Beispiel: Dauer: 23 Min. Billable-Dauer: 18 Min. Timesheet-Aufrundung: 15 Min. Chargable-Dauer: 30 Min. (18 Min. werden auf die nächsten 15 Min. aufgerundet)

Beim Start des Timesheets wird zunächst die Sachbearbeiterauswahl aufgerufen. Nach Auswahl des Sachbearbeiters und Bestätigung des Passwortes mit OK wird das eigentliche Timesheet aufgerufen.

Sachbearbeiterauswahl

Sachbearbeiter

Der Sachbearbeiter wird ausgewählt. Vorgeschlagen wird automatisch der zuletzt aufgerufene Sachbearbeiter. Ein Kontextmenü kann aufgerufen werden.

Passwort

Das Passwort wird eingegeben. Die Eingabe eines Passworts ist nicht zwingend. Das Timesheet kann auch aufgerufen werden, ohne ein Passwort vergeben zu haben.

Berufsbezeichnungen

Über kann die entsprechende Komfobox aufgerufen und die Auswahlliste für Berufsbezeichnungen bearbeitet werden. Mit können die angezeigten Berufsbezeichnungen ausgewählt werden.

Funktionen in der Toolbar

Datum

Der Tag kann ausgewählt werden, für den Zeiterfassungen angezeigt bzw. geändert werden sollen.

Extras

Aktualisieren

urden in der Zeithonorar-Abrechnung Daten geändert, kann eine Aktualisierung der Anzeige durchgeführt werden.

Anderen SB anmelden

Über diese Zeile kann ein anderer Sachbearbeiter angemeldet werden.

Vorgangsarten bearbeiten

Es besteht die Möglichkeit, neue Vorgänge über Neu hinzuzufügen, vorhandene Einträge über Bearbeiten zu ändern und über Löschen zu entfernen. Ferner kann jede Vorgangsart als abrechenbar (billable) oder nichtabrechenbar (unbillable) entsprechend den Kanzleibedürfnissen ausgewählt werden. Sofern entsprechend Vorgangsarten nur Controlling-Zwecken in der Kanzlei dienen, können sie entsprechend als unbillable gekennzeichnet werden.

Einstellungen

Hier können verschiedene Einstellungen für die Zeiterfassung mit Timesheet vorgenommen werden.

Eingabe von Zeiten in Stunden

Die Zeiteingabe soll in Stunden erfolgen. Andernfalls erfolgt sie in Minuten.

Ausdruck von Zeiten in Stunden

Der Druck erfolgt in der Zeiteinheit Stunden. Anderenfalls in Minuten.

Gestoppte Zeiten unter 1 Min. auf eine Minute aufrunden

Ist ein Vorgang kürzer als eine Minute, wird eine 0 in der Spalte Dauer angezeigt und es kann keine Abrechnung erfolgen. Bei Wahl dieser Option, wird die Zeit auf eine Minute aufgerundet und kann abgerechnet werden.

Gestoppte Zeiten aufrunden/abrunden

Die gestoppten Zeiten werden auf- oder abgerundet. Anschließend wird angegeben, auf wie viele Minuten die Rundung erfolgen soll.

Überwachung der Zeitüberschneidung

Bei Überschneidungen werden die Zeiten farbig markiert.

Beim Starten/Stoppen Ton verwenden

Bei Anwahl von Start/Stopp erfolgt ein Tonsignal.

Voreinstellung abrechenbar aktiv

Über diese Einstellung wird die Abrechenbarkeit des Zeithonorars voreingestellt.

Summenzeile anzeigen

Bei Wahl dieser Einstellung werden Summenzeilen angezeigt.

Stundensatzverwaltung

Öffnet Stundensatzverwaltung

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Start

Startet die automatische Zeiterfassung

Stopp

Die Zeiterfassung wird gestoppt.

Aktennummerneingabefeld

Die erfasste Zeit wird einer Akte zugeordnet.

Aktenkurzbezeichnung

Die Aktenkurzbezeichnung wird angezeigt.

Vorgangsarten

Eine Liste mit Vorgangsarten steht zur Verfügung.

Stundensätze

Die in der Stundensatzverwaltung hinterlegten Stundensätze werden zur Auswahl angezeigt.

Beschreibung

Eine nähere Beschreibung für die Vorgangsart wird eingegeben.

Notiz

Ruft ein Notizfenster zur Hinterlegung interner Informationen auf, die nicht in der Abrechnung angezeigt werden.

Spaltenbreite optimieren

Die Spaltenbreite kann so angepasst werden, dass alle Einträge in einer Spalte vollständig sichtbar sind. Wenn gewünscht ist, dass alle Spalten am Bildschirm angezeigt werden, sollte keine Spaltenoptimierung durchgeführt werden.

alle weiteren Auswahlmöglichkeiten

Es kann festgelegt werden, welche Spalten im Timesheet zusätzlich angezeigt werden.

Billing = Dauer

Die abrechenbare Zeit wird für den markierten Eintrag der erfassten Zeitdauer gleichgesetzt.

Billing = 0

Die abrechenbare Zeit wird für den markierten Eintrag auf Null gesetzt.

Stundensatz aktualisieren

Bei Änderung des Stundensatzes in der Stundensatzverwaltung kann dieser aktualisiert werden. Die Aktualisierung wirkt sich nur auf die markierte Zeile im Timesheet aus.

Löschen

Der markierte Eintrag wird gelöscht.

Verschieben

Das Datum des markierten Eintrags kann geändert werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

Drucken

Ein Vorgang kann gedruckt werden, dessen Eintrag zuvor in der Liste markiert wurde.

Ok

Mit OK wird das Timesheet minimiert und kann jederzeit wieder aus der Windows-Taskleiste aufgerufen werden.

Abbruch

Schließt das Fenster