WebAkte: Benutzerverwaltung

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Allgemein

In der WebAkte: Benutzerverwaltung werden die Benutzer der WebAkte aufgelistet. Neue Benutzer können hinzugefügt, entfernt sowie die Eigenschaften einzelner Benutzer eingesehen werden.

In der Benutzerverwaltung wird einem Benutzer allgemein Zugriff auf die WebAkte eingerichtet. Um ihm Zugriff auf Akten zu ermöglichen, müssen Aktenberechtigungen für die gewünschten Akten eingeräumt werden. Diese können über die Zugriffsberechtigungen der WebAkte oder direkt über die Eigenschaften in der Benutzerverwaltung der WebAkte vergeben werden.

Zur Nutzung der WebAkte müssen die Zugangsdaten unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt worden sein. Für den Aufruf der WebAkte ist eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult AG erforderlich.

Funktionen in der Toolbar

Extras

Allgemein

Die rein mandantenbezogene Berechtigungsstruktur der WebAkte ist einer ausgereiften aktenbezogenen Berechtigungsstruktur gewichen. Mit der aktenbezogenen Berechtigungsstruktur ist es beispielsweise möglich, einem Mandanten unterschiedlich umfangreiche Aktenberechtigungen einzuräumen. Dies ist vor allem im Bereich gewerblicher Mandate von Vorteil. So kann man einem Sachbearbeiter, allein die von ihm zu bearbeitende Akte freischalten, während der Geschäftsführer eine umfassende Aktenberechtigung erhält, die alle zu dem Mandanten angelegten Akten einschließt.

Um die Daten, die in der mandantenbezogenen Berechtigungsstruktur eingegeben wurden, weiterhin korrekt zuordnen zu können, ist eine einmalige Synchronisation der bereits in der WebAkte berechtigten Benutzer mit dem RA-MICRO Adressbestand sowie der bereits in der WebAkte angelegten Akten mit dem RA-MICRO Aktenbestand erforderlich.

Die Synchronisation wird über die Schaltfläche ausgelöst. Je nach Datenbestand kann die Synchronisation mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Sie sollte nicht unterbrochen werden. Bei Bedarf kann die Synchronisation jederzeit über die Schaltfläche Extras der WebAkte: Benutzerverwaltung erneut aufgerufen werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

1. Benutzer synchronisieren

Ist das Kästchen markiert, wird die Zuordnung vom Programm vorgenommen, soweit die Daten der WebAkte mit denen des RA-MICRO Adressbestands übereinstimmen. Unterscheiden sich die Daten, muss die Zuordnung im Rahmen der Auswahl 3. Benutzer zuordnen manuell vorgenommen werden.

2. Akte synchronisieren

Ist das Kästchen markiert, wird die Zuordnung vom Programm vorgenommen, soweit die Daten der WebAkte mit denen des RA-MICRO Aktenbestands übereinstimmen. Unterscheiden sich die Daten, muss die Zuordnung im Rahmen der Auswahl 4. Akten zuordnen manuell vorgenommen werden.

3. Benutzer zuordnen

Ermöglicht die manuelle Zuordnung von WebAkten Benutzern zu einer RA-MICRO Adressnummer. Hierzu wird während der Synchronisation die Maske WebAkte: Adresszuordnung aufgerufen.

Allgemein

Für als WebAkte Benutzer registrierte Anwender ohne RA-MICRO Adresse kann in folgender Maske bei der Synchronisation eine entsprechende Zuordnung manuell zum RA-MICRO Adressbestand nachgetragen werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Tabelle

Klick/Touch auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste auf- oder absteigend nach dem gewählten Merkmal.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Führt die Adresszuordnung durch.

Abbruch und Schließen

Schließt das Fenster.

4. Akte zuordnen

Bietet die Möglichkeit, WebAkten einer RA-MICRO Akte zuzuordnen, falls eine entsprechende Zuordnung noch nicht vorhanden ist. Außerdem können mehrere WebAkten einer einzigen RA-MICRO Akte zugeordnet werden.

5. Dokumente synchronisieren

Dokumente synchronisieren ist für den Fall, dass Dokumente, die direkt in der WebAkte angelegt wurden, auch in der E-Akte erfasst werden sollen.

Funktionen in der Abschlussleiste

Start

Die Synchronisation wird ausgelöst.

Abbruch

Schließt das Fenster.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Spalte: Login

Zeigt den Benutzernamen an, der im Internet auf der Loginseite für den Zugriff auf die WebAkte eingegeben werden muss.

Spalte: Adressen

In dieser Spalte werden die RA-MICRO Adressnummern aufgelistet.

Spalte: Name

In dieser Spalte wird der Name des RA-MICRO Benutzers im Klartext angezeigt.

Spalte: Benachrichtigung

In dieser Spalte wird das Benachrichtigungs-Intervall angezeigt, das zum Benutzer gespeichert ist.

Allgemein

Mit dieser Programmfunktion kann ein neuer WebAkten Benutzer hinzugefügt werden. Der für die Anlage des Benutzers erforderliche Benutzername muss mindestens sechs Zeichen umfassen. Als Aktenbeteiligung wird der Mandant vorgeschlagen, möglich sind jedoch auch andere Aktenbeteiligte als Benutzer wie der Anwalt, Versicherungen oder im Einzelfall auch die Gegnerseite.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Benutzer

Die eingegebene Adressnummer oder der zur Adresse gespeicherte Nachname ist mit zu bestätigen.

Straße

Hier schlägt RA-MICRO die zur eingegebenen Aktennummer gespeicherten Adressdaten vor, sofern diese angelegt wurden. Manuell können Ergänzungen oder Änderungen vorgenommen werden.

Ort

Hier schlägt RA-MICRO die zur eingegebenen Aktennummer gespeicherten Adressdaten vor, sofern diese angelegt wurden. Manuell können Ergänzungen oder Änderungen vorgenommen werden.

E-Mail

Hier schlägt RA-MICRO die zur eingegebenen Aktennummer gespeicherten Adressdaten vor, sofern diese angelegt wurden. Manuell können Ergänzungen oder Änderungen vorgenommen werden.

Benutzername

Unter dem hier eingegebenen Benutzernamen kann sich der neue Benutzer künftig in die WebAkte einloggen. Ohne Angabe des Benutzernamens ist es nicht möglich, der Benutzerverwaltung einen neuen Benutzer hinzuzufügen.

Der Benutzername muss mindestens sechs Zeichen umfassen.

Passwort

Hier kann ein Passwort für den Benutzer eingegeben werden, wenn die Option wird automatisch generiert abgewählt wurde. In den Eigenschaften zu dem Benutzer kann festgelegt werden, wie das Passwort dem Benutzer - automatisch per E-Mail oder manuell - mitgeteilt werden soll.

wird automatisch generiert

Diese Option ist zu aktivieren, wenn das Passwort automatisch vom Programm angelegt werden soll. Es ist ausschließlich dem Benutzer bekannt, dem das Passwort per E-Mail mitgeteilt wird.

Aktenbeteiligung

Mandant / Gegner / Sonstiger / Anwalt

Hier kann festgelegt werden, ob es sich bei dem Benutzer um den Mandanten oder einen anderen Beteiligten handelt.

Passwort-Mitteilung

Automatisch per E-Mail

Der neue Benutzer erhält das Passwort automatisch per Mail. Gleichzeitig wird ihm ein Link mitgeteilt, über den er auf die Anmeldeseite für die WebAkte zugreifen kann.

Benachrichtigung

Immer

Kann gewählt werden, wenn der Benutzer bei Veränderungen sofort benachrichtigt werden soll.

Täglich

Ist zu wählen, wenn der Benutzer einmal täglich per E-Mail über Veränderungen benachrichtigt werden soll.

Nie

Mit Nie wird es dem Benutzer überlassen, sich selbstständig über das Eintreffen neuer Nachrichten aus der WebAkte zu informieren.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Speichert den neu angelegten Benutzer.

Abbruch und Schließen

Schließt das Fenster ohne den Benutzer zu speichern.

Entfernen

Entfernt den Benutzer aus der WebAkte nach Bestätigung eines Warnhinweises.

Allgemein

WebAkte: Benutzerverwaltung Eigenschaften

Zeigt die Eigenschaften des vorher markierten Benutzers an. Es besteht die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen und Aktenberechtigungen hinzuzufügen oder zu entfernen.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Benutzer:

Zeigt die Adressdaten des Benutzers an. Die E-Mail-Adresse kann hier manuell geändert werden.

Straße:

Zeigt die Adressdaten des Benutzers an. Die E-Mail-Adresse kann hier manuell geändert werden.

Ort:

Zeigt die Adressdaten des Benutzers an. Die E-Mail-Adresse kann hier manuell geändert werden.

E-Mail:

Zeigt die Adressdaten des Benutzers an. Die E-Mail-Adresse kann hier manuell geändert werden.

Benutzername:

Zeigt die Adressdaten des Benutzers an. Die E-Mail-Adresse kann hier manuell geändert werden.

Passwort:

Eine manuelle Eingabe des Passworts ist hier nur möglich, wenn die Option wird automatisch generiert nicht gesetzt ist.

Aktenbeteiligung:

Zeigt die Aktenbeteiligung des Benutzers an.

Passwort-Mitteilung

Automatisch per E-Mail

Das Kennwort wird dem Benutzer automatisch per E-Mail mitgeteilt. Gleichzeitig wird ihm ein Link mitgeteilt, über den er auf die Anmeldeseite für die WebAkte zugreifen kann.

Manuell

Wird als Mitteilungsweg Manuell gewählt, muss das Passwort für den Benutzer manuell hinterlegt werden. Hierfür wird vorausgesetzt, dass die Option wird automatisch generiert abgewählt ist.

Benachrichtigung

Immer

In dieser Auswahl kann festgelegt werden, wann und ob der Benutzer über Dokumente, die neu in die WebAkte gestellt wurden, sowie neue Nachrichten informiert werden soll.

Täglich

In dieser Auswahl kann festgelegt werden, wann und ob der Benutzer über Dokumente, die neu in die WebAkte gestellt wurden, sowie neue Nachrichten informiert werden soll.

Nie

In dieser Auswahl kann festgelegt werden, wann und ob der Benutzer über Dokumente, die neu in die WebAkte gestellt wurden, sowie neue Nachrichten informiert werden soll.

OK und Schließen

Speichert und schließt die vorgenommen Einstellungen.

Abbruch und Schließen

Schließt das Fenster ohne zu speichern.