Akte kopieren

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Akte kopieren


Kategorie: Akten
Support-Hotline: 030/43598888
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Allgemeines

Die Aktennummer wird bei der Auswahl Automatisch vom Programm vergeben. Ist diese Option nicht gesetzt, kann die Aktennummer der Akte zugewiesen werden. Es können maximal 99999 Akten pro Jahrgang verwaltet werden!Die Aktennummer wird bei der Auswahl Manuell vom Anwender vergeben.Die zur Akte gespeicherten → WDM-Daten werden kopiert (z. B. HUK-Fragebogen).Wiedervorlagen und Besprechungstermine (Allgemeine Termine) werden in die neue Akte übernommen.Wählen Sie diese Option, wenn Sie direkt nach Anlage der neuen Akte Fristen, Wiedervorlagen, Gerichtstermine, Allgemeine Termine sowie Aktennotizen eingeben wollen.Nach der Aktennummernvergabe startet die Programmfunktion → Aktenvorblatt.Druckt das Beteiligtenblatt nach Anlage der neuen Akte.Bei Anwahl dieser Funktion werden die in der bereits bestehenden Unterordner ohne Inhalte in die neu angelegte Akte übernommen.Bestätigt die Auswahl und schließt die Maske.Schließt die Maske ohne vorgenommene Änderungen zu speichern.Akte kopieren.jpg

Diese Programmfunktion ermöglicht die Neuanlage einer Akte auf der Grundlage einer bereits bestehenden Akte. So kann z. B. in Ehesachen für Unterhalt eine separate Akte angelegt werden, ohne dass bei der Anlage sämtliche Daten erneut eingegeben werden müssen. Bestätigen Sie die Eingabemaske mit Z Ok.png, nachdem Sie festgelegt haben, welche Optionen beim Kopieren der Akte übernommen werden sollen.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Aktennummer vergeben

Aktennummer automatisch vergeben.jpg

Die Aktennummer wird bei der Auswahl Automatisch vom Programm vergeben. Ist diese Option nicht gesetzt, kann die Aktennummer der Akte zugewiesen werden. Es können maximal 99999 Akten pro Jahrgang verwaltet werden!

Aktennummer manuell vergeben.jpg

Die Aktennummer wird bei der Auswahl Manuell vom Anwender vergeben.

TVM-Daten kopieren

Die zur Akte gespeicherten → TVM-Daten werden kopiert (z. B. HUK-Fragebogen).

Wiedervorlagen und aktenbezogene Kalendertermine kopieren

Wiedervorlagen und Besprechungstermine (Allgemeine Termine) werden in die neue Akte übernommen.

Termine zur Akte erfassen (Wiedervorlagen, Gerichtstermine etc.)

Wählen Sie diese Option, wenn Sie direkt nach Anlage der neuen Akte Fristen, Wiedervorlagen, Gerichtstermine, Allgemeine Termine sowie Aktennotizen eingeben wollen.

Aktenvorblatt drucken

Nach der Aktennummernvergabe startet die Programmfunktion → Aktenvorblatt.

Beteiligtenblatt drucken

Druckt das Beteiligtenblatt nach Anlage der neuen Akte.

Unterordner E-Akte übernehmen

Bei Anwahl dieser Funktion werden die in der bereits bestehenden Unterordner ohne Inhalte in die neu angelegte Akte übernommen.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Z Ok.png

Bestätigt die Auswahl und schließt die Maske.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png

Schließt die Maske ohne vorgenommene Änderungen zu speichern.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Aktennummer

Jede Akte erhält bei der Anlage eine vom Anwender zu vergebende oder vom Programm automatisch zugeordnete Aktennummer. Falls nicht anders festgelegt, beginnt die Aktennummerierung zu Beginn eines Kalenderjahres stets mit der Nummer 1.

Der Sachbearbeiter der Akte wird in der Aktennummer durch einen bzw. zwei Großbuchstaben gekennzeichnet, das jeweilige Referat durch eine zweistellige Zahl. Die Anlage von Unterakten ist nur in Rechtsanwalts- und Notarakten möglich und wird in der Aktennummer durch den Zusatz -[Aktennr.], z. B. -3 für die dritte Unterakte zur Hauptakte gekennzeichnet.

Beispiel Aktennummer.jpg

birne.fw.png Unterakten sind nur in Rechtsanwalts- und Notarakten möglich.

Unterakten

Zu jeder Rechtsanwaltsakte können neun Unterakten angelegt werden. Die Unterakte erhält die Aktennummer der Hauptakte, diese wird um die Ziffer der Unterakte ergänzt, z. B. 1 / 17-1, 1 / 17-2 usw.

birne.fw.png Bei Einsatz einer SQL-Lizenz sind bis zu 99 Unterakten möglich.
Die Unterakten verwenden Sie z. B. zur Verwaltung einer Scheidungssache (Zugewinn, Hausrat, elterliche Sorge, Unterhalt...). In Notarakten können Grundstückskaufverträge mit gleichzeitiger Bestellung einer Grundschuld im Rahmen eines umfassenderen Mandats differenziert bearbeitet werden. Die Unterakten stehen in Abhängigkeit zur Hauptakte. Bei Anlage einer Unterakte werden die Daten aus der Hauptakte kopiert. Hierbei ist zu beachten:

Folgende Daten, die nur in der Hauptakte geändert werden können, werden in die Unterakten synchronisiert:

  • Die Aktenkurzbezeichnung ist in der Haupt- und Unterakte gleich und wird in der Unterakte um die Ziffer der Unterakte ergänzt, z. B. Müller / Meier-1.
  • Mandanten und Gegner sowie Beteiligte in Notarakten können nur in der Hauptakte geändert oder ergänzt werden.

Für folgende Daten, die in der Hauptakte und den Unterakten geändert werden können, wird die Synchronisation auf Abfrage durchgeführt:

  • Betreffs der Mandanten und Gegner bzw. der Beteiligten in Notarakten
  • Unterbeteiligte der Mandanten und Gegner bzw. Unterbeteiligte der Beteiligten in Notarakten und deren Betreffs.

Folgende Daten werden in der Haupt- und den Unterakten nicht synchronisiert:

  • Gerichte / Behörden, Handeslregister, Grundbuchämter und deren Betreffs
  • weitere Beteiligte und deren Betreffs
  • Aktenbezeichnung
  • Anlagedatum
  • Aktensachbearbeiter
  • Referat
  • Sachstand
  • Aktenkennzeichen
  • Gegenstandswert / Geschäftswert
  • Bemerkung

Die Hauptakte kann nur abgelegt werden, wenn auch die Unterakten abgelegt wurden. In den Auswertungen der einzelnen Module werden die Unterakten immer zur Hauptakte angezeigt. Ansonsten hat die Unterakte einen eigenen Datenbestand, z. B. ein Aktenkonto und ein Forderungskonto. Forderungsunterkonten sind in der Unterakte nicht möglich.

birne.fw.png Wird in RA-MICRO in das Feld für die Aktennummer eine Akte eingetragen, zu der auch Unterakten existieren, klappt eine Liste mit den entsprechenden Akten auf, zu denen die Aktenbezeichnung und die Aktenlangbezeichnung wie in folgendem Beispiel angezeigt wird:

Aktencontrol 3.png

Eingabe von Aktennummern

Wenn das Programm die Eingabe einer Aktennummer fordert, so ist stets nur der erste Teil der Aktennummer gemeint, z. B. 123 / 16. Zur Erleichterung der Eingabe der Aktennummern werden Punkt und Komma automatisch in einen Schrägstrich umgewandelt. Fehlt das Trennzeichen zwischen laufender Aktennummer und zweistelliger Jahreszahl, wird vom Programm automatisch ein Schrägstrich vor die zweistellige Jahreszahl gesetzt.

Im Programmbereich Akten können zur Zeit maximal 99999 Akten pro Jahrgang verwaltet werden. Unter Allgemeine Einstellungen können Sie auf der Karteikarte 5 Laufende Nummern die erste Aktennummer festlegen, ab der Akten angelegt werden können. Dies geschieht im Eingabefeld 5.02 Aktennummer. Erster möglicher Jahrgang ist das Jahr 1970, die erste mögliche Akte hätte daher die Aktennummer 1 / 70.

Besonderheit bei der Notarakte

Notarakten sind durch ein N hinter dem ersten Teil der Aktennummer gekennzeichnet, orientiert am obigen Beispiel wäre die Aktennummer wie folgt: 123 / 10N / K07.

Suche nach der Aktennummer

Hauptartikel → Aktencontrol

In Programmfunktionen, in denen die Eingabe einer Akten- oder Adressnummer erforderlich ist, stehen hierfür gelb hinterlegte Eingabefelder zur Verfügung.