Hauptseite > FIBU > Buchen 2 > Aktenkontobuchung Buchen 2
Aktenkontobuchung
Nach Eingabe und Bestätigung einer Aktennummer startet die Buchungsschablone für aktenbezogene Buchungen. Im weiteren Verlauf kann entschieden werden, ob in die offenen Posten (OP), sofern vorhanden und/oder in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung gebucht werden soll. Die Buchung in die offenen Posten erfordert eine Rechnungsnummer.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Akte (optional)
Dient der Erfassung der Aktennummer.
Hauptartikel → Aktencontrol
Auf Akten aufteilen (F2)
Mit F 2 oder 
ist die Verteilung des Buchungsbetrages auf verschiedene Akten des Mandanten möglich. Dies wird insbesondere für eine Sammelabrechnung aus dem Modul Zeithonorar II genutzt.
Adressnummer
Hier wird die Adressnummer des Mandanten eingegeben. Ist diese unbekannt kann eine Suche durch Namenseingabe erfolgen. Nach Bestätigung der Adressnummer wird eine Liste aller zum Mandanten existierender Akten angezeigt. Aus dieser können Akten durch anhaken ausgewählt werden, auf die der zuvor erfasste Buchungsbetrag aufzuteilen ist. Der Betrag ist je ausgewählter Akte individuell anzupassen, so dass in Summe die Einzelbeträge den Buchungsbetrag abdecken. OK/grüner Haken wird erst frei, wenn kein aufzuteilender Betrag (Noch aufzuteilen) mehr vorhanden ist.
Buchungsbetrag
Der Buchungsbetrag ist der maßgeblich auf dem Finanzkonto zu buchende Gesamtbetrag.
Aktenauswahltabelle
Es werden alle vorhandenen Akten zur Adressnummer des Mandanten aufgeführt unabhängig von den Aktenkontensalden. Durch Anhaken des Kästchen zur jeweiligen Akte kann eine entsprechende Verteilung des Buchungsbetrages auf verschiedene Akten vorgenommen werden. Der Betrag kann händisch angepasst werden. Der Betrag ist je ausgewählter Akte individuell anzupassen, so dass in Summe die Einzelbeträge den Buchungsbetrag abdecken. OK/grüner Haken wird erst frei, wenn kein aufzuteilender Betrag (Noch aufzuteilen) mehr vorhanden ist.
Hinweis: Die Maske Buchungsbetrag auf mehrere Akten verteilen kann durch esc verlassen werden.
OK
Durch OK/grüner Haken erfolgt die Übernahme der Aufteilung in die Buchenmaske. Anschließend wird Akte für Akte in der Buchungsschablone aufgerufen und es kann festgelegt werden, mit welcher Buchungsart und wie die Verbuchung auf Auslagen, Gebühren und/oder Fremdgeld erfolgen soll. Die Buchungen erhalten alle eine einheitliche Belegnummer und sind im Buchungsstapel einheitlich farblich gekennzeichnet.
Rechnungsnummer der Sammelabrechnung (derzeit noch in Vorbereitung)
Die Rechnungsnummer der Sammelabrechnung aus dem Modul Zeithonorar II wird eingegeben, damit die dazugehörigen Aktennummern mit Rechnungsbeträgen angezeigt werden.
Buchungsbetrag
Auswahltabelle
Hinweis: Die Maske Buchungsbetrag auf mehrere Akten verteilen kann durch esc verlassen werden.
OK
Aktennummernermittlung aus Rechnungsnummer (F4)
Mit F 4 oder 
kann die zu einer Rechnungsnummer gehörende Akte gesucht werden. Nach Eingabe und Bestätigung der Rechnungsnummer wird die dazugehörige Akte automatisch eingelesen. Für Sammelabrechnung Rechnungsnummern kann diese Funktion nicht genutzt werden. Hierfür ist die Funktion F2 oder zu verwenden.
Buchungsart
Es stehen vorgegebene Buchungsarten zur Verfügung. Eine Übersicht aller Buchungsarten ist unter Buchungsarten zu finden.
Betrag
Der Betrag wird eingegeben, Einnahmen (Finanzkontostand wird erhöht) mit einem H oder "+", Ausgaben (Finanzkontostand wird gemindert) mit einem S oder "-".
Nach Bestätigung des Buchungsbetrags öffnet sich die Aufteilungsmaske, in der der Buchungsbetrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufgeteilt werden kann.
Hinweis: Der Betrag bei Buchungsart D Zahlung auf Vorschuss-RG. ergibt sich aus den in der Spalte Zahlung hinterlegten Beträgen der Rechnungsauswahl. Eine Eingabemöglichkeit besteht hier nicht.
Betrag splitten 
Hierüber kann ein Gesamtbuchungsbetrag buchungstechnisch aufgeteilt werden. Bei der Aufteilung können Aktenkontobuchungen und Sachkontenbuchungen vermischt werden.
Es kann auf verschiedene Akten und/oder mehrere Sachkonten gebucht werden. Programmseitig wird nach jeder Teilbuchung der noch zu buchende Restbetrag angezeigt. Zusammengehörige Splittbuchungen werden im Stapel farblich gekennzeichnet und unter einer laufenden Belegnummer geführt.
Aufteilung
Nach Bestätigung des Buchungsbetrages oder bei Klick auf Aufteilung öffnet sich die Aufteilungsmaske, in der der Buchungsbetrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufgeteilt werden kann.
in OP-Liste, Rechnungsnummer/Auswahl
Der Haken in OP-Liste ist standardmäßig aktiv, wenn offene Posten vorhanden sind. Es kann die entsprechende Rechnungsnummer eingetragen oder über Auswahl angehakt werden. Sofern nur eine offene Rechnungsnummer vorhanden ist, wird die Rechnungsnummer automatisch eingetragen. Es wird dann in die OP-Liste gebucht. Wurde keine Rechnung ausgewählt, erscheint im Rechnungsnummernfeld unselektiert und es wird nicht in die OP-Liste gebucht.
Rechnungsnummern aus Folgejahren werden nicht angezeigt und können nicht eingegeben werden. Offene Rechnungen können gewählt werden, auf die gezahlte Beträge gebucht werden.
in ZV
Sofern ein Forderungskonto vorhanden ist, kann eine Zahlung in das Forderungskonto durchgebucht werden.
Buchungstext
Der Buchungstext wird entsprechend der Buchungsart vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden. Individuelle Buchungstexte können getrennt für Buchungen mit Aktenkonto, für Einnahmen ohne Aktenkonto und für Ausgaben ohne Aktenkonto gespeichert werden, indem der Textbaustein-Editor aufgerufen und dort Finanzbuchhaltung , Bearbeiten , Buchen gewählt und dann im rechten Fenster neue Buchungstexte erfasst werden.
Bei Sachkontenbuchungen wird eine Eingabe im Format mm / jj am Anfang des Buchungstextes vom Programm als Aktenkontobuchung interpretiert.
Buchungsdatum
Als Buchungsdatum ist das Datum vorgegeben, das im oberen Bereich der Maske eingegeben wurde. Durchgängig ist das Datum der Wertstellung der einzelnen Zahlung zu verwenden. Es ist in allen Fällen, in denen das Datum für die Verzinsung wichtig ist, geboten - also vor allem bei Zahlungen von Dritten - und in allen anderen Fällen zulässig.
Belegnummer
Die 6-stellige Belegnummer setzt sich wie folgt zusammen: 1. - 3. Stelle für die Kontoauszugsnummer, 4. - 5. Stelle für die Blattnummer und die 6. Stelle für eine fortlaufende Nummer.
Beim Buchen können die Blattnummer und die fortlaufende Nummer jederzeit geändert werden.
Belegnummern nach diesem Schema sind Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung der Programmfunktion Kontoauszüge .
Aktenkonto nach Speichern drucken
Die Verfügbarkeit dieser Option richtet sich nach den gesetzten Einstellungen in Aktenkonto , auf der Karteikarte Drucken . Alternativ ist auch der E-Brief E-Mail Versand oder Postkorb Aktensachbearbeiter möglich.
Buchung in Stapel übernehmen
Die erfassten Buchungen werden in den Stapel übergeben.
Stapel
Die Buchungen in diesem Bereich, dem Buchungsstapel, wurden bereits erfasst, aber noch nicht gespeichert. Bearbeiten und Löschen sind noch ohne gesonderte Buchung möglich, indem die Buchung markiert oder mit Doppelklick angeklickt wird. In der zweiten Spalte des Buchungsstapels ist erkennbar, ob die Buchung ins Aktenkonto (a), ins Journal (j), in die offenen Posten (o) und in die Zwangsvollstreckung (z) erfolgt, wenn das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung für den Mandanten geführt wird.
Funktionen in der Abschlussleiste
Zurück
Der Zurück-Pfeil startet die Buchenmaske ohne Voreinstellung und es kann ein neuer Buchungskreis gewählt werden.
Speichern
Der Buchungsstapel wird gespeichert und die Maske bleibt zur weiteren Erfassung offen.
OK und Schließen
Der Buchungsstapel wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abbruch und Schließen
Der Buchungsvorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.
