Direktversand über den Kanzlei-Receiver

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Allgemein

E-Mails direkt an die E-Akte oder den Postkorb senden - über den Kanzlei E-Mail Receiver

Der Kanzlei E-Mail Receiver holt die elektronische Post wie E-Mails, Faxe (die über einen Mailserver eingehen), EGVP-, E-Rechtsschutz-, SCHUFA- und Supercheck-Nachrichten ab und gibt diese zur Weiterverarbeitung im E-Workflow an den Posteingang oder an den Postkorb weiter.

Bei Einhaltung einer bestimmten Schreibweise im Betreff von E-Mails ist es möglich, diese direkt an eine E-Akte oder einen Postkorb zu senden. Eine gesonderte Verteilung von E-Mails aus dem Posteingang ist damit nicht erforderlich.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand mit dem Kanzlei E-Mail Receiver:

Im Programmbereich E-Workflow wurde in den E-Mail Konten die Auswahl Postkorb in der Spalte Empfangen / Senden getroffen, sowie in der folgenden Tabellenspalte ein Benutzer Postkorb oder der zentrale Postkorb ausgewählt.

Der Kanzlei E-Mail Receiver startet mit dem RA-MICRO Hauptmenü, sofern er im Dienste Starter im Programmbereich Kanzlei aktiviert worden ist.

Folgende Schreibweise ist im E-Mail Betreff erforderlich:

Beginnt der E-Mail Betreff mit einer Aktennummer, z. B. 5/16, wird diese Zeichenkette als Aktennummer erkannt und die E-Mail wird zu dieser Akte gespeichert. Alternativ kann der Platzhalter enr:[Aktennummer]/[Jahrgang] genutzt werden, um eine Aktennummer an beliebiger Position in den E-Mail Betreff einzufügen; Beispiel: enr:5/16

Für die Angabe der Aktennummer sind folgende Erweiterungen verfügbar:

  • epk:[AktenSBKürzel]: Hier muss das ein- oder zweistellige Kürzel des Aktensachbearbeiters ergänzt werden, so wie es in der Benutzerverwaltung zum Benutzer hinterlegt wurde. Alternativ kann die E-Mail mit der Eingabe epk:Z an den Zentralen E-Eingangskorb weitergeleitet werden.
  • est:[Dokumentenstatus], z. B. est:rot, als Farbe für den Dokumentenstatus in der E-Akte ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) möglich. Bei der Bezeichnung der Farben im E-Mail Betreff braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.
  • esb:[Benutzernummer], z. B. esb:26. Dieser Wert wird nur in Verbindung mit der Aktennummer (enr:[Aktennummer]/[Jahrgang]) ausgewertet und wird als Dokumentsachbearbeiter interpretiert.
  • epo:[Datenpoolkürzel], z. B. epo:rec. Fehlt der Platzhalter epo: im Betreff, wird die Nachricht immer im Hauptpool gespeichert. Die Pool-Bezeichnung ist maximal 3-stellig.
  • unt:[Unterordner E-Akte], z. B. unt:Rechnungen. Die Nachricht wird zur ermittelten Akte in den angegebenen Unterordner gespeichert, sofern dieser in der E-Akte angelegt ist. Die Schreibweise des Unterordner im Mail-Betreff ist genau einzuhalten.

birne.fw.png Alle genannten Platzhalter sind kombiniert einsetzbar, sind im E-Mail Betreff jedoch durch ein Leerzeichen zu trennen.*est:[Dokumentenstatus], z. B. est:Rot, als Farbe für den Dokumentenstatus in der E-Akte ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) erlaubt. Bei der Bezeichnung der Farben braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.

Beispiel:

Um eine E-Mail an die Akte 5/16, Unterordner Rechnungen und gleichzeitig an den Zentralen Postkorb mit dem Dokumentenstatus rot zu senden, ist folgende Eingabe in der Betreffzeile der E-Mail erforderlich:

emailkonten.ebrief5.ewf.png

Alternative Schreibweise (mit # als Trennzeichen anstelle von Leerzeichen zwischen den Platzhaltern)

&#EAkte#Akte:[Aktennummer]/[Jahr], z. B. #EAkte#Akte:5/16

birne.fw.png Die jeweils gewählte Schreibweise muss genau eingehalten werden. Die bei der Beantwortung oder Weiterleitung von E-Mails vom E-Mail Programm automatisch hinzugefügten Kürzel am Anfang des Betreffs, z. B. Re:, AW: oder WG:, müssen entfernt werden.

Die Angaben #EAkte#Akte:[Aktennummer]/[Jahr] können wie folgt erweitert werden:

&*#Ordner:[Ordnername], z. B. #Ordner:Klageverfahren - Speichern der E-Mail im bezeichneten Unterordner der E-Akte. &*#Benutzer:[Benutzernummer], z. B. #Benutzer:26 - Übermittlung der E-Mail an den E-Eingangskorb des genannten Benutzers. &*#Pool:[aus drei Zeichen bestehendes Datenpool-Kürzel], z. B. #Pool:rec - Versand an den Datenpool mit dem bezeichneten Datenpool-Kürzel. &*#Betreff:[Betreffbezeichnung], z. B. #Betreff:Klageschrift vom ...

birne.fw.png #Betreff muss am Ende der Betreffzeile stehen. Der Betreff wird in der E-Akte in der Spalte Bemerkung angezeigt. Ohne Angabe eines Betreffs wird an dieser Stelle der Absender nebst Datum und Uhrzeit vermerkt.

Beispiel:

Um eine E-Mail an die im Datenpool rec gespeicherte Akte 5/16 und dort an den Unterordner Klageverfahren sowie gleichzeitig an den Postkorb des Benutzers mit der Benutzernummer 26 unter der Bemerkung Klageschrift vom 15.01.16 zu senden, ist folgende Eingabe in der Betreffzeile der E-Mail erforderlich:

emailkonten.ebrief6.ewf.png

Sonderfall Benutzerakte:

Die Benutzerakte kann immer dann ermittelt werden, wenn die Benutzernummer bekannt ist. Wird z. B. hinter epk: das SB-Kürzel für den Benutzer 6 eingegeben, z. B. epk:ru, erfolgt die Speicherung im Postkorb in die Benutzerakte 6/50.

Beispiele:

  • E-Mail an die Benutzerakte 6/50, wenn RU als SB-Kürzel für Benutzer 6 in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist:

emailkonten.sbkürzel.ewf.png

emailkonten.ebrief1.ewf.png

  • Keine Speicherung im Postkorb, da keine Akte und keine Benutzerakte ermittelt werden kann, das Dokument wird im Posteingang angezeigt:

emailkonten.ebrief4.ewf.png