E-Workflow (Einstellungen) - E-Akte

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Allgemeines

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Nur PDF-Format (empfohlen)

Ist die Einstellung aktiv, werden Dokumente und E-Mails ausschließlich im PDF-Format in die E-Akte gespeichert. Das Aktivieren der Einstellung bewirkt automatisch das Deaktivieren der Einstellungen E-Akte Dokumente und E-Mails / E-Briefe.

E-Akte Dokumente

Um eine weitere Bearbeitung von E-Akte Dokumenten in Word bzw. der Kanzlei Textverarbeitung zu ermöglichen, werden diese auch im Textformat, je nach Voreinstellung und verwendeter Textverarbeitung, als DOCX, DOC oder RTF, gespeichert. In der E-Akte kann durch Klick mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Dokument entschieden werden, ob die PDF- oder die Textdatei geöffnet werden soll.

Ist die Einstellung nicht aktiv, werden Dokument ausschließlich im PDF-Format zur E-Akte gespeichert und können lediglich in entsprechend verknüpften Anwendungen (z.B. Adobe Reader) geöffnet und modifiziert werden.

E-Mails / E-Briefe

In die E-Akte gespeicherte E-Mails bzw. E-Briefe können zusätzlich im Textformat gespeichert werden, um sie direkt aus der E-Akte in der jeweiligen Anwendung (Mailprogramm oder E-Brief) öffnen oder weiterleiten zu können.

Ist die Einstellung nicht aktiv, werden E-Mails im PDF-Format zur E-Akte gespeichert und können als Anlage in einer neuen E-Mail weitergeleitet werden.

Outlook E-Akte direkt speichern

Die PDF Dateien werden direkt über Microsoft Office (MS Word) im PDF/A1 Format (Text durchsuchbar und Schriften eingebettet) erstellt und nicht über die von RA-MICRO mitgelieferte Fremdkomponente PDF-Tron.

Volltextsuche und OCR Indizierung aktivieren

In der E-Akte gespeicherte Dokumente werden für die Volltextindizierung durch OCR bearbeitet, wenn Grafiken enthalten sind.

Rubrik zum Dokument speichern

Um Dokumente, gerade bei sehr großen Datenbeständen, schnell wieder zu finden, kann zusätzlich zur eigentlichen Bemerkung eine Rubrik ist individuell änderbar, auch Farben können zugewiesen werden. Rubrik und Rubrikfarbe werden zum Dokument in der E-Akte angezeigt und es kann danach sortiert werden.

Nach Rubriken kann auch explizit oder in Verbindung mit anderen Metadaten in der E-Akte Volltextsuche gesucht werden.

Schlagwort zum Dokument speichern

Um Dokumente schnell wieder zu finden, kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zugeordnet werden. Die Liste der Schlagworte ist individuell änderbar. Schlagworte zum Dokument werden in der Tabelle der E-Akte angezeigt und es kann danach sortiert werden.

Nach Schlagworten kann auch explizit oder in Verbindung mit anderen Metadaten in der E-Akte Volltextsuche gesucht werden.

Unterordner verwenden

Der Explorerbaum der E-Akte kann mit Hilfe von Unterordnern übersichtlich strukturiert werden (z.B. nach Korrespondenz mit der Mandantschaft, dem Gegner und dem Gericht bzw. Behören).

Ferner ist es bereits bei Aktenanlage möglich, eine Unterordnerstruktur für die jeweilige E-Akte anzulegen.

PDF-Dokumente um Sonderschriften erweitern

Hierdurch werden nachinstallierte Schriftarten, die in der Textverarbeitung verwendet werden, in die PDF-Dokumente eingebettet. Mit dieser Einstellung ist die Anzeige einer Sonderschriftart im PDF-Dokument auch auf Rechner bzw. mobilen Geräten möglich, auf denen die Schriftart nicht installiert ist.

Ist die Einstellung bei Verwendung einer Sonderschriftart nicht aktiv, wird die Schriftart auf PC´s, an denen sie nicht installiert ist, durch eine Standardschrift ersetzt.

Laufende E-Akten verschlüsselt speichern

Mit dieser Einstellung werden E-Akte Dokumente Verschlüsselt auf dem E-Akte Laufwerk abgelegt. Das Lesen einer verschlüsselten Datei ist dann nur mit Hilfe von RA-MICRO in die E-Akte und der Textverarbeitung, nicht jedoch über das Öffnen einer Datei über den Windows-Explorer möglich.

Durch Reorganisation wiederhergestellte Einträge anzeigen

Die Reorganisation für die E-Akte (ausführbar in den Einstellungen E-Workflow - Archive) sucht Dateien und Dokumente, die auf dem Daten- bzw. E-Akte Laufwerk vorhanden und einer Akte zuordenbar sind, zu denen jedoch keine Speichereintrag mehr in der E-Akte vorhanden ist (z.B. nach Rücksicherung der E-Akte Datenbank). Die Speichereinträge werden in der E-Akte wiederhergestellt und nach Aktivierung dieser Einstellung in der jeweiligen E-Akte angezeigt.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.