Rechnungssummenliste
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Inhaltsverzeichnis
- 1 Allgemeines
- 2 Funktionen in der Toolbar
- 3 Funktionen im Bearbeitungsbereich
- 4 Funktionen in der Abschlussleiste
Allgemeines
Die Rechnungssummenliste ist das Rechnungsausgangsbuch. Sie erfasst alle offenen und buchmäßig erledigten Posten. Des Weiteren bietet die Rechnungssummenliste in der Bildschirmanzeige einen schnellen Überblick über den Bruttoumsatz der Kanzlei.
Funktionen in der Toolbar
Ausblenden
Der Filterbereich der Maske wird ausgeblendet.
Einblenden
Der Filterbereich der Maske wird eingeblendet.
Ansicht
Spaltenbreite zurücksetzen
Die vom Programm vorgegebenen Spaltenbreiten können wiederhergestellt werden.
Spaltenbreite benutzerdefiniert
Wurde die Spaltenbreite besonderen Wünschen angepasst und die Maske über OK geschlossen, wird die Einstellung als benutzerdefiniert gespeichert und kann über diese Auswahl jederzeit wieder hergestellt werden.
Zeilen färben
Mit dieser Einstellung kann jede zweite Zeile grau hinterlegt werden, um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten.
Aktenkurzbezeichnung
Die Aktenkurzbezeichnung kann eingeblendet werden. Eine eventuell vorher eingeblendete Aktenlangbezeichnung wird ausgeblendet.
Aktenlangbezeichnung
Die Aktenlangbezeichnung wird eingeblendet. Eine eventuell vorher eingeblendete Aktenkurzbezeichnung wird ausgeblendet.
Fälligkeit
Eine zusätzliche Spalte wird eingeblendet, die die Fälligkeit der Rechnung anzeigt.
Mehrwertsteuersatz anzeigen
Der Mehrwertsteuersatz zu der entsprechenden Rechnung wird angezeigt.
Betreff Mandant
Bei Wahl dieser Einstellung wird die erste Zeile des Betreffs Mandat angezeigt, der bei der Aktenanlage eingegeben wurde.
Betreff Gegner
Bei Wahl dieser Option wird die erste Zeile des Betreffs Gegner angezeigt, der bei der Aktenanlage eingegeben wurde.
Zahlung buchen
Auf Rechnungsnummer
Haben Sie in der OP-Liste Zahlung buchen auf Rechnungsnummer gewählt, erhalten Sie in dieser Maske die Möglichkeit, eingegangene Zahlungen direkt einer bestimmten Rechnungsnummer zuzuordnen und auf diese zu buchen.
Rechnungsnummer
Geben Sie hier die Rechnungsnummer ein, auf die gebucht werden soll.
Zahlung
Geben Sie hier den erhaltenen Betrag ein und bestätigen Sie mit Enter. RA-MICRO zieht nun die Eingangszahlung vom noch offenen Betrag ab. Ein überzahlter Betrag wird in roter Schrift und zusätzlich als negativer Restbetrag angezeigt. Wollen Sie die Zahlung buchen, bestätigen Sie mit OK.
Anzeige
Hier werden Details zur gewählten Rechnungsnummer angezeigt.
Speichern
Vorgenommene Buchungen werden gespeichert und die Eingabemaske steht für weitere Buchungen zur Verfügung.
OK
Nachdem die Buchung gespeichert wurde, wird die Maske geschlossen.
Abbruch
Die Eingabe der Buchung wird ohne Speichern abgebrochen.
Auf Akte
Haben Sie in der OP-Liste Zahlung buchen auf Akte gewählt, wird in diese Maske verzweigt. Hier können Sie eingegangene Zahlungen zu einer bestimmten Aktennummer auf eine oder mehrere Rechnungen buchen.
Akte
Geben Sie hier die Aktennummer ein, zu der offene Rechnungen angezeigt werden sollen und bestätigen Sie diese.
Zahlung
Hier wird der zu buchende Betrag eingegeben. Dieser kann auf mehrere Rechnungen verteilt werden.
Rest aus Zahlung
Ist der Zahlbetrag noch nicht vollständig aufgeteilt, wird hier der Restbetrag angezeigt.
Tabelle
Die offenen Posten sind nach Rechnungsdatum sortiert aufgelistet. Der Vorschlag für die automatische Verteilung erfolgt nach Alter der Rechnung. Sie können die Zahlung auch beliebig manuell verteilen, indem Sie mit einem Doppelklick die folgende Maske aufrufen.
Per Drag & Drop können Sie alternativ für eine manuelle Verteilung in die Zelle Zahlung der entsprechenden Rechnung klicken, die nicht bei Bezahlung angesprochen werden soll, den Betrag mit der linken Maustaste anklicken und in die gewünschte Zelle ziehen.
Speichern
Vorgenommene Buchungen werden gespeichert und die Eingabemaske steht für weitere Buchungen zur Verfügung.
OK
Nachdem die Buchung gespeichert wurde, wird die Maske geschlossen.
Abbruch
Die Eingabe der Buchung wird ohne Speichern abgebrochen.
Auf Adresse
Haben Sie in der OP-Liste Zahlung buchen auf Adresse gewählt, wird in diese Maske verzweigt. So können Sie sich sämtliche offenen Rechnungen zu einer bestimmten Adressnummer anzeigen lassen und Zahlungseingänge buchen.
Adresse
Geben Sie hier die Adressnummer des Rechnungsempfängers ein. Nach Bestätigung werden Ihnen sämtliche offenen Rechnungen angezeigt.
Zahlung
Hier wird der zu buchende Betrag eingegeben. Dieser kann auf mehrere Rechnungen verteilt werden.
Rest aus Zahlung
Ist der Zahlbetrag noch nicht vollständig aufgeteilt, wird hier der Restbetrag angezeigt.
Tabelle
Die offenen Posten sind nach Rechnungsdatum sortiert aufgelistet. Der Vorschlag für die automatische Verteilung erfolgt nach Alter der Rechnung. Sie können die Zahlung auch beliebig manuell verteilen, indem Sie mit einem Doppelklick die folgende Maske aufrufen.
Speichern
Vorgenommene Buchungen werden gespeichert und die Eingabemaske steht für weitere Buchungen zur Verfügung.
OK
Nachdem die Buchung gespeichert wurde, wird die Maske geschlossen.
Abbruch
Die Eingabe der Buchung wird ohne Speichern abgebrochen.
Mahnstatistik
In der Mahnstufen-Statistik werden Ihnen die offenen Rechnungen gegliedert nach den einzelnen Mahnstufen in tabellarischer oder grafischer Form angezeigt.
Ansicht - Grafik
Akten-SB
Hier können Sie die Statistik auf einen Sachbearbeiter beschränken.
Referat
Hier können Sie die Satistik auf ein Referat beschränken.
Start
Hiermit starten Sie die Erstellung der Statistik.
Anzeige
Hier finden Sie die statistischen Auswertungen sortiert nach Mahnstufen. Mit einem Mausklick auf die Statistik wird diese als Tabelle angezeigt.
Ein Druck der Grafik ist nicht möglich.
OK
Mit Bestätigung dieser Taste kehren Sie zur OP-Liste zurück.
Abbruch
Mit Bestätigung dieser Taste kehren Sie zur OP-Liste zurück.
Ansicht - Tabelle
Akten-SB
Hier können Sie die Statistik auf einen Sachbearbeiter beschränken.
Referat
Hier können Sie die Satistik auf ein Referat beschränken.
Start
Hiermit starten Sie die Erstellung der Statistik.
Anzeige
Hier finden Sie die statistischen Auswertungen sortiert nach Mahnstufen. Mit einem Mausklick auf die Statistik wird diese als Grafik angezeigt.
Die Statistik kann gedruckt werden.
OK
Mit Bestätigung dieser Taste kehren Sie zur OP-Liste zurück.
Abbruch
Mit Bestätigung dieser Taste kehren Sie zur OP-Liste zurück.
Rechnungsordner
Alle in die OP-Liste gebuchten Rechnungen und Rechnungsbelege werden im Rechnungsordner als PDF-Dateien gespeichert. Zusätzliche Hinweise stehen nach Klick / Touch auf die nachfolgende Grafik zur Verfügung.
Extras (Übernahme offener Posten)
Hierüber können Rechnungen nachträglich erfasst werden, wenn z. B. zuvor die Rechnungen in einer anderen Software erstellt wurden und nun in RA-MICRO übernommen werden sollen. Dabei werden ausschließlich neue Rechnungsnummern des jeweiligen Jahrganges vergeben.
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben. Eine Eingabe ist nicht möglich.
Jahr
Für die neue Rechnung wird der aktuelle Jahrgang vorgeschlagen, bei Bedarf kann dieser Vorschlag überschrieben werden.
Akte / Adresse
Hier werden die Aktennummer sowie die Adresse des Rechnungsempfängers eingegeben.
Rechnungsbetrag
Geben Sie hier den Rechnungsbetrag der neuen Rechnung ein.
Offener Betrag
Geben Sie hier den noch offenen Betrag zur Rechnung ein.
Mahnstufe
Eine Änderung der Mahnstufe erfordert auch die Änderung des Mahndatums. Dieses Datum wird für den nächsten Mahnlauf zugrunde gelegt.
Rechnungsdatum
Geben Sie hier das Datum der Rechnung ein.
1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung
Diese Felder sind nur dann zu bearbeiten, wenn die Mahnstufe 1, 2 oder 3 beträgt. Das Datum der letzten Mahnung ist in diesen Fällen immer anzugeben.
OP-Kennzeichen
Hier könnn Sie ein OP-Kennzeichen eingeben oder aus der Liste ein entsprechendes auswählen. Über die Komfobox erhalten Sie die Möglichkeit, neue OP-Kennzeichen in der Auswahlliste zu erfassen. Durch die Vergabe von frei wählbaren OP-Kennzeichen können Sie OP-Einträge zusätzlich kennzeichnen.
Rechnungstyp
Hier kann festgelegt werden, ob die neuen Daten als normale Rechnung oder Vorschussrechnung gespeichert werden sollen.
Speichern
Die Eingaben werden gespeichert und Sie können weitere Daten übernehmen.
OK
Speichert die eingebenen Daten als neue Rechnung und schließt die Maske.
Abbruch
Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Filter
Selektion nach
Nach diesen Kriterien kann die Darstellung gefiltert werden.
Aktennummer
Hier werden von RA-MICRO bei Wahl von Akte automatisch die vorhandenen Aktennummern vorgeschlagen. Der Vorschlag kann ggf. mit dem gewünschten Aktennummernbereich überschrieben werden.
Datum
Das von RA-MICRO vorgeschlagene Anfangs- und / oder Enddatum im Muster TTMMJJJJ kann überschrieben werden.
Aktenkennzeichen
Die Auswertung kann auf ein bestimmtes Aktenkennzeichen eingegrenzt werden. Im Eingabefeld kann ein bestehendes Aktenkennzeichen ausgewählt werden oder über die Komfobox ein neues Aktenkennzeichen vergeben werden.
Akten-SB
Die Auswertung kann auf bestimmte Sachbearbeiter eingegrenzt werden.
Referat
Die Auswertung kann auf bestimmte Referate eingegrenzt werden.
OP-Kennzeichen
Die Auswertung kann auf ein bestimmtes OP-Kennzeichen eingegrenzt werden. Diese speziellen Kennzeichen können bereits bei der Rechnungsstellung in Gebühren, bei Bedarf aber auch nachträglich in den Offenen Posten vergeben werden. Im Eingabefeld können Sie ein bestehendes OP-Kennzeichen auswählen oder eingeben und über die Komfobox ein neues OP-Kennzeichen vergeben.
OP-Status
Eine Auswahl kann nach einem bestimmten Status gestartet werden, z. B. ist damit eine gezielte Auflistung aller bezahlten oder aller offenen Rechnungen möglich.
Option
Mit deaktivierten Einträgen
Deaktivierte Einträge sind sehr alte Rechnungen, die in der OP-Liste gelöscht wurden. Sollen diese Einträge angezeigt werden, wird diese Einstellung gewählt.
Mit leeren Einträgen
Berücksichtigt auch leere OP-Einträge bei der Auswertung.
Schnellanzeige
Bei Wahl dieser Einstellung wird das Ergebnis der Suche schneller als im Normalverfahren angezeigt. Der Zeitgewinn ist besonders bei großen OP-Listen zu bemerken. Das Ergebnis der Suche wird dafür allerdings verkürzt dargestellt. So fehlt der Rechnungsempfänger des OP-Eintrages. Auch fehlt die Möglichkeit, die Aktenkurz- oder -langbezeichnung des OP-Eintrages mit anzeigen zu lassen.
Mit Zwischensummen
Mit dieser Einstellung kann die Auswertung übersichtlicher gestaltet werden. Nach jedem Element der Sortierung erscheint eine Zwischensumme.
Anwaltsakten / Notarakten
Die Auswertung kann auf Anwaltsakten und / oder Notarakten begrenzt werden.
Sortierung
Die Daten können nach Rechnungsnummer, Akte etc. aufsteigend (älteste Akte / Jahrgang) bzw. absteigend (jüngste Akte / Jahrgang) sortiert werden.
Tabelle
Es werden die Einträge aus der Rechnungssummenliste angezeigt, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Gegebenenfalls weist RA-MICRO auf Fehler im Datenbestand hin. Gelb unterlegt sind Warnungen, insbesondere wenn bei einer Adressnummer, die im geschützten Adressbereich für Gerichte liegt, eine andere Mahnstufe als die Mahnstufe 8 verzeichnet ist. Rosa unterlegt sind mittelschwere Fehler, etwa wenn eine Adresse gelöscht wurde, mit der ein offener Posten verknüpft ist. Rot unterlegt sind schwere Fehler, wenn wichtige Daten ganz fehlen. Dann ist bei stornierten oder leeren Rechnungen eine nachträgliche Fehlerbehebung auch nicht möglich. Eine vollständige Übersicht über Warnungen und Fehlerhinweise wird nur in einer Rechnungssummenliste mit deaktivierten und leeren Einträgen angezeigt.
Ein Klick auf die Aktennummer ruft das Aktenkonto-Fenster auf. Der offene Betrag und die Mahnstufe können durch Klick in die entsprechende Spalte geändert werden.
Funktionen in der Abschlussleiste
Export
Exportiert die ausgegebenen Daten in Form einer html-Datei - lesbar auch mit MS Excel.
Druckt die ausgegebenen Daten.
OK
Beendet die Programmfunktion.
Abbruch
Beendet die Programmfunktion.