Telefonnotiz

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Telefonnotiz


Kategorie: Schriftverkehr
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Allgemeines

In den Einstellungen zur Telefonnotiz wird u. a. festgelegt, welche Vorlage für die Telefonnotizen standardmäßig verwendet werden soll und welches Nachrichtensystem.Wenn ein Name eingegeben wird, der zu mehreren Akten gespeichert ist, wird eine entsprechende Aktenauswahlliste angezeigt, aus der die gewünschte Akte aufgerufen werden kann. Soll der Anrufer von vornherein einer Akte zugeordnet werden, wird die gewünschte Aktennummer eingegeben. Daraufhin wird die Beteiligtenauswahl eingeblendet, aus welcher der Anrufer gewählt werden kann. Wenn die Aktennummer nicht bekannt ist, kann diese ermittelt werden. Für Anrufer, deren Daten noch nicht in RA-MICRO erfasst sind, ist das Feld Akte leer mit  zu bestätigen. Da in der Regel zu einer Vielzahl von Anrufen noch keine Aktennummer existiert, können entsprechende Telefonnotizen nach Bestätigung mit OK im nachfolgenden E-Akte-Speicherdialog zugeordnet bzw. mit oder ohne Aktenbezug zur nachfolgenden Bearbeitung an den E-Postkorb gesandt werden.Erfasst den Namen des Anrufers. Ist der Anrufer bereits im Adressbestand gespeichert, wird bei Bestätigung des Namens mit  eine Auswahlliste aller zu diesem oder gleichbeginnenden Namen gespeicherten Adressen aufgerufen.Aus der Auswahlliste wird ein vorformulierter Text gewählt. Die Auswahlliste wird über  in der Maske Auswahlliste bearbeiten ergänzt oder bearbeitet.Dringlichkeitsstufen können gewählt werden.Es wird bestimmt, welche Vorlage für die Telefonnotiz genutzt werden soll. Um die Telefonnotiz den Anforderungen der Kanzlei anzupassen, sollten eigene Vorlagen erstellt werden. Der Name eigener Vorlage-Dateien muss dem Namensformat teleno(Zeichen).rtf entsprechen, wobei (Zeichen); für ein einzelnes Zeichen oder mehrere stehen kann, z. B. teleno1.rtf oder telenoa.rtf, ggf. auch sachbearbeiterbezogen, wie z. B. in telenomerkle.rtf. Inhaltlich werden die Vorlagen am einfachsten angepasst, indem der Textbaustein teleno.rtf in der Kanzlei-Textverarbeitung in der ersten Zeile des Texteingabefensters mit *teleno aufgerufen, geändert und mit Datei, Speichern unter... unter einem neuen Namen gespeichert wird.Die Telefonnotizen werden analog zur Benutzernummer laufend hochgezählt. Diese Zahl wird am Anfang des Jahres auf 0 gestellt. T steht in diesem Beispiel für Telefonnotiz, 1 steht für die Benutzernummer in RA‑MICRO und 6/14 besagt, dass 6 Telefonnotizen von dem entsprechenden Benutzer im Jahr 2014 erfasst wurden. Eine Besonderheit ist, dass in der Nummer bei entsprechender Verwendung auch der Datenpool oder die C-Box angezeigt wird. Bsp.: Datenpool: T-NN-Benutzernummer-lfd.Nr/JJ. NN steht für die ersten beiden Buchstaben des Datenpools. Bsp.: C-Box: T-CB-2-4812/14 CB steht für die ersten beiden Buchstaben der C-Box. Die laufende Nummer wird in die Bemerkung bei Speicherung in die E-Akte übernommen.Die vorgenommenen Eingaben werden automatisch in das Formular übernommen und ersetzen dort die entsprechenden $-Platzhalter, sobald in den Formularbereich geklickt wird. Soweit eine Angabe nicht vorhanden ist, wird der nicht ersetzte Platzhalter durch zwei Fragezeichen (??) ersetzt. Mit  werden die Stoppstellen abgearbeitet und ggf. die nötigen Informationen nachgetragen.Die Gesprächsdauer wird nur aufgezeichnet, wenn in den Einstellungen Anrufdauer erfassen gesetzt ist.Die Telefonnotiz kann per E-Brief versendet werden.Die Telefonnotiz kann per E‑Mail oder E‑Nachricht versendet werden, wenn in Kanzlei, Einstellungen, E‑Workflow, Allgemein, RA‑MICRO E‑Postausgang zusätzlich per Outlook gewählt wurde. Weiterhin muss in den Einstellungen zur Telefonnotiz Outlook gewählt worden sein, um die Telefonnotiz per E‑Mail zu versenden. Alternativ kann E-Nachricht gewählt werden.Ruft einen Windows-Dialog zum Beifügen von Anlage-Dateien an einen E-Brief oder eine E-Mail auf.Druckt die erfasste Telefonnotiz auf dem eingestellten Drucker und Schacht. Sie kann anschließend zur Akte abgeheftet werden. Wurde die Erfassung der Anrufdauer in den Einstellungen aktiviert, wird diese mit gedruckt, sofern der Platzhalter $16 in der verwendeten Telefonnotiz-Vorlage enthalten war. Die Gesprächsdauer nicht aktenbezogener Telefonnotizen kann vom Anwender selbst entweder in das Kostenblatt oder in das Timesheet nachgetragen werden, um eine spätere Abrechnung oder Auswertung zu ermöglichen.Mit OK wird der E-Akte-Speicherdialog aufgerufen. Darüber können Telefonnotizen in die E‑Akte oder in den E‑Postkorb gespeichert werden.Das Fenster wird geschlossen.Telefonnotiz.png

Mit der Telefonnotiz TK Telefonnotiz.png werden telefonmündliche Informationen in einem einheitlichen Verfahren - mit Hilfe des klar strukturierten Telefonnotiz-Formulars - in den E-Workflow eingespeist. Alle Informationen können schnell durch wiederholten Druck auf die Taste TK Enter.png in der vorgesehenen Formularzeile erfasst werden.

Die Telefonnotiz kann bei Nutzung des Telefon-Assistenten bei einem eingehenden Anruf automatisch gestartet werden.

Telefonnotizen können auf sicherem Weg als Anhang zu einem E-Brief oder auf herkömmliche Weise per E-Mail versandt werden. Sie können auch an die RA-Box exportiert werden. Bei Bedarf können Anlagen, z. B. Vertragsentwürfe, beigefügt werden. Für Papierakten können Telefonnotizen gedruckt werden. Mit OK können sie im E-Akte-Speicherdialog in der zugeordneten E-Akte gespeichert bzw. an den E-Postkorb des Sachbearbeiters übergeben werden - in dringenden Fällen optional auch mit Anzeige als Sofortnachricht auf dessen PC. Wurde die Erfassung der Anrufdauer in den Einstellungen (Telefonnotiz) aktiviert, wird diese mit gedruckt bzw. gesendet, sofern der Platzhalter $16 in der verwendeten Telefonnotiz-Vorlage enthalten war.

Telefonnotizen können mit oder ohne Aktenbezug erfasst werden. Bei Aktenbezug kann die Anrufdauer für eine mögliche Honorarabrechnung automatisiert in das Timesheet gespeichert werden. Für nicht aktenbezogene Telefonnotizen kann sie vom Anwender nach Aktenzuordnung im E-Akte-Speicherdialog in das Kostenblatt oder in das Timesheet nachgetragen werden, um eine spätere Abrechnung oder Auswertung zu ermöglichen.

birne.fw.png Vor Nutzung der Telefonnotiz im Rahmen des E-Workflows empfehlen wir zunächst zu kontrollieren, ob das verwendete Telefonnotiz-Formular dem Formularbereich in der nachfolgend abgebildeten Programmmaske entspricht. Ist dies nicht der Fall, wird Textbausteinaktualisierung in Schriftverkehr, Standardtexte aufgerufen um die Textbausteine zu aktualisieren.

Funktionen in der Toolbar

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen (Telefonnotiz)

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akte

Wenn ein Name eingegeben wird, der zu mehreren Akten gespeichert ist, wird eine entsprechende Aktenauswahlliste angezeigt, aus der die gewünschte Akte aufgerufen werden kann.

Soll der Anrufer von vornherein einer Akte zugeordnet werden, wird die gewünschte Aktennummer eingegeben. Daraufhin wird die Beteiligtenauswahl eingeblendet, aus welcher der Anrufer gewählt werden kann.

Wenn die Aktennummer nicht bekannt ist, kann diese ermittelt werden.

Für Anrufer, deren Daten noch nicht in RA-MICRO erfasst sind, ist das Feld Akte leer mit zu bestätigen.

Da in der Regel zu einer Vielzahl von Anrufen noch keine Aktennummer existiert, können entsprechende Telefonnotizen nach Bestätigung mit OK im nachfolgenden E-Akte-Speicherdialog zugeordnet bzw. mit oder ohne Aktenbezug zur nachfolgenden Bearbeitung an den E-Postkorb gesandt werden.

Anrufer

Erfasst den Namen des Anrufers. Ist der Anrufer bereits im Adressbestand gespeichert, wird bei Bestätigung des Namens mit TK Enter.png eine Auswahlliste aller zu diesem oder gleichbeginnenden Namen gespeicherten Adressen aufgerufen.

Beteiligte

Anliegen

Aus der Auswahlliste wird ein vorformulierter Text gewählt. Die Auswahlliste wird über Z 3P.png in der Maske Auswahlliste bearbeiten ergänzt oder bearbeitet.

Dringlichkeit

Dringlichkeitsstufen können gewählt werden.

Vorlage

Es wird bestimmt, welche Vorlage für die Telefonnotiz genutzt werden soll.

Um die Telefonnotiz den Anforderungen der Kanzlei anzupassen, sollten eigene Vorlagen erstellt werden.

Der Name eigener Vorlage-Dateien muss dem Namensformat teleno[Zeichen].rtf entsprechen, wobei [Zeichen] für ein einzelnes Zeichen oder mehrere stehen kann, z. B. teleno1.rtf oder telenoa.rtf, ggf. auch sachbearbeiterbezogen, wie z. B. in telenomerkle.rtf.

Inhaltlich werden die Vorlagen am einfachsten angepasst, indem der Textbaustein teleno.rtf in der Kanzlei-Textverarbeitung in der ersten Zeile des Texteingabefensters mit *teleno aufgerufen, geändert und mit Datei, Speichern unter... unter einem neuen Namen gespeichert wird.

Laufende Nr.

Die Telefonnotizen werden analog zur Benutzernummer laufend hochgezählt. Diese Zahl wird am Anfang des Jahres auf 0 gestellt. T steht in diesem Beispiel für Telefonnotiz, 1 steht für die Benutzernummer in RA‑MICRO und 6 / 14 besagt, dass 6 Telefonnotizen von dem entsprechenden Benutzer im Jahr 2014 erfasst wurden. Eine Besonderheit ist, dass in der Nummer bei entsprechender Verwendung auch der Datenpool oder die C-Box angezeigt wird.

Bsp.: Datenpool: T-NN-Benutzernummer-lfd.Nr/JJ. NN steht für die ersten beiden Buchstaben des Datenpools.

Bsp.: C-Box: T-CB-2-4812/14 CB steht für die ersten beiden Buchstaben der C-Box. Die laufende Nummer wird in die Bemerkung bei Speicherung in die E-Akte übernommen.

Eingabefeld

Die vorgenommenen Eingaben werden automatisch in das Formular übernommen und ersetzen dort die entsprechenden $-Platzhalter, sobald in den Formularbereich geklickt wird. Soweit eine Angabe nicht vorhanden ist, wird der nicht ersetzte Platzhalter durch zwei Fragezeichen (??) ersetzt. Mit TK Enter.png werden die Stoppstellen abgearbeitet und ggf. die nötigen Informationen nachgetragen.

Funktionen in der Abschlussleiste

Gesprächsdauer

Z ZH.png

Die Gesprächsdauer wird nur aufgezeichnet, wenn in den Einstellungen Anrufdauer erfassen gesetzt ist.

Senden an E-Brief

Z E Brief 2.png

Die Telefonnotiz kann per E-Brief versendet werden.

Senden an E-Mail

Z E Mail 2.png

Die Telefonnotiz kann per E‑Mail oder E‑Nachricht versendet werden, wenn in Kanzlei, Einstellungen, E‑Workflow, Allgemein, RA‑MICRO E‑Postausgang zusätzlich per Outlook gewählt wurde. Weiterhin muss in den Einstellungen zur Telefonnotiz Outlook gewählt worden sein, um die Telefonnotiz per E‑Mail zu versenden. Alternativ kann E-Nachricht gewählt werden.

Datei einfügen

Z Anhang 2.png

Ruft einen Windows-Dialog zum Beifügen von Anlage-Dateien an einen E-Brief oder eine E-Mail auf.

Drucken

Z Drucken 3.png

Druckt die erfasste Telefonnotiz auf dem eingestellten Drucker und Schacht. Sie kann anschließend zur Akte abgeheftet werden.

Wurde die Erfassung der Anrufdauer in den Einstellungen aktiviert, wird diese mit gedruckt, sofern der Platzhalter $16 in der verwendeten Telefonnotiz-Vorlage enthalten war.

Die Gesprächsdauer nicht aktenbezogener Telefonnotizen kann vom Anwender selbst entweder in das Kostenblatt oder in das Timesheet nachgetragen werden, um eine spätere Abrechnung oder Auswertung zu ermöglichen.

OK und Speichern und Schließen

Z Ok 4.png

Mit OK wird der E-Akte-Speicherdialog aufgerufen. Darüber können Telefonnotizen in die E‑Akte oder in den E‑Postkorb gespeichert werden.

Abbruch und Schließen

Z Schließen 4.png

Das Fenster wird geschlossen.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Hinweise zur Erstellung eigener Vorlagen

Damit die vorgenommenen Eingaben auch in die Telefonnotiz übernommen werden können, muss mit Platzhaltern gearbeitet werden.

Die Platzhalter sind wie folgt belegt:

  • $00 = Aktenkurzbezeichnung
  • $01 = Datum
  • $02 = Uhrzeit
  • $03 = Dringlichkeit
  • $04 = Aktennummer
  • $05 = Kanzlei-Sachbearbeiter
  • $06 = Anliegen
  • $07 = Anrufer
  • $08 = Telefonnummer
  • $09 = angenommen durch
  • $10 = Firma
  • $11 = Straße und Hausnummer
  • $12 = Postleitzahl und Ort
  • $13 = Faxnummer
  • $14 = Mobiltelefonnummer
  • $15 = E-Mail-Adresse
  • $16 = Gesprächsdauer
  • $17 = Laufende Nr.

Ferner können mit zwei Fragezeichen (??) Stoppstellen festgelegt werden. Sofern die Angabenzeilen frei positioniert werden, muss darauf geachtet werden, diese der Größe des Textfeldes anzupassen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Platzhalter später von Text ausgefüllt werden und daher mehr Platz einzurechnen ist.