Speichern in E-Akte

Aus RA-MICRO Wiki

Wechseln zu: Navigation, Suche

Hauptseite > E-Workflow > E-Brief > Speichern in E-Akte

Allgemein

Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen. Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei). Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungenauf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc. Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll. Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet. Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb- geändert werden.Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den E-Eingangskorb.Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.speicherdialog.ewf.png

Mit dieser Programmfunktion können Dokumente, die beispielsweise in der RA-MICRO Word Datenschnittstelle + (extern) mit Senden an E-Akte, aus der RA-MICRO Excel Datenschnittstelle + (extern) sowie als SMS usw. erstellt wurden, in der zugeordneten E-Akte und/oder optional in den E-Eingangskorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den Einstellungen der E-Akte unter E-Akte, Karteikarte Allgemein bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der E-Akte bereits vorhanden sind.

Senden an WebAkte steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Die Möglichkeit, in den E-Eingangskorb zu speichern, steht für den Versand von SMS-Nachrichten nicht zur Verfügung.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Aktennummernfeld

Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen.

Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.

birne.fw.png Ohne Eingabe einer Aktennummer ist zwar ein Speichern in der E-Akte nicht möglich, das Dokument kann zur weiteren Bearbeitung jedoch auch ohne Aktenbezug an den E-Eingangskorb übermittelt werden. Nicht aktenbezogene Dokumente werden im E-Eingangskorb automatisch unter einer Benutzerakte mit der Aktennummer [Benutzernummer]//50, z. B. 5//50 für den Benutzer 5, geführt.

Dokumenten Kennzeichen

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

dreipunktebutton.ewf.png Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Korrespondenzkürzel

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungenauf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.

dreipunktebutton.ewf.png Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Beteiligter

Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.

Bemerkung

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche dreipunktebutton.ewf.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Schlagwort

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche dreipunktebutton.ewf.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Rubrik

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche dreipunktebutton.ewf.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Versandweg

Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.

Unterordner

Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.

Dokumenten Status

Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb- geändert werden.

Senden an E-Eingangskorb

Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den E-Eingangskorb.

birne.fw.png Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den E-Eingangskorbeines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der E-Eingangskorb des aktuellen Benutzers..

Senden an WebAkte

Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss zusätzlich in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Z Ok 4.png

Der Vorgang wird gespeichert und die Maske geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen 4.png

Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen