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Allgemeines
RA-MICRO ermöglicht gemäß der der EU-Richtlinie 2014/55/EU den Rechnungsaustausch auf elektronischem Weg mit öffentlichen Auftraggebern.
Diese sogenannten XRechnungen werden gemäß der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931 erstellt. Sie kann sowohl mit der Rechnungsnummervergabe automatisch als auch manuellerstellt werden.
Für die Erstellung einer XRechnung ist es unbedingt erforderlich, zuvor die aktuelle RA-MICRO-Version zu installieren.
Die XRechnung wird unter Verwendung der RA-MICRO-Adress-Nummer 1 erstellt.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Checkbox
Um den Versand von XRechnungen zu ermöglichen, ist zunächst ein Haken in der Checkbox XRechnung in Rechnung RVG zu setzen. Sodann wird das Feld für die Leitweg-ID eingeblendet.
Leitweg-ID
Nach Eingabe der Leitweg-ID in das dafür vorgesehene Eingabefeld wird eine formale Prüfung der Leitweg-ID vorgenommen. Ergeben sich Unstimmigkeiten oder fehlt die Leitweg-ID ganz, erscheint eine entsprechende Meldung:
Eine vollständige inhaltliche Prüfung der Leitweg-ID kann nicht stattfinden, weil die Leitweg-ID seitens des Auftraggebers für jede XRechnung individuell vergeben wird. Sie kann jedoch mit Kopieren / Einfügen schnell und komfortabel in das entsprechende Feld eingetragen werden.
Bestellnummer
Wurde vom Auftraggeber eine Bestellnummer mitgeteilt, muss diese in unveränderter Form auf der Rechnung angegeben werden. Falls eine Rechnung beim Empfänger nicht zugeordnet werden kann, kann die Rechnung abgelehnt werden. Eine Rechnung darf nur eine Bestellnummer enthalten. Mehrere Beststellnummern in einer Rechnung (Sammelrechnungen) sind unzulässig.
Im Anschluss wird die Abrechnung mit Weiter 
, wie gewohnt, vorgenommen.
Einfache Signatur
Für das Versenden einer XRechnung ist eine einfache Signatur mit Hilfe der Angabe der Adressnummer des Absenders eines Benutzers aus der Benutzerverwaltung notwendig:
Dies dient sozusagen als Unterschrift unter die XRechnung. Diese Einstellung des Absenders wird bei der nächsten XRechnung in einer anderen Akte erneut vorgeschlagen.
Versandwege
Bei der XRechnung handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsformat. Das eigentliche Rechnungsdokument ist daher die vom Programm erzeugte Datei im XML-Format.
Die XRechnung kann per E-Mail, E-Brief und über den E-Versand verschickt werden. Ggf. kann sie auch nur in die E-Akte gespeichert werden.
Nach Auswahl eines Versandweges wird die XRechnung validiert und eine Datei im XML-Format erstellt. Es können auch mehrere Versandwege gewählt werden. Bitte beachten Sie hierzu die gesonderte Speicherung.
Speicherung
Die erstellte XRechnung wird automatisch in die E-Akte gespeichert. So kann sie aus der E-Akte heraus zu einem späteren Zeitpunkt erneut versendet oder exportiert werden.
Bei automatischer Rechnungsnummernvergabe erfolgt zusätzlich eine Speicherung in den Rechnungsordner unter Angabe des ausgewählten Versandweges.
Zu beachten ist hierbei, dass die Speicherung in die E-Akte dann ggf. mehrfach stattfindet, weil diese mit dem entsprechenden Vermerk der unterschiedlichen Versandwege erfolgt,
RA-MICRO erzeugt zusätzlich zu der Datei im XML-Format eine Übersicht der dort enthaltenen Rechnungsdaten im Format PDF und speichert diese ebenfalls in der E-Akte und im Rechnungsordner. Diese Übersicht ist ausschließlich zum internen Gebrauch in der Kanzlei bestimmt und entspricht nicht den Vorgaben der GoBD. Es handelt sich dabei nicht um ein Rechnungsdokument.
Schließen
Das Fenster Rechnung RVG bleibt solange geöffnet, bis dieses mit 
oder 
bestätigt wird.
Funktionen in der Abschlussleiste
Zurück
Geht zurück auf die Startseite.
Weiter
Geht weiter auf die Seite Zusatzkosten.
Abbruch
Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.
Weitere Funktionen und Erklärungen
Prüfung XRechnungserstellung
Wurde zu dem jeweiligen Empfänger und / oder zur jeweiligen Akte bereits eine XRechnung über RA-MICRO erstellt, erfolgt bei der nächsten Rechnungserstellung eine Abfrage:
XRechnung mit manuelle Rechnungsnummer
Wurde eine XRechnung mit manueller Rechnungsnummer erstellt, so kann diese nur einmal erstellt und validiert werden.
