Benutzerverwaltung

Aus RA-MICRO Wiki

Wechseln zu: Navigation, Suche

Hauptseite > Kanzlei > Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung


Kategorie: Kanzlei
Support-Hotline: 030 43598 888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

In der Benutzerliste nach einem Benutzernamen oder nach einer Benutzernummer suchen.Einen neuen Benutzer anlegen.Den markierten Benutzer löschen.Aufruf der RA-MICRO E-Mail-KontenverwaltungKonfigurationsmöglichkeiten zur Gestaltung der Ansicht der Benutzerverwaltung.Benutzerrechte für den markierten Benutzer festlegen.Aufruf der Benutzerstatistik.Aufruf der Sachbearbeiterverwaltung.RMO-Kundennummer sowie RMO-Benutzernummer und dazugehöriges Passwort eintragen.Benutzername eintragenLaufende BenutzernummerNotiz zum Benutzer eintragenBenutzerfoto speichernZuordnung der Benutzer zu einem StandortTitel des BenutzersVorname des BenutzersNachname des BenutzersAufruf des Adressfensters zum Benutzer, zur Neuanlage oder zur Änderung der Adressdaten.RA-MICRO Start-Passwort eintragenDiktatzeichen des Benutzers eintragenAufruf der SachbearbeiterverwaltungTelefonnummer oder Durchwahl des Benutzers eintragenE-Mail Adresse des Benutzers eintragen.Daten zur beA Autorisierung oder beA Postfachnutzung eintragen.Benutzer zur Nutzung des Mobil AP kennzeichnen.Benutzer zur Nutzung der RA-MICRO App kennzeichnen und Anzeige der, basierend auf der zum Benutzer eingetragenen RMO Kennung, im RA-MICRO Online Store registrierten MobilgeräteBenutzer als Referendar kennzeichnen, um automatisch die entsprechend eingeschränkten Benutzerrechte zuzuordnen.Rechteverwaltung aufrufenBenutzer E-Akte startenFunktionen in der AbschlussleisteBenutzerliste nach Standort filternbv III.png


Die RA-MICRO Benutzerverwaltung integriert an zentraler Stelle alle für die Verwendung im Programm relevanten Daten der Benutzer. Mit einer RA-MICRO Standard- oder Premium-Lizenz können bis zu 250 Benutzer angelegt werden, die außerdem verschiedenen Standorten zuordenbar sind. Mit Hilfe der RA-MICRO Rechteverwaltung können die Daten- bzw. Programmzugriffe der jeweiligen Nutzer reguliert werden. Ergänzend ist es in der Sachbearbeiterverwaltung möglich, Benutzer zur Verwendung als Akten- und / oder Wiedervorlagen-Sachbearbeiter zuzuordnen.

Um uneingeschränkt Benutzereinstellungen und Benutzerrechte zu ändern ist das Programmrecht Verwalter und um die Benutzerverwaltung zu öffnen sowie hierin ausgewählte Daten zum eigenen Benutzer zu bearbeiten (bspw. ein Start-Passwort festlegen), ist das Programmrecht Benutzerverwaltung für den angemeldeten Benutzer erforderlich.

Bestimmte Benutzerdaten sind Pflichtangaben. Hierzu zählt z. B. der Benutzername oder das Diktatzeichen. Fehlen diese Angaben, werden die jeweils auszufüllenden Pflichtfelder bei Speicherung der Benutzerverwaltung optisch hervorgehoben und ein detaillierter Programmhinweis angezeigt. Erst nach vollständiger Eingabe lässt das Programm die Speicherung zu.

Funktionen in der Toolbar

Suche

In besonders umfangreichen Benutzerlisten kann zeitsparend in diesem Feld die Benutzernummer oder der Benutzername eingetragen werden. Alle zur Eingabe passenden Treffer werden in einer verkürzten Liste angezeigt und der gesuchte Benutzer ist schnell gefunden.

suche auswahl.png

Neu

BV Neu.png

Die Einrichtung mindestens eines Benutzers 1 mit dem Programmrecht Verwalter nebst seiner RMO-Zugangsdaten ist obligatorisch und erfolgt automatisch bei Installation. Alle weiteren Benutzer können mit Klick / Touch auf die Schaltfläche Neu hinzugefügt werden.

birne.fw.png Bei Verwendung einer RA-MICRO 1 Lizenz können zwei Benutzer angelegt werden, von denen jeweils einer die Programmberechtigung Verwalter erhält. Bei Verwendung einer RA-MICRO Voll-Lizenz ist die Anlage von bis zu 250 Benutzern möglich.


Es öffnet sich zunächst das RA-MICRO Adressfenster, in welchem die Benutzerdaten erfasst und gespeichert werden. Titel, Vor- und Nachname sowie die ggf. die in der Adresse erfasste Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse werden nach Speicherung in die Benutzerliste übernommen und können nur noch in der Adresse selbst geändert werden. Die Adressnummer wird zum Benutzer verlinkt.
Wird das Adressfenster beendet, ohne eine Adresse anzulegen, sind die Daten zum Benutzer in der Tabelle einzutragen.

birne.fw.png Hierbei ist zu beachten, dass die Anlage einer Adresse bei Verwendung des beA Postfachs zwingend erforderlich ist, da für die Autorisierung programmseitig unter anderem die in der Adresse zu speichernde SAFE-ID benötigt wird.


Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster
Hauptartikel → Informationen zur Integration der beA-Schnittstelle in den RA-MICRO E-Workflow

Löschen

BV Löschen.png

In der Liste markierte Benutzer werden über die Schaltfläche Löschen nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Mehrfachmarkierungen sind möglich, um mehr als einen Benutzer in einem Arbeitsschritt zu löschen:

  • Mehrfachmarkierungen im Block können wahlweise mit den Tastenkombinationen TK Shift Arrow Up.png und TK Shift Arrow Down.png oder durch Gedrückthalten der Taste TK SHIFT.png und Anklicken der zu löschenden Benutzer mit der Maus durchgeführt werden.
  • Mehrfachmarkierung einzelner Zeilen mit Benutzern, die nicht direkt untereinander in einem Block aufgelistet sind, können durch Gedrückthalten der Taste TK STRG.png und Anklicken der zu löschenden Benutzer mit der Maus ausgeführt werden.

E-Mail Konten

BV E Mail Konten.png

Aufruf der RA-MICRO E-Mail-Kontenverwaltung, um bspw. einen neu angelegten Benutzer direkt in den E-Workflow der Kanzlei zu integrieren.

Hauptartikel → RA-MICRO E-Mail Konten
Hauptartikel → RA-MICRO E-Workflow

Ansicht

Benutzerliste individualisieren

BV Ansicht.png

Die Benutzerliste kann von jedem Benutzer individuell gestaltet werden. Dazu gehört die farbliche Gestaltung der einzelnen Tabellenzeilen, das optische Hervorheben von Benutzern mit Verwalter-Recht sowie eine Auswahlmöglichkeit für einzublendende Tabellenspalten.

Rechteverwaltung

BV Rechteverwaltung.png

Hauptartikel → Rechteverwaltung

Sachbearbeiter

sb button.png

Hauptartikel → Sachbearbeiter anlegen, bearbeiten und löschen

Benutzerstatistik

BV Benutzerstatistik.png

Hauptartikel → Benutzerstatistik

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Liste der RA-MICRO Benutzer

RMO Kunden-Nummer / RMO Benutzer-Nr. / RMO Passwort

Hier sind die zum Benutzer gehörenden RMO Zugangsdaten einzutragen. So ist es dem Benutzer bspw. möglich, direkt aus dem Adressfenster verschiedene Adress- und Bonitätsrecherchen zu Personen und Firmen durchzuführen oder die RMO VS Dienste zu nutzen. Außerdem kann dem Benutzer ein Mobil AP zugeordnet werden, mit Hilfe dessen es ihm möglich ist, außerhalb der Kanzlei mit dem Programm zu arbeiten.

birne.fw.png Die RMO Zugangsdaten werden nach der Registrierung im RA-MICRO Online Store per E-Mail übermittelt.


Hauptartikel → RA-MICRO Online Anfragen aus dem Adressfenster
Hauptartikel → Einrichtung des Mobil AP

Benutzername

Der Benutzername wird, neben der dazugehörigen Benutzernummer, in allen RA-MICRO Programmteilen in den Benutzerauswahllisten angezeigt und sollte, insbesondere in größeren Kanzleien mit sehr vielen Mitarbeitern, dementsprechend eindeutig gewählt werden.

benutzer nr.png

birne.fw.png Das Programm schlägt bei Neuanlage eines Benutzers automatisch eine Kombination aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem vollen Nachnamen vor, sobald das leere Feld Benutzername angeklickt wird.

Ben.-Nr.

Die Benutzernummer wird fortlaufend bis 255 gezählt (bei Einzelarbeitsplatz-Lizenzen bis 2). Lücken in der Nummernfolge, die durch das Löschen von Benutzern entstehen, werden bei Neuanlage eines Benutzers vorrangig wieder vorgeschlagen, können jedoch im Moment der Anlage geändert werden. Nach Speicherung der Benutzerverwaltung ist dies nicht mehr möglich.

Foto

Hauptartikel → Foto zum Benutzer auswählen

Notiz

Notiz zum Benutzer

Zum Benutzer können Notizen erstellt werden. Sie werden ausschließlich in der Benutzerverwaltung für Benutzer mit den Programmrechten Verwalter oder Benutzerverwaltung angezeigt. Zusätzlich informiert ein Tooltip über den Inhalt der Notiz:

notiz tooltip bv.png

Standort

Überörtlich organisierte Kanzleien können ihre Mitarbeiter zur besseren Übersicht selbst zu benennenden Standorten zuordnen. Der Standortname wird in das leere Eingabefeld in der Benutzerliste eingetragen und steht hiernach zur weiteren Verwendung in der Tabellenspalte Standort zur Verfügung.

standortauswahl bv.png

Gleichzeitig wird oberhalb der Benutzerliste ein Menüband eingeblendet, mit Hilfe dessen die Benutzerliste nach dem jeweils ausgewählten Standort gefiltert werden kann. Hinter dem Standortnamen wird informativ die Anzahl der dem Standort zugewiesenen RA-MICRO Benutzer angezeigt.

standort menue bv.png

Nicht mehr benötigte Standortnamen können über das Kreuz in der Auswahlliste entfernt werden. Endgültig gelöscht wird er mit Speicherung der Benutzerverwaltung.

Titel

Der Titel wird entweder aus der Adresse, die zum Benutzer gespeichert wurde, gezogen und informativ angezeigt oder er kann, wurde bei Anlage des Benutzers keine Adresse gespeichert, manuell in das Feld eingetragen bzw. hierin geändert werden.

Vorname

Der Vorname des RA-MICRO Benutzers wird entweder aus der Adresse, die zum Benutzer gespeichert wurde, gezogen und informativ angezeigt oder er kann, wurde bei Anlage des Benutzers keine Adresse gespeichert, manuell in das Feld eingetragen bzw. hierin geändert werden.

birne.fw.png Aus der Kombination von Vor- und Nachnamen schlägt das Programm automatisch einen Benutzernamen vor, sobald das leere Feld Benutzername angeklickt wird.

Nachname

Der Nachname des RA-MICRO Benutzers wird entweder aus der Adresse, die zum Benutzer gespeichert wurde, gezogen und informativ angezeigt oder er kann, wurde bei Anlage des Benutzers keine Adresse gespeichert, manuell in das Feld eingetragen bzw. hierin geändert werden.

birne.fw.png Aus der Kombination von Vor- und Nachnamen schlägt das Programm automatisch einen Benutzernamen vor, sobald das leere Feld Benutzername angeklickt wird.

Adress-Nr.

Das Adressfenster wird automatisch gestartet, sobald ein neuer Benutzer über die Schaltfläche Neu hinzugefügt wird. Alle Daten zum Benutzer können direkt im Adressfenster eingetragen werden. Nach Speicherung der Adresse werden sie in der Benutzerliste angezeigt.

birne.fw.png Geändert werden können die aus der Adresse entnommenen Benutzerdaten nur in der Adresse selbst, nicht über die Benutzerliste.


Um die Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) der BRAK zu nutzen, ist die Anlage einer Adresse für den jeweiligen RA-MICRO Benutzer obligatorisch. Anderenfalls und soll dem Benutzer keine eigene Adresse zugeordnet werden, kann das Adressfenster ohne Eingaben geschlossen und die erforderlichen Eingaben direkt in der Benutzerliste vorgenommen werden.

Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster
Hauptartikel → Informationen zur Integration der beA Schnittstelle in RA-MICRO

Start-Passwort

Das Start-Passwort des Benutzers zur Eingabe im RA-MICRO Login beim Start des RA-MICRO Hauptmenüs kann bis zu 20 Zeichen lang sein. Ein sicheres Passwort sollte aus mindestens 8 Zeichen und aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen.

birne.fw.png Groß- und Kleinschreibung werden nicht beachtet.


Hauptartikel → Einstellungen zum Login-Fenster

Diktatzeichen

Das Diktatzeichen des Benutzers wird automatisch in Programmfunktionen wie beim Speichern in die RA-MICRO E-Akte und, sofern der entsprechende Formular- oder Briefkopfplatzhalter im Formular bzw. Dokument enthalten ist, im Aktenvorblatt oder in der Kanzlei-Textverarbeitung bzw. der RA-MICRO Schnittstelle zu Microsoft Word in den Schriftsatz eingelesen. Es kann aus bis zu 5 beliebigen Zeichen bestehen. Ein zweistelliger programmseitiger Vorschlag für das Diktatzeichen wird bei Benutzerneuanlage aus den Anfangsbuchstaben des Vor- und Zunamens gebildet.

birne.fw.png Es ist nicht möglich, ein Diktatzeichen doppelt zu vergeben.


Hauptartikel → Übersicht über die Briefkopfplatzhalter der RA-MICRO Schnittstelle zu Microsoft Word
Hauptartikel → Übersicht über die Briefkopfplatzhalter der Kanzlei-Textverarbeitung
Hauptartikel → Direktdruckbriefköpfe und Aktenvorblätter bearbeiten
Hauptartikel → Speichern in E-Akte

SB-Kürzel

Auf die Sachbearbeiterkürzel (SB-Kürzel) greifen diverse Programm-Module zurück, um z. B. Akten einem Bearbeiter zuzuweisen, Auswertungen nach Aktensachbearbeitern vorzunehmen, Sachbearbeiter bestimmten Ablagenummernkreise zuordnen zu können oder auch Listen (OP-Liste, Kostenblatt usw.) nach Sachbearbeitern zu filtern.

Wird, nach Eingabe des Vor- und des Nachnamens in das leere SB-Feld geklickt, generiert das Programm einen Vorschlag für das Kürzel. Es kann geändert werden und aus bis zu 5 Zeichen bestehen. Bereits zugeordnete SB-Kürzel werden als Link dargestellt, über welchen die Sachbearbeiterverwaltung geöffnet werden kann, um die jeweiligen Daten zu bearbeiten, neue Sachbearbeiter anzulegen oder zu löschen:

sb link bv.png

Hauptartikel → Sachbearbeiter anlegen, bearbeiten und löschen

Telefon

In dieser Spalte kann bspw. die Durchwahl des jeweiligen Benutzers gespeichert werden. Ist dem Benutzer eine Adresse zugeordnet worden, wird die hierin gespeicherte Telefonnummer angezeigt und kann in diesem Fall nur in der Adresse selbst geändert werden. Das Adressfenster kann hierfür einfachstenfalls über den Link in der Spalte Adresse geöffnet werden.

Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster

E-Mail

In dieser Spalte kann die E-Mail-Adresse des jeweiligen Benutzers gespeichert werden. Ist dem Benutzer eine Adresse zugeordnet worden, wird die hierin gespeicherte E-Mail-Adresse angezeigt und kann in diesem Fall nur in der Adresse selbst geändert werden. Das Adressfenster kann hierfür einfachstenfalls über den Link in der Spalte Adresse geöffnet werden.

Alternativ und sofern E-Mail-Konten in der Programmfunktion RA-MICRO E-Mail Konten gespeichert wurden, werden diese hier zur Auswahl vorgeschlagen. Anderenfalls wird ein Link angezeigt, über welchen das Programm gestartet werden kann.

Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster
Hauptartikel → RA-MICRO E-Mail Konten
Hauptartikel → RA-MICRO E-Workflow

Mobil AP

RA-MICRO Mobil AP Hauptmenü

Um einem Benutzer zu ermöglichen den Mobil AP für die Arbeit außerhalb des Büros zu verwenden, ist diese Option zu aktivieren. Voraussetzung hierfür ist, dass zum Benutzer gültige RMO-Daten gespeichert wurden. Eine entsprechende Prüfung durch das Programm erfolgt beim Anklicken der Checkbox. Nach der Aktivierung steht der Benutzer als Mobil AP Benutzer im Mobil AP Exporter für die Einrichtung des mobilen Arbeitsplatzes zur Verfügung.

birne.fw.png Ist der Benutzer auf dem Mobil AP angemeldet, belegt diese Anmeldung grundsätzlich auch eine Nutzerlizenz im Kanzleidatenbestand.


Hauptartikel → Mobil AP Exporter

RM App / RM App Gerät 1 und 2

Durch Eingabe der für den Benutzer gleichfalls in der RA-MICRO App gespeicherten gültigen RMO Kennung in den Tabellenspalten RMO Benutzer-Nr. und RMO Passwort, kann die Einstellung RM App aktiviert werden. Die Benutzerverwaltung führt hiernach eine Überprüfung auf im RA-MICRO Online Store (RMO Store) registrierte RA-MICRO App Geräte durch und zeigt sie in den beiden folgenden Tabellenspalten RM App Gerät 1/2 an.

Verfügt der jeweilige Benutzer nicht über das Recht Verwalter, ist es erforderlich, dass ein solcher die Genehmigung der gefundenen Mobilgeräte zur Nutzung der RA-MICRO App Schnittstelle im RA-MICRO vornimmt. Sofern das notwendig ist, wird die Benutzerverwaltung entsprechende Programm-Meldungen nebst Genehmigungsmöglichkeit anzeigen und die Schnittstelle hiernach für die im RMO Store registrierten Geräte aktiviert.

Die Benutzer, für welche die Schnittstelle zur RA-MICRO App in der Benutzerverwaltung aktiviert wurde, stehen im Folgenden für den Export von Daten an das mobile Endgerät in den Programmteilen App Datei-Sender sowie App Akten-Sender zur Verfügung.

Hauptartikel → Datenexport über den App Akten-Sender
Hauptartikel → Datenexport über App Datei-Sender

Referendar AP

Ein Benutzer, der im RA-MICRO Online Store (RMO Store) als Referendar gekennzeichnet wurde, kann hier zur Nutzung des Programms mit eingeschränktem Funktionsumfang markiert werden. Sensible Programmbereiche wie z. B. das Aktenkonto, die Finanzbuchhaltung oder Lohn/Gehalt, Zahlungen usw. sind im Bereich der Programmrechte für diesen Benutzer gesperrt und nicht auswählbar. Für zugelassene Programmteile, die einem Referendar zur Fallbearbeitung zur Verfügung stehen sollen (bspw. Adressen, Akten, E-Workflow), ist es möglich Programmrechte und -unterrechte zu vergeben.

Rechte

Über die Spalte Rechte können die Rechte eines Benutzers auf einen anderen zeitsparend und einfach kopiert werden. Das ist bspw. dann vorteilhaft, wenn einer Vielzahl von Benutzern das gleiche Rechteprofil zugewiesen werden soll. Hierzu ist zuerst der Benutzer in der Benutzerliste zu markieren, dessen Einstellungen auf andere übertragen werden sollen. Über das Symbol symbol rechte kopieren bv.png in der Spalte Rechte können alle Programmrechte des Benutzers via Drag & Drop auf die jeweils anderen Benutzer übertragen werden.

Benutzer E-Akte

Jeder RA-MICRO Benutzer hat automatisch eine Benutzer E-Akte, deren Nummer sich aus der Benutzernummer und dem Jahrgang 50 zusammensetzt; z. B. 3/50 als Benutzer E-Akte für Benutzernr. 3. In dieser Spalte ist der Aufruf des E-Akte Fensters verlinkt, das bei Klick / Touch auf denselben automatisch mit den E-Akte Daten des jeweiligen Benutzers gefüllt gestartet wird.

birne.fw.png An jeder Stelle im Programm, an der zur E-Akte gepeichert werden kann, ist es im E-Akte Speicherdialog möglich, anstatt einer Akten- eine Benutzernummer im oben beschriebenen Format einzutragen, um Dokumente und Dateien wie Wiedervorlagelisten, E-Nachrichten usw. zum Benutzer in die E-Akte zu speichern.
birne.fw.png Die Benutzer E-Akte kann lediglich der jeweilige Benutzer und Benutzer mit dem Programmrecht Verwalter einsehen.


Hauptartikel → E-Akte Fenster
Hauptartikel → E-Akte
Hauptartikel → Speichern in Benutzer E-Akten

Funktionen in der Abschlussleiste

Excel Export

Z Excel.png
Die Benutzeriste wird nach Microsoft Excel exportiert.

OK und Schließen

Z Ok.png
Die Änderungen werden gespeichert und die Benutzerverwaltung wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png
Die Benutzerverwaltung wird ohne Speicherung von Änderungen beendet.