Benutzerverwaltung

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Benutzerverwaltung


Kategorie: Kanzlei
Support-Hotline: 030/43598888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

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Die Benutzerverwaltung integriert alle Benutzerdaten, Standortverwaltung und Rechteverwaltung in einer Bedienoberfläche. So kann jede benutzerrelevante Einstellung und Rechtevergabe an zentraler Stelle vor¬genommen werden. Bei der Eingabe der Benutzerdaten ist das Ausfüllen von Pflichtfeldern erforderlich. Diese sind rot umrandet und damit schnell ersichtlich. Erst nach vollständiger Eingabe ist die Speicherung der vor¬genommenen Eingaben zu einem Benutzer möglich. Die Benutzerverwaltung dient dazu, alle kanzleirelevanten Daten zu jedem Kanzleimitarbeiter zentral zu er¬fassen, Diktatzeichen zu vergeben sowie Zugriffsrechte und Programmeinstellungen pro Kanzleimitarbeiter zu bestimmen. Bis zu 250 Benutzer können in der Benutzerverwaltung erfasst werden. Verfügen Sie über eine RA-MICRO Einzelplatzlizenz können zwei Benutzer und beliebig viele RA-MICRO Mobil AP Nutzer erfasst werden. Zur Änderung von Benutzereinstellungen und Rechten ist das Programmrecht Verwalter erforderlich. Um die Benutzerverwaltung einzusehen, ist das Programmrecht Benutzerverwaltung erforderlich. Änderungen können mit dem Recht Benutzerverwaltung ausschließlich an den eigenen Benutzerdaten (nicht an den Rechten) vor¬genommen werden.

Funktionen in der Toolbar

Suche

Neu

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Die Einrichtung der Benutzer sollte bei der Erstinstallation von RA-MICRO gemeinsam mit dem RA-MICRO Vor-Ort-Partner erfolgen bzw. nur von einer zum Systemadministrator befähigten Person vorgenommen werden. Für eine Einzel-Arbeitsplatzlizenz (RA-MICRO 1) ist es zur Anlage eines neuen Benutzers erforderlich, in der Benutzerverwaltung RMO-Daten mit RMO Verwalterrecht zu hinterlegen.

Löschen

BV Löschen.png

Sofern ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt oder Umstrukturierungen vorgenommen werden, kann es erforderlich sein, einen oder mehrere Benutzer aus der Benutzerverwaltung zu entfernen. Dies geschieht nach einer Sicherheitsabfrage für den jeweils markierten Benutzer über die Schaltfläche Löschen.

E-Mail Konten

BV E Mail Konten.png

Ansicht

BV Ansicht.png

Über Ansicht kann die Tabelle der Benutzerverwaltung von jedem Benutzer selbst gestaltet werden. Hierzu gehören eine individuelle Farbgebung sowie die Auswahl der anzuzeigenden Spalten.

BV Ansicht 2.png

Rechteverwaltung

BV Rechteverwaltung.png

Hauptartikel → Rechteverwaltung

Benutzerstatistik

BV Benutzerstatistik.png

Hauptartikel → Benutzerstatistik

Kontaktliste

BV Kontaktliste.png

Funktionen im Bearbeitungsbereich

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RMO Kunden-Nummer / RMO Benutzer-Nr. / RMO Passwort

Hier können die zum Benutzer mitgeteilten RMO Registrierungsdaten eingetragen werden. Dadurch können direkt aus dem Adressfenster verschiedene Adress- und Bonitätsrecherchen zu Personen und Firmen durch¬geführt oder die RMO VS Dienste genutzt werden. Ferner kann dem Benutzer ein Datenbereich zugeordnet werden, in welcher er mobil arbeiten kann. Die Zugangsdaten werden nach der Registrierung bei der RA-MICRO GmbH & Co. KGaA per E-Mail übermittelt. Die Verwaltung der Daten kann direkt über RA-MICRO Online Store erfolgen.

BenutzerName

Ben.-Nr.

Foto

Ein Foto zum gewählten Benutzer kann in der Spalte Foto hinterlegt werden. Die Fotodatei muss auf dem Rechner hinterlegt sein und kann durch Klick auf diese Spalte aufgerufen werden. Es sind folgende Dateiformate möglich: JPG, PNG, BMP.

Notiz

Standort

In der Spalte Standort können die hinterlegten Benutzer verschiedenen Standorten zugeordnet werden. Standorte sind in der Standortverwaltung zu hinterlegen (siehe hierzu den Abschnitt zur Standortverwaltung).

Titel

Vorname

Nachname

Adress-Nr.

Start-Passwort

In der Spalte Start-Passwort kann ein Passwort mit bis zu 13 Zeichen eingegeben werden, das vor jedem Start von RA-MICRO abgefragt wird. Ein sicheres Passwort sollte aus mindestens acht Zeichen bestehen. Diese sollten eine Kombination von Zahlen und Buchstaben oder sonstigen Zeichen darstellen. Das Passwort sollte regelmäßig geändert werden.

Diktatzeichen

Das in dieser Spalte für den Benutzer hinterlegte Diktatzeichen wird automatisch in anderen Programm¬funktionen wie die E-Akte und das Aktenvorblatt oder die Kanzleitextverarbeitung bzw. MS Word in einen Schriftsatz eingelesen. Das Diktatzeichen kann aus bis zu fünf beliebigen Zeichen bestehen und wird beim Einrichten des Benutzers aus den Anfangsbuchstaben seines Vor- und Zunamens gebildet.

SB-Kürzel

Mit Klick auf den Link in der Spalte SB-Kürzel in der Benutzerverwaltung kann die Sachbearbeiterverwaltung aufgerufen werden.

Screenshot einfügen

Über den Button BV Neu 2.png kann ein neuer Sachbearbeiter hinzugefügt werden. In der Spalte Benutzer-Nr. kann derjenige Benutzer gewählt werden, der dem Sachbearbeiter zugewiesen werden soll. Dazu ist es erforderlich, Vor- und Nachname zu hinterlegen. Das Sachbearbeiterkürzel wird automatisch gebildet. Ferner ist festzulegen, für welchen Bereich der Sachbearbeiter tätig ist. Bei der Neuanlage eines Sachbearbeiters wird grundsätzlich ein Sachbearbeiterkürzel für sämtliche Bereiche verwendet, um die Übersichtlichkeit und Struktur zu verbessern. Mit BV Löschen 2.png kann ein markierter Sachbearbeiter gelöscht werden.

birne.fw.png Es wird empfohlen, Sachbearbeiter nicht zu löschen, da in diesem Fall keine sachbearbeiterbezogenen Aus¬wertungen mehr möglich sind. Bestehende Zuordnungen gelöschter Sachbearbeiter zu Akten, Wieder¬vorlagen und Buchhaltungsdaten werden entfernt.

Wurde in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Sachbearbeiterkürzeln für die Bereiche Akten, Wieder¬vorlagen und Kalender gearbeitet, werden diese übernommen und können bei Bedarf bearbeitet werden.

Telefon

In der Spalte Telefon kann die Durchwahl des jeweiligen Benutzers gespeichert werden.

E-Mail

In der Spalte E-Mail ist die Eintragung einer E-Mail-Adresse für den Benutzer ersichtlich. Abweichend davon und wenn E-Mail-Konten unter E-Mail Konten hinterlegt wurden, werden diese hier zur Auswahl vorgeschlagen.

Mobil AP

Go App

Durch Eingabe der für den Benutzer identischen RMO Benutzerdaten in der RA-MICRO GO RA App, kann die Funktion Go App in der Benutzerverwaltung aktiviert werden. Durch Genehmigung des Mobilgerätes in der Benutzerverwaltung durch den Verwalter, wird die RA-MICRO Go Schnittstelle für die angemeldeten Geräte aktiviert.

Die Aktivierung der Go App Schnittstelle zu einem iPad als Erstgerät ist kostenlos. Für ein zweites Mobilgerät oder iPhone ist der Abschluss eines Go Mobil AP Abonnement im RA-MICRO Online Store erforderlich.

(Screenshot wird nachgereicht)

Go App Gerät 1

Go App Gerät 2

Referendar AP

Rechte

Über die Spalte Rechte können die Rechte eines Benutzers auf einen anderen Mitarbeiter schnell und einfach übertragen werden. Das kann z. B. vorteilhaft sein, wenn mehreren Mitarbeitern das gleiche Profil zugewiesen werden soll. Dazu ist zuerst der Benutzer in der Tabelle zu wählen, dessen Einstellungen auf andere Benutzer übertragen werden sollen. Über das Symbol der Spalte Rechte können via Drag-and-drop die Rechte eines Benutzers auf den anderen übertragen werden.

Benutzer E-Akte

Funktionen in der Abschlussleiste

Excel Export

Z Excel.png
Die Liste wird nach Excel exportiert.

OK und Schließen

Z Ok.png
Die Änderungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png
Der Vorgang wird ohne zu Speichern beendet.