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von Ma.Se

Adressfenster 1

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Adressfenster 1

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Kategorie: Adressen
Tastenkombination: TK Adressfenster.png
Support-Hotline: 030 43598 888
Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Hauptartikel → AdressanfragenSendet die Adressdaten per E-Brief standardmäßig als PDF-Anlage zur Überprüfung an die E-Mail-Adresse, die im Adressfenster im Feld E-Mail erfasst ist. Für die Übermittlung der Adresse im Grafik-Format bmp muss in den Einstellungen Adressen auf der Karteikarte Allgemein bei Adresse an E-Mail Empfänger senden die Auswahl BITMAP getroffen werden.Ist unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow die Einstellung RA-MICRO E-Postausgang zusätzlich per Outlook gesetzt, steht für den Outlook-Versand der Adresse die Schaltfläche Senden zusätzlich in der Toolbar des Adressfensters zur Verfügung.Mit dieser Suchfunktion kann über einen Suchbegriff, z. B. einen Nachnamen, nach Adressen im Adressbestand gesucht werden. Bei der Suche werden alle Daten der Adresse berücksichtigt, d. h. es kann auch nach Bruchteilen der Adressdaten gesucht werden, z. B. nach einem Wort aus der Adressnotiz, Bemerkungen oder einem Teil einer Telefonnummer.Mit der Historie können Änderungen an einer Adresse verfolgt und die Ermittlungsberichte der Online-Anfragen eingesehen werden. Hiervon ausgenommen ist der Adressnummernbereich 89001 bis 199999. Die Schaltfläche Historie im Adressfenster ist für diesen Bereich deaktiviert. Änderungen in diesem Adressnummernbereich werden von RA-MICRO zur Verfügung gestellt.Adresse nach MS Outlook exportieren kann eine zuvor im Adressfenster aufgerufene Adresse schnell nach MS Outlook und von dort zur weiteren Übernahme auf marktübliche Smartphones exportieren.Hierüber wird die Maske Gerichtsorte aufgerufen, die auf drei Karteikarten alle Gerichtszweige anzeigt, die der im Adressfenster aufgerufenen Adresse örtlich zugeordnet sind. Angezeigt werden alle örtlich zuständigen Zivil-, Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgericht sowie alle Sonderzuständigkeiten.Mit dieser Funktion können Dateien/Dokumente von der Festplatte direkt zur Adresse oder zur Akte gespeichert werden.Damit die gewünschte Adresse angezeigt wird, ist die Adressnummer einzugeben und mit Enter zu bestätigen. Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann auch die Suchfunktion des Eingabefeldes genutzt werden.Wurde im Feld Adressnummer / Name die Adresse durch Eingabe eines Namens(-teils) ermittelt, kann über den Zurück-Pfeil das Suchergebnis erneut angezeigt werden. Eine erneute Suche ist nicht erforderlich.Leert das Adressfenster zum Speichern einer neuen Adresse.Hierüber kann die aktuelle Adresse kopiert und unter einer neuen Adressnummer gespeichert werden. Dies ermöglicht z. B. ein Zeit sparendes Anlegen von Adressen in familienrechtlichen Mandaten.Löscht die im Adressfenster aufgerufene Adresse. Zum Löschen mehrerer Adressen steht die Programmfunktion Adressen löschen im Menü Adressen zur Verfügung.Über die Schaltfläche Adressen wird die Liste der Adressbezüge aufgerufen. Hier werden die Verknüpfungen der Adressen von Ansprechpartnern und Vertretern zu den Hauptadressen dargestellt. Die Schaltfläche ist aktiv, sobald Adressbezüge zur geöffneten Adresse vorhanden sind.Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer Akte gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen Adresse und Akte. Die Anzahl der Verknüpfungen zu laufenden und abgelegten Akten ist auf der Schaltfläche für den Aktenbezug - hier 1 laufende und 0 abgelegte Akten - zu sehen.Ein Landeskennzeichen ist nur bei ausländischen Adressen einzugeben, da sonst der Aufbau der Anschrift nicht der DIN-Norm entspricht und es deshalb zu Verzögerungen bei der Zustellung kommen kann.Aus den Anredeschlüsseln 1-8 wird die Briefanrede aus Titel, Adel und Nachname generiert. Bei Wahl des Anredeschlüssels 9-Sonstiges lautet die Briefanrede Sehr geehrte Damen und Herren. Die Anrede wird in die erste Adresszeile übernommen und kann im Bedarfsfall geändert werden. Für den Schriftwechsel mit Firmen kann der Anredeschlüssel 4-Firma gewählt werden. Im Bereich Sonstiges kann die Handelsregisternummer und die Rechtsform erfasst werden.Hier ist ein Eintrag nur notwendig, wenn die erste Adresszeile eines Briefes von der oben gewählten Anrede abweichen soll oder der Anredevorschlag 0 bzw. 9 gewählt wurde.Eine Auswahlliste akademischer Titel und Adelstitel kann über den 3-Punkte-Button erweitert werden.Bei mehreren Vornamen einer Person kann der Rufname markiert werden. Dadurch wird z. B. in der Textverarbeitung nur der Rufname ausgedruckt.Eine Auswahlliste akademischer Titel und Adelstitel kann über den 3-Punkte-Button erweitert werden.Wenn ein Nachname mit Enter bestätigt wird, durchsucht das RA-MICRO den Adressbestand nach gleichlautenden Namen. Damit kann vermieden werden, dass Adressen mehrfach angelegt werden. Bei Firmenadressen ist hier bitte immer der vollständiger Firmenname inklusive der Rechtsformbezeichnung einzutragen.Bei Adresszusatz lässt sich ein Zusatz, z. B. c / o Schulze, oder bei Firmen, z. B. Wirtschaftsprüfer & Rechtsanwalt, eingeben. Beim Einlesen der Adresse in ein Textverarbeitungsdokument wird der Adresszusatz unter dem Namen aufgeführt.Liegen die Angaben zur Adresse nicht vollständig vor, können Ort und Postleitzahl in den gelb unterlegten Feldern gesucht werden, indem die schon vorliegenden Angaben eingetragen und mit bestätigt wurden. Wichtig ist hierbei, dass die Eingabe der vorhandenen Daten ganz genau erfolgt. Z. B. ist es für die Suche des Ortes Bad Bibra (PLZ 06647) erforderlich, in jedem Fall auch das Wort "Bad" voranzustellen. Andernfalls kommt es zu anderen Ergebnissen und es wird in diesem Fallbeispiel Bibra beiJena (PLZ 07768) ausgegeben.Die hier vom Programm vorgeschlagene Briefanrede, kann auch individuell geändert werden.Über den Button An.-Partner öffnet sich die Verwaltung für die Ansprechpartner/ Kontaktpersonen. An dieser Stelle können Ansprechpartner zur Adresse hinterlegt werden. Ansprechpartner können selbst als Adresse mit einer Adressnummer gespeichert sein oder direkt über das Ansprechpartnerfenster eingegeben werden. Grundsätzlich wird empfohlen, Ansprechpartner als eigenständige Adresse zu speichern, sodass jeder Ansprechpartner eine eigene Adressnummer erhält.Mit Doppelklick oder F3 kann die Nummer im Feld 1. Telefon, mit Ausnahme der letzten Ziffer, als Telefaxnummer übernommen werden.Über das Browser-Icon kann die erfasste Homepage mit dem eingerichteten Internetbrowser, z. B. dem Windows Internet Explorer, direkt gestartet werden.Die hier erfasste E-Mail-Adresse kann standardmäßig per E-Brief oder alternativ per MS Outlook angeschrieben werden.Sendet eine standardisierte Outlook-Nachricht an den Adressaten. Der gewünschte Nachrichtentext steht in der Auswahl zur Verfügung und ist über das Eingabefeld Vorschlag in der Komfobox, die über den 3-Punkte-Button aufgerufen werden kann, voreingestellt.Über diese Schaltfläche kann der E-Brief für eine Nachricht an den Adressaten gestartet werden.Die hier erfasste SAFE-ID kann per E-Versand angeschrieben werden.Über diese Schaltfläche wird die beA Postfachsuche geöffnet.Standardmäßig stehen hier die von RA-MICRO bereits vergebenen Kennzeichen 1 für die Aktenbeteiligten zur Verfügung. Als Kennzeichen 1 sollte für Mandanten M und für Gegner G gewählt werden, damit eine ordnungsgemäße Prüfung der Interessenkollision gewährleistet ist. Diese verhindert, dass eine Adresse zugleich als Mandanten- und Gegneradresse gespeichert wird.Mit dem Kennzeichen 2 können Adressen gekennzeichnet werden, die beispielsweise für eine Werbeaktion oder auch für die Weihnachtspost vorgesehen sind.Über das Kennzeichen 3 können Adressen z. B. einem Anwalt zugeordnet werden und der Etikettendruck über dieses Kennzeichen für einen bestimmten Anwalt z. B. für die Weihnachtspost (Kennzeichen 2) an seine Mandanten (Kennzeichen 1) durchgeführt werden.Die Auswahlliste zur Staatsangehörigkeit kann über den 3-Punkte-Button erweitert werden.Dient der Eingabe des Geburtsdatums der betreffenden Person im Format (TT.MM.JJJJ) - also z. B. 27.09.1982 - ein.Dient zur Erfassung des Geburtsnamens.Dient zur Erfassung des Geburtsortes.Hat der Adressat einen Vertreter, kann dessen Adressnummer hier eingetragen oder über die Schaltfläche Vertreter eine Vertreteradresse neu angelegt werden.Mit Wahl der Option Korrespondenz mit Vertreter werden Schreiben über die Textverarbeitung direkt an den Vertreter adressiert. Die gewählte Option bewirkt weiterhin, dass im Beteiligtenbaum alle Vertreter angezeigt werden.Über die Schaltfläche Weitere Vertreter können zusätzliche Vertreter zu der Adresse gespeichert werden, wenn bereits ein Vertreter erfasst wurde.Ist die erfasste Person vorsteuerabzugsberechtigt, ist diese Option zu aktivieren.Dient der Eingabe der Rechtsschutz-Adressnummer sowie der Versicherungsnummer. Mit der Schaltfläche Rechtsschutz kann auch eine neue Rechtsschutzversicherung erfasst werden. Diese Daten können bei der Aktenanlage übernommen werden. Falls die Adresse der Rechtsschutzversicherung bereits gespeichert war, kann die Suchfunktion genutzt werden.In dieses Feld kann eine Bemerkung von bis zu 68 Zeichen eingegeben werden. Die Bemerkung wird im Filter der Adressliste berücksichtigt. Sofern mit der Zwangsvollstreckung gearbeitet wird, kann in dieses Feld Daten eingeben, die im Automatisierten Mahnverfahren automatisch in den Mahnbescheid eingelesen werden.Die Auswahlliste der Berufe kann über den 3-Punkte-Button selbst erstellt werden.Dient zur Erfassung der 11-stelligen Steuer-Identifikationsnummer.Bei Firmenadressen ist hier die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einzutragen.Dient der Erfassung der BIC.Dient der Erfassung der IBAN. Die IBAN setzt sich aus einem zweistelligen Ländercode, einer zweistelligen Prüfziffer, einer achtstelligen Bankleitzahl und einer Kontonummer mit maximal zehn Stellen zusammen. Sie ermöglicht die beschleunigte Bearbeitung von Auslandsüberweisungen.Zu einer Adresse kann die ''Mein Recht App'' im E-Versand eingestellt werden. Dieser Versandweg ist dann künftig zur Adresse hinterlegt. Durch Aktivierung der Funktion ''Mein Recht App'' wird die Schaltfläche "Einladung senden" sichtbar. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zur jeweiligen Adresse das Adresskennzeichen “M” sowie eine E-Mailadresse hinterlegt sind.Mit Klick auf "Einladung senden" wird das Fenster zum Versenden einer Initialmail an den Mandanten geöffnet.Hier können zusätzliche Informationen zur Adresse gespeichert werden.Hauptartikel → KollisionsvorprüfungAktuell sind ca. 75 % der deutschen Meldeämter an das Online System angeschlossen. Über die Schaltfläche Meldeämter werden diese nach Postleitzahlen angezeigt.Die Schaltfläche Online EMA / Sofort EMA signalisiert, ob zu dieser Adresse die nur wenige Sekunden dauernde Sofort EMA oder die einige Tage dauernde Online EMA möglich ist.Hauptartikel → RA-MICRO Online AnfragenSollen mehrere Adressen erfasst werden, ist die Schaltfläche Speichern zu wählen. Die Adresse wird gespeichert, das Adressfenster bleibt geöffnet.Für den Druck von Adress-Daten aus dem Adressfenster kann über die Maske Druckoptionen die nach Betätigung der Schaltfläche Drucken aufgerufen wird, eine entsprechende Druckerauswahl getroffen werden. Außerdem kann festgelegt werden, ob die erfassten Vertreteradressen zusätzlich mit gedruckt werden sollen.Die Adresse wird gespeichert, das Adressfenster geschlossen.Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.AdF 1.png


Das Adressfenster 1, das aus RA-MICRO heraus auch mit der Tastenkombination TK Adressfenster.png aufgerufen werden kann, dient der zentralen Erfassung neuer und der Bearbeitung vorhandener Adressen. Die Erfassung von Adressen mit RA-MICRO hat den großen Vorteil, dass Adressdaten nur einmal eingegeben werden müssen und anschließend in allen relevanten Programmbereichen genutzt werden können. Zu einer Adresse können die zuständigen Gerichte herausgesucht, Online Anfragen durchgeführt sowie eventuelle Interessenkollisionen geprüft werden.

Jede in RA-MICRO neu gespeicherte Adresse erhält automatisch eine Adressnummer, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressbereich, der für die mitgelieferten Adressdaten – z: B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist. Die Bereiche sind wie folgt unterteilt:

  • Die Adressnummer 1 ist der eigenen Adresse der Kanzlei vorbehalten und sollte keinesfalls für eine andere Adresse benutzt werden.
  • Die darauf folgenden Nummern bis 1.000 sollten für andere häufig genutzte Adressen, wie z. B. für die Adresse des Notariats, die Adressen der Sozietätsmitglieder oder die Adressen von Korrespondenzanwälte verwendet werden.
  • Der Bereich von Adressnummer 1.001 bis 89.000 sowie von 200.000 bis 9.999.999 steht zur Speicherung der laufenden Adressdaten zur Verfügung. Wird die automatische Adressnummernvergabe verwendet, so wählt das Programm automatisch die nächste freie Nummer in diesem Bereich, wenn eine neue Adresse gespeichert wird.
  • Der Adressnummernbereich von 89.001 bis 199.999 ist den mit RA-MICRO ausgelieferten Adressen vorbehalten. Dies sind z. B. die Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Da diese Adressen von RA-MICRO regelmäßig aktualisiert und überschrieben werden, ist deren eigenhändige Änderung nicht zu empfehlen. Sollen dennoch Änderungen vorgenommen und diese vor automatischer Überschreibung durch die Pflegelieferungen gesichert werden, ist die entsprechende Adresse unter einer Adressnummer des frei verfügbaren Nummernbereichs zu kopieren. Anschließend können dort Änderungen vorgenommen werden.

Über das Menü Extras stehen die Programmfunktionen Adresse nach MS Outlook exportieren und Anschrift in die Zwischenablage kopieren zur Verfügung.

birne.fw.png Vor der erstmaligen Adressbearbeitung sollten die entsprechenden Einstellungen unter Kanzlei, Einstellungen Adressen überprüft werden.
birne.fw.png Sollten bereits angelegte Adressen nicht wiedergefunden werden, empfehlen wir, die Namenslisten, mit deren Hilfe im Feld Adressnummer / Name nach Namen gesucht werden kann, zu reorganisieren. In Verbindung mit einer SQL-Installation ist eine Reorganisation nicht erforderlich und steht somit nicht zur Verfügung.

birne.fw.png Bei der Eingabe von Firmenadressen sind insbesondere die folgenden Hinweise zu beachten.

Funktionen in der Toolbar

Adressanfragen drucken

Adressfenster Drucken 3.png

Hauptartikel → Adressanfragen drucken
Hauptartikel → Anschriftenprüfung

Senden an E-Brief

Z Toolbar E Brief.png

Sendet die Adressdaten per E-Brief standardmäßig als PDF-Anlage zur Überprüfung an die E-Mail-Adresse, die im Adressfenster im Feld E-Mail erfasst ist. Für die Übermittlung der Adresse im Grafik-Format bmp muss in den Einstellungen Adressen auf der Karteikarte Allgemein bei Adresse an E-Mail Empfänger senden die Auswahl BITMAP getroffen werden.

Senden an E-Mail Empfänger

Z Toolbar Senden.png

Ist unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow die Einstellung RA-MICRO E-Postausgang zusätzlich per Outlook gesetzt, steht für den Outlook-Versand der Adresse die Schaltfläche Senden zusätzlich in der Toolbar des Adressfensters zur Verfügung.

Adresse suchen

Z Toolbar Suchen.png

Mit dieser Suchfunktion kann über einen Suchbegriff, z. B. einen Nachnamen, nach Adressen im Adressbestand gesucht werden. Bei der Suche werden alle Daten der Adresse berücksichtigt, d. h. es kann auch nach Bruchteilen der Adressdaten gesucht werden, z. B. nach einem Wort aus der Adressnotiz, Bemerkungen oder einem Teil einer Telefonnummer.

Hauptartikel → Adresse suchen

Adresshistorie

Z Adresshistorie.png

Mit der Historie können Änderungen an einer Adresse verfolgt und die Ermittlungsberichte der Online-Anfragen eingesehen werden. Hiervon ausgenommen ist der Adressnummernbereich 89001 bis 199999. Die Schaltfläche Historie im Adressfenster ist für diesen Bereich deaktiviert. Änderungen in diesem Adressnummernbereich werden von RA-MICRO zur Verfügung gestellt.

Extras

Z Toolbar Extras.png

Adresse nach MS Outlook exportieren kann eine zuvor im Adressfenster aufgerufene Adresse schnell nach MS Outlook und von dort zur weiteren Übernahme auf marktübliche Smartphones exportieren.

Anschrift in die Zwischenablage kopieren übernimmt die zuvor in das Adressfenster aufgerufene Adresse in die Zwischenablage, um sie anschließend in andere Windows-Programme übernehmen zu können.

Gerichtsorte

Z Gerichtsorte.png

Hauptfenster → Gerichtsorte

Hierüber wird die Maske Gerichtsorte aufgerufen, die auf drei Karteikarten alle Gerichtszweige anzeigt, die der im Adressfenster aufgerufenen Adresse örtlich zugeordnet sind. Angezeigt werden alle örtlich zuständigen Zivil-, Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgericht sowie alle Sonderzuständigkeiten.

Datei-Anhänge

Z Datei-Anhänge.png

Hauptfenster → Datei-Anhänge

Mit dieser Funktion können Dateien/Dokumente von der Festplatte direkt zur Adresse oder zur Akte gespeichert werden.


Funktionen im Bearbeitungsbereich

Adressnummer /Name

Damit die gewünschte Adresse angezeigt wird, ist die Adressnummer einzugeben und mit TK Enter.png zu bestätigen. Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann auch die Suchfunktion des Eingabefeldes genutzt werden. Für die Suche nach Behördenadressen können folgende Abkürzungen mit einem Leerschritt Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png hinter dem Kürzel verwendet:

    AG   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Amtsgericht
    LG   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Landgericht
    OLG   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Oberlandesgericht
    SG   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Sozialgericht
    VG   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Verwaltungsgericht
    STA   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Staatsanwaltschaft
    FA   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Finanzamt
    GFG   Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png   für Gutachterausschuss für Grundstückswerte

und jeweils mit TK Enter.png bestätigt werden.


Bsp.:
Nach Eingabe FA Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png werden alle mitgelieferten Finanzämter angezeigt.
Nach Eingabe FA Schriftverkehr ktv Button Leertaste.png B werden alle Finanzämter in Städten angezeigt, die mit B beginnen.

Zurück

Wurde im Feld Adressnummer / Name die Adresse durch Eingabe eines Namens(-teils) ermittelt, kann über den Zurück-Pfeil das Suchergebnis erneut angezeigt werden. Eine erneute Suche ist nicht erforderlich.

Neu

Leert das Adressfenster zum Speichern einer neuen Adresse.

Kopieren

Hierüber kann die aktuelle Adresse kopiert und unter einer neuen Adressnummer gespeichert werden. Dies ermöglicht z. B. ein Zeit sparendes Anlegen von Adressen in familienrechtlichen Mandaten.

Löschen

Löscht die im Adressfenster aufgerufene Adresse. Zum Löschen mehrerer Adressen steht die Programmfunktion Adressen löschen im Menü Adressen zur Verfügung.

Adressen

Über die Schaltfläche Adressen wird die Liste der Adressbezüge aufgerufen. Hier werden die Verknüpfungen der Adressen von Ansprechpartnern und Vertretern zu den Hauptadressen dargestellt. Die Schaltfläche ist aktiv, sobald Adressbezüge zur geöffneten Adresse vorhanden sind.

Da Vertreter und Ansprechpartner eine eigene Adressnummer haben, ist gleich auf einen Blick ersichtlich, in welchen „Hauptadressen“ (in der Regel die Adressen eines Aktenbeteiligten) diese als Vertreter, weiterer Vertreter oder Ansprechpartner verwendet werden. Die Liste der Adressbezüge ermöglicht die schnelle Zu- und Einordnung der Adresse. Zudem kann vor dem Löschen einer Adresse komfortabel überprüft werden, ob diese, aufgrund der Verwendung in anderen Adressen, evtl. doch noch benötigt wird.

Akten

Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer Akte gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen Adresse und Akte. Die Anzahl der Verknüpfungen zu laufenden und abgelegten Akten ist auf der Schaltfläche für den Aktenbezug - hier 1 laufende und 0 abgelegte Akten - zu sehen.

Details zum Aktenbezug, wie die verknüpften Aktendaten und die Möglichkeit, die Akteninfo aufzurufen, sind im Aktenbezug einsehbar.

LKZ

Ein Landeskennzeichen ist nur bei ausländischen Adressen einzugeben, da sonst der Aufbau der Anschrift nicht der DIN-Norm entspricht und es deshalb zu Verzögerungen bei der Zustellung kommen kann.

Die Auswahlliste der Landeskennzeichen kann über die Schaltfläche Z 3P.png erweitert werden.

Anrede

Aus den Anredeschlüsseln 1-8 wird die Briefanrede aus Titel, Adel und Nachname generiert. Bei Wahl des Anredeschlüssels 9-Sonstiges lautet die Briefanrede Sehr geehrte Damen und Herren. Die Anrede wird in die erste Adresszeile übernommen und kann im Bedarfsfall geändert werden.

Für den Schriftwechsel mit Firmen kann der Anredeschlüssel 4-Firma gewählt werden. Im Bereich Sonstiges kann die Handelsregisternummer und die Rechtsform erfasst werden.

1. Adresszeile

Hier ist ein Eintrag nur notwendig, wenn die erste Adresszeile eines Briefes von der oben gewählten Anrede abweichen soll oder der Anredevorschlag 0 bzw. 9 gewählt wurde.

Zeile 1Zeile 2Zeile 3Adressfenster Vermerke und Zusätze.png

Titel

Eine Auswahlliste akademischer Titel und Adelstitel kann über die Schaltfläche Z 3P.png erweitert werden.

Vorname

Bei mehreren Vornamen einer Person kann der Rufname markiert werden.

Dadurch wird z. B. in der Textverarbeitung nur der Rufname ausgedruckt.

Der Name kann markiert werden, indem der Cursor vor den Rufnamen gesetzt und die Tastenkombination SHIFT F9.png gedrückt wird. Der Rufname ist dann mit einem kleinen Punkt am Anfang und am Ende markiert.

Adel

Eine Auswahlliste akademischer Titel und Adelstitel kann über die Schaltfläche Z 3P.png erweitert werden.

Nachname

Wenn ein Nachname mit TK Enter.png bestätigt wird, durchsucht das RA-MICRO den Adressbestand nach gleichlautenden Namen. Damit kann vermieden werden, dass Adressen mehrfach angelegt werden. Bei Firmenadressen ist hier bitte immer der vollständiger Firmenname inklusive der Rechtsformbezeichnung einzutragen.

Adresszusatz

Bei Adresszusatz lässt sich ein Zusatz, z. B. c / o Schulze, oder bei Firmen, z. B. Wirtschaftsprüfer & Rechtsanwalt, eingeben. Beim Einlesen der Adresse in ein Textverarbeitungsdokument wird der Adresszusatz unter dem Namen aufgeführt.

Straße, PLZ und Ort

Liegen die Angaben zur Adresse nicht vollständig vor, können Ort und Postleitzahl in den gelb unterlegten Feldern gesucht werden, indem die schon vorliegenden Angaben eingetragen und mit bestätigt wurden.

Wichtig ist hierbei, dass die Eingabe der vorhandenen Daten ganz genau erfolgt.
Z. B. ist es für die Suche des Ortes Bad Bibra (PLZ 06647) erforderlich, in jedem Fall auch das Wort "Bad" voranzustellen. Andernfalls kommt es zu anderen Ergebnissen und es wird in diesem Fallbeispiel Bibra beiJena (PLZ 07768) ausgegeben.

Briefanrede

Die hier vom Programm vorgeschlagene Briefanrede, kann auch individuell geändert werden.

Ansprechpartner

Über den Button An.-Partner öffnet sich die Verwaltung für die Ansprechpartner/Kontaktpersonen. An dieser Stelle können Ansprechpartner zur Adresse hinterlegt werden. Ansprechpartner können selbst als Adresse mit einer Adressnummer gespeichert sein oder direkt über das Ansprechpartnerfenster eingegeben werden. Grundsätzlich wird empfohlen, Ansprechpartner als eigenständige Adresse zu speichern, sodass jeder Ansprechpartner eine eigene Adressnummer erhält. Ist der Ansprechpartner als eigene Adresse hinterlegt, ist diese über den Link zur Adressnummer aufrufbar.

Mit Klick auf den Spaltenkopf "Name" können die Ansprechpartner alphabethisch in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.

Ein Kontextmenü (linke Maustaste) auf den Anfang der jeweiligen Zeile ermöglicht die Löschung eines Ansprechpartners.

Telefondaten

Mit Doppelklick oder TK F3.png kann die Nummer im Feld 1. Telefon, mit Ausnahme der letzten Ziffer, als Telefaxnummer übernommen werden.

birne.fw.png Damit Telefonnummern beim Adressexport ordnungsgemäß in einen Outlook-Kontakt übernommen werden, müssen diese im Format [Landesvorwahl] [Ortsvorwahl mit führender 0] [Rufnummer], wie hier beispielhaft abgebildet ist, eingetragen werden.

Telefon-Assistent

Hauptartikel → Telefon-Assistent

Diese Schaltfläche steht nur bei Einrichtung des Telefon-Assistenten neben den Eingabefeldern für die Telefonnummern zur Verfügung.

Darüber wird eine Telefonverbindung sofort gestartet.

Textverarbeitung

Ruft die bevorzugte Textverarbeitung, die im Modul Kanzlei unter Einstellungen, MS-Office auf der Karteikarte MS Office voreingestellt ist, auf und öffnet ein Telefax mit einem bereits eingerichteten Fax-Briefkopf.

birne.fw.png Wir setzen voraus, dass Ihr PC mit einem für Ihre Textverarbeitung eingerichten Telefaxsystem ausgestattet ist. Zur Schaffung dieser Voraussetzungen ist der RA-MICRO Vorortpartner behilflich.

Homepage

Die hier erfasste Homepage kann mit dem am Arbeitsplatz installierten Browser aufgerufen werden.

Homepage aufrufen

Über Adressfenster HP.png kann die erfasste Homepage mit dem eingerichteten Internetbrowser, z. B. dem Windows Internet Explorer, direkt gestartet werden.

E-Mail

Die hier erfasste E-Mail-Adresse kann standardmäßig per E-Brief oder alternativ per MS Outlook angeschrieben werden.

Senden an E-Mail Empfänger

Sendet eine standardisierte Outlook-Nachricht an den Adressaten. Der gewünschte Nachrichtentext steht in der Auswahl zur Verfügung und ist über das Eingabefeld Vorschlag in der Komfobox, die über die Schaltfläche Z 3P.png aufgerufen werden kann, voreingestellt.

birne.fw.png Diese Möglichkeit steht nur zur Verfügung, wenn in den Einstellungen zum E-Workflow - Allgemein RA-MICRO E-Postausgang zusätzlich per Outlook gesetzt ist.

Senden an E-Brief

Über Adressfenster E-Brief.png kann der E-Brief für eine Nachricht an den Adressaten gestartet werden.

vOffice Besucher-Einladung

Über vo.jpg kann ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall versandt werden.

SAFE-ID

Die hier erfasste SAFE-ID kann per E-Versand angeschrieben werden. Über bea.png wird die beA Postfachsuche geöffnet.

Kennzeichen 1

Standardmäßig stehen hier die von RA-MICRO bereits vergebenen Kennzeichen 1 für die Aktenbeteiligten zur Verfügung.

Als Kennzeichen 1 sollte für Mandanten M und für Gegner G gewählt werden, damit eine ordnungsgemäße Prüfung der Interessenkollision gewährleistet ist. Diese verhindert, dass eine Adresse zugleich als Mandanten- und Gegneradresse gespeichert wird.

birne.fw.png Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche Z 3P.png möglich.

birne.fw.png In der Adressliste kann nach dem Kennzeichen 1 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

Kennzeichen 2

Mit dem Kennzeichen 2 können Adressen gekennzeichnet werden, die beispielsweise für eine Werbeaktion oder auch für die Weihnachtspost vorgesehen sind.

birne.fw.png Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche Z 3P.png möglich.

birne.fw.png In der Adressliste kann nach dem Kennzeichen 2 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

Kennzeichen 3

Über das Kennzeichen 3 können Adressen z. B. einem Anwalt zugeordnet werden und der Etikettendruck über dieses Kennzeichen für einen bestimmten Anwalt z. B. für die Weihnachtspost (Kennzeichen 2) an seine Mandanten (Kennzeichen 1) durchgeführt werden.

birne.fw.png Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche Z 3P.png möglich.

birne.fw.png In der Adressliste kann nach dem Kennzeichen 3 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

Staatsangehörigkeit

Die Auswahlliste zur Staatsangehörigkeit kann über die Schaltfläche Z 3P.png erweitert werden.

Geburtsdatum

Dient der Eingabe des Geburtsdatums der betreffenden Person im Format [TT.MM.JJJJ] - also z. B. 27.09.1982 - ein.

Geburtsname

Dient zur Erfassung des Geburtsnamens und des Geburtsortes.

Geburtsort

Dient zur Erfassung des Geburtsnamens und des Geburtsortes.

Vertreter

Hat der Adressat einen Vertreter, kann dessen Adressnummer hier eingetragen oder über die Schaltfläche Vertreter eine Vertreteradresse neu angelegt werden.

Korrespondenz mit Vertreter

Mit Wahl der Option Korrespondenz mit Vertreter werden Schreiben über die Textverarbeitung direkt an den Vertreter adressiert. Die gewählte Option bewirkt weiterhin, dass im Beteiligtenbaum alle Vertreter angezeigt werden.

Weitere Vertreter

Über die Schaltfläche Weitere Vertreter können zusätzliche Vertreter zu der Adresse gespeichert werden, wenn bereits ein Vertreter erfasst wurde.

Weitere Vertreter können bereits gespeichert sein oder im Fenster Weitere Vertreter mit Hilfe der Tastenkombination TK Adressfenster.png oder TK Alt A.png in einem gesonderten Adressfenster - Weitere Vertreter neu erfasst werden.

birne.fw.png Da Vertreter häufig bei Firmenadressen vorkommen, bitten wir um Beachtung der Hinweise zur deren Erfassung.

Vorsteuerabzug

Ist die erfasste Person vorsteuerabzugsberechtigt, ist diese Option zu aktivieren.

birne.fw.png Diese Angabe dient nur informellen Zwecken. Soll die Option vorsteuerabzugsberechtigt in den Modulen Gebühren oder Zwangsvollstreckung berücksichtigt werden, ist diese Option bei der Aktenanlage zu aktivieren.

birne.fw.png Die Option vorsteuerabzugsberechtigt steht nur zur Verfügung, wenn die Adresse mit dem Kennzeichen M für Mandant erfasst wurde.

Rechtsschutz

Dient der Eingabe der Rechtsschutz-Adressnummer sowie der Versicherungsnummer. Mit der Schaltfläche Rechtsschutz kann auch eine neue Rechtsschutzversicherung erfasst werden. Diese Daten können bei der Aktenanlage übernommen werden. Falls die Adresse der Rechtsschutzversicherung bereits gespeichert war, kann die Suchfunktion genutzt werden.

Bemerkung

In dieses Feld kann eine Bemerkung von bis zu 68 Zeichen eingegeben werden. Die Bemerkung wird im Filter der Adressliste berücksichtigt. Sofern mit der Zwangsvollstreckung gearbeitet wird, kann in dieses Feld Daten eingeben, die im Automatisierten Mahnverfahren automatisch in den Mahnbescheid eingelesen werden.

So kann eine Antragstellerkennziffer im Format MB-KeZi:[Kennziffer], z. B. MB-KeZi:08735541, oder eine Antragsteller-Parteivertreterkennziffer im Format MB-PB-KeZi:[Kennziffer], z. B. MB-PB-KeZi:1236548, hinterlegt werden. Anstelle der Antragstellerkennziffer oder der Antragsteller-Parteivertreterkennziffer kann auch das Mietobjekt im Format Mietobjekt: [Postleitzahl, Ort], z. B. Mietobjekt: 10115 Berlin eingegeben werden. Diese Daten werden dann im Automatisierten Mahnverfahren bei Wahl der Katalognummern 19, 20, 90 in den Mahnbescheid eingelesen. Dies ist sinnvoll, wenn die Adressdaten des forderungsinvolvierten Mietobjekts von den im Adressfenster erfassten Adressdaten des Antragsgegners abweichen.

Beruf

Die Auswahlliste der Berufe kann über die Schaltfläche Z 3P.png selbst erstellt werden.

St.-ID

Dient zur Erfassung der 11-stelligen Steuer-Identifikationsnummer.

W-IdNr / USt-IdNr

Bei Firmenadressen ist hier die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einzutragen.

birne.fw.png Für die eindeutige Trennung des betrieblichen Bereiches von der Privatsphäre ist die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer für wirtschaftlich Tätige nach § 139 a Abs. 3 AO vorgesehen. Die W-IdNr. wird zusätzlich die Funktion der USt-IdNr übernehmen und kann dann statt der USt-IdNr in dieses Feld eingetragen werden.

birne.fw.png Bei Auswahl eines EU-Länderkennzeichens und einer juristischen Person erfolgt vor Speicherung der Adresse ein Programmhinweis mit der Aufforderung, eine Umsatzsteuer-ID einzugeben.

birne.fw.png Nach Bestätigung des Hinweises mit OK steht der Cursor automatisch im Feld W-IdNr. / USt-IdNr. Erfolgt hier keine Eingabe, ist die Speicherung der Adresse auch ohne Eingabe einer ID möglich.

Konto

Sollten Angaben zu dem Geldinstitut nicht bekannt sein, steht in den gelb unterlegten Eingabefeldern Ort und BLZ eine Suchfunktion zur Verfügung. Dazu sind die bereits bekannten Angaben in das jeweilige Feld einzutragen und mit TK Enter.png zu bestätigen.

BIC

Dient der Erfassung der BIC.

birne.fw.png Der Bank Identifier Code ist der weltweit verwendete Identifikationscode einer Bank, welcher oft auch als SWIFT bezeichnet wird.

IBAN

Dient der Erfassung der IBAN.

birne.fw.png Die International Bank Account Number ist eine international genormte Darstellung Ihrer Bankverbindung. Ihre Kontoverbindung wird durch die IBAN und den BIC international eindeutig identifizierbar.

Die IBAN setzt sich aus einem zweistelligen Ländercode, einer zweistelligen Prüfziffer, einer achtstelligen Bankleitzahl und einer Kontonummer mit maximal zehn Stellen zusammen. Sie ermöglicht die beschleunigte Bearbeitung von Auslandsüberweisungen.

E-Versand

Mein Recht App

Zu einer Adresse kann die "Mein Recht App" im E-Versand eingestellt werden. Dieser Versandweg ist dann künftig zur Adresse hinterlegt. Durch Aktivierung der Funktion Mein Recht App wird die Schaltfläche Einladung senden.png sichtbar. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zur jeweiligen Adresse das Adresskennzeichen “M” sowie eine E-Mailadresse hinterlegt sind.

Mit Klick auf "Einladung senden" wird das Fenster zum Versenden einer Initialmail an den Mandanten geöffnet.

Initialmail.png

Adressnotiz

Hier können zusätzliche Informationen zur Adresse gespeichert werden:

  • Datum und Art von Online Anfragen zur Adresse. Die Hinterlegung erfolgt automatisch.
  • Notizen zu Gerichtsadressen, wie die govello-ID des Gerichts.

Die govello-ID wird automatisch aus der Adressnotiz ausgelesen und für den automatisierten ERV-Versand eines E-Briefes an das Gericht übernommen, wenn in diesem das zuständige ERV-Gericht als Aktenbeteiligter gewählt wurde. Der Versand erfolgt via EGVP elektronisch an das Gericht.

An welchem ERV-Verfahren das Gericht teilnimmt, erkennt RA-MICRO automatisch. Für den erfolgreichen Versand müssen die entsprechenden Bedingungen, wie die Installation des Governikus Communicator, erfüllt sein.


Funktionen in der Abschlussleiste

Kollisionsvorprüfung

Hauptartikel → Kollisionsvorprüfung

Meldeämter Online EMA

MeldeämterOnlineEMA.png

Aktuell sind ca. 75 % der deutschen Meldeämter an das Online System angeschlossen. Über die Schaltfläche Meldeämter werden diese nach Postleitzahlen angezeigt.

Online EMA / Sofort EMA

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Die Schaltfläche Online EMA / Sofort EMA signalisiert, ob zu dieser Adresse die nur wenige Sekunden dauernde Sofort EMA oder die einige Tage dauernde Online EMA möglich ist.

RA-MICRO Online Adress- und Personen Recherchen

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Hauptartikel → RA-MICRO Online Anfragen

Speichern

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Sollen mehrere Adressen erfasst werden, ist die Schaltfläche Speichern zu wählen. Die Adresse wird gespeichert, das Adressfenster bleibt geöffnet.

Drucken

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Für den Druck von Adress-Daten aus dem Adressfenster kann über die Maske Druckoptionen die nach Betätigung der Schaltfläche Drucken aufgerufen wird, eine entsprechende Druckerauswahl getroffen werden. Außerdem kann festgelegt werden, ob die erfassten Vertreteradressen zusätzlich mit gedruckt werden sollen.

OK und Schließen

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Die Adresse wird gespeichert, das Adressfenster geschlossen.

Abbruch und Schließen

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Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.