Informationen zur Integration der beA Schnittstelle

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Kanzleisoftware-Schnittstelle der BRAK - Integration in den RA-MICRO E-Workflow

Allgemein

Die Unterstützung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) der BRAK in RA-MICRO folgt im Wesentlichen dem E-Workflow mit Posteingang, E-Brief und Postausgang.
Alle beA Berechtigungen für Mitarbeiter/Zertifikate und Anwälte müssen direkt über den beA WebClient der BRAK eingerichtet werden.

Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach:
Informationen der BRAK
RA-MICRO FAQ zum ERV

Arbeiten mit Karte oder Softwarezertifikat?

Nachrichten können grundsätzlich mit einer entsprechenden Karte oder einem Softwarezertifikat empfangen und gesendet werden. Das Senden bzw. Empfangen von Nachrichten per Karte erfordert die doppelte Eingabe der zur Karte gehörenden PIN. Bei der Nutzung eines Softwarezertifikates fällt die Eingabe der PIN weg und die Nachrichten werden automatisch im RA-MICRO Posteingang abgerufen, sofern eine Zuordnung des beA Postfaches zu einem RA-MICRO Eingangsfach erfolgt ist.

beA Konfiguration in der RA-MICRO Benutzerverwaltung

Die beA Konfiguration für einen anwaltlichen RA-MICRO Benutzer mit eigenem beA Postfach kann mit Hilfe der neuen beA Spalte in der RA-MICRO Benutzerverwaltung vorgenommen werden:

Anwaltlicher Benutzer mit SAFE-ID

Ein anwaltlicher Benutzer hat zur Adressierung über das beA eine SAFE-ID erhalten. Voraussetzung für das Eintragen dieser SAFE-ID ist, dass der Benutzer eine eigene RA-MICRO Adressnummer mit Anredeschlüssel 3, 5, 6, 7 oder 10 hat, welche zu dem entsprechenden Benutzer in der Benutzerverwaltung gespeichert wurde. Fehlt die Adresse, wird das Adressfenster automatisch zur Erfassung der Adressdaten geöffnet. 1 bea bv zerti safe-id speichern.png
Wird hier zusätzlich ein Softwarezertifikat gespeichert, kann der Abruf bzw. der Versand auch ohne die Nutzung der beA Karte erfolgen. Das Zertifikat wird verschlüsselt gespeichert. Wird hier kein Softwarezertifikat ausgewählt und gespeichert, ist der Abruf und Versand von beA Nachrichten ausschließlich mit der beA Karte möglich. Hat der Benutzer kein Start-Passwort für RA-MICRO festgelegt, muss dies nach Eintragung von beA Daten nun zwingend erfolgen.

Nicht anwaltlicher Benutzer ohne SAFE-ID

Für nicht anwaltliche Benutzer kann in der Benutzerverwaltung ein Zertifikat mit entsprechendem Passwort gespeichert werden oder der Benutzer verwendet die beA Karte für Mitarbeiter. Bei Nutzung der Mitarbeiterkarte sind keine Angaben in der Benutzerverwaltung notwendig.
2 bea bv zerti speichern.png
Als Passwort ist zwingend das ursprünglich erhaltene Passwort des Zertifikats einzutragen, nicht ein im beA WebClient evtl. neu vergebenes.
Hat der Benutzer kein Start-Passwort für RA-MICRO festgelegt, muss dies nach der Eintragung von beA Daten auch hier nun zwingend erfolgen.

Berechtigungen für beA festlegen

Über die KSW-Schnittstelle wird die Zuordnung der Zertifikate zu den beA Postfächern ermittelt und im Fenster zur Autorisierung des Benutzers angezeigt. Der Gesamtberechtigungsumfang kann nicht angezeigt werden. Diese Angaben werden von der KSW-Schnittstelle der BRAK nicht zur Verfügung gestellt und sind somit über den beA WebClient zu prüfen und ggf. anzupassen.
Das Recht zur Nutzung der beA Postausgangsfächer im RA-MICRO Postausgang wird je Benutzer über die RA-MICRO Benutzerverwaltung / Rechteverwaltung im Bereich E-Workflow / beA Postausgang festgelegt. Ferner kann pro Benutzer definiert werden, ob das beA Journal eingesehen werden darf.

Erfassung der beA SAFE-ID und die beA SAFE-ID Suche im RA-MICRO Adressfenster

Im Adressfenster kann zu anwaltlichen Adressen (Anredeschlüssel 3, 5, 6, 7, und 10) die beA SAFE-ID erfasst werden, um sie im Nachgang komfortabel im RA-MICRO E-Brief als Empfänger von beA Nachrichten auswählen zu können.
3 bea adressfenster.png

Bei Bedarf können pro Adresse auch mehrere Ansprechpartner mit eigener beA SAFE-ID gespeichert werden.
4 bea adressfenster ansprechpartner.png

Über die integrierte beA Suche ist die SAFE-ID anhand der eingegebenen Adressdaten schnell ermittelt und kann per Knopfdruck in die RA-MICRO Adresse übernommen werden.
5 bea safe-id suche.png

Zusätzlich ist es möglich, auch in nicht anwaltlichen Adressen die SAFE-ID zu speichern, um diese ebenfalls im RA-MICRO E-Brief als Empfänger auswählen zu können.

Empfang von beA Nachrichten im RA-MICRO Posteingang

Um Nachrichten eines beA Postfachs zu empfangen, wird das beA Postfach einem Eingangsfach im RA-MICRO Posteingang zugeordnet. Dies erfolgt über die Quelle beA Import mit Zertifikat o. Karte. Die in der RA-MICRO Benutzerverwaltung gespeicherten beA Postfachinhaber stehen zur Auswahl.
6 bea posteingang quellen.png

Ist für ein beA Postfach auch ein Softwarezertifikat in der RA-MICRO Benutzerverwaltung gespeichert worden, erfolgt der Abruf automatisch. Alternativ können beA Nachrichten per Karte und doppelter PIN-Eingabe abgerufen werden. Hierfür steht im RA-MICRO Posteingang ein Button mit beA Kennzeichnung in der Toolbar zur Verfügung. Ein Klick bzw. Touch auf diesen startet den Abruf mit Karte.
7 bea posteingang kartenabruf.png

Demnächst im RA-MICRO Posteingang verfügbar:

  • Vom Posteingang abgerufene beA Nachrichten werden im beA WebClient in einen separaten Ordner für abgerufene Nachrichten verschoben, da sie über die beA Schnittstelle nicht als Gelesen markiert werden können.

beA Nachrichten erstellen

Allgemeine Informationen

Alle Dokumente, die aus RA-MICRO an die beA Schnittstelle gesendet werden, gehen zusammen mit einem E-Brief als erforderlicher Nachrichtenträger über den RA-MICRO beA Postausgang an die beA Schnittstelle der BRAK. Vor der Übergabe an die beA Schnittstelle werden diese E-Briefe programmseitig in beA-konforme Nachrichten umgewandelt. Da formatierte Trägernachrichten von der beA Schnittstelle nicht unterstützt werden, kann auf die Verwendung von speziell – z. B. mit Grafiken oder Tabellen – formatierten E-Brief Briefköpfen verzichtet werden.
Senden aus dem RA-MICRO beA Postausgang an die beA Schnittstelle der BRAK kann:

  • ...der Besitzer des beA Postfachs (der Anwalt) mit seiner beA Karte bzw. beA Signaturkarte. Die Schriftsätze in der Anlage des E-Briefs müssen in diesem Fall nicht qualifiziert signiert sein, wenn an ein Gericht gesendet wird.
  • ...oder ein Benutzer, der die Berechtigung für das RA-MICRO beA Postausgangsfach eines beA Postfachinhabers hat (RA-MICRO Benutzerverwaltung - Rechteverwaltung - E-Workflow) und über eine Mitarbeiterkarte oder ein Softwarezertifikat mit Berechtigung zum Senden für das entsprechende beA Postfach verfügt. Die Schriftsätze in der Anlage des E-Briefs müssen in diesem Fall qualifiziert signiert sein, wenn an ein Gericht gesendet wird.

E-Brief als beA Trägernachricht

Unter den Absendern in der Auswahl unter dem Button Von: werden die in der RA-MICRO Benutzerverwaltung gespeicherten anwaltlichen Benutzer mit einer SAFE-ID zusätzlich zu den E-Mail-Konten zur Auswahl angeboten. Wird nun ein beA Absender ausgewählt, stehen unter den Empfängern in der Auswahl unter dem Button An: nur noch beA Empfänger aus dem RA-MICRO Adressbestand zur Verfügung.
Sind Adressen zur Akte gespeichert, die SAFE-IDs enthalten, können diese zur Adressierung der Nachricht bequem über den Beteiligtenbaum durch Klick/Touch dem Empfängerfeld hinzugefügt werden.
Zusätzlich kann direkt in den beA Daten der BRAK nach SAFE-IDs von beA Nutzern gesucht werden. Mit Klick/Touch auf den Button An: öffnet sich die beA Adress-Suche. Die hierin gefundenen SAFE-IDs können mit Klick/Touch auf OK als Empfänger in den E-Brief übernommen werden.
5 bea safe-id suche.png

Notwendige Ein- und Angaben für den Versand an beA

  1. Im E-Brief ist die Eingabe einer Aktennummer und eines Betreffs erforderlich.
  2. Die Schriftsätze in der Anlage des E-Briefs müssen als solche markiert werden. Dies ist über eine Auswahl möglich, die per Klick/Touch auf Anlagen geöffnet werden kann. Als Schriftsatz gekennzeichnete Anlagen werden grün markiert dargestellt. Ausschließlich Anlagen, die als Schriftsatz markiert sind, werden im RA-MICRO beA Postausgang signiert.

8 bea ebrief anlagenmarkierung.png

Versand über den zentralen Versanddialog Senden an beA

Für die Übermittlung von Dokumenten aus den diversen RA-MICRO Programmteilen an die beA Schnittstelle steht ein zentraler Versanddialog zur Verfügung.
9 bea zentraler dialog.png

Senden an beA in der RA-MICRO Word-Schnittstelle

In der Funktion RA-MICRO Drucken kann im Bereich E-Versand die Option beA aktiviert werden.
10 bea word drucken.png

Das in Word erstellte Dokument wird als Schriftsatz, nebst den über die Anlagenfunktion oder die im Bereich Anlage-Dateien aus dem Dateisystem/der E-Akte hinzugefügten Anlagen, über den Versanddialog per E-Brief an das RA-MICRO beA Postausgangsfach im Postausgang gesendet.

Wird das Dokument über die Beteiligtenauswahl in der Word-Schnittstelle (*B<Aktennummer>) direkt an z. B. ein Gericht adressiert, wird die ID des Gerichts sowie das Gerichtsaktenzeichen aus der ersten Betreffzeile der Adresse in der Akte automatisch an den zentralen Dialog und an den E-Brief weitergereicht. Lediglich der beA Absender (anwaltlicher RA-MICRO Benutzer mit SAFE-ID in der Benutzerverwaltung) ist noch auszuwählen.

Senden an beA aus der RA-MICRO E-Akte und dem RA-MICRO Postkorb

Dokumente können markiert und mittels des zentralen Versanddialogs per E-Brief an das RA-MICRO beA Postausgangsfach im Postausgang gesendet werden.
11 bea eakte kontextmenue.png

Im Versanddialog werden die Empfänger SAFE-IDs, die in den Adressen der jeweiligen Aktenbeteiligten gespeichert wurden, zur Auswahl vorgeschlagen.
Im E-Brief muss in diesem Fall der Schriftsatz in der Anlage händisch als solcher gekennzeichnet werden.

Senden an beA aus dem RA-MICRO Gebührenprogramm

Anträge, die aus dem Gebührenprogramm an ein Gericht adressiert werden, können direkt an die beA Schnittstelle gesendet werden. In den Gebührenprogrammteilen zur Erstellung von Kostenfestsetzungs-, Prozesskostenhilfe-, Verfahrenskostenhilfe- sowie Beratungshilfeanträgen steht ein beA Button zur Verfügung, mit Hilfe dessen über den zentralen Versanddialog ein E-Brief in das RA-MICRO beA Postausgangsfach im Postausgang gesendet werden kann.
12 bea gebuehren abschlussleiste.png

Wie beim Versand aus der Word-Schnittstelle auch, wird die ID des Gerichts und das Aktenzeichen, sofern es in der Akte zum Aktenbeteiligten in der ersten Betreffzeile gespeichert wurde, automatisch zum E-Brief hinzugefügt, so dass lediglich die Auswahl des beA Absenders im Versanddialog erfolgen muss.

Empfang und Verarbeitung von EDA-Nachrichten im RA-MICRO E-Mahnverfahren über beA

Eingehende beA Nachrichten des Mahngerichts werden automatisch in das neue Verzeichnis beA_Eingang abgelegt und EDA-Dateien im Unterverzeichnis attachments gespeichert. Bei der Verarbeitung im E-Mahnverfahren wird neben dem Verzeichnis EGVP_Eingang auch automatisch das Verzeichnis beA_Eingang auf neue Nachrichten des Mahngerichts geprüft. Die Verarbeitung der Nachrichten in der Funktion E-Mahnverfahren erfolgt wie bisher.

Demnächst im E Mahnverfahren verfügbar:

  • Das Senden von EDA-Dateien mit Anträgen auf Erlass eines Mahnbescheids und mit Folgeanträgen über beA wird im Laufe des Jahres 2018 ermöglicht werden, da es konzeptionelle Änderungen erfordert. Bis dahin empfehlen wir wie bisher, den Versand über EGVP und den Governikus Communicator Justiz Edition durchzuführen.

beA Postausgang im RA-MICRO Postausgang

Allgemein

Im RA-MICRO Postausgang gibt es einen neuen Bereich beA Postausgang, über den der Versand von Nachrichten an die beA Schnittstelle erfolgt.
13 bea postausgang ribbon.png

Für jeden in der RA-MICRO Benutzerverwaltung gespeicherten anwaltlichen Benutzer mit SAFE-ID wird ein beA Postausgangsfach im beA Postausgang angezeigt. In diesem beA Postausgangsfach ist das Senden per Karte und Zertifikat möglich.
Enthalten beA Nachrichten Anlagen, die als Schriftsatz gekennzeichnet sind, ist es notwendig, diese für den Versand mit einer Mitarbeiterkarte oder per Zertifikat vor dem Versand an ein Gericht zu signieren.

Vor der Übergabe der Nachrichten an die beA Schnittstelle der BRAK werden programmseitig folgende Plausibilitätsprüfungen durchgeführt:

  • Signatur von Schriftsätzen notwendig und enthalten?
  • Gültige Empfängeradresse?
  • Größe der Anlagen gesamt - insgesamt sind 30 MB möglich.
  • Anzahl der Anlagen - insgesamt sind 100 möglich.
  • Betreffzeile und Aktennummer vorhanden?

Nachrichten, die ob vorgenannter Prüfungen nicht gesendet werden können, verbleiben im Postausgang.

Demnächst im RA-MICRO beA Postausgang verfügbar:

  • Über den Link in der Liste der zu versendenden bzw. gesendeten Nachrichten können die gespeicherten Daten in der E-Akte eingesehen werden.
  • Die Nachrichten können im beA Postausgang geändert werden; z. B. Austausch der Anlagen, Zugriff auf weitere Anlagen aus der E-Akte.
  • Versand mit elektronischem Empfangsbekenntnis (eEB).

E-Briefe vom Versand zurückstellen und ggf. löschen

Fällt bei Kontrolle der an die beA Schnittstelle zu versendenden E-Briefe im beA Postausgang auf, dass noch Änderungen oder Korrekturen vorgenommen werden müssen, können diese Nachrichten vom Versand zurückgestellt werden. Zurückgestellte Nachrichten werden optisch als inaktive Nachrichten dargestellt.
14 bea postausgang tabelle zurueckgestellt.png

Sie werden bei Auslösen des Versands per Karte oder Zertifikat ignoriert und verbleiben im beA Postausgangsfach. Durch erneutes Klicken auf Zurückstellen werden diese Nachrichten wieder aktiviert und würden nun beim Versand berücksichtigt.
Nachrichten können ausschließlich dann aus dem beA Postausgangsfach gelöscht werden, wenn sie zuvor als zurückgestellt markiert wurden.

Signieren der Schriftsätze

Die am Arbeitsplatz installierte Signatursoftware startet nach Klick/Touch auf den Button Signieren. Alle als Schriftsatz markierten Anhänge der im jeweiligen beA Postausgangsfach vorhandenen und nicht zurückgestellten E-Briefe können im Stapel signiert werden.
In einer späteren Version wird auch die Signatur mit den Bordmitteln der beA Schnittstelle möglich sein. Die separate Installation einer Signatursoftware ist dann nicht mehr notwendig.

Versand mit Karte

Die in einem beA Postausgangsfach enthaltenen Nachrichten können mit Klick/Touch auf den Button Karte im Stapel versendet werden. Je nach Art der Karte muss hierzu Nachfolgendes beachtet werden:
15 bea karten tabelle.png

Der Einzelversand von markierten Nachrichten ist ebenfalls möglich. Hierfür steht die Auswahl Nur im beA Postausgang markierte Nachrichten senden zur Verfügung.
16 bea postausgang ribbon karte.png

Versand mit Zertifikat

Für den Versand über ein Zertifikat und ohne Karte müssen die Schriftsätze in der Anlage des E-Briefs vorab immer qualifiziert signiert werden. Hat das Zertifikat die Berechtigung zum Versand, können alle in einem beA Postausgangsfach enthaltenen Nachrichten mit Klick/Touch auf den Button Zertifikat versendet werden.
Der Einzelversand von markierten Nachrichten ist ebenfalls möglich. Hierfür steht die Auswahl Nur im beA Postausgang markierte Nachrichten senden zur Verfügung.
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Dokumente aus dem RA-MICRO beA Postausgang in den beA WebClient hochladen

Für den Fall, dass die Sendefunktionalität zur beA Schnittstelle nicht gegeben ist, können die zu übermittelnden Nachrichten im Notfall an den beA Ordner exportiert und von dort aus über den beA WebClient hochgeladen und versendet werden.
18 bea postausgang ribbon upload.png

Der Weg über diesen manuellen Upload aus dem beA Ordner bleibt im Postausgang erhalten, ist jedoch in der Word-Schnittstelle nicht mehr verfügbar.

Gesendete beA Nachrichten und beA Journal

An die beA Schnittstelle der BRAK gesendete Schriftsätze werden in der E-Akte mit einer Annotation gekennzeichnet, aus der sich ergibt, wann das Dokument an die beA Schnittstelle gesendet wurde.
19 bea eakte annotation gesendet am.png

Das beA Journal wird entsprechend dem beA Postausgangsfach angezeigt, in welchem sich der Nutzer gerade befindet. Hierin werden die Ausgänge an die beA Schnittstelle genau protokolliert (Zertifikat, Karte, Uhrzeit usw.). Zusätzlich kann über einen Link im Journal das dazugehörige Dokument in der E-Akte geöffnet werden.
Der Zugriff auf das beA Journal ist über ein Recht in der RA-MICRO Benutzerverwaltung (RechteverwaltungE-WorkflowbeA Postausgang) geregelt.
20 bea postausgang ribbon journal.png