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ZH-Timesheet | |||||||||
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Video: ZH-Timesheet
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Allgemeines
Mit dem Timesheet können die Zeiten einzelner Vorgänge/Tätigkeiten erfasst werden. Für jeden Sachbearbeiter wird ein eigenes Timesheet geführt. Die Erfassungen in den Timesheets werden als Abrechnungsgrundlage gegenüber den Mandanten und zur (kanzleiinternen) Auswertung genutzt. Die in das Timesheet eingegebenen Daten bilden die Grundlage für die Programmfunktionen Zeithonorar-Abrechnung und Zeithonorar-Auswertung.
Die Zeiten der einzelnen Vorgänge/Tätigkeiten können nach zwei Methoden erfasst werden.
Entweder wird die Erfassung einer aktuellen Tätigkeit durch direkte Zeitmessung vorgenommen oder die Anfangs- und Endzeit kann mit (Von, Bis) eingegeben werden oder die Dauer wird eingegeben.
Funktionen in der Toolbar
Datum
Beim Öffnen des Timesheets wird automatisch das Tagesdatum ausgewiesen. Rückwirkende Erfassungen sind im Timesheet nicht möglich. Es besteht die Möglichkeit, über den Kalender aufzurufen.
Mit dem linken Pfeil erfolgt eine Bewegung im Timesheet tageweise rückwärts, mit dem rechten Pfeil vorwärts. Soll ein größerer Zeitraum zurückgeblättert werden, wird die Datumsanzeige genutzt.
Auswertung
Die Auswertung des Kostenblattes wird aufgerufen. Die Auswertung wird für den gewählten Zeitraum angezeigt.
Sofern nur eine Auswertung über die nicht abgerechneten Zeiten gewünscht ist, wird die Option Nur nicht abgerechnete Zeiten gewählt.
Extras
Aktualisieren
Mit Aktualisieren, werden die vorhandenen Daten gespeichert. Änderungen der erfassten Zeiten können dann nur noch über das Kostenblatt erfolgen.
Grafische Auswertung
Mit der Zeithonorar-Grafik können Zeiterfassungen nach unterschiedlichsten Filtermöglichkeiten und verschiedenen Ansichten ausgewertet werden. Hierbei ist es unerheblich, ob die Zeiten direkt über das Timesheet oder im Kostenblatt erfasst und gespeichert wurden.
Hauptartikel → ZH-Grafik
Kostenarten bearbeiten
Hauptartikel → Kostenarten (Zeithonorar)
Mindestzeit bearbeiten
Hauptartikel → Mindestzeit zur Akte (Zeithonorar)
Einstellungen
Hauptartikel → Einstellungen (Zeithonorar)
Zeiterfassung lokal
Hauptartikel → Datenimport für lokale Zeiterfassung
Lokale Zeiterfassung importieren
Wurden auf dem lokalen PC Zeiten erfasst, können diese importiert werden.
Gesendete Zeiterfassungen importieren
Zeiterfassungen, die mit RA-MICRO APP erstellt wurden, können über E‑Postfach/E‑Postkorb des Moduls Kanzlei E-Workflow importiert werden.
Zeiterfassung aus Outlook importieren
Zeiterfassungen, die mit RA-MICRO APP erstellt wurden, können über Outlook importiert werden.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Minimierte Anzeige
Start / Stopp
Wechselt die Ansicht.
Neue Erfassung
Eine neue Erfassung kann begonnen werden. Zuvor muss jedoch eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.
Zeitanzeige
Die Zeit wird sekundengenau gemessen. Bei der Dauer eines Vorgangs unter 1/2 Minute wird die Tätigkeit nicht im Timesheet erfasst, sofern nicht über Extras Einstellungen und den Punkt Gestoppte Zeiten unter 1 Min. auf eine Minute aufrunden gewählt wurde. Alternativ kann über über Extras Mindestzeit zur Akte auf 1 Minute eingestellt werden.
Aktennummer
Um den aktuellen Vorgang speichern zu können, ist vor Beendigung der Zeiterfasssung die Eingabe der Aktennummer (bzw. eines Teils der Aktenkurzbezeichnung zur Aktennummernsuche) notwendig.
Aktenkurzbezeichnung
Nach Eingabe der Aktennummer wird die Aktenkurzbezeichnung automatisch ausgewiesen.
Kostenarten
Hauptartikel → Kostenarten (Zeithonorar)
Bemerkung
Über eine Bemerkung kann ausgewählt oder über der Auswahlliste (Zeithonorar) neu hinzugefügt werden.
Honorarschlüssel
Mit kann aus der Liste der angelegten Honorarschlüssel der gewünschte ausgewählt oder über ein neuer Honorarschlüssel der Auswahlliste (Zeithonorar) hinzugefügt werden.
Ein Honorarschlüssel muss in folgendem eindeutigen -zweistelligen- Format erfasst werden:
1A=100 EUR
2B=200 EUR
3C=300 EUR
Abrechenbar
Soll die erfasste Zeit nur für die kanzleiinterne Zeitauswertung genutzt werden, nicht dagegen im Rahmen einer Abrechnung, kann der Vorschlag abrechenbar abgewählt werden.
Sachbearbeiter
Über kann ein anderer Sachbearbeiter ausgewählt werden oder über die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.
Anzeige
Die erfassten Zeiten werden angezeigt. Durch Anwahl der entsprechenden Spalte können auch manuelle Eingaben bzw. Änderungen vorgenommen werden.
Änderungen zu den erfassten Zeiten sind im Timesheet nur möglich, solange das Timesheet geöffnet ist. Nach Speichern und Schließen des Timesheets können Änderungen nur noch direkt im Kostenblatt erfolgen. Die nachträgliche Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Zeiterfassungen im Kostenblatt ist nur möglich, wenn hierfür in der Rechteverwaltung bei Kanzlei, Benutzerverwaltung das entsprechende Programmrecht eingeräumt wurde.
Ein Kontextmenü kann aufgerufen werden.
Erfassung fortsetzen
Die im Timesheet bereits erfassten Zeiten zu einer Akte können über das Kontextmenü, aufrufbar mit rechter Maustaste auf den erfassten Zeiteintrag, fortgesetzt werden. Die zu dem erfassten Eintrag bereits gespeicherten Daten wie z. B.: Aktennummer, Vorgangsbeschreibung und Honorarschlüssel werden automatisch in die Fortsetzungserfassung übernommen. Aufgrund der sekundengenauen Messung wird ein zweiter Eintrag erzeugt.
Löschen
Der markierte Eintrag kann gelöscht werden. Es können jedoch nur die Einträge gelöscht werden, welche noch nicht gespeichert bzw. aktualisiert wurden.
Verschieben
Der markierte Eintrag kann zu einem anderen davorliegenden Datum verschoben werden. Die Maske zur Datumsauswahl öffnet sich. Es können jedoch nur die Einträge verschoben werden, die noch nicht gespeichert bzw. aktualisiert wurden.
Funktionen in der Abschlussleiste
Start
Das Timesheet wird minimiert.
Eintrag fortsetzen
Soll eine bereits gespeicherte Zeiterfassung fortgesetzt werden, wird die entsprechende Zeile markiert und die Erfassung neu gestartet. Die Daten der ausgewählten Zeiterfassung werden vorgeschlagen.
Die Liste der Einträge wird gedruckt.
Speichern
Die Erfassungen werden gespeichert. Zu beachten ist, dass nachträgliche Änderungen nur direkt über das Kostenblatt möglich sind.
OK und Schließen
Die Eingabe wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abbruch und Schließen
Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.