ZH-Timesheet

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ZH-Timesheet

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Kategorie: Gebühren
Tastenkombination: TK ZH Timesheet.png
Support-Hotline: 030/43598888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Beim Öffnen des Timesheets wird automatisch das Tagesdatum ausgewiesen. Rückwirkende Erfassungen sind im Timesheet nicht möglich. Es besteht die Möglichkeit, über  den Kalender aufzurufen.Mit dem linken Pfeil erfolgt eine Bewegung im Timesheet tageweise rückwärts, mit dem rechten Pfeil vorwärts. Soll ein größerer Zeitraum zurückgeblättert werden, wird die Datumsanzeige genutzt.AuswertungExtrasWechselt die Ansicht.Eine neue Erfassung kann begonnen werden. Zuvor muss jedoch eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.Die Zeit wird sekundengenau gemessen. Bei der Dauer eines Vorgangs unter 1 Minute wird die Tätigkeit nicht im Timesheet erfasst, sofern nicht über Extras Einstellungen und den Punkt Gestoppte Zeiten unter 1 Min. auf eine Minute aufrunden gewählt wurde.Um den aktuellen Vorgang speichern zu können, ist vor Beendigung der Zeiterfasssung die Eingabe der Aktennummer (bzw. eines Teils der Aktenkurzbezeichnung zur Aktennummernsuche) notwendig.Nach Eingabe der Aktennummer wird die Aktenkurzbezeichnung automatisch ausgewiesen.Über  wird ein Kostenschlüssel ausgewählt oder über  eigene Kostenschlüssel für die Kostenart Zeithonorar erfasst.Über  eine Bemerkung kann ausgewählt oder über  der Auswahlliste neu hinzugefügt werden.Mit  kann aus der Liste der angelegten Stundensätze der gewünschte ausgewählt oder über  ein neuer Stundensatz der Auswahlliste hinzugefügt werden.Soll die erfasste Zeit nur für die kanzleiinterne Zeitauswertung genutzt werden, nicht dagegen im Rahmen einer Abrechnung, kann der Vorschlag abrechenbar abgewählt werden.Über  kann ein anderer Sachbearbeiter ausgewählt werden oder über  die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.Wechselt die Ansicht.Die erfassten Zeiten werden angezeigt. Durch Anwahl der entsprechenden Spalte können auch manuelle Eingaben bzw. Änderungen vorgenommen werden. Änderungen zu den erfassten Zeiten sind im Timesheet nur möglich, solange das Timesheet geöffnet ist. Nach Speichern und Schließen des Timesheets können Änderungen nur noch direkt im Kostenblatt erfolgen. Die nachträgliche Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Zeiterfassungen im Kostenblatt ist nur möglich, wenn hierfür in der Rechteverwaltung bei Kanzlei, Benutzerverwaltung das entsprechende Programmrecht eingeräumt wurde. Ein Kontextmenü kann aufgerufen werden.Das Timesheet wird minimiert.Soll eine bereits gespeicherte Zeiterfassung fortgesetzt werden, wird die entsprechende Zeile markiert und die Erfassung neu gestartet. Die Daten der ausgewählten Zeiterfassung werden vorgeschlagen.Die Liste der Einträge wird gedruckt.Die Erfassungen werden gespeichert. Zu beachten ist, dass nachträgliche Änderungen nur direkt über das Kostenblatt möglich sind.Die Eingabe wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.Timesheet.png

Mit dem Timesheet können die Zeiten einzelner Vorgänge/Tätigkeiten erfasst werden. Für jeden Sachbearbeiter wird ein eigenes Timesheet geführt. Die Erfassungen in den Timesheets werden als Abrechnungsgrundlage gegenüber den Mandanten und zur (kanzleiinternen) Auswertung genutzt. Die in das Timesheet eingegebenen Daten bilden die Grundlage für die Programmfunktionen Zeithonorar-Abrechnung und Zeithonorar-Auswertung.

Die Zeiten der einzelnen Vorgänge/Tätigkeiten können nach zwei Methoden erfasst werden.

Entweder wird die Erfassung einer aktuellen Tätigkeit durch direkte Zeitmessung vorgenommen oder die Anfangs- und Endzeit kann mit (Von, Bis) eingegeben werden oder die Dauer wird eingegeben.

Funktionen in der Toolbar

Datum

Beim Öffnen des Timesheets wird automatisch das Tagesdatum ausgewiesen. Rückwirkende Erfassungen sind im Timesheet nicht möglich. Es besteht die Möglichkeit, über Z DD.png den Kalender aufzurufen.

Tagesnavigation

Mit dem linken Pfeil erfolgt eine Bewegung im Timesheet tageweise rückwärts, mit dem rechten Pfeil vorwärts. Soll ein größerer Zeitraum zurückgeblättert werden, wird die Datumsanzeige genutzt.

Auswertung

Die Auswertung des Kostenblattes wird aufgerufen. Die Auswertung wird für den gewählten Zeitraum angezeigt.Sofern nur eine Auswertung über die nicht abgerechneten Zeiten gewünscht ist, wird diese Option gewählt.Timesheet Auswertung 2.png

Die Auswertung des Kostenblattes wird aufgerufen. Die Auswertung wird für den gewählten Zeitraum angezeigt.

Sofern nur eine Auswertung über die nicht abgerechneten Zeiten gewünscht ist, wird die Option Nur nicht abgerechnete Zeiten gewählt.

Extras

Mit Aktualisieren, werden die vorhandenen Daten gespeichert. Änderungen der erfassten Zeiten können dann nur noch über das Kostenblatt erfolgen.Mit der Zeithonorar-Grafik können Zeiterfassungen nach unterschiedlichsten Filtermöglichkeiten und verschiedenen Ansichten ausgewertet werden. Hierbei ist es unerheblich, ob die Zeiten direkt über das Timesheet oder im Kostenblatt erfasst und gespeichert wurden.Die im Programm vorhandenen Kostenschlüssel werden angezeigt. Diese sind nicht änderbar und dienen zur Übersicht, dass bei Neuanlage eines Kostenschlüssel kein bereits in RA-MICRO fest vorgegebener verwendet wird.Die Mindestzeit in Minuten wird eingegebem. Alle für die gewählte Akte erfassten Zeiten werden auf die hier angegebene Mindestzeit aufgerundet.Hier können verschiedene Einstellungen für die Zeiterfassung mit Timesheet vorgenommen werden.Soll die Zeiterfassung über das Timesheet auch außerhalb der Kanzlei, z.B. über einen Laptop, genutzt werden, kann der Datenimport aufgerufen werden.Wurden auf dem lokalen PC Zeiten erfasst, können diese importiert werden.Zeiterfassungen, die mit RA-MICRO Mobile erstellt wurden, können über E‑Postfach/E‑Postkorb des Moduls Kanzlei E-Workflow importiert werden.Zeiterfassungen, die mit RA-MICRO Mobile erstellt wurden, können über Outlook importiert werden.Timesheet Extras.png

Aktualisieren

Mit Aktualisieren, werden die vorhandenen Daten gespeichert. Änderungen der erfassten Zeiten können dann nur noch über das Kostenblatt erfolgen.

Grafische Auswertung

Mit der Zeithonorar-Grafik können Zeiterfassungen nach unterschiedlichsten Filtermöglichkeiten und verschiedenen Ansichten ausgewertet werden. Hierbei ist es unerheblich, ob die Zeiten direkt über das Timesheet oder im Kostenblatt erfasst und gespeichert wurden.

Hauptartikel → Zeithonorar-Grafik

Kostenarten bearbeiten

Hauptartikel → Kostenarten (Zeithonorar)

Mindestzeit bearbeiten

Hauptartikel → Mindestzeit zur Akte (Zeithonorar)

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen (Zeithonorar)

Zeiterfassung lokal

Hauptartikel → Datenimport für lokale Zeiterfassung

Lokale Zeiterfassung importieren

Wurden auf dem lokalen PC Zeiten erfasst, können diese importiert werden.

Zeiterfassung aus E-Postfach/E-Postkorb importieren

Zeiterfassungen, die mit RA-MICRO Mobile erstellt wurden, können über E‑Postfach/E‑Postkorb des Moduls Kanzlei E-Workflow importiert werden.

Zeiterfassung aus Outlook importieren

Zeiterfassungen, die mit RA-MICRO Mobile erstellt wurden, können über Outlook importiert werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Minimierte Anzeige

Wechselt die Ansicht.Eine neue Erfassung kann begonnen werden. Zuvor muss jedoch eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.Die Zeit wird sekundengenau gemessen. Bei der Dauer eines Vorgangs unter 1 Minute wird die Tätigkeit nicht im Timesheet erfasst, sofern nicht über Extras Einstellungen und den Punkt Gestoppte Zeiten unter 1 Min. auf eine Minute aufrunden gewählt wurde.Um den aktuellen Vorgang speichern zu können, ist vor Beendigung der Zeiterfasssung die Eingabe der Aktennummer (bzw. eines Teils der Aktenkurzbezeichnung zur Aktennummernsuche) notwendig.Nach Eingabe der Aktennummer wird die Aktenkurzbezeichnung automatisch ausgewiesen.KostenartenÜber eine Bemerkung kann ausgewählt oder über der Auswahlliste neu hinzugefügt werden.Mit kann aus der Liste der angelegten Stundensätze der gewünschte ausgewählt oder über den 3-Punkte-Button ein neuer Stundensatz der Auswahlliste hinzugefügt werden.Soll die erfasste Zeit nur für die kanzleiinterne Zeitauswertung genutzt werden, nicht dagegen im Rahmen einer Abrechnung, kann der Vorschlag abrechenbar abgewählt werden.Über kann ein anderer Sachbearbeiter ausgewählt werden oder über die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.Wechselt die Ansicht.Timesheet 2.png

Start / Stopp

Wechselt die Ansicht.

Neue Erfassung

Eine neue Erfassung kann begonnen werden. Zuvor muss jedoch eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.

Zeitanzeige

Die Zeit wird sekundengenau gemessen. Bei der Dauer eines Vorgangs unter 1 Minute wird die Tätigkeit nicht im Timesheet erfasst, sofern nicht über Extras Einstellungen und den Punkt Gestoppte Zeiten unter 1 Min. auf eine Minute aufrunden gewählt wurde.

Aktennummer

Um den aktuellen Vorgang speichern zu können, ist vor Beendigung der Zeiterfasssung die Eingabe der Aktennummer (bzw. eines Teils der Aktenkurzbezeichnung zur Aktennummernsuche) notwendig.

Aktenkurzbezeichnung

Nach Eingabe der Aktennummer wird die Aktenkurzbezeichnung automatisch ausgewiesen.

Kostenarten

Hauptartikel → Kostenarten (Zeithonorar)

Bemerkung

Über Z DD.png eine Bemerkung kann ausgewählt oder über Z 3P.png der Auswahlliste (Zeithonorar) neu hinzugefügt werden.

Stundensatz

Mit Z DD.png kann aus der Liste der angelegten Stundensätze der gewünschte ausgewählt oder über Z 3P.png ein neuer Stundensatz der Auswahlliste (Zeithonorar) hinzugefügt werden.

Abrechenbar

Soll die erfasste Zeit nur für die kanzleiinterne Zeitauswertung genutzt werden, nicht dagegen im Rahmen einer Abrechnung, kann der Vorschlag abrechenbar abgewählt werden.

Sachbearbeiter

Über Z DD.png kann ein anderer Sachbearbeiter ausgewählt werden oder über Z 3P.png die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.

Anzeige

Die erfassten Zeiten werden angezeigt. Durch Anwahl der entsprechenden Spalte können auch manuelle Eingaben bzw. Änderungen vorgenommen werden.

birne.fw.png Änderungen zu den erfassten Zeiten sind im Timesheet nur möglich, solange das Timesheet geöffnet ist. Nach Speichern und Schließen des Timesheets können Änderungen nur noch direkt im Kostenblatt erfolgen. Die nachträgliche Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Zeiterfassungen im Kostenblatt ist nur möglich, wenn hierfür in der Rechteverwaltung bei Kanzlei, Benutzerverwaltung das entsprechende Programmrecht eingeräumt wurde.

Ein Kontextmenü kann aufgerufen werden.

Erfassung fortsetzen

Die im Timesheet bereits erfassten Zeiten zu einer Akte können fortgesetzt werden. Die zu dem erfassten Eintrag bereits gespeicherten Daten wie z. B.: Aktennummer, Vorgangsbeschreibung und Honorarschlüssel werden automatisch in die Fortsetzungserfassung übernommen.

Löschen

Der markierte Eintrag kann gelöscht werden. Es können jedoch nur die Einträge gelöscht werden, welche noch nicht gespeichert bzw. aktualisiert wurden.

Verschieben

Der markierte Eintrag kann zu einem anderen davorliegenden Datum verschoben werden. Die Maske zur Datumsauswahl öffnet sich. Es können jedoch nur die Einträge verschoben werden, die noch nicht gespeichert bzw. aktualisiert wurden.

Funktionen in der Abschlussleiste

Start

Z Timesheet Start.png

Das Timesheet wird minimiert.

Eintrag fortsetzen

Z Timesheet.png

Soll eine bereits gespeicherte Zeiterfassung fortgesetzt werden, wird die entsprechende Zeile markiert und die Erfassung neu gestartet. Die Daten der ausgewählten Zeiterfassung werden vorgeschlagen.

Drucken

Z Drucken.png

Die Liste der Einträge wird gedruckt.

Speichern

Z Speichern.png

Die Erfassungen werden gespeichert. Zu beachten ist, dass nachträgliche Änderungen nur direkt über das Kostenblatt möglich sind.

OK und Schließen

Z Ok.png

Die Eingabe wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png

Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.