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Allgemeines

- wird derzeit überarbeitet -

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Speichern in E-Akte

Mit dieser Programmfunktion können Dokumente die in der RA-MICRO Excel Datenschnittstelle erstellt wurden in die zugeordnete E-Akte und/oder optional in den Postkorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den Einstellungen der E-Akte unter E-Akte, Karteikarte Allgemein bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der E-Akte bereits vorhanden sind.

Senden an WebAkte steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Aktennummer

Eingabe der Aktennummer, zu welcher das Excel-Dokument zur E-Akte gespeichert werden soll.

Dokumentenkennzeichen

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Korrespondenzkürzel

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten Excel-Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Dokumentenkennzeichen.

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungenauf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Beteiligter

Auswahl eines zur Akte gespeicherten Aktenbeteiligten.

Bemerkung

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Rubrik

Zum schnelleren Auffinden des Excel-Dokuments können zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort sowie eine farbige Rubrik zur Kategorisierung gewählt werden.

Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.

Versandweg

Hier kann hinterlegt werden, wie der eventuelle Versand des Excel-Dokuments Mail erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.

Unterordner

Dient der Wahl des Unterordners, unter dem die E-Mail gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.

Dokumenten Status

Je nach Dokumenten Status werden die Excel-Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im Postkorb - geändert werden.

Senden an Postkorb

Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb.

Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den Postkorbeines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der Postkorb des aktuellen Benutzers.

Senden an WebAkte

Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss zusätzlich in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Verfügung

Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.

Die Option Senden an Postkorb im Dialog Speichern in E-Akte ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die Verfügung definiert wird.

Der Fokus liegt bei geöffnetem Fenster direkt auf der Verfügungsauswahl. Es kann ein Verfügungstext ausgewählt oder händisch geschrieben werden. Neben der Maussteuerung ist auch die Tastaturbedienung möglich. Der Verfügungstext kann mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden. Mit der Enter-Taste gelangt man in die nächste Spalte. Die Option Sofort kann per Leertaste aktiviert oder deaktiviert werden. Dem Verfügungsempfänger wird per Sofortnachricht das Dokument in den Postkorb gespeichert. Mit erneutem Enter kann ein Verfügungsempfänger ausgewählten. Das +Symbol zur vorab Speicherung der Verfügung kann ebenfalls mit Enter erreicht und auch gespeichert werden.

Wurde über die Option Standardempfänger für Verfügungen festlegen ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.

Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der Benutzerverwaltung voraus.

Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Notiz

Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.

Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.

Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Wiedervorlage

Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.

Speichern in E-Akte und Schließen

Mit dieser Programmfunktion können Dokumente die in der RA-MICRO Excel Datenschnittstelle erstellt wurden in die zugeordnete E-Akte und/oder optional in den Postkorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den Einstellungen der E-Akte unter E-Akte, Karteikarte Allgemein bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der E-Akte bereits vorhanden sind.

Senden an WebAkte steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Nach Speicherung der Exceltabelle wird Excel im Anschluss direkt geschlossen, sofern nicht noch weitere ungespeicherte Tabellen geöffnet sind.