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[[Hauptseite]] > [[:Category: | [[Hauptseite]] > [[:Category:Kanzleiverwaltung|Kanzleiverwaltung]] > [[Einstellungen]] > [[E-Workflow (Einstellungen)]] > [[Sonstiges (Einstellungen_EWF)]] > [[E-Akte Wartung (Einstellungen_EWF)]] | ||
==Allgemeines== | ==Allgemeines== | ||
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Datei: | Datei:E-Akte_Wartung_Expertenmodus1.png| | ||
rect | rect 95 99 370 133 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#MDB_sichern_und_reorganisieren|Repariert und komprimiert die E-Akte Datenbank.]] | ||
rect 386 | rect 386 99 698 142 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Sicherungen_wiederherstellen.2Fl.C3.B6schen|Zeigt eine Liste der Datenbanksicherungen inkl. Datum und Dateigröße an, um Rücksicherungsmaßnahmen vorzunehmen oder alte Sicherungsdateien zu löschen. ]] | ||
rect | rect 97 138 370 169 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Nullfelder_initialisieren|Beseitigt leere Felder in der Datenbank und beschleunigt somit die E-Akte.]] | ||
rect | rect 97 173 372 200 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Datenbank Indizes prüfen|Prüft und korrigiert die Indizierung der Datenbank, damit sie korrekt gefiltert werden kann.]] | ||
rect | rect 97 321 372 352 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Druckdateien_pr.C3.BCfen|Prüft und vervollständigt ggf. die zu den Druckdateien gespeicherten Datenbankeinträge.]] | ||
rect | rect 97 354 373 384 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#WebAkte_pr.C3.BCfen|Sind WebAkten vorhanden, wird die entsprechende Kennzeichnung der WebAkte-Dokumente erforderlichenfalls korrigiert.]] | ||
rect | rect 97 229 372 258 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Dateien_pr.C3.BCfen|Prüft die Dateinamen in der Datenbank auf Groß-/Kleinschreibung und korrigiert auf Kleinschreibung, was die Speicherung in die Dokumentenverwaltung beschleunigt.]] | ||
rect | rect 95 387 372 417 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Verf.C3.BCgungen_pr.C3.BCfen|Prüft, ob alle Dokumente mit offenen Verfügungen im Postkorb angezeigt werden und fügt sie diesem ggf. hinzu.]] | ||
rect | rect 93 419 372 449 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Postkorb_pr.C3.BCfen|Prüft, ob alle Dokumente ohne Verfügungen im Postkorb angezeigt werden, sofern sie hierin angezeigt werden müssten.]] | ||
rect | rect 95 450 370 479 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Volltextdaten_l.C3.B6schen|Alte Volltextdaten, die für die Volltextsuche nicht mehr relevant sind, werden gelöscht.]] | ||
rect | rect 95 481 484 508 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Zum_L.C3.B6schen_markierte_Dokumente_unwiderruflich_l.C3.B6schen|Löscht Dokumente und Datenbankeinträge, die durch eine ältere Version der Löschfunktion in der E-Akte nicht endgültig gelöscht wurden.]] | ||
rect | rect 391 536 691 587 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Allgemeines|Wartung starten]] | ||
rect 673 619 774 655 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#OK und Schließen|Das Fenster wird geschlossen.]] | |||
rect 97 201 370 227 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Dateien auf Datenbankeintrag prüfen|Dokumente, die nicht in der Datenbank eingetragen sind, werden nach ar/gelöscht verschoben.]] | |||
rect 97 260 368 289 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#Anpassung der Verzeichnisstruktur|Die Ordner im ar/ werden an die aktuelle Struktur angepasst.]] | |||
rect 96 292 369 317 [[E-Akte_Wartung_(Einstellungen_EWF)#PDF-Dateien erstellen|Es wird ein kompletter PDF-Dokumentenbestand im E-Akten Ordner \ar hergestellt.]] | |||
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Der Status der Wartung wird in einer Fortschrittsanzeige angezeigt. | Der Status der Wartung wird in einer Fortschrittsanzeige angezeigt. | ||
==Einstellungen== | ==Einstellungen== | ||
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] Dieser Punkt wird nicht angezeigt, sofern die ''E-Akte'' im SQL-Format geführt wird. Hier ist eine vorherige Sicherung nicht notwendig. | [[Datei:birne.fw.png|link=]] Dieser Punkt wird nicht angezeigt, sofern die ''E-Akte'' im SQL-Format geführt wird. Hier ist eine vorherige Sicherung nicht notwendig. | ||
====<u> | ====<u>Sicherungen wiederherstellen/löschen</u>==== | ||
Zeigt eine Liste der Datenbanksicherungen inkl. Datum und Dateigröße an, um Rücksicherungsmaßnahmen vorzunehmen oder alte Sicherungsdateien zu löschen. | Zeigt eine Liste der Datenbanksicherungen inkl. Datum und Dateigröße an, um Rücksicherungsmaßnahmen vorzunehmen oder alte Sicherungsdateien zu löschen. | ||
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===Nullfelder initialisieren=== | ===Nullfelder initialisieren=== | ||
Beseitigt leere | Beseitigt leere Felder in der Datenbank und beschleunigt somit die ''E-Akte''. | ||
Ist das in der ''E-Akte'' / im ''Postkorb'' sichtbare Datumsfeld von einem Defekt betroffen, wird es mit einem Standarddatum (01.01.00) belegt, um es zu reparieren. Das Datum des Dokuments kann danach in der ''E-Akte'' über die Funktion Dokument-Metadaten (rechte Maustaste auf das Dokument) korrigiert werden. | |||
=== | ===Datenbank Indizes prüfen=== | ||
Prüft und | Prüft und korrigiert die Indizierung der Datenbank, damit sie korrekt gefiltert werden kann. Die Abfrageleistung wird hierdurch schneller/optimiert. | ||
=== | ===Dateien auf Datenbankeintrag prüfen=== | ||
Dokumente, die nicht in der Datenbank eingetragen sind, werden nach ar/gelöscht verschoben. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Dokument ermitteln, erfolgt ein Eintrag in die Datenbank mit den verfügbaren Daten. Für Datenbankeinträge ohne Dokument wird ein PDF-Dokument mit den verfügbaren Metadaten (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik) erstellt. | |||
===Dateien prüfen=== | ===Dateien prüfen=== | ||
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Prüft die Dateinamen in der Datenbank auf Groß-/Kleinschreibung und korrigiert auf Kleinschreibung, was die Speicherung in die ''Dokumentenverwaltung'' beschleunigt. | Prüft die Dateinamen in der Datenbank auf Groß-/Kleinschreibung und korrigiert auf Kleinschreibung, was die Speicherung in die ''Dokumentenverwaltung'' beschleunigt. | ||
=== | ===Anpassung der Verzeichnisstruktur=== | ||
Die Ordner im ar/ werden an die aktuelle Struktur angepasst. Fehlende Tagesordner werden erstellt und die entsprechenden Dokumente verschoben. Dokumente werden aus komprimierten Ordnern in Tagesordner entpackt. | |||
===PDF-Dateien erstellen=== | |||
Es wird ein kompletter PDF-Dokumentenbestand im E-Akten Ordner \ar hergestellt. Wird die ''E-Akte'' ausschließlich im PDF-Format geführt, werden die Originale nach erfolgreicher PDF-Erstellung oder bereits vorhandenem PDF auf das \Archivlaufwerk in den Ordner \gelöscht verschoben. Ausnahmen bilden Dateien, von denen kein PDF erstellt werden kann (Audio, Video, verschlüsselte Dokumente). Fehlt ein Original oder kann eine Datei nicht in das PDF-Format konvertiert werden, wird ein Ersatz-PDF erstellt. | |||
Prüft und | ===Druckdateien prüfen=== | ||
Prüft und vervollständigt ggf. die zu den Druckdateien gespeicherten Datenbankeinträge. | |||
===WebAkte prüfen=== | |||
Sind WebAkten vorhanden, wird die entsprechende Kennzeichnung der WebAkte-Dokumente erforderlichenfalls korrigiert. | |||
Existieren keine WebAkten, wird der Punkt übersprungen. | |||
===Verfügungen prüfen=== | ===Verfügungen prüfen=== | ||
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Das Fenster wird geschlossen. | Das Fenster wird geschlossen. | ||
[[Category: | ==Vergleich der Funktionen in E-Akte Wartung und E-Akte Reorganisation== | ||
===Vergleichstabelle=== | |||
{| class="wikitable" | |||
|- | |||
! Programmfunktion | |||
! E-Akte Wartung<br>(Expertenmodus) | |||
! E-Akte Wartung<br>(Anwendermodus) | |||
! E-Akte Reorganisation<br>(Anwendermodus) | |||
|- | |||
| Programmaufruf | |||
| Technisches Supportmodul | |||
| E-Workflow Einstellungen | |||
| E-Workflow Einstellungen | |||
|- | |||
| Karteikarte | |||
| Tools | |||
| E-Akte > Sonstiges | |||
| E-Akte > Sonstiges | |||
|- | |||
| Einzelne Funktionen auswählbar | |||
| Ja | |||
| Nein | |||
| Nein | |||
|- | |||
| Screenshot | |||
| [[Datei:E-Akte Wartung Expertenmodus1.png|200px|thumb|left|]] | |||
| [[Datei:E-Akte_Wartung_Anwendermodus.png|200px|thumb|left|]] | |||
| [[Datei:E-Akte_Reorganisation.png|200px|thumb|left|]] | |||
|- | |||
|'''Funktionen''' | |||
| | |||
| | |||
| | |||
|- | |||
| 1. MDB sichern und reorganisieren | |||
| Ja (1) (3) | |||
| Ja (2) (3) | |||
| Ja (2) (3) (4) | |||
|- | |||
| 2. Nullfelder initialisieren | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 3. Datenbank Indizes prüfen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 4. Dateien auf Datenbankeintrag prüfen | |||
| Ja (1) (5) | |||
| Nein | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 5. Dateien prüfen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 6. Anpassung der Verzeichnisstruktur | |||
| Ja (1) (6) | |||
| Nein | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 7. PDF-Dateien erstellen | |||
| Ja (1) (7) | |||
| Nein | |||
| Ja (2) (8) | |||
|- | |||
| 8. Druckdateien prüfen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 9. WebAkte prüfen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 10. Verfügungen prüfen | |||
| Ja (1) | |||
| Nein | |||
| Nein | |||
|- | |||
| 11. Postkorb prüfen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) (4) | |||
|- | |||
| 12. Volltextdaten löschen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Nein | |||
|- | |||
| 13. Zum Löschen markierte Dokumente unwiderruflich löschen | |||
| Ja (1) | |||
| Ja (2) | |||
| Nein | |||
|- | |||
| 14. Datenbankkomprimierung | |||
| Ja (2) (3) | |||
| Ja (2) (3) | |||
| Ja (2) (3) | |||
|- | |||
| 15. Flag-Datei schreiben | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) | |||
| Ja (2) | |||
|} | |||
===Fußnoten / Legende=== | |||
(1) Manuell (Einzelne Funktion ist gezielt auswählbar)<br> | |||
(2) Automatisch (Funktion wird automatisch ausgeführt)<br> | |||
(3) Nur bei File, nicht bei SQL<br> | |||
(4) Sofern nicht innerhalb der letzten drei Monate bereits ausgeführt<br> | |||
(5) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 5.<br> | |||
(6) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 4. / 5.<br> | |||
(7) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 4. / 5. / 6.<br> | |||
(8) Jahrgänge können eingegrenzt werden (Jahrgang von - Jahrgang bis)<br> | |||
[[Category:Kanzleiverwaltung]] |
Aktuelle Version vom 6. Juli 2020, 17:51 Uhr
Hauptseite > Kanzleiverwaltung > Einstellungen > E-Workflow (Einstellungen) > Sonstiges (Einstellungen_EWF) > E-Akte Wartung (Einstellungen_EWF)
Allgemeines
![E-Akte Wartung Expertenmodus1.png](/images/e/e6/E-Akte_Wartung_Expertenmodus1.png)
In Rücksprache mit dem RA-MICRO Support werden die erforderlichen Einstellungen markiert. Klick/Touch auf den Button Start führt die Wartung aus. Der Status der Wartung wird in einer Fortschrittsanzeige angezeigt.
Einstellungen
MDB sichern und reorganisieren
Repariert und komprimiert die E-Akte Datenbank. Vorab wird eine Sicherungskopie der Datenbank erstellt. Diese kann ggf. zurückgesichert werden, sofern die Datenbank beschädigt wurde.
Dieser Punkt wird nicht angezeigt, sofern die E-Akte im SQL-Format geführt wird. Hier ist eine vorherige Sicherung nicht notwendig.
Sicherungen wiederherstellen/löschen
Zeigt eine Liste der Datenbanksicherungen inkl. Datum und Dateigröße an, um Rücksicherungsmaßnahmen vorzunehmen oder alte Sicherungsdateien zu löschen.
Wird eine ältere Datenbankversion zurückgesichert, können Dokumente, die zwischenzeitlich in die E-Akte gespeichert wurden, nicht mehr aufgerufen werden. Die Rückführung dieser Dokumente ist durch Ausführung der Reorganisation der E-Akte möglich.
Nullfelder initialisieren
Beseitigt leere Felder in der Datenbank und beschleunigt somit die E-Akte.
Ist das in der E-Akte / im Postkorb sichtbare Datumsfeld von einem Defekt betroffen, wird es mit einem Standarddatum (01.01.00) belegt, um es zu reparieren. Das Datum des Dokuments kann danach in der E-Akte über die Funktion Dokument-Metadaten (rechte Maustaste auf das Dokument) korrigiert werden.
Datenbank Indizes prüfen
Prüft und korrigiert die Indizierung der Datenbank, damit sie korrekt gefiltert werden kann. Die Abfrageleistung wird hierdurch schneller/optimiert.
Dateien auf Datenbankeintrag prüfen
Dokumente, die nicht in der Datenbank eingetragen sind, werden nach ar/gelöscht verschoben. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Dokument ermitteln, erfolgt ein Eintrag in die Datenbank mit den verfügbaren Daten. Für Datenbankeinträge ohne Dokument wird ein PDF-Dokument mit den verfügbaren Metadaten (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik) erstellt.
Dateien prüfen
Prüft die Dateinamen in der Datenbank auf Groß-/Kleinschreibung und korrigiert auf Kleinschreibung, was die Speicherung in die Dokumentenverwaltung beschleunigt.
Anpassung der Verzeichnisstruktur
Die Ordner im ar/ werden an die aktuelle Struktur angepasst. Fehlende Tagesordner werden erstellt und die entsprechenden Dokumente verschoben. Dokumente werden aus komprimierten Ordnern in Tagesordner entpackt.
PDF-Dateien erstellen
Es wird ein kompletter PDF-Dokumentenbestand im E-Akten Ordner \ar hergestellt. Wird die E-Akte ausschließlich im PDF-Format geführt, werden die Originale nach erfolgreicher PDF-Erstellung oder bereits vorhandenem PDF auf das \Archivlaufwerk in den Ordner \gelöscht verschoben. Ausnahmen bilden Dateien, von denen kein PDF erstellt werden kann (Audio, Video, verschlüsselte Dokumente). Fehlt ein Original oder kann eine Datei nicht in das PDF-Format konvertiert werden, wird ein Ersatz-PDF erstellt.
Druckdateien prüfen
Prüft und vervollständigt ggf. die zu den Druckdateien gespeicherten Datenbankeinträge.
WebAkte prüfen
Sind WebAkten vorhanden, wird die entsprechende Kennzeichnung der WebAkte-Dokumente erforderlichenfalls korrigiert. Existieren keine WebAkten, wird der Punkt übersprungen.
Verfügungen prüfen
Prüft, ob alle Dokumente mit offenen Verfügungen im Postkorb angezeigt werden und fügt sie diesem ggf. hinzu.
Postkorb prüfen
Prüft, ob alle Dokumente ohne Verfügungen im Postkorb angezeigt werden, sofern sie hierin angezeigt werden müssten. Ggf. werden falsche Datensätze korrigiert.
Volltextdaten löschen
Alte Volltextdaten, die für die Volltextsuche nicht mehr relevant sind, werden gelöscht.
Zum Löschen markierte Dokumente unwiderruflich löschen
Löscht Dokumente und Datenbankeinträge, die durch eine ältere Version der Löschfunktion in der E-Akte nicht endgültig gelöscht wurden.
Funktionen in der Abschlussleiste
OK und Schließen
Das Fenster wird geschlossen.
Vergleich der Funktionen in E-Akte Wartung und E-Akte Reorganisation
Vergleichstabelle
Programmfunktion | E-Akte Wartung (Expertenmodus) |
E-Akte Wartung (Anwendermodus) |
E-Akte Reorganisation (Anwendermodus) |
---|---|---|---|
Programmaufruf | Technisches Supportmodul | E-Workflow Einstellungen | E-Workflow Einstellungen |
Karteikarte | Tools | E-Akte > Sonstiges | E-Akte > Sonstiges |
Einzelne Funktionen auswählbar | Ja | Nein | Nein |
Screenshot | |||
Funktionen | |||
1. MDB sichern und reorganisieren | Ja (1) (3) | Ja (2) (3) | Ja (2) (3) (4) |
2. Nullfelder initialisieren | Ja (1) | Ja (2) | Ja (2) (4) |
3. Datenbank Indizes prüfen | Ja (1) | Ja (2) | Ja (2) (4) |
4. Dateien auf Datenbankeintrag prüfen | Ja (1) (5) | Nein | Ja (2) (4) |
5. Dateien prüfen | Ja (1) | Ja (2) | Ja (2) (4) |
6. Anpassung der Verzeichnisstruktur | Ja (1) (6) | Nein | Ja (2) (4) |
7. PDF-Dateien erstellen | Ja (1) (7) | Nein | Ja (2) (8) |
8. Druckdateien prüfen | Ja (1) | Ja (2) | Ja (2) (4) |
9. WebAkte prüfen | Ja (1) | Ja (2) | Ja (2) (4) |
10. Verfügungen prüfen | Ja (1) | Nein | Nein |
11. Postkorb prüfen | Ja (1) | Ja (2) | Ja (2) (4) |
12. Volltextdaten löschen | Ja (1) | Ja (2) | Nein |
13. Zum Löschen markierte Dokumente unwiderruflich löschen | Ja (1) | Ja (2) | Nein |
14. Datenbankkomprimierung | Ja (2) (3) | Ja (2) (3) | Ja (2) (3) |
15. Flag-Datei schreiben | Ja (2) | Ja (2) | Ja (2) |
Fußnoten / Legende
(1) Manuell (Einzelne Funktion ist gezielt auswählbar)
(2) Automatisch (Funktion wird automatisch ausgeführt)
(3) Nur bei File, nicht bei SQL
(4) Sofern nicht innerhalb der letzten drei Monate bereits ausgeführt
(5) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 5.
(6) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 4. / 5.
(7) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 4. / 5. / 6.
(8) Jahrgänge können eingegrenzt werden (Jahrgang von - Jahrgang bis)