An.Gö (Diskussion | Beiträge) |
Sy.Li (Diskussion | Beiträge) |
||
(25 dazwischenliegende Versionen von 3 Benutzern werden nicht angezeigt) | |||
Zeile 1: | Zeile 1: | ||
[[Hauptseite]] > [[:Category: | [[Hauptseite]] > [[:Category:Kanzleiverwaltung|Kanzleiverwaltung]] > [[Briefköpfe und Aktenvorblätter]] > [[Briefköpfe]] | ||
==Allgemeines== | ==Allgemeines== | ||
Zeile 48: | Zeile 48: | ||
Bei ausländischen Adressen wird der Ort in Großbuchstaben ausgeben. Bei der Eingabe der Adresse sollte hier allerdings auf die Schreibweise in der Landessprache geachtet werden. Bei ausländischen Adressen wird ebenfalls das Empfängerland in Großbuchstaben (in deutscher Sprache) ausgegeben. Das Datenfeld ''Adressfeld (DIN)'' wird auch etwa künftige Änderungen der DIN-Vorschriften berücksichtigen, so dass Schreiben Ihrer Kanzlei immer den aktuellen Anforderungen entsprechen werden. | Bei ausländischen Adressen wird der Ort in Großbuchstaben ausgeben. Bei der Eingabe der Adresse sollte hier allerdings auf die Schreibweise in der Landessprache geachtet werden. Bei ausländischen Adressen wird ebenfalls das Empfängerland in Großbuchstaben (in deutscher Sprache) ausgegeben. Das Datenfeld ''Adressfeld (DIN)'' wird auch etwa künftige Änderungen der DIN-Vorschriften berücksichtigen, so dass Schreiben Ihrer Kanzlei immer den aktuellen Anforderungen entsprechen werden. | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Zur Aktualisierung von '''bestehenden''' Briefkopfdateien um das Adressfeld nach der neuen DIN 5008 in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/KTV#Allgemeines ''Kanzlei-Textverarbeitung''] empfehlen wir die Programmfunktion ''Einfügen'', ''RA-MICRO Platzhalter'', ''DIN-Adress-Platzhalter''. Öffnen Sie in der ''Kanzlei-Textverarbeitung'' den Briefkopf, z. B. ''texttk1.rtf'' mit ''*texttk1'', | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Zur Aktualisierung von '''bestehenden''' Briefkopfdateien um das Adressfeld nach der neuen DIN 5008 in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/KTV#Allgemeines ''Kanzlei-Textverarbeitung''] empfehlen wir die Programmfunktion ''Einfügen'', ''RA-MICRO Platzhalter'', ''DIN-Adress-Platzhalter''. Öffnen Sie in der ''Kanzlei-Textverarbeitung'' den Briefkopf, z. B. ''texttk1.rtf'' mit ''*texttk1'', werden die Platzhalter ''$1 - $5'' markiert, kann der Platzhalter ''$DINAdresse'' eingefügt werden. | ||
==Funktionen in der Toolbar== | ==Funktionen in der Toolbar== | ||
Zeile 117: | Zeile 117: | ||
Wurden Objekte im Arbeitsbereich durch einen Mausklick markiert, erscheinen die Elemente grün hinterlegt. | Wurden Objekte im Arbeitsbereich durch einen Mausklick markiert, erscheinen die Elemente grün hinterlegt. | ||
Die grün hinterlegten Elemente können mit der Funktion ''Löschen'' vom Bildschirm und aus der Datei entfernt werden. Alternativ ist ein Löschen der markierten Objekte über [[Datei: | Die grün hinterlegten Elemente können mit der Funktion ''Löschen'' vom Bildschirm und aus der Datei entfernt werden. Alternativ ist ein Löschen der markierten Objekte über [[Datei:TK_Entf.png|link=]] möglich. | ||
====<u>Kopieren in Zwischenablage</u>==== | ====<u>Kopieren in Zwischenablage</u>==== | ||
Zeile 129: | Zeile 129: | ||
====<u>Rückgängig</u>==== | ====<u>Rückgängig</u>==== | ||
Mit Hilfe dieser Programmfunktion können | Mit Hilfe dieser Programmfunktion können die letzten Änderungen, z. B. das Löschen oder Verschieben eines Elementes, rückgängig gemacht werden. | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | ||
Zeile 153: | Zeile 153: | ||
====<u>Hilfslinien</u>==== | ====<u>Hilfslinien</u>==== | ||
Hilfslinien dienen zur Ausrichtung mehrerer Elemente an einer waagerechten oder senkrechten Linie | Hilfslinien dienen zur Ausrichtung mehrerer Elemente an einer waagerechten oder senkrechten Linie und können über die Funktion ''Hilfslinien'' ein- bzw. ausgeblendet werden. | ||
Hilfslinien können durch einen Mausklick auf die Buttons | Hilfslinien können durch einen Mausklick auf die Buttons [[Datei:Button Hilfslinien.png|link=]] gezeichnet werden. Mit dem Cursor [[Datei:Cursor Hilfslinie 1.png|link=]] kann die Position der Hilfslinie bestimmt werden. Wird der Cursor über eine bereits vorhandene Hilfslinie bewegt, so nimmt er die Form [[Datei:Cursor Hilfslinie 2.png|link=]] an. Jetzt können die Hilfslinien verschoben werden. | ||
Die Hilfslinien sind „magnetisch“, d. h. sobald ein Platzhalter oder Objekt mit der Maus in die Nähe von Hilfslinien geschoben wird, richtet es sich automatisch an der bzw. den Hilfslinien aus. Wenn | [[Datei:birne.fw.png|link=]] | ||
Die Hilfslinien sind „magnetisch“, d. h. sobald ein Platzhalter oder Objekt mit der Maus in die Nähe von Hilfslinien geschoben wird, richtet es sich automatisch an der bzw. den Hilfslinien aus. Wenn ein Platzhalter oder ein Objekt mit den Cursortasten bewegt wird, wirken die Hilfslinien nicht „magnetisch“. | |||
====<u>An Raster ausrichten</u>==== | ====<u>An Raster ausrichten</u>==== | ||
Mit Hilfe der Programmfunktion ''An Raster'' ausrichten ist es möglich, ein Raster auf der Arbeitsfläche einblenden zu lassen, dessen Rasterabstand selbst bestimmt werden kann. Die Rasterpunkte werden nicht gedruckt. Sie dienen lediglich der besseren Ausrichtung von Elementen. | |||
====<u>Nicht bedruckbare Seitenränder</u>==== | ====<u>Nicht bedruckbare Seitenränder</u>==== | ||
Zeile 256: | Zeile 257: | ||
=====<u>Begrenzungen aufheben</u>===== | =====<u>Begrenzungen aufheben</u>===== | ||
Wenn die Abmessungen von Datenfeldern verkleinert und über | Wenn die Abmessungen von Datenfeldern verkleinert und über die Funktion ''Begrenzungen'' im Kontextmenü dem ausgewählten Datenfeld zugewiesen wurden, können diese Änderungen mit ''Begrenzungen aufheben'' rückgängig gemacht werden. Die Funktion ''Begrenzungen aufheben'' wirkt sich auf alle Datenfelder aus, egal, ob diese nun markiert sind oder nicht. | ||
Sollen die Begrenzungen nur bei einem bestimmten Datenfeld aufgehoben werden, ist dieses Datenfeld auszuwählen und mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü aufzurufen. | Sollen die Begrenzungen nur bei einem bestimmten Datenfeld aufgehoben werden, ist dieses Datenfeld auszuwählen und mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü aufzurufen. | ||
Sodann ist im Kontextmenü die Zeile ''Begrenzungen'' auszuwählen, Klick auf die Zeile ''Keine'', nachdem ein weiteres Menü aufgeklappt wurde. | |||
=====<u>Alle Felder drucken</u>===== | =====<u>Alle Felder drucken</u>===== | ||
Zeile 265: | Zeile 267: | ||
=====<u>Felder in sichtbaren Bereich holen</u>===== | =====<u>Felder in sichtbaren Bereich holen</u>===== | ||
Wenn versehentlich Daten- oder Textfelder oder grafische Objekte zu dicht am rechten Seitenrand platziert wurden, so dass sie über diesen Rand hinausreichen, können | Wenn versehentlich Daten- oder Textfelder oder grafische Objekte zu dicht am rechten Seitenrand platziert wurden, so dass sie über diesen Rand hinausreichen, können diese Objekte mit der Programmfunktion ''Felder in sichtbaren Bereich holen'' wieder auf dem weißen Bereich der Arbeitsfläche platziert werden. | ||
====<u>Sicherung einlesen</u>==== | ====<u>Sicherung einlesen</u>==== | ||
Zeile 277: | Zeile 279: | ||
====<u>Hilfe</u>==== | ====<u>Hilfe</u>==== | ||
Über die Hilfefunktion wird die die Online-Hilfe zu diesem Programm aufgerufen. Die Hilfefunktion kann auch mit [[Datei:TK_F1.png|link=]] aufgerufen werden. | |||
====<u>Versionsinfo Strg+F12</u>==== | ====<u>Versionsinfo Strg+F12</u>==== | ||
Hier | Hier ist die Versionsnummer des Programms zu erkennen. | ||
===Zoom Seitenhöhe=== | ===Zoom Seitenhöhe=== | ||
Zeile 293: | Zeile 295: | ||
Mit einem Mausklick auf diesen Button kann ein Musterbriefkopf generiert werden. In diesem Musterbriefkopf sind schon zahlreiche Datenfelder positioniert - so steht etwa das Adressfeld schon an der Position, an der es für den Versand der späteren Briefe mit einem Fensterumschlag stehen muss. | Mit einem Mausklick auf diesen Button kann ein Musterbriefkopf generiert werden. In diesem Musterbriefkopf sind schon zahlreiche Datenfelder positioniert - so steht etwa das Adressfeld schon an der Position, an der es für den Versand der späteren Briefe mit einem Fensterumschlag stehen muss. | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Die Überarbeitung eines Musterbriefkopfes kann einfacher sein, als einen Briefkopf völlig neu zu erstellen. | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Die Überarbeitung eines Musterbriefkopfes kann einfacher sein, als einen Briefkopf völlig neu zu erstellen. Der Musterbriefkopf sollte zunächst gespeichert und danach die gewünschten Änderungen vorgenommen werden. | ||
===Datenfelder Übersicht=== | ===Datenfelder Übersicht=== | ||
Zeile 302: | Zeile 304: | ||
===Einzelne Datenfelder=== | ===Einzelne Datenfelder=== | ||
Mit | Mit einem Mausklick auf diese Schaltflächen können Platzhalter für [[Vorlage_Aktenschilder#Akten- und Adressdaten|Akten- und Adressdaten]] in die Vorlage eingefügt werden. Durch Bewegen des Mauscursors [[Datei:schriftverkehr_pfeil.png|link=]] können die Position der Datenfelder bestimmt und diese durch nochmaliges Klicken der linken Maustaste bestätigt werden. Die Datenfelder erscheinen grün hinterlegt in der Vorlage. | ||
[[Datei:schriftverkehr_Anredefeld.png|link=]] | [[Datei:schriftverkehr_Anredefeld.png|link=]] | ||
Wird auf das Feld geklickt und die Maustaste gedrückt gehalten, können so die Position des Feldes nachträglich verändert werden. Ein durch Mausklick markiertes Datenfeld kann durch [[Datei:TK_Entf.png|link=]] gelöscht werden. Durch Anklicken eines grün gefärbten Datenfeldes mit der rechten Maustaste kann ein [[Vorlage_Aktenschilder#Kontextmenü|Kontextmenü]] zur Bearbeitung der Datenfelder geöffnet werden. | |||
Hier können Sie ein [[Beispiel für einen Briefkopf#Allgemeines|Beispiel]] betrachten. | Hier können Sie ein [[Beispiel für einen Briefkopf#Allgemeines|Beispiel]] betrachten. | ||
Zeile 312: | Zeile 314: | ||
===Druck-Button=== | ===Druck-Button=== | ||
Mit einem Mausklick auf diesen Button | Mit einem Mausklick auf diesen Button wird der sofortige Ausdruck der Datei auf dem Standarddrucker gestartet. | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | ||
Der aktuell eingestellte Drucker wird in der Statuszeile angezeigt, wenn der Mauszeiger auf dem Drucker-Button in der Symbolleiste ruht. | Der aktuell eingestellte Drucker wird in der Statuszeile angezeigt, wenn der Mauszeiger auf dem Drucker-Button in der Symbolleiste ruht. | ||
Weitere Einstellungen | Weitere Einstellungen sind im Menü [[Briefköpfe#Drucken|Drucken]] vornehmen. | ||
===Beispiel für einen Briefkopf=== | ===Beispiel für einen Briefkopf=== | ||
Zeile 336: | Zeile 338: | ||
[[Datei:schriftverkehr_warnhinweis.png|link=]] | [[Datei:schriftverkehr_warnhinweis.png|link=]] | ||
Wurde ein Briefkopf bearbeitet und auf [[Datei:schriftverkehr_rtf_button.png|link=]] geklickt, erscheint ein Warnhinweis: | |||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]]Bestätigt werden sollte dieser Warnhinweis nur mit [[Datei:Z_Button_Ja.png|link=]], wenn gravierende Veränderungen an dem Briefkopf vorgenommen wurden, da beim Überschreiben Platzhalter usw. verschoben werden. Für kleinere Veränderungen braucht kein neuer texttk angelegt werden. Speichern über [[Datei:schriftverkehr_speicherbutton.png|link=]] genügt dann. | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] | ||
Zeile 364: | Zeile 366: | ||
====<u>Druckbar</u>==== | ====<u>Druckbar</u>==== | ||
Entfernt werden sollte das Häkchen in dieser Zeile des Kontextmenüs, wenn das markierte Datenfeld nicht gedruckt werden soll. Das Datenfeld bleibt weiterhin am Bildschirm sichtbar. | |||
====<u>Sonstiges </u>==== | ====<u>Sonstiges </u>==== | ||
Zeile 380: | Zeile 382: | ||
====<u>Maße neu berechnen</u>==== | ====<u>Maße neu berechnen</u>==== | ||
Soll die Schrift vergrößert oder verkleinert werden, kann dies über die Menüzeile ''Maße neu berechnen'' erfolgen. Das Datenfeld wird dann automatisch an die veränderte Größe der Schrift angepasst. | |||
====<u>Begrenzungen</u>==== | ====<u>Begrenzungen</u>==== | ||
Zeile 398: | Zeile 400: | ||
=====<u>Breite und Höhe</u>===== | =====<u>Breite und Höhe</u>===== | ||
Wenn in der Eingabemaske ''Maße'' Breite und Höhe eines Datenfeldes geändert wurden, können diese Änderungen dem Datenfeld zugewiesen werden. Sollten Textlänge und Schriftgröße stark von den Einstellungen für Breite und Höhe des Datenfeldes abweichen, kann dies dazu führen, dass der Text unvollständig oder gar nicht mehr angezeigt werden kann. | Wenn in der Eingabemaske ''Maße'' Breite und Höhe eines Datenfeldes geändert wurden, können diese Änderungen dem Datenfeld zugewiesen werden. Sollten Textlänge und Schriftgröße stark von den Einstellungen für Breite und Höhe des Datenfeldes abweichen, kann dies dazu führen, dass der Text unvollständig oder gar nicht mehr angezeigt werden kann. | ||
[[Datei:birne.fw.png | [[Datei:birne.fw.png|link=]] | ||
Heben Sie in einem solchen Fall die Begrenzungen auf, indem Sie das Kontextmenü erneut öffnen und über ''Begrenzungen'' die Zeile ''Keine'' wählen. | Heben Sie in einem solchen Fall die Begrenzungen auf, indem Sie das Kontextmenü erneut öffnen und über ''Begrenzungen'' die Zeile ''Keine'' wählen. | ||
====<u>Farbe</u>==== | ====<u>Farbe</u>==== | ||
Zeile 409: | Zeile 411: | ||
====<u>Grau unterlegt</u>==== | ====<u>Grau unterlegt</u>==== | ||
Datenfelder können einen grauen Hintergrund haben. Ein Häkchen zeigt an, dass die Einstellung aktiv ist. Darüber hinaus wird auch am Bildschirm der graue Hintergrund des Datenfeldes angezeigt. | Datenfelder können einen grauen Hintergrund haben. Ein Häkchen zeigt an, dass die Einstellung aktiv ist. Darüber hinaus wird auch am Bildschirm der graue Hintergrund des Datenfeldes angezeigt. Der graue Hintergrund kann durch erneutes Klicken auf die Menüzeile ''Grau unterlegt'' wieder entfernt werden. | ||
[[Datei:birne.fw.png | [[Datei:birne.fw.png|link=]] | ||
Wenn dem Hintergrund eines Datenfeldes eine Farbe und ein grauer Hintergrund zugewiesen wurden, ergänzen sich beide Einstellungen. | Wenn dem Hintergrund eines Datenfeldes eine Farbe und ein grauer Hintergrund zugewiesen wurden, ergänzen sich beide Einstellungen. | ||
====<u>Rahmen</u>==== | ====<u>Rahmen</u>==== | ||
Wird auf ''Rahmen'' geklickt, wird um das Datenfeld ein Rahmen gezogen. Um den Rahmen wieder zu entfernen, kann das Kontextmenü erneut aufgerufen werden; durch erneutes Klicken auf "Rahmen" wird dieser wieder entfernt. | |||
[[Datei:birne.fw.png | [[Datei:birne.fw.png|link=]] | ||
Wenn der Rahmen um ein Datenfeld eine andere Strichstärke haben soll, | Wenn der Rahmen um ein Datenfeld eine andere Strichstärke haben soll, muss ein Rechteck um das entsprechende Datenfeld gezeichnet werden. Hiernach kann dem Rechteck über die Menüzeile ''Bearbeiten'' im Kontextmenü eine größere Strichstärke zugewiesen werden. | ||
====<u>Feld drehen</u>==== | ====<u>Feld drehen</u>==== | ||
Zeile 424: | Zeile 426: | ||
Hauptartikel → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Feld_drehen Feld drehen] | Hauptartikel → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Feld_drehen Feld drehen] | ||
[[Kategorie:Schriftverkehr]] | [[Kategorie:Schriftverkehr]] | ||
[[ | |||
[[Category:Kanzleiverwaltung]] |
Aktuelle Version vom 7. März 2023, 13:48 Uhr
Hauptseite > Kanzleiverwaltung > Briefköpfe und Aktenvorblätter > Briefköpfe
Allgemeines
![schriftverkehr briefkopf.png](/images/8/8d/schriftverkehr_briefkopf.png)
Mit dem Briefkopfdesigners können Briefköpfe für die Kanzlei individuell gestaltet werden. Zahlreiche Platzhalter für Adressfelder, Aktenbezeichnungen, Barcode können mit einem Mausklick aufgerufen und eigene Platzhalter bei Bedarf angelegt werden. Die Platzhalter und Schmuckelemente wie Bilder, Linien, Rechtecke und Ellipsen können leicht eingefügt und mit der Maus frei auf dem Briefkopf positioniert werden. Schriftart, -größe und -farbe können nach Belieben geändert werden.
Zur Verkürzung der Postlaufzeiten empfehlen wir, für das Adressfeld künftig nur noch das Datenfeld Adressfeld (DIN) nach den Vorschriften DIN 5008 zu verwenden.
Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen einer Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift und Postleitzahl/Ort. Bei Verwendung dieses Datenfelds setzt sich das Anschriftenfeld aus folgenden neun Zeilen zusammen:
1. Zeile: Postvermerk1
2. Zeile: Postvermerk2
3. Zeile: Postvermerk3
4. Zeile: Anrede
5. Zeile: Name
6. Zeile: Adresszusatz/Ansprechpartner
7. Zeile: Straße
8. Zeile: PLZ Ort
9. Zeile: LAND
Bei ausländischen Adressen wird der Ort in Großbuchstaben ausgeben. Bei der Eingabe der Adresse sollte hier allerdings auf die Schreibweise in der Landessprache geachtet werden. Bei ausländischen Adressen wird ebenfalls das Empfängerland in Großbuchstaben (in deutscher Sprache) ausgegeben. Das Datenfeld Adressfeld (DIN) wird auch etwa künftige Änderungen der DIN-Vorschriften berücksichtigen, so dass Schreiben Ihrer Kanzlei immer den aktuellen Anforderungen entsprechen werden.
Zur Aktualisierung von bestehenden Briefkopfdateien um das Adressfeld nach der neuen DIN 5008 in der Kanzlei-Textverarbeitung empfehlen wir die Programmfunktion Einfügen, RA-MICRO Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter. Öffnen Sie in der Kanzlei-Textverarbeitung den Briefkopf, z. B. texttk1.rtf mit *texttk1, werden die Platzhalter $1 - $5 markiert, kann der Platzhalter $DINAdresse eingefügt werden.
Funktionen in der Toolbar
Datei
Neu
Mit Hilfe der Zeile Neu im Menü Datei wird eine neue Datei angelegt. Auf der leeren Arbeitsfläche können im Anschluss Datenfelder und grafische Objekte platziert werden.
Öffnen
Hauptartikel → Datei öffnen
Speichern und Speichern unter
Hauptartikel → Speichern und Speichern unter
Exportieren
Hauptartikel → Exportieren
Importieren
Hauptartikel → Importieren
TEXTTK.rtf erstellen
Mit der Programmfunktion Texttk[Nr.].rtf erstellen wird eine komplette Briefkopfmaske für den Aufruf in der Kanzlei-Textverarbeitung erzeugt. In diesem Text sind die Platzhalter für Aktenzeichen, Anschrift etc. enthalten, die beim Aufruf des Briefkopfes automatisch in den Brief eingetragen werden. Nach der Bearbeitung von bereits gespeicherten Briefköpfen und Auswahl , erfolgt ein Warnhinweis.
Diese Funktion hat für Briefköpfe, die in der RA-MICRO Datenschnittstelle in Word benutzt werden, keine Bedeutung.
Briefkopf löschen
Hierüber kann nach einer Sicherheitsabfrage die aktuell geöffnete Datei gelöscht werden. Wenn keine Datei geöffnet ist, steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Hauptartikel → Briefköpfe Drucken
Zuletzt geöffnete Dateien
Hier werden die zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet. Durch Mausklick auf die gewünschte Datei wird diese geöffnet.
Programm beenden
Mit dieser Programmfunktion wird das Programm beendet. Falls die aktuelle Datei noch nicht gespeichert wurde, erscheint eine Sicherheitsabfrage. Mit einem Klick auf Nein wird das Programm ohne Speicherung der Datei beendet.
Blätter bearbeiten
Ruft eine Maske zur Auswahl der zu bearbeitenden Aktenvor- und Zusatzblätter auf.
Bearbeiten
Alles markieren
Mit der Programmfunktion Alles markieren können sämtliche Bestandteile der aktuellen Datei, wie Datenfelder und Zeichnungsobjekte, markieren. Fixierte Objekte werden nicht in die Markierung miteinbezogen.
Maße neu berechnen
Mit er Programmfunktion Maße neu berechnen können die Abmessungen der Textfelder neu berechnet werden.
Löschen
Wurden Objekte im Arbeitsbereich durch einen Mausklick markiert, erscheinen die Elemente grün hinterlegt.
Die grün hinterlegten Elemente können mit der Funktion Löschen vom Bildschirm und aus der Datei entfernt werden. Alternativ ist ein Löschen der markierten Objekte über möglich.
Kopieren in Zwischenablage
Markierte Elemente können mit Hilfe der Programmfunktion Kopieren in Zwischenablage in die Zwischenablage übernommen und von dort aus mittels der Programmfunktion Einfügen der Zwischenablage z. B. in einen anderen Briefkopf wieder eingefügt werden.
Einfügen der Zwischenablage
Mit der Programmfunktion Einfügen der Zwischenablage können in der Zwischenablage befindliche Elemente in die aktuelle Datei eingefügt werden.
Rückgängig
Mit Hilfe dieser Programmfunktion können die letzten Änderungen, z. B. das Löschen oder Verschieben eines Elementes, rückgängig gemacht werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass die Einstellung Undo-Funktion nutzen im Menü Sonstiges mit einem Häkchen versehen ist.
Gruppieren und Gruppierung aufheben
Mit der Programmfunktion Gruppieren können alle markierten Elemente der aktuellen Datei so zusammengefasst werden, dass sie wie ein einziges Objekt behandelt, z. B. gelöscht oder verschoben, werden können. Mit gedrückter linker Maustaste kann einen Rahmen um die betreffenden Elemente gezogen werden. Über Gruppierung aufheben werden Elemente eines Briefkopfes, die zuvor zu einem Objekt gruppiert wurden, wieder in einzelne Elemente getrennt.
Nach Markierung einer Gruppierung kann mit rechtem Mausklick das Kontextmenü aufgerufen werden.
Ansicht
Lineal
Das Lineal, das links und oben die Arbeitsfläche umgibt, kann mit der Programmfunktion Lineal ein- oder ausgeblendet werden. Standardmäßig wird beim Aufruf des Programms das Lineal immer eingeblendet.
Hilfslinien
Hilfslinien dienen zur Ausrichtung mehrerer Elemente an einer waagerechten oder senkrechten Linie und können über die Funktion Hilfslinien ein- bzw. ausgeblendet werden.
Hilfslinien können durch einen Mausklick auf die Buttons gezeichnet werden. Mit dem Cursor
kann die Position der Hilfslinie bestimmt werden. Wird der Cursor über eine bereits vorhandene Hilfslinie bewegt, so nimmt er die Form
an. Jetzt können die Hilfslinien verschoben werden.
Die Hilfslinien sind „magnetisch“, d. h. sobald ein Platzhalter oder Objekt mit der Maus in die Nähe von Hilfslinien geschoben wird, richtet es sich automatisch an der bzw. den Hilfslinien aus. Wenn ein Platzhalter oder ein Objekt mit den Cursortasten bewegt wird, wirken die Hilfslinien nicht „magnetisch“.
An Raster ausrichten
Mit Hilfe der Programmfunktion An Raster ausrichten ist es möglich, ein Raster auf der Arbeitsfläche einblenden zu lassen, dessen Rasterabstand selbst bestimmt werden kann. Die Rasterpunkte werden nicht gedruckt. Sie dienen lediglich der besseren Ausrichtung von Elementen.
Nicht bedruckbare Seitenränder
Je nach Druckertyp sind bestimmte Bereiche an den Rändern eines Blattes nicht zu bedrucken. Werden die nicht bedruckbaren Seitenränder eingeblendet, so können die Bereiche bei der Platzierung der Elemente besser berücksichtigt werden. Wenn Sie die Funktion wählen, so wird auf der Arbeitsfläche ein Rechteck dargestellt, das durch eine rote Linie begrenzt wird.
Zoom
Hauptartikel → Zoom
Seite neu ausgeben
Mit der Programmfunktion Seite neu ausgeben kann die Darstellung der Datei am Bildschirm erneuert werden.
Format
Voreinstellung Schrift
Hauptartikel → Voreinstellung Schrift
Voreinstellung Strichstärke
Hauptartikel → Voreinstellung Strichstärke
Fixieren
Zeichen Modus
Im Zeichen Modus werden alle Datenfelder fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Platzhalter Modus
Im Platzhalter Modus werden alle Zeichenelemente fixiert. Hierzu gehören Rechtecke, Linien, Grafiken, Tabellen und Textfelder. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Rechtecke / Ellipsen
Alle Rechtecke und Ellipsen werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Linien
Alle Linien werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Grafiken
Alle Grafiken werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Datenfelder
Alle Datenfelder werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Textfelder
Alle Textfelder werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.
Sonstiges
Schriftliste
Hauptartikel → Schriftliste
Benutzerabhängige Datenfelder
Hauptartikel → Benutzerabhängige Datenfelder
Platzhalter für Aktensachbearbeiter ändern
Hauptartikel → Platzhalter für Aktensachbearbeiter ändern
Drucker-Services (Strg+D)
Hauptartikel → Drucker-Services
Undo-Funktion nutzen
Bei Auswahl wird im Menü Bearbeiten die Programmfunktion Rückgängig zur Verfügung gestellt.
Druckbereiche für Formulare einstellen
Hauptartikel → Druckbereiche für Formulare einstellen
Hilfsmittel
Begrenzungen aufheben
Wenn die Abmessungen von Datenfeldern verkleinert und über die Funktion Begrenzungen im Kontextmenü dem ausgewählten Datenfeld zugewiesen wurden, können diese Änderungen mit Begrenzungen aufheben rückgängig gemacht werden. Die Funktion Begrenzungen aufheben wirkt sich auf alle Datenfelder aus, egal, ob diese nun markiert sind oder nicht. Sollen die Begrenzungen nur bei einem bestimmten Datenfeld aufgehoben werden, ist dieses Datenfeld auszuwählen und mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü aufzurufen. Sodann ist im Kontextmenü die Zeile Begrenzungen auszuwählen, Klick auf die Zeile Keine, nachdem ein weiteres Menü aufgeklappt wurde.
Alle Felder drucken
Textfelder und grafische Objekte, z. B. Tabellen, Rechtecke und Linien, können vom Druck ausgenommen werden. Diese Objekte sind dann auf dem Bildschirm sichtbar, werden aber nicht gedruckt. Mit der Programmfunktion Alle Felder druckbar wird der Effekt aufgehoben; alle Textfelder und grafischen Objekte werden gedruckt.
Felder in sichtbaren Bereich holen
Wenn versehentlich Daten- oder Textfelder oder grafische Objekte zu dicht am rechten Seitenrand platziert wurden, so dass sie über diesen Rand hinausreichen, können diese Objekte mit der Programmfunktion Felder in sichtbaren Bereich holen wieder auf dem weißen Bereich der Arbeitsfläche platziert werden.
Sicherung einlesen
Hauptartikel → Sicherung einlesen
?
Hilfe
Über die Hilfefunktion wird die die Online-Hilfe zu diesem Programm aufgerufen. Die Hilfefunktion kann auch mit aufgerufen werden.
Versionsinfo Strg+F12
Hier ist die Versionsnummer des Programms zu erkennen.
Zoom Seitenhöhe
Durch einen Mausklick auf diesen Button wird die Vorlage so im Arbeitsbereich dargestellt, dass die Vorlage mit der ganzen Höhe sichtbar ist. Durch erneutes Klicken wird die Vorlage so dargestellt, dass sie die Breite des Arbeitsbereiches genau ausfüllt.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
neuer Briefkopf
Mit einem Mausklick auf diesen Button kann ein Musterbriefkopf generiert werden. In diesem Musterbriefkopf sind schon zahlreiche Datenfelder positioniert - so steht etwa das Adressfeld schon an der Position, an der es für den Versand der späteren Briefe mit einem Fensterumschlag stehen muss.
Die Überarbeitung eines Musterbriefkopfes kann einfacher sein, als einen Briefkopf völlig neu zu erstellen. Der Musterbriefkopf sollte zunächst gespeichert und danach die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.
Datenfelder Übersicht
Mit einem Mausklick auf die Schaltflächen und
können alle zur Verfügung stehenden Datenfelder eingesehen werden.
Man unterscheidet Felder mit Akten- und Adressdaten und Felder mit benutzerabhängigen Daten (z. B. Feld 1). Datenfelder mit benutzerabhängigen Daten können von Ihnen definiert werden.
Einzelne Datenfelder
Mit einem Mausklick auf diese Schaltflächen können Platzhalter für Akten- und Adressdaten in die Vorlage eingefügt werden. Durch Bewegen des Mauscursors können die Position der Datenfelder bestimmt und diese durch nochmaliges Klicken der linken Maustaste bestätigt werden. Die Datenfelder erscheinen grün hinterlegt in der Vorlage.
Wird auf das Feld geklickt und die Maustaste gedrückt gehalten, können so die Position des Feldes nachträglich verändert werden. Ein durch Mausklick markiertes Datenfeld kann durch gelöscht werden. Durch Anklicken eines grün gefärbten Datenfeldes mit der rechten Maustaste kann ein Kontextmenü zur Bearbeitung der Datenfelder geöffnet werden.
Hier können Sie ein Beispiel betrachten.
Druck-Button
Mit einem Mausklick auf diesen Button wird der sofortige Ausdruck der Datei auf dem Standarddrucker gestartet.
Der aktuell eingestellte Drucker wird in der Statuszeile angezeigt, wenn der Mauszeiger auf dem Drucker-Button in der Symbolleiste ruht.
Weitere Einstellungen sind im Menü Drucken vornehmen.
Beispiel für einen Briefkopf
Hauptartikel → Beispiel für einen Briefkopf
weitere Funktionen und Erklärungen
Akten- und Adressdaten
Diese Datenfelder werden beim Druck mit Daten gefüllt, die bei der Aktenanlage und Adresserfassung eingegeben werden.
Benutzerabhängige Daten
Benutzerabhängige Datenfelder hängen vom Anwender ab, für den die Daten erfasst wurden. Als Datenfeld kann z. B. die Telefondurchwahl der verschiedenen Aktensachbearbeiter festgelegt werden.
Warnhinweis
Wurde ein Briefkopf bearbeitet und auf geklickt, erscheint ein Warnhinweis:
Bestätigt werden sollte dieser Warnhinweis nur mit
, wenn gravierende Veränderungen an dem Briefkopf vorgenommen wurden, da beim Überschreiben Platzhalter usw. verschoben werden. Für kleinere Veränderungen braucht kein neuer texttk angelegt werden. Speichern über
genügt dann.
Insbesondere für den Wechsel auf das Datenfeld Adressfeld (DIN) empfehlen wir den Briefkopf direkt in der Kanzlei-Textverarbeitung zu bearbeiten.
Kontextmenü
![schriftverkehr kontextmenü.png](/images/a/ac/schriftverkehr_kontextmen%C3%BC.png)
Druckbar
Entfernt werden sollte das Häkchen in dieser Zeile des Kontextmenüs, wenn das markierte Datenfeld nicht gedruckt werden soll. Das Datenfeld bleibt weiterhin am Bildschirm sichtbar.
Sonstiges
Diese Menüzeile steht nur im Kontextmenü der Felder Aktennummer, Druckdatum und Betreff zur Verfügung. Aufgerufen werden können jeweils die Einstellungen, etwa für die Darstellung der Aktennummer,
Feld zentrieren
Markierte Objekte werden in der Mitte des Formulars angeordnet. Dies bezieht sich auf die Position zwischen linkem und rechtem Seitenrand. Die vertikale Ausrichtung, also die Position zwischen oberem und unterem Seitenrand, bleibt unverändert.
Maße
Hauptartikel → Maße
Maße neu berechnen
Soll die Schrift vergrößert oder verkleinert werden, kann dies über die Menüzeile Maße neu berechnen erfolgen. Das Datenfeld wird dann automatisch an die veränderte Größe der Schrift angepasst.
Begrenzungen
Keine
Das Datenfeld hat keine Beschränkungen, d. h. die Abmessungen werden vom Programm anhand des Textes im Datenfeld automatisch berechnet.
Breite
Die Breite, so wie sie in der über das Kontextmenü aufrufbaren Eingabemaske Maße eingegeben werden kann, wird auf das markierte Datenfeld angewendet. Sollte der dargestellte Text breiter sein als in der Eingabemaske Maße festgelegt, wird der Text nach der festgelegten Breite umgebrochen und in einer weiteren oder mehreren Zeilen dargestellt.
Höhe
Wenn die Höhe eines Datenfeldes in der Eingabemaske Maße verändert wurde, kann diese Änderung dem Datenfeld zugewiesen werden. Ist die gewählte Schriftgröße des Textes im Datenfeld höher als das Datenfeld selbst, kann dies dazu führen, dass der Text nicht dargestellt werden kann.
Breite und Höhe
Wenn in der Eingabemaske Maße Breite und Höhe eines Datenfeldes geändert wurden, können diese Änderungen dem Datenfeld zugewiesen werden. Sollten Textlänge und Schriftgröße stark von den Einstellungen für Breite und Höhe des Datenfeldes abweichen, kann dies dazu führen, dass der Text unvollständig oder gar nicht mehr angezeigt werden kann.
Heben Sie in einem solchen Fall die Begrenzungen auf, indem Sie das Kontextmenü erneut öffnen und über Begrenzungen die Zeile Keine wählen.
Farbe
Hauptartikel → Farbe
Grau unterlegt
Datenfelder können einen grauen Hintergrund haben. Ein Häkchen zeigt an, dass die Einstellung aktiv ist. Darüber hinaus wird auch am Bildschirm der graue Hintergrund des Datenfeldes angezeigt. Der graue Hintergrund kann durch erneutes Klicken auf die Menüzeile Grau unterlegt wieder entfernt werden.
Wenn dem Hintergrund eines Datenfeldes eine Farbe und ein grauer Hintergrund zugewiesen wurden, ergänzen sich beide Einstellungen.
Rahmen
Wird auf Rahmen geklickt, wird um das Datenfeld ein Rahmen gezogen. Um den Rahmen wieder zu entfernen, kann das Kontextmenü erneut aufgerufen werden; durch erneutes Klicken auf "Rahmen" wird dieser wieder entfernt.
Wenn der Rahmen um ein Datenfeld eine andere Strichstärke haben soll, muss ein Rechteck um das entsprechende Datenfeld gezeichnet werden. Hiernach kann dem Rechteck über die Menüzeile Bearbeiten im Kontextmenü eine größere Strichstärke zugewiesen werden.
Feld drehen
Hauptartikel → Feld drehen