Telefonnotiz: Unterschied zwischen den Versionen

Telefonnotiz
Kategorie: Schriftverkehr
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Version vom 16. Mai 2017, 11:09 Uhr

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Allgemeines

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Mit der Telefonnotiz werden telefonmündliche Informationen in einem einheitlichen Verfahren - mit Hilfe des klar strukturierten Telefonnotiz-Formulars - in den E-Workflow eingespeist. Alle Informationen können schnell durch wiederholten Druck auf die Taste in der vorgesehenen Formularzeile erfasst werden.

Die Telefonnotiz kann bei Nutzung des Telefon-Assistenten bei einem eingehenden Anruf automatisch gestartet werden.

Telefonnotizen können auf sicherem Weg als Anhang zu einem E-Brief oder auf herkömmliche Weise per E-Mail versandt werden. Sie können auch an die RA-Box exportiert werden. Bei Bedarf können Anlagen, z. B. Vertragsentwürfe, beigefügt werden. Für Papierakten können Telefonnotizen gedruckt werden. Mit OK können sie im E-Akte-Speicherdialog in der zugeordneten E-Akte gespeichert bzw. an den E-Postkorb des Sachbearbeiters übergeben werden - in dringenden Fällen optional auch mit Anzeige als Sofortnachricht auf dessen PC. Wurde die Erfassung der Anrufdauer in den Einstellungen (Telefonnotiz) aktiviert, wird diese mit gedruckt bzw. gesendet, sofern der Platzhalter $16 in der verwendeten Telefonnotiz-Vorlage enthalten war.

Telefonnotizen können mit oder ohne Aktenbezug erfasst werden. Bei Aktenbezug kann die Anrufdauer für eine mögliche Honorarabrechnung automatisiert in das Timesheet gespeichert werden. Für nicht aktenbezogene Telefonnotizen kann sie vom Anwender nach Aktenzuordnung im E-Akte-Speicherdialog in das Kostenblatt oder in das Timesheet nachgetragen werden, um eine spätere Abrechnung oder Auswertung zu ermöglichen.

Vor Nutzung der Telefonnotiz im Rahmen des E-Workflows empfehlen wir zunächst zu kontrollieren, ob das verwendete Telefonnotiz-Formular dem Formularbereich in der nachfolgend abgebildeten Programmmaske entspricht. Ist dies nicht der Fall, wird Textbausteinaktualisierung in Schriftverkehr, Standardtexte aufgerufen um die Textbausteine zu aktualisieren.

Funktionen in der Toolbar

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen (Telefonnotiz)

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akte

Wenn ein Name eingegeben wird, der zu mehreren Akten gespeichert ist, wird eine entsprechende Aktenauswahlliste angezeigt, aus der die gewünschte Akte aufgerufen werden kann.

Soll der Anrufer von vornherein einer Akte zugeordnet werden, wird die gewünschte Aktennummer eingegeben. Daraufhin wird die Beteiligtenauswahl eingeblendet, aus welcher der Anrufer gewählt werden kann.

Wenn die Aktennummer nicht bekannt ist, kann diese ermittelt werden.

Für Anrufer, deren Daten noch nicht in RA-MICRO erfasst sind, ist das Feld Akte leer mit zu bestätigen.

Da in der Regel zu einer Vielzahl von Anrufen noch keine Aktennummer existiert, können entsprechende Telefonnotizen nach Bestätigung mit OK im nachfolgenden E-Akte-Speicherdialog zugeordnet bzw. mit oder ohne Aktenbezug zur nachfolgenden Bearbeitung an den E-Postkorb gesandt werden.

Anrufer

Erfasst den Namen des Anrufers. Ist der Anrufer bereits im Adressbestand gespeichert, wird bei Bestätigung des Namens mit eine Auswahlliste aller zu diesem oder gleichbeginnenden Namen gespeicherten Adressen aufgerufen.

Beteiligte

Anliegen

Aus der Auswahlliste wird ein vorformulierter Text gewählt. Die Auswahlliste wird über in der Maske Auswahlliste bearbeiten ergänzt oder bearbeitet.

Dringlichkeit

Dringlichkeitsstufen können gewählt werden.

Vorlage

Es wird bestimmt, welche Vorlage für die Telefonnotiz genutzt werden soll.

Um die Telefonnotiz den Anforderungen der Kanzlei anzupassen, sollten eigene Vorlagen erstellt werden.

Der Name eigener Vorlage-Dateien muss dem Namensformat teleno[Zeichen].rtf entsprechen, wobei [Zeichen] für ein einzelnes Zeichen oder mehrere stehen kann, z. B. teleno1.rtf oder telenoa.rtf, ggf. auch sachbearbeiterbezogen, wie z. B. in telenomerkle.rtf.

Inhaltlich werden die Vorlagen am einfachsten angepasst, indem der Textbaustein teleno.rtf in der Kanzlei-Textverarbeitung in der ersten Zeile des Texteingabefensters mit *teleno aufgerufen, geändert und mit Datei, Speichern unter... unter einem neuen Namen gespeichert wird.

Laufende Nr.

Eingabefeld

Funktionen in der Abschlussleiste

Gesprächsdauer

Senden an E-Brief

Senden an E-Mail

Datei einfügen

Drucken

OK und Speichern und Schließen

Abbruch und Schließen

Weitere Funktionen und Erklärungen

=Hinweise zur Erstellung eigener Vorlagen

Damit die vorgenommenen Eingaben auch in die Telefonnotiz übernommen werden können, muss mit Platzhaltern gearbeitet werden.

Die Platzhalter sind wie folgt belegt:

$00 = Aktenkurzbezeichnung

$01 = Datum $02 = Uhrzeit $03 = Dringlichkeit $04 = Aktennummer $05 = Kanzlei-Sachbearbeiter $06 = Anliegen $07 = Anrufer $08 = Telefonnummer $09 = angenommen durch $10 = Firma $11 = Straße und Hausnummer $12 = Postleitzahl und Ort $13 = Faxnummer $14 = Mobiltelefonnummer $15 = E-Mail-Adresse $16 = Gesprächsdauer $17 = Laufende Nr.

Ferner können mit zwei Fragezeichen (??) Stoppstellen festgelegt werden. Sofern die Angabenzeilen frei positioniert werden, muss darauf geachtet werden, diese der Größe des Textfeldes anzupassen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Platzhalter später von Text ausgefüllt werden und daher mehr Platz einzurechnen ist.

@@ Zeile 18: / Zeile 18: @@
 rect 5 32 91 71 [[Einstellungen (Telefonnotiz)|In den Einstellungen zur Telefonnotiz wird u. a. festgelegt, welche Vorlage für die Telefonnotizen standardmäßig verwendet werden soll und welches Nachrichtensystem.]]
 rect 9 77 435 100 [[Telefonnotiz#Akte|Wenn ein Name eingegeben wird, der zu mehreren Akten gespeichert ist, wird eine entsprechende Aktenauswahlliste angezeigt, aus der die gewünschte Akte aufgerufen werden kann. Soll der Anrufer von vornherein einer Akte zugeordnet werden, wird die gewünschte Aktennummer eingegeben. Daraufhin wird die Beteiligtenauswahl eingeblendet, aus welcher der Anrufer gewählt werden kann. Wenn die Aktennummer nicht bekannt ist, kann diese ermittelt werden. Für Anrufer, deren Daten noch nicht in RA-MICRO erfasst sind, ist das Feld Akte leer mit  zu bestätigen. Da in der Regel zu einer Vielzahl von Anrufen noch keine Aktennummer existiert, können entsprechende Telefonnotizen nach Bestätigung mit OK im nachfolgenden E-Akte-Speicherdialog zugeordnet bzw. mit oder ohne Aktenbezug zur nachfolgenden Bearbeitung an den E-Postkorb gesandt werden.]]
-rect 537 80 909 103 [[Telefonnotiz#Anrufer]]
+rect 537 80 909 103 [[Telefonnotiz#Anrufer|Erfasst den Namen des Anrufers. Ist der Anrufer bereits im Adressbestand gespeichert, wird bei Bestätigung des Namens mit  eine Auswahlliste aller zu diesem oder gleichbeginnenden Namen gespeicherten Adressen aufgerufen.]]
-rect 546 115 950 144 [[Telefonnotiz#Anliegen]]
+rect 546 115 950 144 [[Telefonnotiz#Anliegen|Aus der Auswahlliste wird ein vorformulierter Text gewählt. Die Auswahlliste wird über  in der Maske Auswahlliste bearbeiten ergänzt oder bearbeitet.]]
-rect 542 154 902 176 [[Telefonnotiz#Dringlichkeit]]
+rect 542 154 902 176 [[Telefonnotiz#Dringlichkeit|Dringlichkeitsstufen können gewählt werden.]]
-rect 542 190 948 218 [[Telefonnotiz#Vorlage]]
+rect 542 190 948 218 [[Telefonnotiz#Vorlage|Es wird bestimmt, welche Vorlage für die Telefonnotiz genutzt werden soll.
+Um die Telefonnotiz den Anforderungen der Kanzlei anzupassen, sollten eigene Vorlagen erstellt werden. Der Name eigener Vorlage-Dateien muss dem Namensformat teleno[Zeichen].rtf entsprechen, wobei [Zeichen] für ein einzelnes Zeichen oder mehrere stehen kann, z. B. teleno1.rtf oder telenoa.rtf, ggf. auch sachbearbeiterbezogen, wie z. B. in telenomerkle.rtf. Inhaltlich werden die Vorlagen am einfachsten angepasst, indem der Textbaustein teleno.rtf in der Kanzlei-Textverarbeitung in der ersten Zeile des Texteingabefensters mit *teleno aufgerufen, geändert und mit Datei, Speichern unter... unter einem neuen Namen gespeichert wird.]]
 rect 540 235 739 254 [[Telefonnotiz#Laufende_Nr.]]
 rect 12 324 1021 545 [[Telefonnotiz#Eingabefeld]]
@@ Zeile 66: / Zeile 67: @@
 ===Anrufer===
+Erfasst den Namen des Anrufers. Ist der Anrufer bereits im Adressbestand gespeichert, wird bei Bestätigung des Namens mit [[Datei:TK_Enter.png]] eine Auswahlliste aller zu diesem oder gleichbeginnenden Namen gespeicherten Adressen aufgerufen.
 ===Beteiligte===
 ===Anliegen===
+Aus der Auswahlliste wird ein vorformulierter Text gewählt. Die ''Auswahlliste'' wird über [[Datei:Z_3P.png]] in der Maske ''Auswahlliste bearbeiten'' ergänzt oder bearbeitet.
 ===Dringlichkeit===
+Dringlichkeitsstufen können gewählt werden.
 ===Vorlage===
+Es wird bestimmt, welche Vorlage für die ''Telefonnotiz'' genutzt werden soll.
+Um die ''Telefonnotiz'' den Anforderungen der Kanzlei anzupassen, sollten eigene Vorlagen erstellt werden.
+Der Name eigener Vorlage-Dateien muss dem Namensformat ''teleno''[Zeichen].''rtf'' entsprechen, wobei [Zeichen] für ein einzelnes Zeichen oder mehrere stehen kann, z. B. ''teleno1.rtf'' oder ''telenoa.rtf'', ggf. auch sachbearbeiterbezogen, wie z. B. in ''telenomerkle.rtf''.
+Inhaltlich werden die Vorlagen am einfachsten angepasst, indem der Textbaustein ''teleno.rtf'' in der ''Kanzlei-Textverarbeitung'' in der ersten Zeile des ''Texteingabefensters'' mit ''*teleno'' aufgerufen, geändert und mit ''Datei'', ''Speichern unter''... unter einem neuen Namen gespeichert wird.
 ===Laufende Nr.===
@@ Zeile 96: / Zeile 112: @@
 ==Weitere Funktionen und Erklärungen==
+===Hinweise zur Erstellung eigener Vorlagen==
+Damit die vorgenommenen Eingaben auch in die Telefonnotiz übernommen werden können, muss mit Platzhaltern gearbeitet werden.
+Die Platzhalter sind wie folgt belegt:
+#$00 = Aktenkurzbezeichnung
+$01 = Datum
+$02 = Uhrzeit
+$03 = Dringlichkeit
+$04 = Aktennummer
+$05 = Kanzlei-Sachbearbeiter
+$06 = Anliegen
+$07 = Anrufer
+$08 = Telefonnummer
+$09 = angenommen durch
+$10 = Firma
+$11 = Straße und Hausnummer
+$12 = Postleitzahl und Ort
+$13 = Faxnummer
+$14 = Mobiltelefonnummer
+$15 = E-Mail-Adresse
+$16 = Gesprächsdauer
+$17 = Laufende Nr.
+Ferner können mit zwei Fragezeichen (??) Stoppstellen festgelegt werden. Sofern die Angabenzeilen frei positioniert werden, muss darauf geachtet werden, diese der Größe des Textfeldes anzupassen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Platzhalter später von Text ausgefüllt werden und daher mehr Platz einzurechnen ist.
 [[Category:Schriftverkehr]]