Adressfenster 1

Allgemeines

Das Adressfenster, das aus RA-MICRO heraus auch mit der Tastenkombination AltGr + a aufgerufen werden kann, dient der zentralen Erfassung neuer und der Bearbeitung vorhandener Adressen. Die Erfassung von Adressen mit RA-MICRO hat den großen Vorteil, dass Adressdaten nur einmal eingegeben werden müssen und anschließend in allen relevanten Programmbereichen genutzt werden können. Zu einer Adresse können die zuständigen Gerichte herausgesucht, Online Anfragen durchgeführt, sowie eventuelle Interessenkollisionen geprüft werden.

Jede in RA-MICRO neu gespeicherte Adresse erhält automatisch eine Adressnummer, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressbereich, der für die mitgelieferten Adressdaten – z. B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist. Die Bereiche sind wie folgt unterteilt:

• Die Adressnummer 1 ist der eigenen Adresse der Kanzlei vorbehalten und sollte keinesfalls für eine andere Adresse benutzt werden.
• Die darauf folgenden Nummern bis 1.000 sollten für andere häufig genutzte Adressen, wie z. B. für die Adresse des Notariats, die Adressen der Sozietätsmitglieder oder die Adressen von Korrespondenzanwälte verwendet werden.
• Der Bereich von Adressnummer 1.001 bis 89.000 sowie von 200.000 bis 9.999.999 steht zur Speicherung der laufenden Adressdaten zur Verfügung. Wird die automatische Adressnummernvergabe verwendet, so wählt das Programm automatisch die nächste freie Nummer in diesem Bereich, wenn eine neue Adresse gespeichert wird.
• Der Adressnummernbereich von 89.001 bis 199.999 ist den mit RA-MICRO ausgelieferten Adressen vorbehalten. Dies sind z. B. die Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Da diese Adressen von RA-MICRO regelmäßig aktualisiert und überschrieben werden, ist deren eigenhändige Änderung nicht zu empfehlen. Sollen dennoch Änderungen vorgenommen und diese vor automatischer Überschreibung durch die Pflegelieferungen gesichert werden, ist die entsprechende Adresse unter einer Adressnummer des frei verfügbaren Nummernbereichs zu kopieren. Anschließend können dort Änderungen vorgenommen werden.

Über das Menü Extras stehen die Programmfunktionen Adresse nach MS Outlook exportieren und Anschrift in die Zwischenablage kopieren zur Verfügung.

Vor der erstmaligen Adressbearbeitung sollten die entsprechenden Einstellungen unter Kanzlei, Einstellungen Adressen überprüft werden.

Sollten bereits angelegte Adressen nicht wiedergefunden werden, empfehlen wir, die Namenslisten, mit deren Hilfe im Feld Adressnummer / Name nach Namen gesucht werden kann, zu reorganisieren. In Verbindung mit einer SQL-Installation ist eine Reorganisation nicht erforderlich und steht somit nicht zur Verfügung.

Bei der Eingabe von Firmenadressen sind insbesondere die folgenden Hinweise zu beachten.

Funktionen in der Toolbar

Extras

• Adresse nach MS Outlook exportieren kann eine zuvor im Adressfenster aufgerufene Adresse schnell nach MS Outlook und von dort zur weiteren Übernahme auf marktübliche Smartphones exportieren.

• Anschrift in die Zwischenablage kopieren übernimmt die zuvor in das Adressfenster aufgerufene Adresse in die Zwischenablage, um sie anschließend in andere Windows-Programme übernehmen zu können.

Gerichtsorte

Hauptartikel: Gerichtsorte

Weitere Funktionen und Erklärungen

Firmenadressen richtig erfassen

Firmenadressen richtig erfassen Um Firmenadressen richtig zu erfassen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Eine Firmenadresse wird im Adressfenster mit dem Anredeschlüssel 4 - Firma gespeichert. Im Eingabefeld Nachname muss zur korrekten Firmenadressierung in Schriftsätzen die Rechtsform, also beispielsweise Maschinenbau GmbH, eingegeben werden.

   Datei:Adressfenster Screenshot.png

2. Die Adresse des Firmenvertreters, z. B. des Geschäftsführers, wird in der Maske Vertreteradressen, die über den Button Vertreter oder - wenn der Cursor im gelben Vertreterfeld steht - über die Tastenkombination AltGr + a bzw. Alt + a im Adressfenster aufgerufen werden kann, erfasst. Ein bereits gespeicherter Vertreter wird über die Eingabe seiner Adressnummer im Vertreterfeld erfasst.
3. Für die Erfassung des Vertreters der GmbH empfehlen wir den Anredeschlüssel 9 - Sonstige im Vertreter-Adressfenster. In das Feld 1. Adresszeile ist anschließend der Geschäftsführer einzutragen:

   Datei:Adressfenster Screenshot.png

4. Nach Bestätigung der Eingaben werden die Vertreterdaten gespeichert. Die neue Adressnummer des Vertreters wird automatisch in das Vertreterfeld der Firmen-Adresse übernommen.
5. Sofern der Schriftwechsel ausschließlich mit dem Geschäftsführer als gesetzlicher Vertreter der Firma geführt werden soll, ist die Option Korrespondenz mit Vertreter auszuwählen.

Besonderheiten bei der GmbH & Co. KG

1. Die Adresse einer GmbH & Co. KG wird ebenfalls im Adressfenster mit dem Anredeschlüssel 4 - Firma gespeichert. Im Eingabefeld Nachname muss zur korrekten Firmenadressierung in Schriftsätzen die Rechtsform z. B. Maschinenbau GmbH & Co. KG eingegeben werden.

   

2. Die Adresse der GmbH wird sodann in der Maske Vertreteradressen erfasst, die über Vertreter oder - wenn der Cursor im gelben Vertreterfeld steht - über die Tastenkombination AltGr + a bzw. Alt + a aufgerufen wird. Eine bereits gespeicherte GmbH-Adresse kann z. B. über Eingabe der Adressnummer im Vertreterfeld der GmbH & Co. KG erfasst werden.
   Als Anrede der GmbH ist bei der GmbH & Co. KG der Anredeschlüssel 4 - Firma auszuwählen. Im Eingabefeld Nachname ist zur korrekten Firmenadressierung in Schriftsätzen die Rechtsform, also z. B. Maschinenbau GmbH, einzutragen. Anschließend werden die Eingaben mit Ok bestätigt.
3. Die Daten des Geschäftsführers werden über das Vertreterfeld der GmbH erfasst.
4. Sofern der Schriftwechsel mit der GmbH geführt werden soll, ist für die GmbH & Co. KG unter Sonstiges die Einstellung Korrespondenz mit Vertreter zu aktivieren. Soll der Schriftwechsel nur mit dem Geschäftsführer der GmbH geführt werden, ist für die GmbH Korrespondenz mit Vertreter zu aktivieren.

• Bei Wahl des Anredeschlüssel 4 - Firma, werden im Adressfenster anstelle der Eingabefelder Geburtsdatum und Geburtsname die Eingabefelder Register-Nr. und Register-Gericht eingeblendet, mit denen die Handelsregisternummer und das Registergericht zur Adressnummer erfasst werden können. Auch eine Auswahlliste Rechtsform wird eingeblendet, aus welcher die entsprechende Rechtsform ausgewählt werden kann, die von RA-MICRO beim Erstellen eines Mahnbescheids verwendet wird.