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Allgemeines
Die RA-MICRO E-Akte Schnittstelle in Outlook bietet verschiedene Funktion zum Senden und Speichern einer neuen E-Mail bzw. einer vorhanden E-Mail zur E-Akte an. Bei Erstellung einer neuen E-Mail kann ein E-Mail-Empfänger aus den Adress-/Akten-Daten übernommen werden. Weiterhin ist das Beifügen von Anlagen aus der E-Akte möglich.
Funktionen bei einer neuen E-Mail / Weiterleitung einer vorhandenen E-Mail
Über die RA-MICRO E-Akte-Schnittstelle können E-Mails unter Beifügung von Anlagen über die Option Datei aus E-Akte anfügen zur E-Akte gespeichert und gleichzeitig versandt werden.
Aus den RA-MICRO Adressen bzw. Akten kann über die Adressnummer- bzw. Aktennummer-Eingabe ein Empfänger gewählt werden.
Senden und Speichern in E-Akte / Speichern in E-Akte und senden
Die E-Mail kann hierüber versandt und gleichzeitig zur E-Akte gespeichert werden.
Datei aus E-Akte anfügen
Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Dokuments aus der E-Akte.
Die gewählte E-Akten-Anlage kann als Original, z. B. im Word- oder RTF-Format, oder bei Dokumenten, bei denen eine PDF-Vorschau in der E-Akte existiert, als größenreduzierte Kopie im PDF-Format beigefügt werden.
vOffice VideoCall Einladung
Hierüber wird ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall mit einem RA-MICRO Benutzer in den E-Mail-Text eingefügt.
Die Funktion ist erst nach erfolgter vOffice Einrichtung sicht- bzw. nutzbar. Diese erfolgt über die Auswahl von vOffice im RA-MICRO Hauptmenü.
Adressnummer
Eingabe einer Adressnummer oder Eingabe des Namens der gesuchten Person möglich. Bei Eingabe eines Namens listet RA-MICRO nach Bestätigung mit alle Adressen auf, die der Eingabe entsprechen.
Aktennummer
Dient der Eingabe einer Aktennummer. Anstelle der Aktennummer kann auch der Auftraggeber- oder Gegnername aus der Aktenkurzbezeichnung eingegeben werden, sh. auch zusätzliche Hinweise zur Aktennummerneingabe
Aktenhistorie
Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.
Empfänger
In der Empfängerliste werden bei Aktennummerneingabe alle Beteiligte mit E-Mail-Adresse zur Akte angezeigt. Bei Eingabe einer Adressnummer wird die zur Adresse hinterlegte E-Mail in der Liste ausgewiesen und zusätzlich - falls vorhanden - die E-Mail-Adressen der hinterlegter Ansprechpartner.
An / Cc / Bcc
Aus der Empfängerliste kann ein Empfänger gewählt und gleichzeitig festgelegt werden, ob dieser die E-Mail direkt, in Cc oder Bcc erhalten soll. Für die Auswahl An kann nur ein Empfänger gewählt werden, da von diesem Empfänger der E-Mailbetreff, u. a. aus den Betreffzeilen, zusammengestellt wird.
Funktionen bei einer vorhandenen E-Mail
Eine vorhandene E-Mail kann über die RA-MICRO Funktionen Speichern in E-Akte bzw. Speichern in E-Akte und Schließen zur E-Akte gespeichert werden.
Speichern in E-Akte
Hierüber können E-Mails mit/ohne oder nur die Anlagen in die E-Akte gespeichert werden (sh. Speicherung von E-Mails in die E-Akte).
Gleichzeitig ist ein Ausdruck der E-Mail möglich und die E-Mail kann nach dem Speichern aus dem Posteingang in Outlook gelöscht werden.
Speichern in E-Akte und Schließen
Nach dem Speichern von E-Mails in die E-Akte optional mit/ohne Druck und Löschung der Mail nach Speicherung aus dem Posteingang wird das E-Mail-Fenster geschlossen.
Weitere Funktionen und Erklärungen
Speicherung von E-Mails in die E-Akte
Hauptartikel → Speichern in E-Akte
mehrere E-Mails über Kontextmenü in E-Akte speichern
Sollte mehr als eine E-Mail in MS Outlook zu einer E-Akte gespeichert werden, so konnte dies bisher nur einzeln und nacheinander erfolgen. Um ein schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen, können mehrere markierte E-Mails gleichzeitig in einer E-Akte gespeichert werden.
Nach dem Markieren mehrerer E-Mails über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und Auswahl Speichern in E-Akte wird nachfolgender Dialog aufgerufen:
Nach Eingabe einer Aktennummer ist die Auswahl eines Schlagwortes, einer Rubrik und/oder eines Unterordners möglich.
Die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff ist standardmäßig gesetzt. Hierbei wird der jeweilige E Mail-Betreff als Bemerkung zu den in der E-Akte zu speichernden E-Mail-Dokumenten übernommen.
Soll für alle E-Mails eine identische Bemerkung zur Akte gespeichert werden, so ist die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff abzuwählen und ein eigener Betreff zu erfassen, der für die gewünschten E-Mail-Dokumente als einheitliche Bemerkung übernommen wird.
Bei nur einer markierten E-Mail erfolgt der Aufruf des Standard-Speicherdialogs zur E-Akte.