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Allgemeines
Der Buchungskreis "Buchen" dient der Erfassung von Buchungsvorgängen in verschiedenen Bereichen der Finanzbuchhaltung. Er kommt zur Anwendung in der allgemeinen Finanzbuchhaltung durch Sachkontobuchungen, bietet Buchungsfunktionen für das Aktenkonto und die Offenen Posten. Wird mit der Zwangsvollstreckung gearbeitet, kann in vorhandene Forderungskonten durchgebucht werden.
Nachdem das entsprechende Finanzkonto gewählt und optional ein Zielsaldo eingegeben wurde, werden jetzt die spezifischen Buchungseingaben getätigt.
Standardmäßig beginnt jeder Buchungsvorgang mit der Buchungsschablone für Sachkontobuchungen. Optional kann ein Aktenzeichen eingegeben werden und es startet dann die Buchungsschablone für aktenkontobezogene Buchungen.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Finanzkonto
Das entsprechende Finanzkonto wird gewählt, auf das gebucht werden soll.
Auszug Nr., Blatt, Lfd. Nr.
Die Angaben zu Auszugnummer, Blatt und laufender Nummer werden ausgehend von der letzten Buchung automatisch fortgeschrieben. Bei Bedarf können die Werte überschrieben werden. Wenn eine Änderung vorgenommen wird, dann wird diese in der gesamten Stapelbuchung berücksichtigt. Aus diesen Angaben setzt sich die Belegnummer zusammen und wird fortlaufend weiter gezählt.
Hinweis: Wenn die Belegnummer manuell in der Buchungsschablone geändert wird, erfolgt dies nur für die aktuelle Buchung. In der Folgebuchung wird dann wieder ausgehend aus Auszugsnummer und laufender Nummer die nächste freie Belegnummer gebildet.
Alter Saldo
Es wird der sich aus den bisher gespeicherten Buchungen ergebende Saldo angezeigt.
Neuer Saldo
Hier kann der zu erreichende Zielsaldo (Bsp. Endsaldo des zu erfassenden Kontoauszuges) eingegeben werden. Dies dient als Grundlage für eine programmseitige Kontrolle mit dem Hinweis das der Zielsaldo erreicht wurde bzw. mit dem Hinweis einer bestehenden Differenz bei vorzeitiger Speicherung des Buchungsstapels. Es besteht eine Eingabepflicht bei entsprechend gesetzter Einstellung.
Hinweis: Diese zentrale Einstellung kann in den Fibu Einstellungen/KK Finanzbuchhaltung/KK Buchen mit der Einstellung Eingabe des neuen Saldos erzwingen gesetzt werden.
Datum
Hier wird das Erfassungsdatum eingegeben, vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum. Das Erfassungsdatum dient als Grundlage für das Tagesjournal.
Aktueller Saldo, Noch zu buchen
Auf Grundlage des alten Saldos und der bisher erfassten Buchungen, wird der sich ergebende aktuelle Saldo angezeigt.
Der zu buchende Saldo wird nur angezeigt, wenn ein Neuer Saldo (Zielsaldo) eingegeben wurde.
Aktenkontobuchung
Hauptartikel: neue Seite für Aktenkontobuchung
Nach Eingabe und Bestätigung einer Aktennummer startet die Buchungsschablone für aktenbezogene Buchungen. Im weiteren Verlauf kann entschieden werden, ob in die offenen Posten (OP), sofern vorhanden und/oder in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung gebucht werden soll. Die Buchung in die offenen Posten erfordert eine Rechnungsnummer.
Sachkontenbuchung
Hauptartikel: neue Seite für Sachkontenbuchung
Nachdem ein entsprechendes Finanzkonto gewählt und optional ein Zielsaldo eingegeben wurde, werden jetzt die spezifischen Buchungseingaben getätigt. Grundsätzlich ist zu wählen, ob auf ein Aktenkonto gebucht werden soll. Ist dies nicht der Fall ist das leere Aktennummerncontrol mit Enter zu bestätigen und danach wechselt die Buchungsschablone auf die Sachkontenbuchung.
Funktionen im Bearbeitungsbereich Aktenkontobuchung
Akte (optional)
Dient der Erfassung der Aktennummer.
Hauptartikel → Aktencontrol
Auf Akten aufteilen (F2)
Mit F 2 oder (Bild einfügen) ist die Splittung des Buchungsbetrages auf verschiedene Akten des Mandanten möglich. Dies wird insbesondere für eine Sammelabrechnung aus dem Modul Zeithonorar II genutzt.
Adressnummer
Hier wird die Adressnummer des Mandanten eingegeben. Wenn die Adressnummer unbekannt ist, wird diese über die Eingabe des Namens vom Programm gesucht.
In dieser Maske kann der Buchungsbetrag auf verschiedene Akten einer einzelnen Mandantenadresse aufgeteilt werden. Die Aktenkonten werden markiert, auf die eine Buchung erfolgen soll und der Buchungsbetrag zur Akte wird eingetragen. Nach der Übernahme der Aufteilung in die Buchenmaske kann anschließend festgelegt werden, wie die Verbuchung auf Auslagen, Gebühren und/oder Fremdgeld erfolgen soll.
Rechnungsnummer (derzeit noch in Vorbereitung)
Die Rechnungsnummer der Sammelabrechnung aus dem Modul Zeithonorar II wird eingegeben, damit die dazugehörigen Aktennummern mit Rechnungsbeträgen angezeigt werden.
Aktennummernermittlung aus Rechnungsnummer (F4)
Mit F 4 kann die zu einer Rechnungsnummer gehörende Akte gesucht werden.
Buchungsart
Bei Wahl der Option Buchen in Aktenkonto stehen vorgegebene Buchungsarten zur Verfügung.
Die vorgegebenen Buchungsarten sind in der Aufstellung der Buchungsarten daran erkennbar, dass in der Spalte Stapelbuchung der Hinweis auf Finanzkonto steht.
Nach Bestätigung der Buchungsart öffnet sich die Aufteilungsmaske, in der der Buchungsbetrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufgeteilt werden kann.
Betrag
Der Betrag wird eingegeben, Einnahmen mit einem H dahinter, Ausgaben mit einem S dahinter. Stornobuchung auf Kostenkonto = Einnahme (H), Stornobuchung auf Erlöskonto = Ausgabe (S).
Betrag splitten
Beim Splitten eines Buchungsbetrags können die Einzelbeträge nacheinander gebucht und in den Stapel übergeben werden. Programmseitig wird nach jeder Teilbuchung der noch zu buchende Restbetrag angezeigt. Zusammengehörige Splittbuchungen werden im Stapel farblich gekennzeichnet und unter einer laufenden Belegnummer geführt.
Aufteilung
Nach Bestätigung der Buchungsart öffnet sich die Aufteilungsmaske, in der der Buchungsbetrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufgeteilt werden kann.
in OP-Liste
Hier wird in die OP-Liste gebucht. Es kann die entsprechende Rechnungsnummer gewählt werden.
Rechnungsnummer
Eine Rechnungsnummer ist Voraussetzung für die Buchung in die offenen Posten und steht nur bei entsprechenden Buchungsarten zur Verfügung. Rechnungsnummern aus Folgejahren werden nicht angezeigt und können nicht eingegeben werden. Offene Rechnungen können gewählt werden, auf die gezahlte Beträge gebucht werden.
Auswahl
Es erfolgt eine Auswahl der offenen Rechnungen.
in ZV
Sofern ein Forderungskonto vorhanden ist, kann eine Zahlung in das Forderungskonto durchgebucht werden.
Buchungstext
Der Buchungstext wird entsprechend der Buchungsart vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden. Individuelle Buchungstexte können getrennt für Buchungen mit Aktenkonto, für Einnahmen ohne Aktenkonto und für Ausgaben ohne Aktenkonto gespeichert werden, indem der Textbaustein-Editor aufgerufen und dort Finanzbuchhaltung , Bearbeiten , Buchen gewählt und dann im rechten Fenster neue Buchungstexte erfasst werden.
Bei Sachkontenbuchungen wird eine Eingabe im Format mm / jj am Anfang des Buchungstextes vom Programm als Aktenkontobuchung interpretiert.
Buchungsdatum
Als Buchungsdatum ist das Datum vorgegeben, das im oberen Bereich der Maske eingegeben wurde. Durchgängig ist das Datum der Wertstellung der einzelnen Zahlung zu verwenden. Es ist in allen Fällen, in denen das Datum für die Verzinsung wichtig ist, geboten - also vor allem bei Zahlungen von Dritten - und in allen anderen Fällen zulässig.
Belegnummer
Die 6-stellige Belegnummer setzt sich wie folgt zusammen: 1. - 3. Stelle für die Kontoauszugsnummer, 4. - 5. Stelle für die Blattnummer und die 6. Stelle für eine fortlaufende Nummer.
Beim Buchen können die Blattnummer und die fortlaufende Nummer jederzeit geändert werden.
Belegnummern nach diesem Schema sind Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung der Programmfunktion Kontoauszüge .
Aktenkonto nach Speichern drucken
Die Verfügbarkeit dieser Option richtet sich nach den gesetzten Einstellungen in Aktenkonto , auf der Karteikarte Drucken . Alternativ ist auch der E-Brief E-Mail Versand oder Postkorb Aktensachbearbeiter möglich.
Buchung in Stapel übernehmen
Die erfassten Buchungen werden in den Stapel übergeben.
Stapel
Die Buchungen in diesem Bereich, dem Buchungsstapel, wurden bereits erfasst, aber noch nicht gespeichert. Bearbeiten und Löschen sind noch ohne gesonderte Buchung möglich, indem die Buchung markiert oder mit Doppelklick angeklickt wird. In der zweiten Spalte des Buchungsstapels ist erkennbar, ob die Buchung ins Aktenkonto (a), ins Journal (j), in die offenen Posten (o) und in die Zwangsvollstreckung (z) erfolgt, wenn das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung für den Mandanten geführt wird.
Funktionen im Bearbeitungsbereich Sachkontobuchung
Finanzkonto
Das entsprechende Finanzkonto wird gewählt, auf das gebucht werden soll.
WKB
Die hinterlegten wiederkehrende Buchungen können ausgewählt und werden im Anschluss automatisch in der Sachkontenbuchung vorausgefüllt. Über den 3-Punkte-Button können die wiederkehrenden Buchungen bearbeitet werden.
Belegnummer
Die 6-stellige Belegnummer setzt sich wie folgt zusammen: 1. - 3. Stelle für die Kontoauszugsnummer, 4. - 5. Stelle für die Blattnummer und die 6. Stelle für eine fortlaufende Nummer.
Beim Buchen können die Blattnummer und die fortlaufende Nummer jederzeit geändert werden.
Belegnummern nach diesem Schema sind Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung der Programmfunktion Kontoauszüge .
Betrag
Der Betrag wird eingegeben, Einnahmen mit einem H dahinter, Ausgaben mit einem S dahinter. Stornobuchung auf Kostenkonto = Einnahme (H), Stornobuchung auf Erlöskonto = Ausgabe (S).
Betrag splitten
Beim Splitten eines Buchungsbetrags können die Einzelbeträge nacheinander gebucht und in den Stapel übergeben werden. Programmseitig wird nach jeder Teilbuchung der noch zu buchende Restbetrag angezeigt. Zusammengehörige Splittbuchungen werden im Stapel farblich gekennzeichnet und unter einer laufenden Belegnummer geführt.
Sachkonto
Sachbearbeiter und Sachkonto stehen bei Buchen in Aktenkonto nicht zur Verfügung, eine Eingabe ist hier nur für Journalbuchungen ohne Buchungen ins Aktenkonto erforderlich bzw. möglich.
MwSt-Satz
Ein Steuersatz kann nur bei Sachkonten der Kontenklassen 0, 4 und 8 eingegeben werden. Bei der Kontenklasse 0 spielt eine Sonderlogik eine Rolle, bei welcher der Steuerbetrag gesondert auf das Konto 4000 gebucht wird.
Wenn die Nummer eines Sachkontos eingegeben wurde, dem ein Steuersatz zugeordnet ist, wird dieser Steuersatz hier vorgeschlagen. Bei Einnahmekonten, denen kein Steuersatz zugeordnet ist, wird der normale Mehrwertsteuersatz gemäß den Allgemeinen Einstellungen vorgeschlagen. Bei Ausgabekonten, denen kein Mehrwertsteuersatz zugeordnet ist, muss der Steuersatz hier eingegeben werden.
MwSt-Betrag
Das Eingabefeld MwSt-Betrag wird dann freigeschaltet, wenn das Eingabefeld MwSt-Satz leer ist. Bei Ausgaben mit unterschiedlichen Steuersätzen kann der Steuerbetrag eingegeben oder mit 
die Maske MwSt-Betrag berechnen aufgerufen werden, in dem er berechnet werden kann.
Für steuerbehaftete Geschäftsvorfälle, bei denen eine manuelle Eingabe im Feld MwSt-Betrag getätigt wurde, ist keine korrekte Datev-Konvertierung möglich. Geschäftsvorfälle, bei denen der Buchungsbetrag unterschiedliche Steuersätze enthält, sollten daher in diesem Fall über eine Splittbuchung erfasst werden.
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter und Sachkonto stehen bei Buchen in Aktenkonto nicht zur Verfügung, eine Eingabe ist hier nur für Journalbuchungen ohne Buchungen ins Aktenkonto erforderlich bzw. möglich.
Buchungstext
Der Buchungstext wird entsprechend der Buchungsart vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden. Individuelle Buchungstexte können getrennt für Buchungen mit Aktenkonto, für Einnahmen ohne Aktenkonto und für Ausgaben ohne Aktenkonto gespeichert werden, indem der Textbaustein-Editor aufgerufen und dort Finanzbuchhaltung , Bearbeiten , Buchen gewählt und dann im rechten Fenster neue Buchungstexte erfasst werden.
Bei Sachkontenbuchungen wird eine Eingabe im Format mm / jj am Anfang des Buchungstextes vom Programm als Aktenkontobuchung interpretiert.
Buchungsdatum
Als Buchungsdatum ist das Datum vorgegeben, das im oberen Bereich der Maske eingegeben wurde. Durchgängig ist das Datum der Wertstellung der einzelnen Zahlung zu verwenden. Es ist in allen Fällen, in denen das Datum für die Verzinsung wichtig ist, geboten - also vor allem bei Zahlungen von Dritten - und in allen anderen Fällen zulässig.
Buchung in Stapel übernehmen
Die Buchungen werden in den Stapel übernommen.
Stapel
Die Buchungen in diesem Bereich, dem Buchungsstapel, wurden bereits erfasst, aber noch nicht gespeichert. Bearbeiten und Löschen sind noch ohne gesonderte Buchung möglich, indem die Buchung markiert wird. In der zweiten Spalte des Buchungsstapels ist erkennbar, ob die Buchung ins Aktenkonto (a), ins Journal (j), in die offenen Posten (o) und in die Zwangsvollstreckung (z) erfolgt, wenn das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung für den Mandanten geführt wird.
Funktionen in der Abschlussleiste
Zurück
Die Maske wird ohne Speicherung zurückgesetzt.
Speichern
Die Buchungen im Buchungsstapel werden unwiderruflich gespeichert.
OK und Schließen
Die erfasste Buchung wird gespeichert und die Maske geschlossen.
Abbruch und Schließen
Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.
