Ablageoptionen: Unterschied zwischen den Versionen
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| − | rect | + | rect 1 58 235 345 [[Ablageoptionen#Datenlöschungen|Hier wird angezeigt, welche Daten zur Akte gelöscht werden. Die dargestellte Auswahl richtet sich nach den zur Akte gespeicherten Daten. Grundsätzlich werden nach dem Grundsatz der Datenminimierung alle Daten nur Löschung vorgesehen. Die Abwahl einer Option hat keine Wirkung auf den Löschungsvorschlag bei Wahl der nächsten abzulegenden Akte. Die Ablageoptionen sind bei jeder Akte neu zu prüfen.]] |
| − | rect 1 | + | rect 1 348 300 423 [[Ablageoptionen#Aufbewahrungsdauer nach Aktenablage|Hier besteht die Möglichkeit, Akten über die gesetzliche Mindestdauer von 6 Jahren bei Anwaltsakten und 7 Jahren bei Notarakten hinaus eine längere Aufbewahrungsdauer zuzuordnen.]] |
| − | rect | + | rect 301 348 771 426 [[Ablageoptionen#Offene Posteingänge|Die Option ermöglicht es, die Prüfung auf existierende Dokumente im Postkorb durchzuführen. Ist die Prüfung ausgewählt, wird die Akte nicht abgelegt, wenn in den Postkörben noch Dokumente existieren. D.h., der Anwender selbst muss eine direkte Prüfung in dem angegebenen Postkorb oder in der E-Akte dahingehend vornehmen, ob noch eine Bearbeitung des Dokumentes erforderlich ist und dieses dann händisch entfernen. Bei nicht gesetzter Option, erfolgt keine Prüfung und die Akte wird abgelegt, auch wenn sich Dokumente in den Postkörben befinden.]] |
| − | rect 1 | + | rect 1 416 771 508 [[Ablageoptionen#Wiedervorlage für Wiederaufnahme der Akte|Für die abzulegende Akte kann eine Wiedervorlage eingetragen werden.]] |
| − | rect | + | rect 1 509 161 575 [[Ablageoptionen#Status|Bei gewählter Option zeigt Ihnen das Programm in der Akteninfo den Mandatsstatus: Beendet an. Diese Information kann auch im Ablageprotokoll und in den Aktenschildern mit dem Platzhalter Mandatsstatus berücksichtigt werden. ]] |
| − | rect | + | rect 161 509 426 578 [[Ablageoptionen#Aktenkennzeichen|Hier können Sie ein neues Kennzeichen für die abgelegte Akte eingeben. Das vom Programm vorgeschlagene, bisher zur Akte gespeicherte Kennzeichen kann überschrieben werden. ]] |
| − | rect | + | rect 426 507 770 583 [[Ablageoptionen#Aktenstandort|Speichern Sie in diesem Feld ggf. einen anderen Standort für die abgelegte Akte. ]] |
| − | rect | + | rect 0 574 421 677 [[Ablageoptionen#Reaktivierte Akte ablegen|Bei der Ablage einer reaktivieren Akte wird standardmäßig eine neue Ablagenummer vorgeschlagen. Wollen Sie die bereits gespeicherte Ablagenummer wieder verwenden, wählen Sie die Einstellung Alte Ablagenummer. ]] |
| − | rect | + | rect 430 578 768 677 [[Ablageoptionen#Offene Honorare|Mit diesen Ablageeinstellungen wird auf offene Zeithonorare und Offene Posten geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung wird die entsprechende Akte nicht abgelegt und ein entsprechender Vermerk im Ablageprotokoll hinterlegt. ]] |
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Hier wird angezeigt, welche Daten zur Akte gelöscht werden. Die dargestellte Auswahl richtet sich nach den zur Akte gespeicherten Daten. Grundsätzlich werden nach dem Grundsatz der Datenminimierung alle Daten nur Löschung vorgesehen. Die Abwahl einer Option hat keine Wirkung auf den Löschungsvorschlag bei Wahl der nächsten abzulegenden Akte. Die Ablageoptionen sind bei jeder Akte neu zu prüfen. | Hier wird angezeigt, welche Daten zur Akte gelöscht werden. Die dargestellte Auswahl richtet sich nach den zur Akte gespeicherten Daten. Grundsätzlich werden nach dem Grundsatz der Datenminimierung alle Daten nur Löschung vorgesehen. Die Abwahl einer Option hat keine Wirkung auf den Löschungsvorschlag bei Wahl der nächsten abzulegenden Akte. Die Ablageoptionen sind bei jeder Akte neu zu prüfen. | ||
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Aktuelle Version vom 9. August 2023, 14:35 Uhr
Hauptseite > Akten > Akte ablegen > Ablageoptionen
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
In dieser Maske können Sie festlegen, welche Daten bei der Aktenablage gelöscht werden sollen.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Datenlöschungen
Hier wird angezeigt, welche Daten zur Akte gelöscht werden. Die dargestellte Auswahl richtet sich nach den zur Akte gespeicherten Daten. Grundsätzlich werden nach dem Grundsatz der Datenminimierung alle Daten nur Löschung vorgesehen. Die Abwahl einer Option hat keine Wirkung auf den Löschungsvorschlag bei Wahl der nächsten abzulegenden Akte. Die Ablageoptionen sind bei jeder Akte neu zu prüfen.
Aufbewahrungsdauer nach Aktenablage
Hier besteht die Möglichkeit, Akten über die gesetzliche Mindestdauer von 6 Jahren bei Anwaltsakten und 7 Jahren bei Notarakten hinaus eine längere Aufbewahrungsdauer zuzuordnen.
Offene Posteingänge
Die Option ermöglicht es, die Prüfung auf existierende Dokumente im Postkorb durchzuführen.
Ist die Prüfung ausgewählt, wird die Akte nicht abgelegt, wenn in den Postkörben noch Dokumente existieren. D.h., der Anwender selbst muss eine direkte Prüfung in dem angegebenen Postkorb oder in der E-Akte dahingehend vornehmen, ob noch eine Bearbeitung des Dokumentes erforderlich ist und dieses dann händisch entfernen. Bei nicht gesetzter Option, erfolgt keine Prüfung und die Akte wird abgelegt, auch wenn sich Dokumente in den Postkörben befinden.
Wiedervorlage für Wiederaufnahme der Akte
Für die abzulegende Akte kann eine Wiedervorlage eingetragen werden.
Status
Bei gewählter Option zeigt Ihnen das Programm in der Akteninfo den Mandatsstatus: Beendet an. Diese Information kann auch im Ablageprotokoll und in den Aktenschildern mit dem Platzhalter Mandatsstatus berücksichtigt werden.
Aktenkennzeichen
Hier können Sie ein neues Kennzeichen für die abgelegte Akte eingeben. Das vom Programm vorgeschlagene, bisher zur Akte gespeicherte Kennzeichen kann überschrieben werden.
Aktenstandort
Speichern Sie in diesem Feld ggf. einen anderen Standort für die abgelegte Akte.
Reaktivierte Akte ablegen
Bei der Ablage einer reaktivieren Akte wird standardmäßig eine neue Ablagenummer vorgeschlagen. Wollen Sie die bereits gespeicherte Ablagenummer wieder verwenden, wählen Sie die Einstellung Alte Ablagenummer.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt für reaktivierte und erneut abgelegte Akten wieder von vorn, da - folgend aus dem Wortlaut des § 50 II BRAO sowie Sinn und Zweck der Norm - erst mit erneuter Ablage das Mandat bzw. der Auftrag `beendigt` ist. D. h. auch, dass die Akte wie eine neu abgelegte Akte mit einer neuen Ablagenummer versehen werden muss. Ein entsprechender Programmhinweis wird eingeblendet.
Offene Honorare
Mit diesen Ablageeinstellungen wird auf offene Zeithonorare und Offene Posten geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung wird die entsprechende Akte nicht abgelegt und ein entsprechender Vermerk im Ablageprotokoll hinterlegt.
Funktionen in der Abschlussleiste
OK und Schließen
Hier bestätigen Sie die Ablageeinstellungen und kehren zur Aktenablage zurück.
Abbruch und Schließen
Die Maske wird geschlossen. Änderungen werden nicht gespeichert.