Adressen importieren

Allgemeinses

Über diese Programmfunktion besteht die Möglichkeit, Adresstabellen im Excel-Format in den Adressbestand von RA-MICRO zu importieren.

In der Excel-Tabelle müssen die einzelnen Datenspalten mit Überschriften versehen werden, damit für den Import ein Zuordnungsschema zwischen RA-MICRO Adressfeldern und Spaltenbezeichnung der Excel-Tabelle angelegt werden kann. Enthält die Excel-Tabelle auch eine Spalte mit Adressnummern, können diese in RA-MICRO beibehalten werden, wenn die Option Adressnummer beibehalten aktiv ist.

Der Adressimport überschreibt keine bereits in RA-MICRO gespeicherten Adressnummern, sondern vergibt in diesem Fall eine neue Adressnummer.

Welche Adressnummern für die importierten Adressen vergeben wurden, können Sie der Protokolldatei, aufrufbar über Extras - Adressimport rückgängig, oder dem Ausdruck der Protokolldatei entnehmen. Ein Druck erfolgt nach dem Import automatisch, wenn Sie die Option Protokoll nach Import drucken gewählt haben.

Damit diese Option genutzt werden kann, muss im Schema dem Datenfeld Adressnummer die richtige Spalte mit den Adressnummern aus der Excel-Tabelle zugewiesen werden.

Funktionen in der Toolbar

Extras

Datei:Z Extras.png
Datei:Adressen Adressen Importieren Extras.png

Auswahl Protokolldateien

Wenn der Importvorgang versehentlich durchgeführt oder eine falsche Excel-Tabelle ausgewählt wurde, können die importierten Adressen mit dieser Programmfunktion wieder aus dem Datenbestand gelöscht werden. Klicken Sie dazu auf den Dateinamen des Protokolls, das die Daten enthält, deren Import Sie rückgängig machen oder drucken wollen.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Schritt für Schritt Anleitung

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie sicher durch den Adressimport aus Excel führt.

1. Prüfen Sie in der zu importierenden Excel-Tabelle, ob alle Datenspalten mit einer Überschrift versehen sind.
2. Klicken Sie im Adressimport aus Excel-Dateien auf Durchsuchen und wählen Sie die gespeicherte Excel-Tabelle aus.
3. Mit Klick auf Start werden die Daten eingelesen.
4. Besteht die von Ihnen ausgewählte Excel-Tabelle aus mehreren Tabellendatenblättern, werden standardmäßig die Adressen aus allen Tabellen importiert. Wollen Sie jedoch nur einzelne Datenblätter importieren, wählen Sie in der Auswahlliste Tabellendatenblätter auswählen die entsprechenden Datenblätter aus. Dies kann auch noch nachträglich erfolgen.
5. Geben Sie die Zeilennummern der Überschrift und des ersten Adressdatensatzes in den dafür vorgesehenen Eingabefeldern an.
6. Legen Sie ein zur eingelesenen Excel-Tabelle passendes Schema an. Klicken Sie dazu auf Weitere und wählen Sie im nächsten Fenster Schema-Auswahl (Editiermodus den Button Einfügen.
   Sind bereits Schemata angelegt, können Sie über Pfeil nach unten ein Schema auswählen. Beachten Sie, dass in diesem Fall die Anzahl und Bezeichnung der Tabellenspalten, denen des Schemas entsprechen muss.
7. In der eingefügten Zeile im Fenster Schema-Auswahl (Editiermodus) tragen Sie eine Bezeichnung für das Schema ein und klicken dann in der Zeile auf Schema erstellen.
8. Das Fenster Feldzuordnung wird geöffnet. Hier werden auf der linken Seite die in ra-micro zur Verfügung stehenden Datenfelder aufgelistet, auf der rechten Seite können Sie jetzt per Klick auf die Auswahlliste aus den Spaltenüberschriften der Excel-Tabelle die entsprechende Überschrift dem Datenfeld von ra-micro zu ordnen, z. B. dem Datenfeld ra-micro Telefon 1 wird die Spaltenüberschrift Telefonnummer zugewiesen usw.
   Haben Sie alle gewünschten Überschriften den Datenfeldern in ra-micro zugewiesen, speichern Sie das Schema über .
9. Bestätigen Sie auch die Maske Schema-Auswahl (Editiermodus) mit , um das angelegte Schema zu speichern. Sie befinden sich nun wieder in der Ausgangsmaske Adressimport aus Excel-Dateien.
10. Ist in der Excel-Tabelle auch eine Spalte mit den Adressnummern vorhanden, können diese mit der Option Adressnummer beibehalten in den Datenbestand von ra-micro übernommen werden. Sind einige Adressnummern aus der Excel-Tabelle bereits in ra-micro vorhanden, werden für die importierten Adressen neue Adressnummern vergeben.
    Voraussetzung zur Übernahme der Adressen ist, dass im Schema die Spalte der Adressnummern aus der Excel-Tabelle dem ra-micro Datenfeld Adressnummer zugewiesen ist.

Welche Adressnummern für die einzelnen Adressen beim Import vergeben wurden, entnehmen Sie dem Importprotokoll, das Sie entweder über Protokoll nach Import drucken direkt nach dem Import oder nachträglich über Datei:Z Extras.png, Adressimport rückgängig und Klick auf das Protokoll drucken können. Im letzteren Fall werden Ihnen die letzten Protokolle aufgelistet.

1. Adressimport rückgängig: Wenn der Importvorgang versehentlich durchgeführt oder eine falsche Excel-Tabelle ausgewählt wurde, können die importierten Adressen wieder aus dem Datenbestand gelöscht werden. Wählen Sie dazu unter Datei:Z Extras.png , Adressimport rückgängig das entsprechende Importprotokoll aus und klicken Sie auf , die Adressen werden gelöscht und das Importprotokoll aus der Auswahl entfernt.

Bitte prüfen Sie vorab, ob es sich um das richtige Importprotokoll handelt, in dem Sie auf den Dateinamen klicken und das Protokoll drucken.

Schema-Auswahl (Editiermodus)

Um Adressen aus einer Excel-Tabelle erfolgreich nach RA-MICRO zu importieren, müssen die angelegten Tabellenspalten den jeweiligen RA-MICRO Adressfeldern zugeordnet werden. Neue Zuordnungsschemata können hier erstellt oder auch geändert werden.

Feldzuordnung

Hier ordnen Sie den angelegten Excel-Tabellenspalten die Bezeichnungen im Adressfenster zu. Diese Zuordnungen werden in einem bereits erstellten Schema gespeichert, welches Sie bei jedem Adressimport wieder benutzen können, wenn die importierte Excel-Datei wieder den gleichen Aufbau hat.

Für eine erfolgreiche Speicherung muss mindestens dem ra-micro Adressfeld Nachname die Bezeichnung einer Tabellenspalte zugeordnet werden.