Adressfenster (Beta): Unterschied zwischen den Versionen

 
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Aktuelle Version vom 26. März 2020, 17:23 Uhr

Hauptseite > Info Desk > Adressfenster (Beta)

Adressfenster (Beta)


Kategorie: Adressen
Tastenkombination: TK Termine Zur Akte.png
Support-Hotline: 030 43598 888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

AdressnummernfeldAdresse anlegenDie aufgerufene Adresse wird kopiert.Die aufgerufene Adresse wird gelöscht.Adresse suchenÄnderungen an der Adresse sind hier einsehbar.Wird eine Adresse als Beteiligter zu einer Adresse gespeichert (z.B. Kontaktperson), erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen den Adressen. Die Anzahl der Verknüpfungen zu den Adressen ist im blauen Rechteck zu sehen. Über die Schaltfläche kann der Adressbezug geöffnet und eingesehen werden.Wird eine Adresse als Beteiligter zu einer Akte gespeichert (z.B. Gegnerbevollmächtigter), erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen Adresse und Akte. Die Anzahl der Verknüpfungen zu den Akten ist im blauen Rechteck zu sehen. Über die Schaltfläche kann der Aktenbezug geöffnet und eingesehen werden.Das Modul Gerichtsorte wird aufgerufen.Die Stammdaten, wie z.B Name, Anschrift und Adresskennzeichen werden hier eingegeben.Hier können die entsprechenden Ansprechpartner zu der aktuell aufgerufenen Adresse hinterlegt werden.Alle zur Adresse relevanten Kommunikationsdaten, wie z.B. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse können hier hinterlegt werden.Alle zur Adresse relevanten Bankdaten können hier hinterlegt werden.Zur Adresse kann hier ein elektronischer Versandweg eingestellt werden, der in anderen Modulen (z.B. dem zentralen E-Versand) vorgeschlagen wird.Die zur Adresse relevanten Daten zur Rechtsschutzversicherung bzw. zum gesetzlichen Vertreter können hier hinterlegt werden.Die zur Adresse relevanten Personenangaben, wie z.B. Geburtsdatum oder Nationalität können hier hinterlegt werden.Zusätzliche Informationen zur Adresse können hier hinterlegt werden.Die Adresse wird im XML-Format gem. DSGVO exportiert.Die Adresse wird im vcf-Format exportiert, sodass die Adresse aufgerufen und über Speichern & Schließen zu den Outlook-Kontakten hinzugefügt werden kann.Öffnet den Textvariablenmanager (TVM).Öffnet die Onlinerecherchen.Die aufgerufene Adresse kann in die Zwischenablage kopiert werden.Die aufgerufene Adresse kann ausgedruckt werden.Die aufgerufene Adresse kann gespeichert werden. Das Adressfenster wird geleert.Die eingegebenen Daten zur Adresse werden gespeichert. Das Adressfenster wird geschlossen.Die Änderungen werden nicht übernommen. Das Adressfenster wird geschlossen.adressfenster beta.png

Das Adressfenster (Beta), das aus RA-MICRO heraus auch mit der Tastenkombination altgr+Shift+a aufgerufen werden kann, dient der zentralen Erfassung neuer und der Bearbeitung vorhandener Adressen. Die Erfassung von Adressen mit RA-MICRO hat den großen Vorteil, dass Adressdaten nur einmal eingegeben werden müssen und anschließend in allen relevanten Programmbereichen genutzt werden können. Zu einer Adresse können die zuständigen Gerichte herausgesucht, Online Anfragen durchgeführt sowie eventuelle Interessenkollisionen geprüft werden.

Jede in RA-MICRO neu gespeicherte Adresse erhält automatisch eine Adressnummer, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressbereich, der für die mitgelieferten Adressdaten – z.B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist. Die Bereiche sind wie folgt unterteilt:

  • Die Adressnummer 1 ist der eigenen Adresse der Kanzlei vorbehalten und sollte keinesfalls für eine andere Adresse benutzt werden.
  • Die darauf folgenden Nummern bis 1.000 sollten für andere häufig genutzte Adressen, wie z.B. für die Adresse des Notariats, die Adressen der Sozietätsmitglieder oder die Adressen von Korrespondenzanwälten verwendet werden.
  • Der Bereich von Adressnummer 1.001 bis 89.000 sowie von 200.000 bis 9.999.999 steht zur Speicherung der laufenden Adressdaten zur Verfügung. Wird die automatische Adressnummernvergabe verwendet, so wählt das Programm automatisch die nächste freie Nummer in diesem Bereich, wenn eine neue Adresse gespeichert wird.
  • Der Adressnummernbereich von 89.001 bis 199.999 ist den mit RA-MICRO ausgelieferten Adressen vorbehalten. Dies sind z.B. die Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Da diese Adressen von RA-MICRO regelmäßig aktualisiert und überschrieben werden, ist deren eigenhändige Änderung nicht zu empfehlen. Sollen dennoch Änderungen vorgenommen und diese vor automatischer Überschreibung durch die Pflegelieferungen gesichert werden, ist die entsprechende Adresse unter einer Adressnummer des frei verfügbaren Nummernbereichs zu kopieren. Anschließend können dort Änderungen vorgenommen werden.

adfb.info.png Abschnitte, die blau unterlegt sind, machen deutlich, dass dort bereits Angaben zur Adresse hinterlegt wurden.

adfb.info.png Vor der erstmaligen Adressbearbeitung sollten die entsprechenden Einstellungen unter Kanzlei, Einstellungen Adressen überprüft werden.

adfb.info.png Sollten bereits angelegte Adressen nicht wiedergefunden werden, empfehlen wir, die Namenslisten, mit deren Hilfe im Feld Adressnummer / Name nach Namen gesucht werden kann, zu reorganisieren. In Verbindung mit einer SQL-Installation ist eine Reorganisation nicht erforderlich und steht somit nicht zur Verfügung.

Funktionen in der Toolbar

Adressnummernfeld

adressnummernfeld.png

Damit die gewünschte Adresse angezeigt wird, ist die Adressnummer einzugeben und mit Enter zu bestätigen. Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann auch die Suchfunktion des Eingabefeldes genutzt werden.

Adresse anlegen

adfb adresse anlegen.png

Leert das Adressfenster. Neue Daten können eingegeben werden.

Adresse kopieren

adfb adresse kopieren.png

Hierüber kann die aktuelle Adresse kopiert und unter einer neuen Adressnummer gespeichert werden. Dies ermöglicht z.B. ein zeitsparendes Anlegen von Adressen in familienrechtlichen Angelegenheiten.

Adresse löschen

adfb adresse löschen.png

Löscht die im Adressfenster aufgerufene Adresse. Zum Löschen mehrerer Adressen steht die Programmfunktion Adressen löschen im Menü unter Adressen zur Verfügung.

Adresse suchen

adfb adresssuche.png

Mit dieser Suchfunktion kann über einen oder mehrere Suchbegriffe (z.B. Nachname oder IBAN), nach Adressen im Adressbestand gesucht werden. Bei der Suche werden alle Daten der Adresse berücksichtigt, d.h. es kann auch nach Bruchteilen der Adressdaten gesucht werden, z.B. nach einem Wort aus der Adressnotiz, Bemerkungen oder einem Teil einer Telefonnummer.

Adresshistorie

adfb adresshistorie.png

Mit der Historie können Änderungen an einer Adresse verfolgt werden. Hiervon ausgenommen ist der Adressnummernbereich 89.001 bis 199.999. Die Schaltfläche Adresshistorie im Adressfenster ist für diesen Bereich deaktiviert. Änderungen in diesem Adressnummernbereich werden von RA-MICRO zur Verfügung gestellt.

Adressbezug

adfb adressbezug.png

Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer anderen Adresse gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen den jeweiligen Adressen.

Aktenbezug

adfb aktenbezug.png

Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer Akte gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen Adresse und Akte. Die Anzahl der Verknüpfungen zu laufenden und abgelegten Akten ist auf der Schaltfläche für den Aktenbezug zu sehen.

Details zum Aktenbezug, wie die verknüpften Aktendaten sind hier einsehbar.

Gerichtsorte

adfb gerichtsorte.png

Hauptfenster → Gerichtsorte

Hierüber wird die Maske Gerichtsorte aufgerufen, die auf drei Karteikarten alle Gerichtszweige anzeigt, die der im Adressfenster aufgerufenen Adresse örtlich zugeordnet sind. Angezeigt werden alle örtlich zuständigen Zivil-, Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgerichte sowie alle Sonderzuständigkeiten.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Anrede

Aus den Anredeschlüsseln 1-10 wird die Briefanrede aus Titel, Adel und Nachname generiert. Bei Wahl des Anredeschlüssels 9-Sonstiges lautet die Briefanrede Sehr geehrte Damen und Herren,. Die Anrede wird in die erste Adresszeile übernommen und kann im Bedarfsfall geändert werden.

Für den Schriftwechsel mit Firmen kann der Anredeschlüssel 4-Firma gewählt werden. Unter Firmenangaben kann die Registernummer und die Rechtsform erfasst werden.

Kennzeichen 1 - 3

Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png möglich. In der Adressliste kann nach dem jeweiligen Kennzeichen 1, 2 oder 3 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

Adresskennzeichen

Standardmäßig stehen hier die von RA-MICRO bereits vergebenen Kennzeichen 1 für die Aktenbeteiligten zur Verfügung.

Als Kennzeichen 1 sollte für Mandanten M und für Gegner G gewählt werden, damit eine ordnungsgemäße Prüfung der Interessenkollision gewährleistet ist. Diese verhindert, dass eine Adresse zugleich als Mandanten- und Gegneradresse gespeichert wird.

erweitertes Adresskennzeichen

Mit Kennzeichen 2 können Adressen gekennzeichnet werden, die beispielsweise für Werbeaktionen oder Weihnachtspost vorgesehen sind.

Adresskennzeichen 3

Über das Kennzeichen 3 können Adressen z.B. einem Anwalt zugeordnet werden und der Etikettendruck über dieses Kennzeichen für einen bestimmten Anwalt an seine Mandanten durchgeführt werden.

1. Adresszeile

Hier ist ein Eintrag nur notwendig, wenn die erste Adresszeile eines Briefes von der oben gewählten Anrede abweichen soll oder der Anredevorschlag 0 bzw. 9 gewählt wurde.

adfb.info.png Eine individuelle Gestaltung ist über die Schaltfläche möglich. Die 1. Adresszeile kann hier um zwei weitere Zeilen erweitert und formattechnisch angepasst werden. Es stehen die Formate Fett, Unterstrichen und Kursiv zur Verfügung.

Titel

Die Auswahlliste akademischer Titel kann über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png erweitert werden.

Vorname

Der Vorname kann hier eingegeben werden.

Adel

Die Auswahlliste Adelstitel kann über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png erweitert werden.

Nachname

Hier ist der Nachname bzw. bei Firmenadressen der vollständige Firmenname inklusive der Rechtsform einzutragen.

Adresszusatz

Bei Adresszusatz lässt sich ein Zusatz eingeben. Beim Einlesen der Adresse in ein Textverarbeitungsdokument wird der Adresszusatz unter dem Namen aufgeführt.

Straße, PLZ und Ort

Liegen die Angaben zur Adresse nicht vollständig vor, können Straße, Ort und Postleitzahl in den gelb unterlegten Feldern gesucht werden, indem die schon vorliegenden Angaben eingetragen werden, z.B. Hauptstraße. Aufgelistet werden alle Orte mit Postleitzahlen, zu denen Hauptstraße gefunden wurde.

Länderkennzeichen

Ein Landeskennzeichen ist nur bei ausländischen Adressen einzugeben, da sonst der Aufbau der Anschrift nicht der DIN-Norm entspricht und es deshalb zu Verzögerungen bei der Zustellung kommen kann.

Die Auswahlliste der Landeskennzeichen kann über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png erweitert werden.

Briefanrede

Die vom Programm vorgeschlagene Briefanrede kann hier individuell abgeändert werden.

Ansprechpartner

Über die Schaltfläche adfb.ansp.png öffnet sich die Verwaltung für die Ansprechpartner/Kontaktpersonen. Grundsätzlich wird empfohlen, Ansprechpartner vorher als eigenständige Adresse zu speichern, sodass jeder Ansprechpartner eine eigene Adressnummer erhält.

Telefondaten

Mit Doppelklick oder F3 kann die Nummer im Feld 1. Telefon, mit Ausnahme der letzten Ziffer, als Telefaxnummer übernommen werden.

Homepage

Hierüber kann eine Homepage/URL einer Adresse zugeordnet werden.

Homepage aufrufen

Über adfb.url.png kann die erfasste Homepage mit dem am Arbeitsplatz installierten Browser direkt gestartet werden.

E-Mail

An die hier erfasste E-Mail-Adresse kann über die Schaltfläche adfb.e.mail.png eine E-Mail erstellt werden.

beA-SAFE-ID

Über die Schaltfläche kann die beA-SAFE-ID zu einer Adresse gesucht und in das Adressfenster (Beta) übernommen werden.

Bankverbindungen

Sollten Angaben zu dem Geldinstitut nicht bekannt sein, steht in den gelb unterlegten Eingabefeld BIC eine Suchfunktion zur Verfügung. Dazu sind die bereits bekannten Angaben in das jeweilige Feld einzutragen und mit Enter zu bestätigen.

BIC

Dient der Erfassung der BIC.

adfb.info.png Der Bank Identifier Code ist der weltweit verwendete Identifikationscode einer Bank, welcher oft auch als SWIFT bezeichnet wird.

IBAN

Dient der Erfassung der IBAN.

adfb.info.png Die International Bank Account Number ist eine international genormte Darstellung der Bankverbindung. Die Kontoverbindung wird durch die IBAN und den BIC international eindeutig identifizierbar.

Die IBAN setzt sich aus einem zweistelligen Ländercode, einer zweistelligen Prüfziffer, einer achtstelligen Bankleitzahl und einer Kontonummer mit maximal zehn Stellen zusammen. Sie ermöglicht die beschleunigte Bearbeitung von Auslandsüberweisungen.

Inhaber

Hier kann ein abweichender Kontoinhaber eingetragen werden.

E-Versand

Hier kann zu einer Adresse ein E-Versand und ggfs. die gewünschte Verschlüsselungsart hinterlegt werden. Dies ermöglicht im täglichen Workflow eine Zeitersparnis, da der E-Versand-Weg nicht manuell zu diesem Adressaten ausgewählt werden muss. Es besteht ferner die Möglichkeit für alle Adressen einen E-Versand-Weg voreinzustellen. Siehe hierzu Allgemeine Einstellungen, Punkt 1.11 und Punkt 1.12.

Hauptartikel https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Versand

RSV/Vertreter

Dient der Eingabe der Rechtsschutz-Adressnummer sowie der Versicherungsnummer. Diese Daten können bei der Aktenanlage übernommen werden. Falls die Adresse der Rechtsschutzversicherung bereits gespeichert war, kann die Suchfunktion genutzt werden.

Vertreter

Hat der Adressat einen Vertreter, kann seine Adressnummer hier eingetragen werden.

Korrespondenz mit Vertreter

Durch die Einstellung Korrespondenz mit Vertreter (über die Schaltfläche adfb.vertreter1.png/adfb.vertreter2.png an- bzw. abwählbar) wird die Korrespondenz mit dem Vertreter, anstatt mit dem Adressaten, geführt.

Weitere Vertreter

Über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png können zusätzliche Vertreter zu der Adresse gespeichert werden, wenn bereits ein Vertreter erfasst wurde.

adfb.info.png Da Vertreter häufig bei Firmenadressen vorkommen, bitten wir um Beachtung, dass Vertreter generell im Vorfeld als eigenständige Adresse angelegt werden müssen. Weitere Vertreter können über das Adressnummernfeld hinzugefügt werden.

Firmenangaben

Dient der Eingabe der Registernummer, des Registergerichts, der Rechtsform sowie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ist Adresskennzeichen M-Mandant ausgewählt, kann über die Schaltfläche adfb.vorsteuerabzug.png eingetragen werden, ob der Mandant vorsteuerabzugsberechtigt ist (Schaltfläche blau, siehe Tooltip adfb.vorsteuerabzug.ein.png) oder nicht (Schaltfläche grau, siehe Tooltip adfb.vorsteuerabzug.png).

adfb.info.png Für die eindeutige Trennung des betrieblichen Bereiches von der Privatsphäre, wurde die Wirtschafts-Identifikationsnummer für wirtschaftlich Tätige nach § 139c AO eingeführt. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird zusätzlich die Funktion der Umsatzsteuer-Identifikationssnummer übernehmen und kann dann stattdessen in dieses Feld eingetragen werden.

Personenangaben

Geburtstag

Dient der Eingabe des Geburtsdatums der betreffenden Person im Format [TT.MM.JJJJ] - also z.B. 27.09.1982.

Geburtsname

Dient der Erfassung des Geburtsnamens.

Geburtsort

Dient der Erfassung des Geburtsortes.

Nationalität

Die Auswahlliste zur Nationalität kann über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png erweitert werden.

Beruf

Die Auswahlliste der Berufe kann über die Schaltfläche adfb dreipunktebutton.png selbst erstellt werden.

Steuer-ID

Dient zur Erfassung der 11-stelligen Steuer-Identifikationsnummer.

Vorsteuerabzug

Ist die erfasste Person vorsteuerabzugsberechtigt, ist diese Option zu aktivieren.

adfb.info.png Diese Angabe dient nur informellen Zwecken. Soll die Option vorsteuerabzugsberechtigt in den Modulen Gebühren oder Zwangsvollstreckung berücksichtigt werden, ist diese Option bei der Aktenanlage zu aktivieren.

adfb.info.png Die Option vorsteuerabzugsberechtigt steht nur zur Verfügung, wenn die Adresse mit dem Kennzeichen M für Mandant erfasst wurde.

Notizen/Bemerkung

Notizen

Hier können zusätzliche Informationen zur Adresse gespeichert werden:

  • Datum und Art von Online Anfragen zur Adresse. Die Hinterlegung erfolgt automatisch.
  • Notizen zu Gerichtsadressen, wie die govello-ID des Gerichts.

Die govello-ID wird automatisch aus der Adressnotiz ausgelesen und für den automatisierten ERV-Versand eines E-Briefes an das Gericht übernommen, wenn in diesem das zuständige ERV-Gericht als Aktenbeteiligter gewählt wurde. Der Versand erfolgt via EGVP elektronisch an das Gericht.

An welchem ERV-Verfahren das Gericht teilnimmt, erkennt RA-MICRO automatisch. Für den erfolgreichen Versand müssen die entsprechenden Bedingungen, wie die Installation des Governikus Communicator, erfüllt sein.

Bemerkung

In dieses Feld kann eine Bemerkung eingegeben werden. Die Bemerkung wird im Filter der Adressliste berücksichtigt. Sofern mit der Zwangsvollstreckung gearbeitet wird, kann in dieses Feld Daten eingeben, die im Automatisierten Mahnverfahren automatisch in den Mahnbescheid eingelesen werden.

So kann eine Antragstellerkennziffer im Format MB-KeZi : [Kennziffer], z.B. MB-KeZi : 08735541, oder eine Antragsteller-Parteivertreterkennziffer im Format MB-PB-KeZi : [Kennziffer], z.B.MB-PB-KeZi: 1236548, hinterlegt werden. Anstelle der Antragstellerkennziffer oder der Antragsteller-Parteivertreterkennziffer kann auch das Mietobjekt im Format Mietobjekt: [Postleitzahl, Ort], z.B. Mietobjekt: 10115 Berlin eingegeben werden. Diese Daten werden dann im Automatisierten Mahnverfahren bei Wahl der Katalognummern 19, 20, 90 in den Mahnbescheid eingelesen. Dies ist sinnvoll, wenn die Adressdaten des forderungsinvolvierten Mietobjekts von den im Adressfenster erfassten Adressdaten des Antragsgegners abweichen.

Funktionen in der Abschlussleiste

Adressexport

adfb.adressexport.png

Der Adressexport erfolgt in Form einer XML-Datei, die Adressinformationen, wie z.B. Ansprechpartner und Bankverbindungen, enthält. Als Speicherverzeichnis wird der persönliche "Dokumente"-Order vorgeschlagen; kann aber individuell auch an einem anderen Ort gespeichert werden.

Outlook Export

adfb outlook export.png

Der Adressexport erfolgt in Form einer vcf-Datei. Als Zwischenspeicher wird der persönliche "Dokumente"-Order vorgeschlagen. Anschließend kann die Adresse aufgerufen und über die Outlook-Funktion "Speichern&Schließen" zu den Outlook Kontakten hinzugefügt werden.

Erweiterte Datenerfassung zur Adressnummer mittels TVM Benutzermasken

adfb tvm.png

Hauptartikel → Textbausteine-TVM

RA-MICRO Online Adress- und Personen Recherchen

adfb personenrecherche.png

Hauptartikel → RA-MICRO Online Anfragen

Kopieren

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Die Adressdaten können in die Zwischenablage kopiert werden. In Zwischenablage kopieren übernimmt dabei die im Adressfenster aufgerufene Adresse in die Zwischenablage, um sie anschließend in andere Windows-Programme übernehmen zu können.

Drucken

adfb.drucken.png

Für den Druck von Adressdaten aus dem Adressfenster (Beta) kann über die Druckoptionen die nach Betätigung der Schaltfläche Drucken aufgerufen wird, eine entsprechende Druckerauswahl getroffen werden. Außerdem kann festgelegt werden, ob die erfassten Vertreteradressen oder der existierende Aktenbezug zusätzlich gedruckt werden sollen.

Speichern

adfb speichern.png

Die Daten zur Adresse werden gespeichert. Das Adressfenster bleibt geöffnet, sodass sofort die nächste Adresse angelegt werden kann.

OK und Schließen

adfb.speichern.png

Die Adresse wird gespeichert.

Abbruch und Schließen

adfb.schließen.png

Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.