Adressfenster 2

Allgemeines

Das Adressfenster (Beta), das aus RA-MICRO heraus auch mit der Tastenkombination altgr+Shift+a aufgerufen werden kann, dient der zentralen Erfassung neuer und der Bearbeitung vorhandener Adressen. Die Erfassung von Adressen mit RA-MICRO hat den großen Vorteil, dass Adressdaten nur einmal eingegeben werden müssen und anschließend in allen relevanten Programmbereichen genutzt werden können. Zu einer Adresse können die zuständigen Gerichte herausgesucht, Online Anfragen durchgeführt sowie eventuelle Interessenkollisionen geprüft werden.

Jede in RA-MICRO neu gespeicherte Adresse erhält automatisch eine Adressnummer, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressbereich, der für die mitgelieferten Adressdaten – z.B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist. Die Bereiche sind wie folgt unterteilt:

• Die Adressnummer 1 ist der eigenen Adresse der Kanzlei vorbehalten und sollte keinesfalls für eine andere Adresse benutzt werden.
• Die darauf folgenden Nummern bis 1.000 sollten für andere häufig genutzte Adressen, wie z.B. für die Adresse des Notariats, die Adressen der Sozietätsmitglieder oder die Adressen von Korrespondenzanwälten verwendet werden.
• Der Bereich von Adressnummer 1.001 bis 89.000 sowie von 200.000 bis 9.999.999 steht zur Speicherung der laufenden Adressdaten zur Verfügung. Wird die automatische Adressnummernvergabe verwendet, so wählt das Programm automatisch die nächste freie Nummer in diesem Bereich, wenn eine neue Adresse gespeichert wird.
• Der Adressnummernbereich von 89.001 bis 199.999 ist den mit RA-MICRO ausgelieferten Adressen vorbehalten. Dies sind z.B. die Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Da diese Adressen von RA-MICRO regelmäßig aktualisiert und überschrieben werden, ist deren eigenhändige Änderung nicht zu empfehlen. Sollen dennoch Änderungen vorgenommen und diese vor automatischer Überschreibung durch die Pflegelieferungen gesichert werden, ist die entsprechende Adresse unter einer Adressnummer des frei verfügbaren Nummernbereichs zu kopieren. Anschließend können dort Änderungen vorgenommen werden.

Über EXTRAS stehen die Programmfunktionen Adresse nach MS Outlook exportieren und Anschrift in die Zwischenablage kopieren zur Verfügung.

Vor der erstmaligen Adressbearbeitung sollten die entsprechenden Einstellungen unter Kanzlei, Einstellungen Adressen überprüft werden.

Sollten bereits angelegte Adressen nicht wiedergefunden werden, empfehlen wir, die Namenslisten, mit deren Hilfe im Feld Adressnummer / Name nach Namen gesucht werden kann, zu reorganisieren. In Verbindung mit einer SQL-Installation ist eine Reorganisation nicht erforderlich und steht somit nicht zur Verfügung.

Bei der Eingabe von Firmenadressen sind insbesondere die folgenden Hinweise zu beachten.

Funktionen in der Toolbar

Gerichtsorte

Hauptfenster → Gerichtsorte

Hierüber wird die Maske Gerichtsorte aufgerufen, die auf drei Karteikarten alle Gerichtszweige anzeigt, die der im Adressfenster aufgerufenen Adresse örtlich zugeordnet sind. Angezeigt werden alle örtlich zuständigen Zivil-, Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgericht sowie alle Sonderzuständigkeiten.

Adresse suchen

Mit dieser Suchfunktion kann über einen oder mehrere Suchbegriff, z.B. einen Nachnamen oder der IBAN, nach Adressen im Adressbestand gesucht werden. Bei der Suche werden alle Daten der Adresse berücksichtigt, d.h. es kann auch nach Bruchteilen der Adressdaten gesucht werden, z.B. nach einem Wort aus der Adressnotiz, Bemerkungen oder einem Teil einer Telefonnummer.

Adresse anlegen

Leert das Adressfenster (Beta) zum Speichern einer neuen Adresse.

Kopieren

Hierüber kann die aktuelle Adresse kopiert und unter einer neuen Adressnummer gespeichert werden. Dies ermöglicht z.B. ein zeitsparendes Anlegen von Adressen in familienrechtlichen Mandaten.

Löschen

Löscht die im Adressfenster (Beta) aufgerufene Adresse. Zum Löschen mehrerer Adressen steht die Programmfunktion Adressen löschen im Menü Adressen zur Verfügung.

Adresshistorie

Mit der Historie können Änderungen an einer Adresse verfolgt werden. Hiervon ausgenommen ist der Adressnummernbereich 89.001 bis 199.999. Die Schaltfläche Historie im Adressfenster ist für diesen Bereich deaktiviert. Änderungen in diesem Adressnummernbereich werden von RA-MICRO zur Verfügung gestellt.

Adressbezug

Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer anderen Adresse gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen den jeweiligen Adressen.

Aktenbezug

Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer Akte gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen Adresse und Akte. Die Anzahl der Verknüpfungen zu laufenden und abgelegten Akten ist auf der Schaltfläche für den Aktenbezug - hier 1 laufende und 0 abgelegte Akten - zu sehen.

Details zum Aktenbezug, wie die verknüpften Aktendaten und die Möglichkeit, die Akteninfo aufzurufen, sind im Aktenbezug einsehbar.

Extras

Adresse nach MS Outlook exportieren kann eine zuvor im Adressfenster aufgerufene Adresse schnell nach MS Outlook und von dort zur weiteren Übernahme auf marktübliche Smartphones exportieren.

Anschrift in die Zwischenablage kopieren übernimmt die zuvor in das Adressfenster aufgerufene Adresse in die Zwischenablage, um sie anschließend in andere Windows-Programme übernehmen zu können.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Adressnummernfeld

Damit die gewünschte Adresse angezeigt wird, ist die Adressnummer einzugeben und mit Enter zu bestätigen. Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann auch die Suchfunktion des Eingabefeldes genutzt werden. Für die Suche nach Behördenadressen können folgende Abkürzungen verwendet werden:

• AG für Amtsgericht
• LG für Landgericht
• FA für Finanzamt
• GFG für Gutachterausschuss

Bsp.: Nach Eingabe FA B werden alle Finanzämter in Städten angezeigt, die mit B beginnen.

Anrede

Aus den Anredeschlüsseln 1-8 wird die Briefanrede aus Titel, Adel und Nachname generiert. Bei Wahl des Anredeschlüssels 9-Sonstiges lautet die Briefanrede Sehr geehrte Damen und Herren. Die Anrede wird in die erste Adresszeile übernommen und kann im Bedarfsfall geändert werden.

Für den Schriftwechsel mit Firmen kann der Anredeschlüssel 4-Firma gewählt werden. Im Bereich Sonstiges kann die Handelsregisternummer und die Rechtsform erfasst werden.

Kennzeichen 1 - 3

Adresskennzeichen

Standardmäßig stehen hier die von RA-MICRO bereits vergebenen Kennzeichen 1 für die Aktenbeteiligten zur Verfügung.

Als Kennzeichen 1 sollte für Mandanten M und für Gegner G gewählt werden, damit eine ordnungsgemäße Prüfung der Interessenkollision gewährleistet ist. Diese verhindert, dass eine Adresse zugleich als Mandanten- und Gegneradresse gespeichert wird.

Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche BILD EINFÜGEN möglich.

In der Adressliste kann nach Kennzeichen 1 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

erweitertes Adresskennzeichen

Mit Kennzeichen 2 können Adressen gekennzeichnet werden, die beispielsweise für Werbeaktionen oder Weihnachtspost vorgesehen sind.

Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche möglich.

In der Adressliste kann nach dem Kennzeichen 2 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

Adresskennzeichen 3

Über das Kennzeichen 3 können Adressen z.B. einem Anwalt zugeordnet werden und der Etikettendruck über dieses Kennzeichen für einen bestimmten Anwalt an seine Mandanten durchgeführt werden.

Eine Kennzeichenerweiterung ist über die Schaltfläche möglich.

In der Adressliste kann nach dem Kennzeichen 3 gefiltert und eine Kennzeichenstatistik eingesehen werden.

1. Adresszeile

Hier ist ein Eintrag nur notwendig, wenn die erste Adresszeile eines Briefes von der oben gewählten Anrede abweichen soll oder der Anredevorschlag 0 bzw. 9 gewählt wurde.

Eine individuelle Gestaltung ist über die Schaltfläche ... möglich. Die 1. Adresszeile kann hier um zwei weitere Zeilen erweitert und formattechnisch angepasst werden. Es stehen die Formate Fett, Unterstrichen und Kursiv zur Verfügung.

Titel

Die Auswahlliste akademischer Titel kann über die Schaltfläche erweitert werden.

Vorname

Bei mehreren Vornamen einer Person kann der Rufname markiert werden.

Dadurch wird z.B. in der Textverarbeitung nur der Rufname ausgedruckt.

Der Name kann markiert werden, indem TEXT.

Adel

Die Auswahlliste Adelstitel kann über die Schaltfläche erweitert werden.

Nachname

Wenn Nachnamen mit bestätigt wird, durchsucht das RA-MICRO den Adressbestand nach gleichlautenden Namen. Damit kann vermieden werden, dass Adressen mehrfach angelegt werden. Bei Firmenadressen ist hier bitte immer der vollständiger Firmenname inklusive der Rechtsformbezeichnung einzutragen.

Adresszusatz

Bei Adresszusatz lässt sich ein Zusatz eingeben. Beim Einlesen der Adresse in ein Textverarbeitungsdokument wird der Adresszusatz unter dem Namen aufgeführt.

Straße, PLZ und Ort

Liegen die Angaben zur Adresse nicht vollständig vor, können Straße, Ort und Postleitzahl in den gelb unterlegten Feldern gesucht werden, indem die schon vorliegenden Angaben eingetragen werden, z.B. Hauptstraße. Aufgelistet werden alle Orte mit Postleitzahlen, zu denen Hauptstraße gefunden wurde.

LKZ

Ein Landeskennzeichen ist nur bei ausländischen Adressen einzugeben, da sonst der Aufbau der Anschrift nicht der DIN-Norm entspricht und es deshalb zu Verzögerungen bei der Zustellung kommen kann.

Die Auswahlliste der Landeskennzeichen kann über die Schaltfläche  erweitert werden.

Briefanrede

Die hier vom Programm vorgeschlagene Briefanrede, kann auch individuell geändert werden.

Telefondaten

Mit Doppelklick oder kann die Nummer im Feld 1. Telefon, mit Ausnahme der letzten Ziffer, als Telefaxnummer übernommen werden.

Damit Telefonnummern beim Adressexport ordnungsgemäß in einen Outlook-Kontakt übernommen werden, müssen diese im Format [Landesvorwahl] [Ortsvorwahl mit führender 0] [Rufnummer], wie hier beispielhaft abgebildet ist, eingetragen werden.

Telefonassistent

Hauptartikel → Telefon-Assistent

Diese Schaltfläche steht nur bei Einrichtung des Telefon-Assistenten neben den Eingabefeldern für die Telefonnummern zur Verfügung.

Darüber wird eine Telefonverbindung sofort gestartet.

Homepage

Hierüber kann eine Homepage/URL einer Adresse zugeordnet werden.

Homepage aufrufen

Über kann die erfasste Homepage mit dem am Arbeitsplatz installierten Browser direkt gestartet werden.

E-Mail

Die hier erfasste E-Mail-Adresse kann per MS Outlook oder per E-Brief angeschrieben werden.

Senden an E-Mail Empfänger

Sendet eine standardisierte Outlook-Nachricht an den Adressaten. Der gewünschte Nachrichtentext steht in der Auswahl zur Verfügung und ist über das Eingabefeld Vorschlag in der Komfobox, die über die Schaltfläche aufgerufen werden kann, voreingestellt.

Senden an E-Brief

Über kann der E-Brief für eine Nachricht an den Adressaten gestartet werden.

SAFE-ID

Über die Schaltfläche beA kann die beA-SAFE-ID zu einer Adresse gesucht und in das Adressfenster (Beta) übernommen werden.

Bankverbindungen

Sollten Angaben zu dem Geldinstitut nicht bekannt sein, steht in den gelb unterlegten Eingabefeld BIC eine Suchfunktion zur Verfügung. Dazu sind die bereits bekannten Angaben in das jeweilige Feld einzutragen und mit Enter zu bestätigen.

BIC

Dient der Erfassung der BIC.

Der Bank Identifier Code ist der weltweit verwendete Identifikationscode einer Bank, welcher oft auch als SWIFT bezeichnet wird.

IBAN

Dient der Erfassung der IBAN.

Die International Bank Account Number ist eine international genormte Darstellung Ihrer Bankverbindung. Ihre Kontoverbindung wird durch die IBAN und den BIC international eindeutig identifizierbar.

Die IBAN setzt sich aus einem zweistelligen Ländercode, einer zweistelligen Prüfziffer, einer achtstelligen Bankleitzahl und einer Kontonummer mit maximal zehn Stellen zusammen. Sie ermöglicht die beschleunigte Bearbeitung von Auslandsüberweisungen.

Inhaber

Hier kann ein abweichender Kontoinhaber eingetragen werden.

E-Versand

Hier kann zu einer Adresse ein E-Versand und ggfs. die gewünschte Verschlüsselungsart hinterlegt werden. Dies ermöglicht im täglichen Workflow eine Zeitersparnis, da der E-Versand-Weg nicht manuell zu diesem Adressaten ausgewählt werden muss. Es besteht ferner die Möglichkeit für alle Adressen einen E-Versand-Weg voreinzustellen. Siehe hierzu Allgemeine Einstellungen, Punkt 1.11 und Punkt 1.12.

Hauptartikel https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Versand

RSV/Vertreter

Dient der Eingabe der Rechtsschutz-Adressnummer sowie der Versicherungsnummer. Diese Daten können bei der Aktenanlage übernommen werden. Falls die Adresse der Rechtsschutzversicherung bereits gespeichert war, kann die Suchfunktion genutzt werden.

Vertreter

Hat der Adressat einen Vertreter, kann seine Adressnummer hier eingetragen werden.

Korrespondenz mit Vertreter

Durch die Einstellung Korrespondenz mit Vertreter wird die Korrespondenz mit dem Vertreter, anstatt mit dem Adressaten, geführt.

Weitere Vertreter

Über die Schaltfläche Weitere Vertreter können zusätzliche Vertreter zu der Adresse gespeichert werden, wenn bereits ein Vertreter erfasst wurde.

Da Vertreter häufig bei Firmenadressen vorkommen, bitten wir um Beachtung der Hinweise zur deren Erfassung.

Firmenangaben

Dient der Eingabe der Registernummer, des Registergerichts, der Rechtsform sowie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Für die eindeutige Trennung des betrieblichen Bereiches von der Privatsphäre, wurde die Wirtschafts-Identifikationsnummer für wirtschaftlich Tätige nach § 139c AO eingeführt. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird zusätzlich die Funktion der Umsatzsteuer-Identifikationssnummer übernehmen und kann dann stattdessen in dieses Feld eingetragen werden.

Personenangaben

Geburtstag

Dient der Eingabe des Geburtsdatums der betreffenden Person im Format [TT.MM.JJJJ] - also z.B. 27.09.1982 - ein.

Geburtsname

Dient zur Erfassung des Geburtsnamens.

Geburtsort

Dient zur Erfassung des Geburtsortes.

Nationalität

Die Auswahlliste zur Nationalität kann über die Schaltfläche erweitert werden.

Beruf

Die Auswahlliste der Berufe kann über die Schaltfläche selbst erstellt werden.

Steuer-ID

Dient zur Erfassung der 11-stelligen Steuer-Identifikationsnummer.

Vorsteuerabzug

Ist die erfasste Person vorsteuerabzugsberechtigt, ist diese Option zu aktivieren.

Diese Angabe dient nur informellen Zwecken. Soll die Option vorsteuerabzugsberechtigt in den Modulen Gebühren oder Zwangsvollstreckung berücksichtigt werden, ist diese Option bei der Aktenanlage zu aktivieren.

Die Option vorsteuerabzugsberechtigt steht nur zur Verfügung, wenn die Adresse mit dem Kennzeichen M für Mandant erfasst wurde.

Notizen/Bemerkung

Notizen

Hier können zusätzliche Informationen zur Adresse gespeichert werden:

• Datum und Art von Online Anfragen zur Adresse. Die Hinterlegung erfolgt automatisch.
• Notizen zu Gerichtsadressen, wie die govello-ID des Gerichts.

Die govello-ID wird automatisch aus der Adressnotiz ausgelesen und für den automatisierten ERV-Versand eines E-Briefes an das Gericht übernommen, wenn in diesem das zuständige ERV-Gericht als Aktenbeteiligter gewählt wurde. Der Versand erfolgt via EGVP elektronisch an das Gericht.

An welchem ERV-Verfahren das Gericht teilnimmt, erkennt RA-MICRO automatisch. Für den erfolgreichen Versand müssen die entsprechenden Bedingungen, wie die Installation des Governikus Communicator, erfüllt sein.

Bemerkung

In dieses Feld kann eine Bemerkung eingegeben werden. Die Bemerkung wird im Filter der Adressliste berücksichtigt. Sofern mit der Zwangsvollstreckung gearbeitet wird, kann in dieses Feld Daten eingeben, die im Automatisierten Mahnverfahren automatisch in den Mahnbescheid eingelesen werden.

So kann eine Antragstellerkennziffer im Format MB-KeZi : [Kennziffer], z.B. MB-KeZi : 08735541, oder eine Antragsteller-Parteivertreterkennziffer im Format MB-PB-KeZi : [Kennziffer], z.B.MB-PB-KeZi: 1236548, hinterlegt werden. Anstelle der Antragstellerkennziffer oder der Antragsteller-Parteivertreterkennziffer kann auch das Mietobjekt im Format Mietobjekt: [Postleitzahl, Ort], z.B. Mietobjekt: 10115 Berlin eingegeben werden. Diese Daten werden dann im Automatisierten Mahnverfahren bei Wahl der Katalognummern 19, 20, 90 in den Mahnbescheid eingelesen. Dies ist sinnvoll, wenn die Adressdaten des forderungsinvolvierten Mietobjekts von den im Adressfenster erfassten Adressdaten des Antragsgegners abweichen.