Akte ablegen

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Akte ablegen
Kategorie: Akten Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Mit dieser Programmfunktion archivieren Sie Akten abgeschlossener Mandate.

Über die Aktenablage werden folgende Daten vom Programm gelöscht: Wiedervorlagen, Brief-/Druckdateien, Texte zur Akte, WDM-Daten, Kostenerfassungen, Aktenkonten und Forderungskonten.

Beachten Sie bitte unseren Hinweis zur Datenspeicherung und Speicherplatzbelegung von RA-MICRO EDV-Anlagen. Aktenkonten werden archiviert und können jederzeit über das Aktenkonto-Fenster, Ansicht, archivierte Akten eingesehen werden.

Forderungskonten werden nicht gelöscht, wenn innerhalb der Aktenablage eine Wiedervorlage eingetragen wird.

Arbeiten Sie mit Unterakten, so ist die Ablage der Hauptakte erst nach Ablage der Unterakten möglich.

Funktionen in der Toolbar

Übersicht zur Aktenablage

Mit dieser Programmfunktion steht Ihnen eine schnelle Übersicht über die abgelegten Akten zur Verfügung. Die Übersichtsdaten können vom Bearbeiter nicht bearbeitet werden, sondern stellen ein fortlaufendes Protokoll über die Aktenablage dar.

Wählen Sie Ablageprotokoll anzeigen/drucken, wenn Sie weitere Daten zu den abgelegten Akten anzeigen oder drucken möchten.

Das Ergebnis kann nach den einzelnen Spalten durch Mausklick auf den Spaltenkopf alphabetisch ab- oder aufsteigend sortiert werden. Wenn eine Aktennummer mehrfach mit verschiedenen Ablagenummern und Ablagedaten angezeigt wird, dann wurde diese Akte nach der Ablage wieder reaktiviert und erneut abgelegt.

Suchen

Hauptartikel → Suchen [(Aktenablage)]

Geben Sie hier ihre Daten ein, um gezielt zu suchen. Das Ergebnis ihrer Suche wird in der Übersicht rot unterlegt.

Schließt die Maske, ohne die Suche auszulösen.

Schließt die Maske, ohne die Suche auszulösen.

Clipboard

Nach Anwahl des Buttons wird der Text in die Zwischenablage übernommen und kann mittels der Tastenkombination Datei:Tastenkombination Hochschalt + Einfügen.jpg in die Textverarbeitung eingelesen werden.

Drucken

Die in der Übersicht angezeigten Daten können durch Klick auf diesen Button gedruckt werden.

Ok

Hierüber wird die Übersicht zur Aktenablage beendet.

Abbruch

Hierüber wird die Übersicht zur Aktenablage abgebrochen.

Ablageprotokoll anzeigen/drucken

Mit dieser Programmfunktion können Sie jederzeit die Ablageprotokolle anzeigen und drucken lassen, z. B. für den Fall, dass beim Druck des Ablageprotokolls während der Aktenablage ein Papierstau am Drucker aufgetreten ist.

Möchten Sie eine Übersicht zu allen abgelegten Akten, bezüglich Anlage-/Ablagedatum und Anlage-/Ablagenummer, erhalten, wählen Sie die Programmfunktion Aktenablage und dort die Übersicht zur Aktenablage aus.

In diesem Bereich werden die Angaben zur Aktenablage zu den einzelnen Akten angezeigt. Soll nur ein bestimmter Bereich/Abschnitt gedruckt werden, kann dieser Bereich mit gedrückter linker Maustaste markiert werden.

Anzeigezeitraum Mit den Eingabefeldern für das Datum kann der Anzeigezeitraum eingeschränkt werden. Nachdem ein neuer Anzeigezeitraum gewählt wurde, werden nach Klick auf den Button Start die entsprechenden Ablageprotokolle eingelesen.

Drucken Hierüber wird der Ausdruck des angezeigten Ablageprotokolls gestartet.

Abbruch Hierüber wird die Anzeige beendet, ohne dass ein Ausdruck erfolgt.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Die in dieser Liste aufgeführten Akten können durch Mausdoppelklick oder Bestätigung mit Datei:Z enter.png geändert werden. Die Bearbeitung ist auch mittels des Kontextmenüs, welches Sie mit der rechten Maustaste aufrufen können, möglich. Durch Betätigung der Taste Datei:entf.ewf.png kann eine zuvor markierte Akte aus der Ablageliste wieder gelöscht werden. Nach Durchführung der Aktenablage kann mit der Programmfunktion Namenslisten reorganisieren bei Bedarf eine Reorganisation der Adressen durchgeführt werden.

In der Ablageliste vorgemerkte Akten können in den jeweiligen Programmfunktionen nur nach Bestätigung einer Programmfrage bearbeitet werden.

Akte

Geben Sie in dieses Feld die Aktennummer ein oder starten Sie durch Eingabe des Mandantennamens und anschließender Bestätigung mit Datei:Z enter.png die Aktennummernsuche. Im Anschluss werden die Ablageeinstellungen geöffnet.

Ablageoptionen anzeigen

Hauptartikel → Ablageoptionen

Ok

Mit diesem Button wird die Akte abgelegt. Nach der Aktenablage wird neben dem Ablageprotokoll eine Löschungsübersicht von Akten- und Forderungskonten ausgedruckt. Sie haben die Wahl zwischen direktem Druck des Akten- und Forderungskontos oder der Speicherung in eine Briefdatei. Die Einstellung dazu treffen Sie in den Einstellungen , Karteikarte Aktenablage.

Wird eine Akte nicht abgelegt, so ist in den Einstellungen, Aktenkonto zu prüfen, ob eventuell eine Sperre gesetzt wurde, die die Aktenablage verhindert.

Bei Akten, zu denen künftige Termine oder Fristen gespeichert sind, erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Ablage dennoch erfolgen soll. Nach Bestätigung wird die Akte zur Aktenablage vorgemerkt, bestehende Fristen und Termine jedoch zu Ihrer Sicherheit nicht gelöscht; diese müssen Sie manuell löschen. Bei Verneinung der Nachfrage wird die Akte nicht abgelegt.

Abbruch

Hier schließen Sie die Maske.

Funktionen in der Abschlussleiste

Akte wird nach Bestätigung abgelegt.

Nach Markierung der abgelegten Akte kann über die Taste oder durch Mausklick auf am linken Rand der Ablageliste die Aktenablage im aktuellen Arbeitsgang erfolgen. Möchten Sie die Akte für die Ablage zu einem späteren Zeitpunkt vormerken, so ist die Taste zu wählen.

Akte bleibt vorgemerkt, wird aber nicht abgelegt.

Nach Markierung der abgelegten Akte kann über die Taste oder durch Mausklick auf am linken Rand der Ablageliste die Aktenablage im aktuellen Arbeitsgang erfolgen. Möchten Sie die Akte für die Ablage zu einem späteren Zeitpunkt vormerken, so ist die Taste zu wählen.

Bestätigt die Auswahl und schließt die Maske.

Schließt die Maske ohne vorgenommene Änderungen zu speichern.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Zur Datenspeicherung und Speicherplatzbelegung von RA-MICRO EDV-Anlagen

Das ra-micro System ist so angelegt, dass es grundsätzlich ohne laufende Software-Wartungen auf Jahre und Jahrzehnte hinaus betrieben werden kann. Die bei professioneller EDV normalerweise erforderliche laufende Vor-Ort Betreuung durch einen Systemadministrator ist bei ra-micro nicht erforderlich, die diesbezüglichen Kosten werden eingespart. Auch können sehr preiswerte PC Geräte eingesetzt werden.

Dies wird erreicht durch eine besonders Speicherplatz-sparende ra-micro Software-Architektur und die Minimierung der gespeicherten Datenmengen. ra-micro benötigt im laufenden Betrieb extrem geringe Datenmengen. Eine Erhöhung der Menge des Datenbestandes vergrößert tendenziell bei Microcomputern das Fehlerrisiko, verlangsamt die Ablaufgeschwindigkeit, erhöht die Netzwerkbelastung, erhöht den Kostenaufwand, - kurzum verschlechtert langfristig das Kosten-Nutzen Verhältnis der EDV-Anlage.

Deshalb ist ra-micro so ausgelegt, dass grundsätzlich nicht mehr benötigte Daten einer Akte bei der Aktenablage gelöscht werden. Es mag sein, dass man im Einzelfall vielleicht nach vielen Jahren noch Daten aus einem früheren Fall gespeichert gebrauchen könnte, aber die Nachteile einer möglicherweise im Einzelfall erneut erforderlichen Neueingabe von Daten, z. B. eines Forderungskontos, rechtfertigen es nicht, grundsätzlich alle Daten auf Jahre, und auf Jahrzehnte gespeichert zu lassen und quasi mitzuschleppen. Die Aktenablage ist der einzige vernünftige Zeitpunkt, das System laufend „zu entschlacken“ und grundsätzlich alle nach dem gewöhnlichen Verlauf der Dinge später nicht mehr benötigten Daten zu löschen.

ra-micro speichert folgende Daten dauerhaft:

• Die komplette E-Akte, weil die Wahrscheinlichkeit, später einmal Einblick in eine abgelegte Akte nehmen zu müssen, hoch ist, und der Nachteil, diese dann aus dem Archiv herbeizuschaffen, dann bedeutend ist, und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dieses auch i. d. R. ganz vernichtet ist.

• Alle Adressen, weil der Informationsgehalt auch nach vielen Jahren noch von Bedeutung sein kann, hingegen die Anzahl der in den Jahren gespeicherten Adressen überschaubar ist, die Datenmengen nicht hoch und somit die Vorteile die Nachteile überwiegen.

• Alle Aktenkonten: Diese werden in einem gesonderten Archiv verwahrt, um auch unbefugten Zugriff zu unterbinden. Dadurch stehen diese im laufenden Betrieb zwar nicht zur Verfügung, werden aber in Auswertungen, wie Mandatssaldenliste, einbezogen. Wenn die Akte reaktiviert wird, - um z. B. eine Zahlung nachträglich auf eine abgelegte Akte buchen zu können, wird auch das Aktenkonto automatisch reaktiviert.

Um auf abgelegte Akten buchen zu können, brauchen diese nicht erst vorher reaktiviert zu werden. Auch die Buchung auf abgelegte Akten ist möglich. Dadurch ändert sich der Saldo entsprechend. Das Konto ist dann nicht mehr ausgeglichen!

• Bei Zeithonoraren ZH I: Lösung wie bei Aktenkonten: Speicherung in Archiv.

Bei Forderungskonten kann das Forderungskonto im Einzelfall bestehen bleiben, wenn eine Wiedervorlage für eine Wiederaufnahme der Akte eingegeben wird. Grundsätzlich müssen aufgrund der häufig großen Datenmengen in Forderungskonten die Konten gelöscht werden.

Finanzbuchhaltungsdaten: alle bleiben gespeichert.

Alle sonstigen zur Akte erfassten Daten werden bei der Aktenablage gelöscht, wie gesagt um ein unkontrolliertes Anwachsen der Datenmengen und quasi eine „Verstopfung“ des Systems zu vermeiden. Zu Nachweiszwecken werden gelöschte Konten, wie Aktenkonto und Forderungskonto bei der Aktenablage ausgedruckt.

Anders liegen die Dinge bei der Benutzung eines SQL Servers. Hier brauchen die in den SQL Datenbanken liegenden Daten grundsätzlich nicht gelöscht zu werden und bleiben dauerhaft gespeichert. In der Regel erfordern aber SQL Datenbanksysteme auch eine professionelle laufende Betreuung und Administration, wobei dann der Administrator als Spezialist die gespeicherten Datenmengen und Bestände im Auge behält und pflegt.

In diesem Zusammenhang verweisen wir auf das Dienstprogramm Disk-Belegung. Dieses soll eine pauschale Kontrolle der durch ra-micro gespeicherten Datenmengen ermöglichen. Wir empfehlen dringend die laufende Kontrolle, z. B. halbjährlich, um Bereiche, die ein übermäßiges Datenwachstum haben, zu identifizieren und möglicherweise pflegend – auch mit Hilfe des Supportes – von Zeit zu Zeit zu bereinigen und den Speicherplatzbedarf zu optimieren. Grundsätzlich sollte jeder Anwender darauf achten, mit Speicherplatzressourcen so sparsam wie irgend möglich umzugehen, wie bei allen technischen Systemen wird Ihnen ein gut gepflegtes, nicht verschlacktes System mit hoher Effizienz und geringer Störanfälligkeit danken.