Akteninfo & Dokumentenverwaltung speichern (Word)

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Allgemeines

Mit dieser Programmfunktion, die nach Speichern eines Dokuments über die Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text aufgerufen wird, können Akteninformationen zum Dokument hinterlegt werden. Die so gespeicherten Dokumente stehen anschließend automatisch akten- oder mandantenbezogen in der Dokumentenverwaltung zur Verfügung, können dort geladen und bei Bedarf bearbeitet werden.

Die Akteninformation kann jederzeit mit der Akteninfo Datei:Z altgr i.png und der Dokumentenverwaltung der E-Akte aufgerufen werden. In der Dokumentenverwaltung stehen dafür die Dokument-Metadaten im Kontextmenü zum jeweiligen Dokument zur Verfügung. So wird aus der hier eingegebenen Bemerkung später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, die Dateibezeichnung gebildet. Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Der Aufruf der Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text kann im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern erfolgen. Der Aufruf von Dokument an Ordner Text ist zusätzlich über die Funktionsübersicht möglich.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akte

Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu speichernden Dokument übernommen.

Notizfenster

Hauptartikel → Notizen

Aktenhistorie

32px

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

Dokumentenkennzeichen

Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.

Beispiele für die Ansicht eines kanzleiinternen Dokumentes sowie eines an den 1. Mandanten gerichteten Dokumentes im Explorerbaum der E-Akte:

Ein Sortieren der Druckdateien nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte.

Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.

Dokumentenkennzeichen/Weg

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

Auswahlliste Dokumentenkennzeichen

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.

Beteiligter

Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.

Bemerkung/Schlagwort/Rubrik

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Versandweg

Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.

Unterordner

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.

Dokumentenstatus

Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb - geändert werden.

Über die Schaltfläche besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.

Schaltfläche

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK + Schließen

Speichert die vorgenommenen Einstellungen.

Abbruch + Schließen

Das Fenster wird geschlossen.