Akteninfo & Dokumentverwaltung speichern: Unterschied zwischen den Versionen
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− | + | Mit dieser Programmfunktion, die nach Speichern eines Dokuments über die Programmfunktionen ''Dokument an Ordner Text'' bzw. ''Ausschnitt an Ordner Text'' aufgerufen wird, können Akteninformationen zum Dokument hinterlegt werden. Die so gespeicherten Dokumente stehen anschließend automatisch akten- oder mandantenbezogen in der ''Dokumentenverwaltung'' zur Verfügung, können dort geladen und bei Bedarf bearbeitet werden. | |
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− | + | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Die Akteninformation kann jederzeit mit der ''Akteninfo'' [[Datei:TK_AltGr_I.png|link=]] und der ''Dokumentenverwaltung'' der ''E-Akte'' aufgerufen werden. In der ''Dokumentenverwaltung'' stehen dafür die ''Dokument-Metadaten'' im Kontextmenü zum jeweiligen Dokument zur Verfügung. So wird aus der hier eingegebenen Bemerkung später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, die Dateibezeichnung gebildet. Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren. | |
− | + | Der Aufruf der Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text kann im [[Word#Allgemeines|Menüband von Word]], Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern erfolgen. Der Aufruf von Dokument an Ordner Text ist zusätzlich über die [[Word#Menü RA-MICRO Word-Schnittstelle|Funktionsübersicht]] möglich. | |
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Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu speichernden Dokument übernommen. | Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu speichernden Dokument übernommen. | ||
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Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf. | Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf. | ||
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+ | [[Notizen#Allgemeines|Notizen]] | ||
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− | Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier ''M1'' für den ''Mandanten 1'', bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen ''E-Akten''. | + | Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier ''M1'' für den ''Mandanten 1'', bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen ''E-Akten''. |
Ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte. | Ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte. | ||
− | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption]] Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte II'' nicht gesetzt ist. | + | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte II'' nicht gesetzt ist. |
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Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten. | Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten. | ||
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Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. | Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. | ||
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. | Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. | ||
− | Über die Schaltfläche [[Datei:Z_komfobox.png]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden. | + | Über die Schaltfläche [[Datei:Z_komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden. |
Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen. | Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen. | ||
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− | Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per ''E-Brief'', direkt - per Boten etc. | + | |
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Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht gesetzt ist. | Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht gesetzt ist. | ||
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Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur ''E-Akte'' angelegt sind. | Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur ''E-Akte'' angelegt sind. | ||
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− | Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der ''E-Akte'' bzw. dem ''E-Eingangskorb'' in der Reihenfolge ''Überfällig'', ''in Bearbeitung'' und ''Erledigt'' aufgelistet. | + | |
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Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. | Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. | ||
− | Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im ''E-Eingangskorb'' - geändert werden. | + | Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im ''E-Eingangskorb'' - geändert werden. |
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+ | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Über [[Datei:Z_komfobox.png|link=]] besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht ''Standardtexte'' zu bearbeiten. | ||
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Aktuelle Version vom 11. März 2020, 16:41 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Mit dieser Programmfunktion, die nach Speichern eines Dokuments über die Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text aufgerufen wird, können Akteninformationen zum Dokument hinterlegt werden. Die so gespeicherten Dokumente stehen anschließend automatisch akten- oder mandantenbezogen in der Dokumentenverwaltung zur Verfügung, können dort geladen und bei Bedarf bearbeitet werden.
Die Akteninformation kann jederzeit mit der Akteninfo und der Dokumentenverwaltung der E-Akte aufgerufen werden. In der Dokumentenverwaltung stehen dafür die Dokument-Metadaten im Kontextmenü zum jeweiligen Dokument zur Verfügung. So wird aus der hier eingegebenen Bemerkung später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, die Dateibezeichnung gebildet. Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
Der Aufruf der Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text kann im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern erfolgen. Der Aufruf von Dokument an Ordner Text ist zusätzlich über die Funktionsübersicht möglich.
Akte:
Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu speichernden Dokument übernommen.
Aktenhistorie
Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.
Notizfenster:
Dokumentenkennzeichen:
Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.
Ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte.
Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.
Beteiligter:
Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.
Bemerkung: / Schlagwort: / Rubrik:
Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.
Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
Versandweg:
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.
Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.
Unterordner:
Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.
Dokumentenstatus:
Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.
Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.
Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb - geändert werden.
Über besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.