Aktenregister

Mit der Programmfunktion Aktenregister können Sie Akten ändern, suchen oder nach bestimmten Kriterien auswerten. Die Aktenstammdaten, wie z. B. das Aktenkennzeichen, die Aktenkurzbezeichnung, das Kürzel für den Aktensachbearbeiter und das Referat können Sie durch Überschreiben ändern. Außerdem können Sie die Aktenbeteiligten einsehen und Änderungen vornehmen.

Klicken Sie in der Spalte Beteiligte auf die entsprechende Zeile:

Akten-01

Über ein Kontextmenü, das Sie mit Linksklick auf die äußerste linke Spalte zur gewünschten Akte aufrufen, können Sie die Akte ablegen, reaktivieren oder Aktenvor- und Zusatzblätter drucken und Wiedervorlagen bearbeiten. Bereits abgelegte Akten erkennen Sie an der grauen Darstellung.

Durch einen Mausklick auf die Überschrift der Spalten können Sie die Einträge im Aktenregister sortieren. Durch nochmaliges Klicken wird die Sortierrichtung umgekehrt. Die gerade aktuelle Sortierrichtung erkennen Sie an der Ausrichtung der Pfeile Akten-22 und Akten-21.

Sie haben die Möglichkeit, direkt über das Aktenregister Änderungen der Stammdaten, wie z. B. Aktenkennzeichen, Aktenkurzbezeichnung, Aktensachbearbeiter und Referat vorzunehmen.

Akten-02

Funktionen:

Im Bereich der Toolbar:

Akten-03

Ausblenden: Klicken Sie hier, um die Anzeige der Suchkriterien auszublenden. Sie sehen dann übersichtlich nur noch die Tabelle des Aktenregisters, als Ergebnis Ihrer Suche.

Durch einen weiteren Klick auf Akten-04 werden die Sucheinstellungen wieder eingeblendet und Sie können eine weitere Suche vornehmen.

Ansicht:

Akten-05

Bei Klick auf Spalten auswählen…:

Akten-05

Wählen Sie hier die Spalten aus, die im Aktenregister angezeigt werden sollen.

Optimale Spaltenbreite: Haben Sie die Spaltenbreite im angezeigten Aktenregister geändert, z. B. durch Ziehen der Spaltenränder bei gedrückter linker Maustaste, stellte diese Option die Standardspaltenbreite wieder her.

Ergebnisanzeige im Vollbild: Blendet den Filterbereich zugunsten der Ergebnisanzeige automatisch beim Einlesen der Aktendaten aus. Diese Einstellung ist standardmäßig gesetzt.

Im Bereich Filter:

Akten-06

Akten von … bis … / Aktenart: Hier können Sie festlegen, dass nur nach bestimmten Aktentypen selektiert wird. Wählen Sie dazu aus der Auswahlliste den oder die betreffenden Aktentypen aus. Sollen Akten aller Aktentypen angezeigt werden, markieren Sie die Einstellung Alle Aktentypen.

Bei Auswahl mehrerer Aktentypen wird bei Aktenart der erste ausgewählte Eintrag mit dem Zusatz u. a. eingetragen, z. B. so: Anwaltsakten u. a.

Akten-SB: Wählen Sie aus dieser Auswahlliste einen oder mehrere Aktensachbearbeiter aus an, um die Datensuche einzugrenzen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie unter Aktensachbearbeiter.

Referat: Wählen Sie aus dieser Auswahlliste ein oder mehrere Referate aus, um die Datensuche einzugrenzen. Nähere Informationen unter Referate.

Aktenkennzeichen: Wählen Sie aus dieser Auswahlliste ein oder mehrere Aktenkennzeichen von A bis Z aus, um die Datensuche einzugrenzen. Wenn z. B. alle Rechtsanwaltsakten mit PKH angezeigt werden sollen, wählen Sie das Kennzeichen P aus. Nähere Informationen unter Aktenkennzeichen.

Name: Geben Sie hier bei Bedarf für eine Eingrenzung der Datensuche den Namen aus der Aktenkurzbezeichnung ein, die Sie im Rahmen der Aktenanlage.

Wenn Sie hier z. B. Feldmann, werden nur die Akten selektiert, die als Aktenkurzbezeichnung z. B. Feldmann/Meier oder Feldmann/Schulz gespeichert sind.

Adresse Aktenbeteiligter: Hier können Sie durch Eingabe der Adressnummer festlegen, dass nur Akten eines bestimmten Beteiligten angezeigt werden.

Ist Ihnen die Adressnummer nicht bekannt, geben Sie den Nachnamen des Auftraggebers ein und starten Sie durch Bestätigung mit Tastenkuerzel_enter die Adressnummernsuche.

Sachstand: Wählen Sie hier einen Sachstand aus, um die Datensuche einzugrenzen. Es werden dann nur Akten angezeigt, zu denen der hier gewählte Sachstand gespeichert wurde.

Bei Klick auf adressen-10:

Auswahlliste Komfobox bearbeiten

Akten-09

Bemerkung/Sachstand Als Bemerkung kann z. B. der augenblickliche Sachstand zur Akte festgehalten werden.

Akten-10

Aktuelle Position: Der neue Eintrag wird oberhalb der markierten Zeile eingefügt.

Anhängen: Der neue Eintrag wird an das Ende der Liste gehängt.

Akten-11Mit Verschieben können Sie einen Eintrag mit der Maus an eine neue Listenposition verschieben. Der Cursor verwandelt sich in einen Doppelpfeil. Mit gedrückter Maustaste kann der Eintrag an die neue Position verschoben werden. An der gewünschten Position lassen Sie die Maustaste los.

Akten-12Ein markierter Eintrag wird aus der Liste entfernt.

Akten-13

Automatisch aufklappen: Hierüber können Sie festlegen, ob die Komfobox automatisch aufklappen soll, sobald sie den Fokus erhält.

Diese Einstellung wird nur in Auswahllisten angeboten, bei denen ein automatisches Aufklappen die Bedienung des Programms nicht behindert.

Akten-14In dieser Liste wählen Sie aus, welcher Eintrag beim Öffnen der Komfobox als Vorschlag voreingestellt ist.

Akten-15

Spalte links: In dieser Spalte können Sie Kürzel für die einzelnen Bemerkungen festlegen, mit denen diese dann außer über die Ziffernwahl zusätzlich ausgewählt werden können. Zur Bearbeitung eines Kürzels klicken Sie einfach auf die gewünschte Position.

Spalte rechts: In dieser Spalte legen Sie die Bemerkung fest. Zur Bearbeitung eines Bemerkung klicken Sie einfach auf die gewünschte Position.

Akteninfo: Wählen Sie aus dieser Auswahlliste bei Bedarf einen Vorgang, den Sie in A21 Akteninfo erfasst haben, aus. Die Suche im Aktenregister beschränkt sich dann auf Akten mit diesen Vorgang.

Aktenstandort: Hier können Sie zusätzlich einen Filter über den Aktenstandort setzen.

Akten-16Wertet nur Akten aus, zu denen eine Honorarvereinbarung mit dem Mandanten getroffen wurde.

Im Bereich Optionen:

Akten-17

Akten-18Wählen Sie diese Einstellung, wenn in der Auswertung auch abgelegte Akten angezeigt werden sollen. Sie können den Zeitraum für die abgelegten Akten einschränken. Abgelegte Akten werden in der Auswertung grau dargestellt.

Ablagedatum von … bis …: Legen Sie hier über die Eingabe der Ablagedaten den Zeitraum fest, aus welchem abgelegte Akten angezeigt werden sollen.

Anlagedatum von … bis …: Mit diesen Datumsfeldern können Sie einen bestimmten Zeitraum festlegen, so dass nur Akten, die in diesem Zeitraum angelegt wurden, im Aktenregister angezeigt werden.

Nur Akten ohne WV: Zeigt nur Akten an, zu denen keine Wiedervorlage erfasst wurde.

Mit OP-Liste: Bei Wahl dieser Option werden zusätzlich die offenen Posten zu den Akten angezeigt.

Mit Umsatzanteilen Sozietät: Haben Sie in D15.10 Allgemeine Grundeinstellungen, auf Karteikarte 3 Allgemein die Einstellung 3.1 Sozietätsabrechnung aktivieren gewählt, können Sie sich auch die Anteile der Sozien an der Akte anzeigen lassen.

Haben Sie die Einstellung Sozietätsabrechnung aktivieren in den Allgemeinen Grundeinstellungen gewählt, hat das auch zur Folge, dass im Programmbereich Finanzbuchhaltung I die Sozienanteile im Journal und der Einnahmenüberschussrechnung angezeigt werden.

Nur abgelegte Akten: Bei Wahl dieser Einstellung werden nur die abgelegten Akten durchsucht. Sie können Ihre Suche präziser gestalten, indem Sie den Ablagezeitraum mit angeben. So lässt sich leicht ermitteln, welche Akten gemäß § 50 II BRAO nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

Mit Aktennotiz: Bei Wahl dieser Option, werden Notizsymbole in die Spalte Notiz eingefügt. Ein gelbes Symbol zeigt an, dass zu der jeweiligen Akte eine Aktennotiz gespeichert wurde.

Akten-19

Über den Link der Akte können Sie die Akteninfo und über den Link der Adresse das Adressfenster starten. Die Aktenstammdaten können in dieser Tabellenansicht direkt, durch überschreiben, geändert werden. Den Beteiligtenbaum zur Akte rufen Sie über das gelbe Feld in der Spalte Beteiligte auf, ist das Feld der Akte weiß, sind zur Akte keine Beteiligten gespeichert. Die Änderungen werden sofort gespeichert, unabhängig davon, ob Sie das Aktenregister mit adressfenster-5 oder adressfenster-6 verlassen.

Abschlussleiste:

Adressliste-24 Hiermit exportieren Sie die angezeigte Liste der Akten direkt nach MS Excel.

Adressliste-27 Hiermit können Sie das oben angezeigte Aktenregister in die Zwischenablage kopieren und anschließend mit einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm, z. B. mit MS Word, weiterverarbeiten.

adressfenster-4 Hiermit wird das angezeigte Aktenregister in der ausgewählten Sortierreihenfolge gedruckt. Der Ausdruck erfolgt mit den in der Maske RA-MICRO Druckfenster Listendruck festgelegten Einstellungen.

adressfenster-5 Schließt das Aktenregister. Wenn Sie die Spaltenbreite geändert haben, werden Sie gefragt, ob Ihre Ansicht des Aktenregisters als Standard festgelegt werden soll. Bestätigen Sie mit Ja oder lehnen Sie mit Nein ab. Beim nächsten Aufruf des Aktenregisters werden die Spalten, falls Sie mit Ja bestätigt haben, mit der zuletzt festgelegten Breite angezeigt. Die Standardeinstellung der Spalten kann im Menü Ansicht über Optimale Spaltenbreite wieder hergestellt werden.

adressfenster-6 Das Aktenregister wird geschlossen. Änderungen werden nicht gespeichert.

Durch einen Mausklick auf die Überschrift der Spalten können Sie die Einträge im Aktenregister sortieren. Durch nochmaliges Klicken wird die Sortierrichtung umgekehrt. Die gerade aktuelle Sortierrichtung erkennen Sie an der Ausrichtung der Pfeile Akten-21 und Akten-22.

Sie haben die Möglichkeit, direkt über das Aktenregister Änderungen der Stammdaten, wie z. B. Aktenkennzeichen, Aktenkurzbezeichnung, Aktensachbearbeiter und Referat vorzunehmen.

Autor U.Mastropietro Veröffentlicht am 1. Februar 2016 Kategorien Akten "Aktenregister" bearbeiten Beitragsnavigation FRÜHER