Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen)
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Die E-Akte Reorganisation dient der Überprüfung der E-Akte Datenbank auf Struktur und logische Verknüpfungen der Daten, die Verbesserung der Performance und der Erstellung von PDF-Dateien (sofern diese nicht vorhanden sind). Die E-Akte Reorganisation kann je nach System und Größe der Datenbank sowie für die Erstellung der PDF-Dateien Stunden oder Tage in Anspruch nehmen.
Für die Erstellung der PDF-Dateien kann ein bestimmter Jahrgang ausgewählt werden.
Funktionen
Archive erstellen / Reorganisation
Das Erstellen der E-Akten Archive sowie die Reorganisation der E-Akte Daten erfolgt in 4 Stufen:
- E-Akte Datenbank überprüfen und aktualisieren
- E-Akte Datenbestand (Struktur) überprüfen und aktualisieren
- E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen
- E-Akten Archive laufender / abgelegter Akten überprüfen und aktualisieren (unter Berücksichtigung des in den E-Workflow Einstellungen aktivierten Speicherformats für die E-Akte) und auf das Archivlaufwerk verschieben
Start Archive erstellen/Reorganisation
Ruft die Einstellungen zur Reorganisation bzw. Archiverstellung auf.
Laufende und abgelegte Akten:
Die E-Akten Archive werden für die ausgewählten Aktenbereiche erstellt oder nicht erstellt. Informativ wird angezeigt, wann die letzte Archiv-Erstellung erfolgt ist.
Archiv-Laufwerk:
Das in den E-Workflow Einstellungen gespeicherte Laufwerk wird angezeigt und kann über den Link geöffnet werden.
Jahrgang:
Die Erstellung der laufenden bzw. abgelegten Akten kann weiter auf einen bestimmten Jahrgang eingeschränkt werden.
E-Akte Reorganisation:
Alle Dokumente, die nicht mehr in der E-Akte, jedoch im Dateisystem vorhanden sind, werden nach Archivlfw.:\ra\ea-archiv\gelöscht verschoben. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Namen des Dokumentens ermitteln, wird ein neuer Eintrag in der E-Akte mit allen verfügbaren Meta-Daten der Datei erstellt. Für E-Akten Einträge ohne dazugehörige Dokumente wird ein PDF-Dokument erzeugt, das alle noch verfügbaren Meta-Daten enthält (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik).
Die Reorganisation prüft die Daten der E-Akte datenpoolübergreifend.
Protokoll:
Um die Ergebnisse einer Reorganisation und / oder Archivierung nach zu verfolgen, steht der Aufruf des entsprechenden Protokolls zur Verfügung.
Funktionen in der Abschlussleiste
Ok + Schließen
Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abbruch + Schließen
Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.