Beteiligtenrundschreiben (Word): Unterschied zwischen den Versionen
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===WIE (Versand)=== | ===WIE (Versand)=== |
Version vom 7. Dezember 2020, 13:42 Uhr
Hauptseite > Schriftverkehr > Word > Beteiligtenrundschreiben (Word)
Inhaltsverzeichnis
- 1 Allgemeines
- 2 Funktionen der Karteikarten
- 2.1 WAS (Text)
- 2.1.1 Briefkopf
- 2.1.2 E-Briefkopf
- 2.1.3 Betreff des jeweiligen Beteiligten
- 2.1.4 Betreff
- 2.1.5 Textbaustein
- 2.1.6 Schaltfläche 3-Punkte-Button
- 2.1.7 Schaltfläche Öffnen
- 2.1.8 Zusatztext
- 2.1.9 Grußformel
- 2.1.10 Anlagen
- 2.1.11 Anlagen / Schaltfläche Öffnen
- 2.1.12 Anlagen / Schaltfläche E-Akte
- 2.1.13 Schaltfläche Löschen
- 2.2 WER (Beteiligte)
- 2.3 WIE (Versand)
- 2.1 WAS (Text)
- 3 Funktionen in der Abschlussleiste
Allgemeines
Diese Programmfunktion dient der zeitsparenden Erstellung von Beteiligtenrundschreiben.
Mit dem Beteiligtenrundschreiben können pro Akte Briefe gleichen Inhalts an mehrere Aktenbeteiligte gleichzeitig auf kombinierbaren Versandwegen verschickt werden.
Der Aufruf des Beteiligtenrundschreibens erfolgt im Menüband von Microsoft Word von Microsoft Word (kurz MS Word) über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Anschreiben, , und über das ESC-Menü.
Funktionen der Karteikarten
WAS (Text)
Über die Karteikarte WAS (Text) wird das Anschreiben aus Textbausteinen, individuellem Zusatztext sowie Anlagen aus der E-Akte bzw. dem Dateisystem zusammengestellt.
Briefkopf
Hier kann der gewünschte Briefkopf aus der Liste der vorhandenen Briefköpfe gewählt werden.
Die vorgeschlagene Briefkopfnummer entspricht bei erstmaligem Aufruf dem in den Briefkopfeinstellungen gewählten Briefkopf.
E-Briefkopf
Ermöglicht die Auswahl eines E-Briefkopfes zum Versand per E-Brief.
Betreff des jeweiligen Beteiligten
Bei Wahl dieser Option wird der zum Beteiligten hinterlegte Betreff verwendet.
Betreff
In diese drei Eingabefelder kann der Betreff eingegeben werden, der für das Beteiligtenrundschreiben verwendet werden soll.
Textbaustein
Aus dieser Auswahlliste kann ein Kurzbrieftext gewählt werden, der in der Massensendung versandt werden soll.
Schaltfläche 3-Punkte-Button
Ruft die Maske Auswahlliste bearbeiten auf, in dem die Möglichkeit besteht, die Liste der zur Verfügung stehenden Standardtexte und die Texte selbst zu bearbeiten.
Die Änderung der zur Verfügung stehenden Textauswahl sowie die Bearbeitung von Standardtexten steht nur zur Verfügung, wenn das Programmrecht Standardtexte in der Benutzerverwaltung gesetzt ist.
Schaltfläche Öffnen
Öffnet das Windows-Explorerfenster, um über das Dateisystem einen Textbaustein einfügen zu können.
Zusatztext
Hierüber kann ein individueller Text hinterlegt werden.
Grußformel
Aus dieser Auswahlliste kann die Grußformel für die Massensendung gewählt werden.
Anlagen
Hier werden die Anlagen aufgelistet, die dem Schreiben beigefügt werden sollen.
Anlagen / Schaltfläche Öffnen
Öffnet ein Explorerfenster, in dem nach den Anlagen gesucht werden kann.
Hier gewählte Anlagen werden in der nebenstehenden Anlagenliste aufgeführt und können jederzeit wieder aus der Liste entfernt werden.
Anlagen / Schaltfläche E-Akte
Auswahl von Anlagen direkt aus der E-Akte
Schaltfläche Löschen
Entfernt eine gewählte Anlage wieder aus der Liste.
WER (Beteiligte)
Speichern in E-Akte
Speichert aktenbezogene Dokumente in der E-Akte.
Die Eingabemöglichkeiten Bemerkung mit Zusatz, Schlagwort und Rubrik stehen nur in Verbindung mit der Option Speichern in E-Akte zur Verfügung.
Bemerkung mit Zusatz
Hier kann eine individuelle Bemerkung hinterlegt werden.
Schlagwort
Dient dem schnelleren Auffinden von Dokumenten in der E-Akte.
Eine Bearbeitung der Schlagwörter ist über möglich, wenn in der Rechteverwaltung der Benutzerverwaltung das Programmrecht Standardtexte gesetzt ist.
Rubrik
Ermöglicht die Zuordnung des Dokumentes zu der gewählten Rubrik.
Eine Bearbeitung von Rubriken ist über möglich, wenn in der Rechteverwaltung der Benutzerverwaltung das Programmrecht Standardtexte gesetzt ist.
WIE (Versand)
Funktionen in der Abschlussleiste
Drucken und OK und Schließen
Das Beteiligtenrundschreiben wird gedruckt.
Abbruch und Schließen
Die Erstellung wird abgebrochen und das Fenster geschlossen.