Druckdatei speichern (Word)

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Allgemeines

Die Programmfunktion Druckdatei speichern kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben und als Druckdatei gespeichert. Für die Arbeit mit Druckdateien wird vorausgesetzt, dass unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow auf der Karteikarte E-Akte die Druckdateiverwaltung aktiv ist. Im Eingabefeld Akte wird die Nummer der Akte eingegeben, zu der die Druckdatei erstellt werden soll, z. B. 10/17. Eine Übermittlung an den E-Eingangskorb und eine damit verbundene Anzeige als Sofortnachricht ist möglich.

Bei aktenbezogenen Schriftsätzen und bei der Erstellung von Druckdateien in RA-MICRO Drucken mit aktivierter Option Dokument speichern wird die Aktennummer bereits vorgeschlagen und es ist voreingestellt, dass das Dokument in der E-Akte und/oder als Druckdatei gespeichert wird.

Nach Bestätigung der erforderlichen Angaben wird die neue Druckdatei automatisch in die Druckdateiverwaltung - eine Untermenge der E-Akte - übernommen und aktenbezogen in der E-Akte verlinkt. Dort kann sie z. B. über die eingegebene Bemerkung, Schlagwort oder Rubrik oder auch mithilfe des Dokumentenkennzeichens schnell gefunden werden. Für den Fall, dass die Druckdatei nicht länger als Entwurf zur Verfügung stehen und in der Endfassung als PDF-Datei in der E-Akte gespeichert werden soll, ist die Option Druckdateinummer in der nachfolgenden Maske abzuwählen und die Option E-Akte zu wählen.

Der Vorteil von Druckdateien ist der rationelle Umgang mit gespeicherten Texten. Der Dateiname wird standardmäßig fortlaufend nummeriert und für neue Dokumente automatisch vorgeschlagen. Die Speicherung erfolgt benutzerbezogen - fortlaufend mit oder ohne Jahrgang. Wir gehen im Folgenden von der jahrgangsweisen Zählung aus. Welche Zählung verwendet wird, kann in den Einstellungen Druckdateiverwaltung voreingestellt werden, die z. B. in der E-Akte unter Einstellungen aufgerufen werden können.

Druckdatei speichern kann im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern, über das Kontextmenü im Dokumentfenster sowie über die Funktionsübersicht aufgerufen werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

E-Akte

Speichert die Druckdatei in der E-Akte und ist dann mit dieser verlinkt.

Bei Abwahl dieser Option und bei gleichzeitig gewählter Option Druckdateinummer steht als Speicherformat nur das Originaltextformat zur Verfügung:

Speicherformat

Wurden die Optionen E-Akte und Druckdateinummer gewählt, wird das Dokument standardmäßig als verlinkte PDF-Datei in der E-Akte und als Entwurf in der Druckdateiverwaltung gespeichert.

Standardmäßig ist das Speicherformat gemäß den Einstellungen unter E-Akte, Allgemein vorausgewählt.

Das Speicherformat kann durch Klick/Touch auf dieses Symbol geändert werden.

Druckdateinummer

Speichert das Dokument als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im gewählten Textformat, in diesem Beispiel das Format DOCX und zusätzlich als PDF-Datei verlinkt in der E-Akte.

Bei Abwahl der Option Druckdateinummer wird als Speicherformat das in den Einstellungen der E-Akte vorgemerkte Speicherformat vorgeschlagen. Der Link auf die Druckdatei in der E-Akte wird aus der Druckdateiverwaltung entfernt und die Druckdatei in der E-Akte als Endfassung im PDF-Format gespeichert.

Druckdatei

Die Druckdatei wird je Benutzer - hier fortlaufend mit Jahrgang - hochgezählt.

Dabei wird das Jahr, z. B. 2016, zweistellig ausgegeben, z. B. so: D95-16.

Mit dem Platzhalter $DDNummer kann die Druckdateinummer im Briefkopf platziert werden.

Speicherformat

Dient der Auswahl für das Speicherformat der Druckdatei.

E-Eingangskorb

Speichert die Druckdatei zur weiteren Bearbeitung in den E-Eingangskorb.

Auswahl E-Eingangskorb

Bei Auswahl E-Eingangskorb, kann hier zwischen dem Zentralen E-Eingangskorb oder den Benutzer-E-Eingangskörben gewählt werden.