E-Akte Wartung (Einstellungen EWF)

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Allgemeines

In Rücksprache mit dem RA-MICRO Support werden die erforderlichen Einstellungen markiert. Klick/Touch auf den Button Start führt die Wartung aus. Der Status der Wartung wird in einer Fortschrittsanzeige angezeigt.

Einstellungen

MDB sichern und reorganisieren

Repariert und komprimiert die E-Akte Datenbank. Vorab wird eine Sicherungskopie der Datenbank erstellt. Diese kann ggf. zurückgesichert werden, sofern die Datenbank beschädigt wurde.

Dieser Punkt wird nicht angezeigt, sofern die E-Akte im SQL-Format geführt wird. Hier ist eine vorherige Sicherung nicht notwendig.

Sicherungen wiederherstellen/löschen

Zeigt eine Liste der Datenbanksicherungen inkl. Datum und Dateigröße an, um Rücksicherungsmaßnahmen vorzunehmen oder alte Sicherungsdateien zu löschen.


Wird eine ältere Datenbankversion zurückgesichert, können Dokumente, die zwischenzeitlich in die E-Akte gespeichert wurden, nicht mehr aufgerufen werden. Die Rückführung dieser Dokumente ist durch Ausführung der Reorganisation der E-Akte möglich.

Nullfelder initialisieren

Beseitigt leere Felder in der Datenbank und beschleunigt somit die E-Akte.

Ist das in der E-Akte / im Postkorb sichtbare Datumsfeld von einem Defekt betroffen, wird es mit einem Standarddatum (01.01.00) belegt, um es zu reparieren. Das Datum des Dokuments kann danach in der E-Akte über die Funktion Dokument-Metadaten (rechte Maustaste auf das Dokument) korrigiert werden.

Datenbank Indizes prüfen

Prüft und korrigiert die Indizierung der Datenbank, damit sie korrekt gefiltert werden kann. Die Abfrageleistung wird hierdurch schneller/optimiert.

Dateien auf Datenbankeintrag prüfen

Dokumente, die nicht in der Datenbank eingetragen sind, werden nach ar/gelöscht verschoben. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Dokument ermitteln, erfolgt ein Eintrag in die Datenbank mit den verfügbaren Daten. Für Datenbankeinträge ohne Dokument wird ein PDF-Dokument mit den verfügbaren Metadaten (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik) erstellt.

Dateien prüfen

Prüft die Dateinamen in der Datenbank auf Groß-/Kleinschreibung und korrigiert auf Kleinschreibung, was die Speicherung in die Dokumentenverwaltung beschleunigt.

Anpassung der Verzeichnisstruktur

Die Ordner im ar/ werden an die aktuelle Struktur angepasst. Fehlende Tagesordner werden erstellt und die entsprechenden Dokumente verschoben. Dokumente werden aus komprimierten Ordnern in Tagesordner entpackt.

PDF-Dateien erstellen

Es wird ein kompletter PDF-Dokumentenbestand im E-Akten Ordner \ar hergestellt. Wird die E-Akte ausschließlich im PDF-Format geführt, werden die Originale nach erfolgreicher PDF-Erstellung oder bereits vorhandenem PDF auf das \Archivlaufwerk in den Ordner \gelöscht verschoben. Ausnahmen bilden Dateien, von denen kein PDF erstellt werden kann (Audio, Video, verschlüsselte Dokumente). Fehlt ein Original oder kann eine Datei nicht in das PDF-Format konvertiert werden, wird ein Ersatz-PDF erstellt.

Druckdateien prüfen

Prüft und vervollständigt ggf. die zu den Druckdateien gespeicherten Datenbankeinträge.

WebAkte prüfen

Sind WebAkten vorhanden, wird die entsprechende Kennzeichnung der WebAkte-Dokumente erforderlichenfalls korrigiert. Existieren keine WebAkten, wird der Punkt übersprungen.

Verfügungen prüfen

Prüft, ob alle Dokumente mit offenen Verfügungen im Postkorb angezeigt werden und fügt sie diesem ggf. hinzu.

Postkorb prüfen

Prüft, ob alle Dokumente ohne Verfügungen im Postkorb angezeigt werden, sofern sie hierin angezeigt werden müssten. Ggf. werden falsche Datensätze korrigiert.

Volltextdaten löschen

Alte Volltextdaten, die für die Volltextsuche nicht mehr relevant sind, werden gelöscht.

Zum Löschen markierte Dokumente unwiderruflich löschen

Löscht Dokumente und Datenbankeinträge, die durch eine ältere Version der Löschfunktion in der E-Akte nicht endgültig gelöscht wurden.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.

Vergleich der Funktionen in E-Akte Wartung und E-Akte Reorganisation

Vergleichstabelle

Programmfunktion	E-Akte Wartung (Expertenmodus)	E-Akte Wartung (Anwendermodus)	E-Akte Reorganisation (Anwendermodus)
Programmaufruf	Technisches Supportmodul	E-Workflow Einstellungen	E-Workflow Einstellungen
Karteikarte	Tools	E-Akte > Sonstiges	E-Akte > Sonstiges
Einzelne Funktionen auswählbar	Ja	Nein	Nein
Screenshot
Funktionen
1. MDB sichern und reorganisieren	Ja (1) (3)	Ja (2) (3)	Ja (2) (3) (4)
2. Nullfelder initialisieren	Ja (1)	Ja (2)	Ja (2) (4)
3. Datenbank Indizes prüfen	Ja (1)	Ja (2)	Ja (2) (4)
4. Dateien auf Datenbankeintrag prüfen	Ja (1) (5)	Nein	Ja (2) (4)
5. Dateien prüfen	Ja (1)	Ja (2)	Ja (2) (4)
6. Anpassung der Verzeichnisstruktur	Ja (1) (6)	Nein	Ja (2) (4)
7. PDF-Dateien erstellen	Ja (1) (7)	Nein	Ja (2) (8)
8. Druckdateien prüfen	Ja (1)	Ja (2)	Ja (2) (4)
9. WebAkte prüfen	Ja (1)	Ja (2)	Ja (2) (4)
10. Verfügungen prüfen	Ja (1)	Nein	Nein
11. Postkorb prüfen	Ja (1)	Ja (2)	Ja (2) (4)
12. Volltextdaten löschen	Ja (1)	Ja (2)	Nein
13. Zum Löschen markierte Dokumente unwiderruflich löschen	Ja (1)	Ja (2)	Nein
14. Datenbankkomprimierung	Ja (2) (3)	Ja (2) (3)	Ja (2) (3)
15. Flag-Datei schreiben	Ja (2)	Ja (2)	Ja (2)

Fußnoten / Legende

(1) Manuell (Einzelne Funktion ist gezielt auswählbar)
(2) Automatisch (Funktion wird automatisch ausgeführt)
(3) Nur bei File, nicht bei SQL
(4) Sofern nicht innerhalb der letzten drei Monate bereits ausgeführt
(5) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 5.
(6) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 4. / 5.
(7) Auswahl führt automatisch zur Auswahl von 1. / 2. / 3. / 4. / 5. / 6.
(8) Jahrgänge können eingegrenzt werden (Jahrgang von - Jahrgang bis)