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E-Nachricht
Kategorie: Kanzlei Tastenkombination: Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Mit der E-Nachricht können Sie in Ihrem ra-micro Netzwerk eine elektronische Textnachricht versenden, ohne dafür ein externes E-Mail-Programm zu benutzen. Unmittelbar aus ra-micro heraus nutzen Sie so die Vorteile eines E-Mail-Programms und organisieren damit einheitlich den alltäglichen innerbetrieblichen Kommunikationsfluss im Rahmen des ra-micro E-Workflows. Kanzleiinterne Nachrichten werden zur weiteren Bearbeitung an den E-Postkorb der ausgewählten Benutzer übermittelt.

Wir empfehlen zur Nutzung der E-Nachricht als ständiges Kommunikationsmittel, die Einstellung E-Nachricht starten in den Allgemeinen Grundeinstellungen der Dienstprogramme auf der Karteikarte Programmstart zu wählen. Diese Einstellung bewirkt, dass die E-Nachricht bei jedem Start von ra-micro aufgerufen wird.

Hier können Sie sich einen Überblick über die empfangenen Nachrichten verschaffen. Falls Sie in den Einstellungen die Option Schnellansicht aktivieren gewählt haben, können Sie durch einfachen Mausklick auf eine Nachricht den Anfang der Nachricht im Vorschaufenster ansehen.

Anhand der Ausrufezeichen können Sie die eingestellte Wichtigkeit der empfangenen Nachricht ablesen:

• niedrig:blau
• normal:gelb
• hoch:rot

Nach doppelten Mausklick auf eine Zeile kann die Nachricht im Fenster Nachricht lesen beantwortet, weitergeleitet oder in die E-Akte verschoben werden.

Funktionen in der Toolbar

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen E-Nachricht

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Neu

Hier können Sie eine neue E-Nachricht verfassen und anschließend an einen oder mehrere RA-MICRO Benutzer senden.

Empfänger

Empfänger Wählen Sie nach Mausklick auf aus der Liste der Benutzer den gewünschten Empfänger aus. Wenn Sie Ihre Nachricht an alle Benutzer senden möchten, wählen Sie alle (Benutzernummer 000). Soll der Versand an mehrere Adressaten erfolgen, wählen Sie den Button mehrere Empfänger. Die Benutzer legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Als Eilmeldung senden Wählen Sie die Option als Eilmeldung senden, wenn die Nachricht dem Empfänger sofort auf dem Bildschirm angezeigt werden soll.

Dringlichkeit Hier können Sie bestimmen, mit welchem Dringlichkeitsgrad die Nachricht dem Empfänger anhand der farblich unterlegten Ausrufezeichen angezeigt wird:

niedrig:blau normal:gelb hoch:rot

Mehrere Empfänger Mit diesem Button können Sie ein Auswahlfenster aufrufen, in dem Sie mehrere Empfänger für die Nachricht auswählen können.

Betreff

Termin In diesem Feld können Sie bis zu 128 Zeichen eingeben, um dem Empfänger den Inhalt der Nachricht mitzuteilen. Beachten Sie bitte, dass nur 37 Zeichen im Übersichtsfenster angezeigt werden können.

Starten Sie E-Nachricht RA-MICRO aus der Funktion Telefonnotiz heraus, ist als Betreff Telefonnotiz vorgegeben und nicht änderbar.

Nachricht

Geben Sie hier den Nachrichtentext ein.

Sie können Schrift und Absatz Ihrer Nachricht formatieren. Mit der Tastenkombination können Sie den Text makieren und mit Datei:Strg C.png in die Zwischenablage speichern. Mit der Tastenkombination können Sie Text aus der Zwischenablage in das Textfeld einfügen.

Sobald Sie einen Text in das Texteingabefeld eingegeben haben, steht der Button Senden zum Versand der Nachricht bereit.

Die Nachricht kann auch über die Tastenkombination Datei:Alt Enter.png verschickt werden.

Hierüber drucken Sie die Nachrichtenübersicht. Die Nachricht wird gedruckt. Wählen Sie in den Einstellungen die Option Seitenvorschub zwischen den Nachrichten, wenn Sie mehrere Nachrichten ausdrucken möchten und jede Nachricht auf einer einzelnen Seite gedruckt werden soll.

Lesen

Hier können Sie eine erhaltene E-Nachricht einsehen.

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Antworten Über diesen Button Datei:Antwort.png kann die Nachricht beantwortet werden. Empfänger und Betreff werden aus der empfangenen Nachricht übernommen und können nicht geändert werden. Nach dem Schreiben des Textes, können Sie die Antwort über Senden verschicken.

Weiterleiten Hierüber Datei:Weiterleiten.png kann die Nachricht weitergeleitet werden. Der Betreff wird aus der empfangenen Nachricht übernommen und kann nicht geändert werden. Nach dem Schreiben des Textes kann die Nachricht über Senden verschickt werden.

E-Akte

Über die Funktion Speichern in E-Akte können empfangene E-Nachrichten in die gewünschte E-Akte gespeichert werden.

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Akte Geben Sie in dieses Feld die Aktenummer der Akte ein, zu der die Elektronische Nachricht gespeichert werden soll. Sollten Sie die Aktennummer nicht parat haben, kann durch Eingabe des zur Akte gespeicherten Mandantennamens und Bestätigung mit Datei:Z enter.png die Suche nach der Aktennummer gestartet werden. In der sich nun öffnenden Auswahlliste kann der gewünschte Eintrag durch Markierung und nachfolgende Bestätigung mit Datei:Z enter.png in dieses Feld übernommen werden. Zur Überprüfung wird vom Programm die Aktenkurzbezeichnung eingelesen.

Datum

Dokumenten Kennz. Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Beteiligter Der Empfänger und die Bemerkung wird aus dem Fenster Nachricht lesen übernommen, kann jedoch durch Überschreiben geändert werden.

Bemerkung Der Empfänger und die Bemerkung wird aus dem Fenster Nachricht lesen übernommen, kann jedoch durch Überschreiben geändert werden.

Schlagwort Sie können die Nachricht auch einer bestimmten Rubrik zuordnen oder mit einem Schlagwort kennzeichnen. Hierzu können Sie eine Auswahlliste mit Hilfe der Komfobox, die Sie über aufrufen, erstellen.

Rubrik Sie können die Nachricht auch einer bestimmten Rubrik zuordnen oder mit einem Schlagwort kennzeichnen. Hierzu können Sie eine Auswahlliste mit Hilfe der Komfobox, die Sie über aufrufen, erstellen.

Versandweg Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.

Unterordner Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.

Dokumenten Status Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb- geändert werden.

Senden an E-Eingangskorb Durch die Wahl dieser Einstellungen können Sie die Nachricht gleichzeitig an den gewünschten E-Eingangskorb senden.

als Sofortnachricht anzeigen

Senden an WebAkte Durch die Wahl dieser Einstellungen können Sie die Nachricht gleichzeitig in die WebAkte und in die E-Akte speichern.

Löschen Über diesen Button kann die Nachricht gelöscht werden.

Absender

Haben Sie den Button Antworten gewählt, ist hier der Verfasser der Nachricht angegeben, an den die Antwort geschickt wird. Der Empfänger kann dann nicht geändert werden. Bei der Weiterleitung wird der Absender der empfangenen Nachricht als Empfänger vorgeschlagen. Sie können auch einen beliebigen anderen Empfänger auswählen. Wenn Sie Ihre Nachricht an alle Benutzer senden möchten, wählen Sie alle (Benutzernummer 000). Soll der Versand an mehrere Adressaten erfolgen, wählen Sie den Button mehrere Empfänger.

Als Eilmeldung senden Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass die Antwort dem gewünschten Empfänger sofort am Bildschirm angezeigt wird. Mit der Eilnachricht wird das Hauptmenü des Empfängers solange gesperrt, bis er die Nachricht gelesen hat.

Die Einstellung hat nur dann Auswirkungen, wenn der gewünschte Empfänger im Dienste Starter unter Arbeitsplatz den Dienst Sofortnachrichten gewählt hat.

Dringlichkeit Hier können Sie bestimmen, mit welchem Dringlichkeitsgrad die Nachricht dem Empfänger anhand der farblich gekennzeichneten Ausrufezeichen angezeigt wird:

• niedrig: blau

• normal: gelb

• hoch: rot

mehrere Empfänger In der Funktion Nachricht weiterleiten können Sie eine Auswahlliste aufrufen, in der Sie mehrere gewünschte Empfänger für die Weiterleitung der Nachricht auswählen können.

Dieser Button steht nicht zur Verfügung, wenn Sie eine Nachricht lediglich lesen oder beantworten wollen.

Betreff

Hier wird der ursprüngliche Betreff, der nicht geändert werden kann, angegeben.

Nachricht

Hier sehen Sie den Text der empfangenen Nachricht. Wenn Sie auf Antworten oder Weiterleiten klicken, wird unter der bisherigen Nachricht eine Zeile mit der Sachbearbeiterbezeichnung und dem Empfangsdatum eingeblendet. Der übrige Raum steht für die Beantwortung bzw. für eine Bemerkung bei der Weiterleitung zur Verfügung. Mit Senden oder der Tastenkombination Datei:Alt Enter.png kann die Nachricht verschickt werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

Drucken

Hierüber drucken Sie die Nachrichtenübersicht.

OK und Schließen

Hierüber schließen Sie die Programmfunktion E-Nachricht.

Abbruch und Schließen

Hierüber schließen Sie die Programmfunktion E-Nachricht.