Elektronischer Rechtsverkehr - Registeranmeldung

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Elektronischer Rechtsverkehr - Registeranmeldung
Kategorie: Notariat Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Elektronische Beglaubigung Datei:SO Elektronische Beglaubigung1.png Hier werden die bereits erstellten Handelsregisteranmeldungen angezeigt. Neue Handelsregisteranmeldungen können erstellt, bearbeitet oder versendet werden.

Voraussetzung für den Versand von Handelsregisteranmeldung an die Gerichte ist die Installation des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP). Informationen zur Installation des EGVP stehen unter www.egvp.de zur Verfügung.

Ebenfalls sind die Hinweise zur Einrichtung des Importverzeichnises im EGVP Client zu beachten.

Funktionen in der Toolbar

Neu

Für die Erstellung eines elektronisch beglaubigten Dokuments ist es erforderlich, dass das zu beglaubigende Dokument im TIF- oder RTF-Format vorliegt und eine der Signatursoftwarelösungen OpenLimit SignCubes bzw. Telesec-Signet auf diesem Arbeitsplatz installiert ist.

Akte/Urkundennr.

Geben Sie hier Urkundennummer oder Aktennummer an, wenn diese zum Dokument gespeichert werden soll.

Datei zusätzlich speichern unter

Wählen Sie diese Option, sofern Sie das signierte Dokument zusätzlich an einem anderen Ort, z. B. auf einem USB-Memory-Stick, speichern wollen. Ist die Option gewählt, können Sie den Speicherort über den Button wählen.

Speicherort wählen

Über diesen Button können Sie einen Speicherort für das signierte Dokument wählen.

• Der Button ist nur aktiv, sofern die Option Datei zusätzlich speichern unter gewählt wurde.

Dokument vor Signatur vollstädnig anzeigen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Inhalt der zu signierenden Datei zur Überprüfung vor der Signatur in der sicheren Anzeige der Signatursoftware angezeigt werden soll.

Signiertes Dokument per E-Mail versenden

Ist diese Option gewählt, öffnet sich nach dem Signaturvorgang eine neue E-Mail in der das signierte Dokument als Anhang eingefügt wurde.

Beglaubigungsvermerk

Hier können Sie einen entsprechenden Beglaubigungsvermerk auswählen. Sie erhalten eine Auswahl aller in den Dienstprogrammen/D22 Textbaustein-Editor hinterlegten Beglaubigungsvermerke.

Datei auswählen

Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog und ermöglicht Ihnen die Auswahl des eingescannten Tif-Dokumentes oder eines anderen beliebigen Dokumentes im tif-Format oder rtf-Format, von dem Sie ein elektronisch beglaubigtes Dokument erstellen möchten.

Liste der Dateinamen

In dieser Liste sind die Dateinamen der Dokumente aufgeführt, die signiert werden sollen. Markieren Sie einzelne ausgewählte Dokumente mit Mausklick, um rechts nebenstehend eine Vorschau zu erhalten.

Wurden mehrere Dokumente ausgewählt, werden diese in der Reihenfolge ihrer Auflistung zu einem Dokument in einer Datei zusammengefasst. Der Name der automatisch erzeugten Datei setzt sich aus dem Namen des ersten gewählten Dokuments und der Dateierweiterung tif zusammen.

Vorschau Beglaubigungsvermerk

Nach einem Klick auf Beglaubigung.rtf wird der Beglaubigungsvermerk in der Vorschau dargestellt. Der Beglaubigungsvermerk basiert auf den Standardtexten, die in der Programmfunktion Dienstprogramme/Kanzlei, D20 Textbaustein-Editor hinterlegt wurden. Die Änderung des Beglaubigungsvermerkes nur zum gewählten Dokument ist über den Button möglich.

Vorschau

In diesem Bereich erfolgt die Darstellung des in der Dokumentenliste blau markierten Dokumentes in einer groben Vorschau.

• Zur Überprüfung des Inhalts eines zu signierenden Dokumentes wird empfohlen, die Option Dokument vor Signatur vollständig anzeigen zu wählen.

Hinzufügen

aus Ordner

Elektronische Signatur/Beglaubigung: Hinzufügen aus Ordner

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Dokumente und Bilder, die entweder über einen Scanner oder die Textverarbeitung erstellt haben, aus einem beliebigen Ordner zu den unsignierten Dokumenten hinzufügen.

• Beachten Sie bitte dass die Dokumente für eine Übernahme im TIF, RTF- oder PDF-Format vorliegen müssen.

Urkundennummer/Aktennummer

Erfassen Sie hier die Urkunden-/Aktennummer, die dem Dokument zugeordnet werden soll. Bei Eingabe einer Urkundennummer wird die Aktennummer automatisch vorgeschlagen, sofern diese bei Erfassung der Urkundenrollennummer hinterlegt wurde.

Laufwerk und Verzeichnis

Wählen Sie in diesem Bereich das Laufwerk und das Verzeichnis aus, aus welchem Sie die Dokumente zu den unsignierten Dokumenten hinzufügen möchten.

Dateien

In diesem Bereich werden die zur Verfügung stehenden Dokumente angezeigt. Wählen Sie hier das Dokument aus, welchen zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden soll.

Speichern

Klicken Sie hier um Ihre Auswahl zu bestätigen und das Dokument zu den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen. Im Anschluss wird die Eingabemaske gelehrt und Sie können ein weiteres Dokument auswählen.

Ok

Wählen Sie diese Funktion um das ausgewählte Dokument den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen und die Eingabemaske zu verlassen.

Abbruch

Hierüber verlassen Sie die Eingabemaske ohne das gewählte Dokument zu den unsignierten Dokumenten zu übernehmen.

aus E-Akte

Elektronische Signatur/Beglaubigung: Hinzufügen aus E-Akte

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eingescannte Dokumente und Bilder, im TIF- oder PDF-Format, aus der E-Akte zu den unsignierten Dokumenten hinzufügen.

• Bei der Übernahme des Dokumentes in die E-Akte sollten Sie in der Spalte Bemerkung bereits einen aussagekräftigen Hinweis auf den Inhalt des Dokumentes erfassen. Aus den Eingaben im Feld Bemerkung wird bei der Übernahme des Dokumentes in Notariat, Sonstiges, Elektronische Signatur/Beglaubigung aus dieser Bemerkung der Dateiname generiert wird.
• Beachten Sie weiterhin, dass bei der Übernahme der Dokumente über Hinzufügen und einer späteren Signatur über der Beglaubigungsvermerk nicht automatisch hinzugefügt wird. Dieser muss zuvor mit dem Dokument zusammen eingescannt werden.

Urkundennummer

Erfassen Sie hier die Urkundennummer, zu welcher die Dokumente für die Signatur vorgemerkt werden sollen. Die zur Urkunde hinterlegte Aktennummer wird automatisch vom Programm übernommen.

Aktennummer

Geben Sie hier die Aktennummer ein, zu der bereits eingescannte Dokumente in der E-Akte gespeichert wurden. Sie erhalten hier keine Auswahl, wenn:

• keine Aktennummer eingegeben wurde
• oder wenn in der E-Akte zu dieser Aktennummer noch keine eingescannten Dokumente hinterlegt wurden.

Spalte Dokument

Wählen Sie hier die Dokumente aus, welche Sie zu den unsignierten Dokumenten hinzufügen möchten.

Spalte Datum

Hier wird Ihnen zur Information das Erstellungsdatum des Dokumentes angezeigt.

Spalte Bemerkung

In dieser Spalte wird Ihnen die zum Dokument erfasste Bemerkung angezeigt. Bei der Übernahme des Dokumentes zu den unsignierten Dokumenten wird aus den Eingaben in der Bemerkungsspalte der Dateiname für das zu signierende Dokument erstellt.

• Die Bemerkung kann an dieser Stelle nicht geändert werden. Rufen Sie dazu bitte E10 E-Akte auf und ändern die Bemerkung entsprechend.

Ok

Wählen Sie diese Funktion, um Ihre Auswahl zu bestätigen und den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen.

Abbruch

Klicken Sie hier um die Eingabemaske ohne die Übernahme der gewählten Dokumente zu beenden.

Signieren

Hierüber wird die auf dem Arbeitsplatz installierte Signatursoftware (OPENLiMiT SignCubes oder Telesec-Signet) aufgerufen, um die gewählten Dokumente zu signieren.

Entfernen

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn unter Signierte Dokumente eine Auswahl getroffen wurde. Bei den ausgewählten Dokumenten wird die Signatur entfernt und die Dokumente werden nach Unsignierte Dokumente verschoben.

Löschen

Hier werden die gewählten Dokumente nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Extras

Vertreter

Elektronische Signatur / Beglaubigung - Extras / Vertreter auswählen

In dieser Maske können Sie den Notarvertreter sowie den Zeitraum für die Notarvertretung erfassen. Sofern Sie an dieser Stelle einen Vertreter, den Speicherort für die Vertreterbestellungsurkunde und den Vertretungszeitraum hinterlegt haben, wird bei Erstellung einer neuen elektronischen Signatur/Beglaubigung ein beglaubigtes Zip-Archiv erstellt, dass die zu beglaubigende Datei sowie die Vertreterbestellungsurkunde enthält.

Löschen

Hierüber können Sie die Eingaben zum Notarvertreter und zum gewählten Vertretungszeitraum löschen.

Adressnummer bzw. Name des Notarvertreters

Erfassen Sie hier die Adressnummer bzw. den Namen des Notarvertreters. In der Anzeige rechts neben diesem Eingabefeld werden die zugehörigen Adressdaten zur Überprüfung ausgewiesen.

Bestellungsurkunde: Pfad

Hier wird Ihnen der Speicherort sowie der Name der Vertreterbestellungsurkunde angezeigt.

Bestellungsurkunde: Auswahl Urkunde

Hierüber können Sie die signierte Vertreterbestellungsurkunde auswählen, die den entsprechenden Dokumenten bei der Erstellung der elektronischen Signatur oder der Erstellung der elektronischen Handelsregisteranmeldung beigefügt werden sollen.

Bestellungsurkunde Anzeige

Bei Wahl dieser Funktion wird Ihnen die Vertreterbestellungsurkunde nebst Beglaubigungsvermerk angezeigt.

Gültigkeit

Geben Sie den Zeitraum ein, für welchen der Notarvertreter bestellt ist.

Ok

Hierüber verlassen Sie die Eingabemaske, die erfassten Daten werden gespeichert.

Abbruch

Hier verlassen Sie die Eingabemaske ohne die erfassten Daten zu speichern.

Senden

Hierüber können Sie die ausgewählten elektronisch beglaubigten Dokumente per E-Mail versenden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Elektron. Rechtsverkehr

→ Urkundsgeschäfte

→ Verwahrung

→ Kostenregister

→ Formulare

→ Sonstiges

Vertreter

Wurde über Extras/Vertreter ein Notarvertreter und eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde hinterlegt, so wird dies hier angezeigt. Wenn eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde hinterlegt wurde, wird automatisch im Anschluss an die Erstellung einer elektronischen Beglaubigung eine signierte Zip-Datei erstellt, die das beglaubigte Dokument und die Vertreterbestellungsurkunde miteinander verbindet.

Unsignierte Dokumente

Hier werden die gespeicherten oder hinzugefügten Dokumente angezeigt. Durch Anwahl können einzelne oder mehrere Dokumente signiert oder entfernt werden.

Signierte Dokumente

In diesem Bereich werden bereits signierte Dokumente angezeigt. Nach ihrer Auswahl können einzelne oder mehrere Dokumente versandt oder gelöscht werden.

Dokumente älter als X löschen

Optional können erstellte Grundbuchanträge nach einer bestimmten Zeit ab der Erstellung automatisch gelöscht werden.