Karteikarte Scanner

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Allgemein

Im Bereich Scanner lassen sich die Einstellungen zu einem Scanner anpassen, der mittels eines TWAIN-Treibers installiert wurde.

Die Scanner-Einstellungen stehen nur zur Verfügung, wenn ein Scanner mittels TWAIN-Treiber installiert wurde.

Einstellungen, die sich auf die Qualität des zu scannenden Dokuments auswirken (z. B. Helligkeit, Kontrast), auf dessen Ausrichtung sowie bestimmte Scanner-Funktionen, wie das Duplex-Scannen, stehen nicht in Verbindung mit der aktiven Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen zur Verfügung. Die dann gegraut dargestellten Einstellungen sind unter diesen Umständen über den Scanner-Treiber zu ändern.

Die Einstellungen zum beidseitigen Scannen (Duplex) und BlackPageScan wirken sich auch auf die Scan-Importfunktion im Posteingang aus. Ansonsten beziehen sich alle Einstellungen auf die Funktionen zum Scannen über die E-Akte im Menü Datei / Scannen.

Informationen zur XML Scanner-Schnittstelle

Um das Einscannen in die E-Akte zu vereinfachen und zu beschleunigen, steht in RA-MICRO eine XML-Schnittstelle zwischen Scanner und Posteingang bzw. für das Scannen über die E-Akte im Menü Datei / Scannenzur Verfügung.

Metadaten zum gescannten Dokument (z. B. Aktennummer, Bemerkung usw.), welche beim Einscannen direkt am Scanner eingetragen wurden, werden automatisch beim Import in den Posteingang bzw. in den Speicherdialog nach dem Scannen über die E-Akte eingelesen. Für diese Übernahme der Daten ist es erforderlich, dass der Scanner eine XML-Datei nach folgendem Muster, erzeugt:

Die angegebenen Inhalte für die Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung etc. sind beispielhaft. Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen. Für die Rubrik ist immer das zweistellige Rubrik-Kürzel anzugeben.

Die zu importierenden Dateien werden nach folgendem Muster benannt, wobei der Name der eingescannten Datei frei wählbar ist:

Eingescannte Datei: Klageschrift.pdf Zugehörige XML-Datei: Klageschrift.pdf.xml

Beide Dateien müssen sich in demselben Importordner befinden. Der Importordner wird im Posteingang als Importordner Scanner gespeichert.

Alle in der XML-Datei gefüllten Informationen werden zusammen mit dem gescannten Dokument an den Posteingang übergeben und können von hier aus weiterverarbeitet werden.

Über den Importordner zu importierende Dokumente können in folgenden Formaten vorliegen: Multipage TIF (mehrseitige TIF-Datei) sowie einfaches TIF, PDF, BMP, JPG und PNG.

Einstellungen

Scanner

Hier wird der am Arbeitsplatz mittels eines TWAIN-Treibers installierte Scanner ausgewählt. Auf diesen Scanner wird, unter Beachtung der im Folgenden getroffenen Einstellungen, in der E-Akte in den Funktionen unter Datei / Scannen zugegriffen. Die Installation und Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner vor.

Helligkeit

Die Helligkeit des zu scannenden Dokumentes kann festgelegt werden. Positiver Wert: Heller Negativer Wert: Dunkler

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird die Helligkeit über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Kontrast

Der Helligkeitsunterschied der zu scannenden Dokumente ist hierüber festlegbar. Positiver Wert: Kontrast ist höher Negativer Wert: Kontrast ist niedriger

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Kontrast über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Auflösung (dpi)

Die Auflösung beeinflusst die Qualität des gescannten Dokumentes. Praktisch kann keine höhere Auflösung genutzt werden, als die vom jeweils verwendeten Scanner unterstützte. Je nach Scanner-Model schwanken die möglichen Werte. Bei einigen Modellen sind die angezeigten Einstellungen nicht änderbar, da der genutzte Scanner keine weiteren Einstellungen unterstützt. Die vom Scanner vorgegebenen Werte werden genutzt.

Für Dokumente sind Werte zwischen 300 und 600 dpi empfehlenswert.

Je höher der dpi-Wert ist, desto größer wird die Datei.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird die Auflösung über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Kalibrierung

X-Offset

Der Versatz der Scan-Position in horizontaler Richtung ist festlegbar.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Versatz über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Y-Offset

Der Versatz der Scan-Position in vertikaler Richtung ist festlegbar.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Versatz über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Dokumente importieren aus Verzeichnis

Diese Eingabemöglichkeit ist nur von Bedeutung, wenn das Scan-to-File-Verfahren zum Scannen der Dokumente verwendet werden soll. Für diesen Fall ist hier das Verzeichnis anzugeben, aus dem die Dokumente importiert werden sollen.

Diese Auswahl kann auch über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png erfolgen.

BlackPageScan

Schwarze Trennblätter werden beim Import beachtet, sofern die Option BlackPageScan aktiviert ist. Der Import von gescannten Dokumenten stoppt, wenn diese durch eine schwarze Seite getrennt wurden.

Beispiel:

1. 3 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

1. 1 Seite Dokument

schwarzes Blatt

1. 2 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

Der Scanner und RA-MICRO erkennen drei Dokumente, wobei das erste Dokument aus drei Seiten besteht, das zweite aus einer Seite und das dritte Dokument aus zwei Seiten. Vor dem ersten schwarzen Trennblatt wird der Speicherdialog angezeigt. Das dreiseitige Dokumente kann nun zur entsprechenden Akte gespeichert werden. Hiernach wird das schwarze Blatt programmseitig gelöscht und das folgende einseitige Dokument wird angezeigt usw.

Zentrales Verzeichnis

Ist diese Einstellung aktiviert, werden die zu importierenden Dokumente zentral im angegebenen Importverzeichnis verarbeitet.

Wir bitten um Beachtung, dass dies im Fall eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer Benutzer auf das Importverzeichnis zu Doppelspeicherungen führen kann.

Bleibt die Einstellung deaktviert, werden die zu importierenden Dateien in das benutzerspezifische Verzeichnis desjenigen verteilt, der den Import über die E-Akte durchführt.

Die Speicherung der Dokumente dann nur von dem Benutzer durchgeführt werden kann, der den Import vorgenommen hat. Eine Doppelspeicherung ist so jedoch ausgeschlossen.

Letzte Aktennummer vorschlagen

Schlägt die zuletzt in RA-MiCRO verwendete Aktennummer beim Einscannen von Dokumenten vor.

Duplex scannen

Diese Einstellung ermöglicht die Nutzung der Duplex-Funktionalität des eingesetzten Scanners in der E-Akte. Falls der Duplex-Scan nicht unterstützt wird, steht diese Einstellung nicht zur Verfügung.

Weiße Rückseite bei Duplex filtern

Mit dieser Einstellung kann eingestellt werden, ob Rückseiten, die einen festzulegenden Schwarzanteil unterschreiten, herausgefiltert und nicht eingescannt werden sollen.

Der angegebene Schwarzanteil sollte unter 1 % liegen.

Seite in Graustufen einscannen (Speicherung erfolgt in S/W)

Bei einem Scannen in Graufstufen erfolgt die Speicherung in Schwarz-Weiß.

Seite in DIN-A4-Format einscannen

Bei Scannern, die mit der Vorgabe von DIN-A4-Formaten Probleme haben, sollte diese Einstellung abgewählt werden.

Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen

Bei Auswahl dieser Einstellung wird vor jedem Scanvorgang der Dialog des eingestellten Scanners aufgerufen, um die Scan-Parameter wie Bildtyp, -auflösung, Farbtiefe, Kontrast, Helligkeit etc. individuell anpassen zu können.

Die hierfür vorgesehenen Einstellungen stehen dann auf der RA-MICRO Karteikarte Scanner nicht zur Verfügung.

Statusanzeige beim Scannen ausblenden

Bei Wahl dieser Einstellung wird der Fortschrittsbalken, der beim Scannen angezeigt wird, ausgeblendet.

Mehrere Seiten als Datenstream einlesen

Sollte der verwendete Scanner einen Mehrfachblatteinzug nicht ermöglichen, ist diese Einstellung zu wählen.

Damit ist dann auch ein aktenbezogenes Einscannen von Dokumenten nach dem BlackPageScan-Verfahren möglich.

OCR mit Omnipage ab Version 15

Wurde mit dieser Einstellung gescannt, können eingescannte Dokumente in die Volltextsuche der E-Akte einbezogen werden.

Zur Aktivierung dieser Einstellung setzen wir die Installation der OCR-Software Omnipage ab Version 15 voraus.