Karteikarte Scanner

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Allgemeines

Im Bereich Scanner lassen sich die Einstellungen zu einem Scanner anpassen, der mittels eines TWAIN-Treibers installiert wurde.

Die Scanner-Einstellungen stehen nur zur Verfügung, wenn ein Scanner mittels TWAIN-Treiber installiert wurde.

Einstellungen, die sich auf die Qualität des zu scannenden Dokuments auswirken (z. B. Helligkeit, Kontrast), auf dessen Ausrichtung sowie bestimmte Scanner-Funktionen, wie das Duplex-Scannen, stehen nicht in Verbindung mit der aktiven Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen zur Verfügung. Die dann gegraut dargestellten Einstellungen sind unter diesen Umständen über den Scanner-Treiber zu ändern.

Die Einstellungen zum beidseitigen Scannen (Duplex) und BlackPageScan wirken sich auch auf die Scan-Importfunktion im Posteingang aus. Ansonsten beziehen sich alle Einstellungen auf die Funktionen zum Scannen über die E-Akte im Menü Datei / Scannen.

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Informationen zur XML Scanner-Schnittstelle

Um das Einscannen in die E-Akte zu vereinfachen und zu beschleunigen, steht in RA-MICRO eine XML-Schnittstelle zwischen Scanner und Posteingang bzw. für das Scannen über die E-Akte im Menü Datei / Scannenzur Verfügung.

Metadaten zum gescannten Dokument (z. B. Aktennummer, Bemerkung usw.), welche beim Einscannen direkt am Scanner eingetragen wurden, werden automatisch beim Import in den Posteingang bzw. in den Speicherdialog nach dem Scannen über die E-Akte eingelesen. Für diese Übernahme der Daten ist es erforderlich, dass der Scanner eine XML-Datei nach folgendem Muster, erzeugt:

Die angegebenen Inhalte für die Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung etc. sind beispielhaft. Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen. Für die Rubrik ist immer das zweistellige Rubrik-Kürzel anzugeben.

Die zu importierenden Dateien werden nach folgendem Muster benannt, wobei der Name der eingescannten Datei frei wählbar ist:

Eingescannte Datei: Klageschrift.pdf Zugehörige XML-Datei: Klageschrift.pdf.xml

Beide Dateien müssen sich in demselben Importordner befinden. Der Importordner wird im Posteingang als Importordner Scanner gespeichert.

Alle in der XML-Datei gefüllten Informationen werden zusammen mit dem gescannten Dokument an den Posteingang übergeben und können von hier aus weiterverarbeitet werden.

Über den Importordner zu importierende Dokumente können in folgenden Formaten vorliegen: Multipage TIF (mehrseitige TIF-Datei) sowie einfaches TIF, PDF, BMP, JPG und PNG.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Scanner

Hier wird der am Arbeitsplatz mittels eines TWAIN-Treibers installierte Scanner ausgewählt. Auf diesen Scanner wird, unter Beachtung der im Folgenden getroffenen Einstellungen, in der E-Akte in den Funktionen unter Datei / Scannen zugegriffen. Die Installation und Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner vor.

Helligkeit

Die Helligkeit des zu scannenden Dokumentes kann festgelegt werden. Positiver Wert: Heller Negativer Wert: Dunkler

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird die Helligkeit über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Kontrast

Der Helligkeitsunterschied der zu scannenden Dokumente ist hierüber festlegbar. Positiver Wert: Kontrast ist höher Negativer Wert: Kontrast ist niedriger

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Kontrast über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Auflösung (dpi)

Die Auflösung beeinflusst die Qualität des gescannten Dokumentes. Praktisch kann keine höhere Auflösung genutzt werden, als die vom jeweils verwendeten Scanner unterstützte. Je nach Scanner-Model schwanken die möglichen Werte. Bei einigen Modellen sind die angezeigten Einstellungen nicht änderbar, da der genutzte Scanner keine weiteren Einstellungen unterstützt. Die vom Scanner vorgegebenen Werte werden genutzt.

Für Dokumente sind Werte zwischen 300 und 600 dpi empfehlenswert.

Je höher der dpi-Wert ist, desto größer wird die Datei.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird die Auflösung über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Kalibrierung

X-Offset

Der Versatz der Scan-Position in horizontaler Richtung ist festlegbar.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Versatz über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Y-Offset

Der Versatz der Scan-Position in vertikaler Richtung ist festlegbar.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Versatz über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Verzeichnisse

Dokumente importieren aus Verzeichnis

Diese Einstellung ist von Bedeutung, sofern das Scan-to-File Verfahren (Scannen in ein Verzeichnis / Ordner) zum Scannen der Dokumente verwendet werden soll. Hier wird das Verzeichnis bzw. der Ordner aus dem Dateisystem ausgewählt, aus dem außerhalb von RA-MICRO gescannte Dokumente importiert und in die E-Akte gespeichert werden sollen. Liegen Dokumente in diesem Ordner bereit, können sie in der E-Akte über die Funktion Datei / Scannen / Importieren importiert und zu einer Akte gespeichert werden.

Zentrales Verzeichnis

Ist diese Einstellung aktiviert, werden die zu importierenden Dokumente direkt zentral im angegebenen Importverzeichnis verarbeitet.

Es kann in diesem Fall bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Benutzer auf das Importverzeichnis zu Doppelspeicherungen kommen.

Bleibt die Einstellung deaktviert, werden die zu importierenden Dateien vom Programm beim Importvorgang in das benutzerspezifische Verzeichnis desjenigen verteilt, der den Import über die E-Akte durchführt.

Die Speicherung der Dokumente kann nur von dem Benutzer durchgeführt werden, der den Import gestartet hat. Eine Doppelspeicherung ist so jedoch ausgeschlossen.

Eigenschaften

BlackPageScan

Mit Hilfe von schwarzen Trennseiten (BlackPage) können auch Dokumentenstapel, die aus mehreren Dokumenten bestehen, die verschiedenen Akten zugeordnet werden müssen, im Stapel verarbeitet werden. Eine schwarze Seite wird hierfür hinter jedes Dokument gelegt, nach dem der E-Akte Speicherdialog erscheinen oder der Posteingang die Dokumente automatisch trennen soll. Die Seiten zwischen den schwarzen Trennseiten werden als ein Dokument dargestellt bzw. erstellt.

Bei den schwarzen Trennblättern sollte es sich um einheitlich schwarze Seiten mit intensiver Farbe und ohne Rand handeln. Es wird daher empfohlen, diese ggf. im Schreibwaren-Fachhandel zu erwerben.

Diese Einstellung wirkt sich auf den Posteingang und die Funktionen Datei / Scannen / Dokumente und Importieren in der E-Akte aus.

Hauptartikel → Scannen über die E-Akte

Beispiel:

3 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

1 Seite Dokument

schwarzes Blatt

2 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

RA-MICRO erkennen drei Dokumente, wobei das erste Dokument aus drei Seiten besteht, das zweite aus einer Seite und das dritte Dokument aus zwei Seiten. Vor dem ersten schwarzen Trennblatt wird der Speicherdialog angezeigt. Das dreiseitige Dokumente kann nun zur entsprechenden Akte gespeichert werden. Hiernach wird das schwarze Blatt programmseitig gelöscht und das folgende einseitige Dokument wird angezeigt usw.

Schwarze Trennblätter werden nicht beachtet, sofern die Einstellung deaktiviert ist.

Letzte Aktennummer vorschlagen

Es wird die zuletzt verwendete Aktennummer beim Einscannen über die E-Akte über die Funktion Datei / Scannen vorgeschlagen (wenn bspw. oft mehrere Dokumente einzeln gescannt und in eine E-Akte gespeichert werden).

Duplex scannen

Diese Einstellung aktiviert das doppelseitige Scannen von Dokumenten über die E-Akte Funktion Datei / Scannen / Dokumente.

Hauptartikel → Scannen über die E-Akte

Wird Duplex vom Scanner bzw. Scannertreiber nicht unterstützt, kann diese Einstellung nicht aktiviert werden..

Weiße Rückseite bei Duplex filtern

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob Rückseiten von duplex gescannten Seiten, die einen festzulegenden Schwarzanteil unterschreiten, herausgefiltert und nicht gespeichert werden sollen. Ist die Einstellung aktiv, kann über den dann zusätzlich eingeblendeten Schieberegler der prozentuale Schwarzanteil (berechnet auf die ganze Seite des Dokuments) bestimmt werden, bis zu dem die Seite herausgefiltert und verworfen werden soll. Rückseiten, auf denen evtl. nur noch eine Seitenzahl aufgedruckt ist oder die nicht mehr relevanten Text enthalten (z. B. Grußformelfragmente), werden somit aus der Datei herausgefiltert und nicht gespeichert.

Empfehlenswert ist ein Schwarzanteil unter 1 %.

Seite in Graustufen einscannen (Speicherung erfolgt in S / W)

Dokumente werden beim Scannen in der E-Akte über die Funktion Datei / Scannen / Seitebei aktiver Einstellung in Graustufen gespeichert.

Seite in DIN-A4-Format einscannen

Diese Einstellung gibt dem Scanner vor, dass generell im DIN-A4-Format gescannt werden soll. Bei Verwendung von schwarzen Trennseiten ist dies besonders sinnvoll, damit kein weißer Rand um das schwarze Blatt herum entsteht, der den Schwarzanteil soweit heruntersetzen würde, dass die Trennseite nicht mehr als solche erkannt wird.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder wenn Formatvorlagen vom Scannertreiber nicht unterstützt werden oder wenn die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird das verwendete Papierformat über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scan-Vorgangs angezeigt werden.

Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen

Diese Einstellung ermöglicht die Treibereigenschaften des Scanners einzublenden, bevor das Dokument gescannt wird (beim Scannen über die Funktion Datei / Scannen in der E-Akte). So können Scanner-Treibereinstellungen angepasst werden, die grundsätzlich nicht über die E-Workflow Einstellungen erreichbar sind (z. B. spezielle Bildkorrekturoptionen oder Aufdrucke).

Ist diese Einstellung aktiv, werden die Einstellungen im Bereich Scanner deaktiviert und deren Wirkung aufgehoben, die unmittelbar im Scannertreiber auch geändert werden können (z. B. Helligkeit, Kontrast, Auflösung etc.).

Statusanzeige beim Scannen ausblenden

Bei Wahl dieser Einstellung wird der Fortschrittsbalken, der beim Scannen angezeigt wird, ausgeblendet.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall können die Scanneroptionen über die Treibereigenschaften geändert werden, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Mehrere Seiten als Datenstream einlesen

Verfügt der verwendete Scanner nicht über einen Mehrfachblatteinzug, kann diese Einstellung bei Nutzung der Funktion Datei / Scannen / Dokumente in der E-Akte aktiviert werden. Nach dem Einscannen einer Seite fragt das Programm nach, ob weitere Seiten zum Dokument gescannt oder ob gespeichert werden soll. So ist ein aktenbezogenes Einscannen von Dokumenten nach dem BlackPageScan-Verfahren auch ohne Mehrfachblatteinzug möglich.

OCR mit Omnipage ab Version 15

Ist diese Einstellung aktiv, werden eingescannte grafische Dokumente (z. B. grafische PDF- oder TIF-Dateien) in die Volltextsuche der E-Akte einbezogen.

Zusätzlich kann beim Einscannen über die E-Akte (Datei / Scannen) im Speicherdialog neben dem Original- und PDF-Format auch zwischen Text (TXT) oder Rich-Textformat (RTF) ausgewählt werden, um grafische Dateien für die Weiterverarbeitung in der Textverarbeitung nutzbar zu machen.

Zur Aktivierung der Einstellung ist die Installation der OCR-Software Omnipage ab Version 15 vorausgesetzt. An diesen Arbeitsplätzen bzw. für die Benutzer, auf deren Arbeitsplätzen Omnipage installiert wurde, ist im Dienste Starter der Kanzleidienst Volltextsuche zu aktivieren.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.