Massensendung (Word)

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Allgemein

Diese Programmfunktion dient der zeitsparenden Erstellung von Massensendungen.

Mit nur einer Programmfunktion können Briefe gleichlautenden Inhaltes sowohl nur an Mandanten als auch an Adressen ohne Aktenbezug versandt werden. Ein kombinierter Versand ist ebenfalls möglich.

Der Aufruf der Massensendung erfolgt im Menüband von Word von Word über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Anschreiben, , und über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO sowie über Teil 2 der Funktionsübersicht.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

WAS (Text)

Auf der Karteikarte WAS (Text) kann der Briefkopf für den Druck bzw. der E-Brief für den elektronischen Versand, der Betreff - bei Aktenbezug der Aktenbetreff - sowie Textbausteine, eine Grußformel und gesonderte Anlagen für die Massensendung gewählt werden.

Briefkopf:

Hier kann der gewünschte Briefkopf aus der Liste der vorhandenen Briefköpfe gewählt werden.

Die vorgeschlagene Briefkopfnummer entspricht bei erstmaligem Aufruf dem in den Briefkopfeinstellungen gewählten Briefkopf.

E-Briefkopf:

Ermöglicht die Auswahl eines E-Briefkopfes zum Versand per E-Brief.

bei Aktenbezug mit Mandantenbetreff

Bei Wahl dieser Option ersetzt der Mandantenbetreff bei Aktenbezug die im Nachfolgenden manuell eingegebenen Betreffzeilen.

Betreff:

In diese drei Eingabefelder kann der Betreff eingegeben werden, der für die Massensendung verwendet werden soll.

Textbaustein:

Aus dieser Auswahlliste kann ein Kurzbrieftext gewählt werden, der in der Massensendung versandt werden soll.

Schaltfläche 3-Punkte-Button

Ruft die Maske Auswahlliste bearbeiten auf, in dem die Möglichkeit besteht, die Liste der zur Verfügung stehenden Standardtexte und die Texte selbst zu bearbeiten.

Die Änderung der zur Verfügung stehenden Textauswahl sowie die Bearbeitung von Standardtexten steht nur zur Verfügung, wenn das Programmrecht Standardtexte in der Benutzerverwaltung gesetzt ist.

Schaltfläche Öffnen

Öffnet ein Explorerfenster, um nach einer Anlage zu suchen, die hinzugefügt werden soll.

Grußformel:

Aus dieser Auswahlliste kann die Grußformel für die Massensendung gewählt werden.

Anlagen:

Hier werden die Anlagen aufgelistet, die dem Schreiben beigefügt werden sollen.

Schaltfläche Löschen

Entfernt eine gewählte Anlage wieder aus der Liste.

WER (Empfänger)

Auf dieser Karteikarte können verschiedene Optionen gewählt werden, um Empfänger adress- und aktenbezogen zu filtern.

Adressen u./o.Akten

Dient der Auswahl von Adressen und/oder Akten. Hierbei ist es möglich, einen Aktenbereich [von Akte] - [bis Akte] oder einzelne Akten, durch Semikolon getrennt, anzugeben.

Schreiben an den 1. Ansprechpartner / Schreiben an alle Ansprechpartner

Sind in den Akten zu den Mandanten-Adressen Ansprechpartner hinterlegt, dann kann hier gewählt werden, ob das Rundschreiben nur an den 1. Ansprechpartner oder aber an alle Ansprechpartner versandt werden soll.

laufende/abgelegte Akten

Über diese Optionen werden im angegebenen Aktennummernbereich laufende und/oder abgelegte Akten beachtet.

Aktenkennzeichen

Hier kann eine Auswahl der Aktenkennzeichen erfolgen, die in der Akte hinterlegt sind, z. B. für Notarakten, Mandate mit Prozesskostenhilfe usw.

Eine Bearbeitung der Aktenkennzeichen ist über möglich, wenn in der Rechteverwaltung der Benutzerverwaltung das Programmrecht Standardtexte gesetzt ist.