Notarakte anlegen: Unterschied zwischen den Versionen
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rect 31 230 477 245 [[Notarakte anlegen#Aktensachbearbeiter|Die Liste zur Auswahl des Aktensachbearbeiters rufen Sie mit der Leertaste oder über den ´Dropdown-Button auf. Falls Sie über die notwendigen Verwalterrechte verfügen, können die Aktensachbearbeiter über den 3-Punkte-Button bearbeitet werden.]] | rect 31 230 477 245 [[Notarakte anlegen#Aktensachbearbeiter|Die Liste zur Auswahl des Aktensachbearbeiters rufen Sie mit der Leertaste oder über den ´Dropdown-Button auf. Falls Sie über die notwendigen Verwalterrechte verfügen, können die Aktensachbearbeiter über den 3-Punkte-Button bearbeitet werden.]] | ||
rect 88 249 475 270 [[Notarakte anlegen#Referat|Wählen Sie hier das Referat aus, dem die Akte zugeordnet werden soll. Über den Dropdown-Button können Sie eine Auswahlliste aufrufen, aus der Sie den gewünschten Eintrag wählen können. Die Auswahl eines Referates ist für die Anlage der Akte zwingend.]] | rect 88 249 475 270 [[Notarakte anlegen#Referat|Wählen Sie hier das Referat aus, dem die Akte zugeordnet werden soll. Über den Dropdown-Button können Sie eine Auswahlliste aufrufen, aus der Sie den gewünschten Eintrag wählen können. Die Auswahl eines Referates ist für die Anlage der Akte zwingend.]] | ||
| − | rect 37 294 335 316 [[Notarakte anlegen#Aktenkennzeichen|Aktenkennzeichen können von A bis Z eingegeben werden, mit Ausnahme der Buchstaben N und P. Diese sind Notarakten bzw. Rechtsanwalts-Akten mit Prozesskostenhilfe vorbehalten: So beachten z. B. die Module Zwangsvollstreckung, Mahnverfahren und Gebühren das Kennzeichen P: Im ZV-Auftrag Formular wird beim Einlesen der Akte automatisiert Modul P3 Prozesskostenhilfe/Verfahrenskostenhilfe wurde gemäß anliegendem Beschluss bewilligt. gewählt. Bei Erstellung eines Antrages auf Erlass eines Mahnbescheides wird automatisch der Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe beantragt. Bei Aufruf der Kostenfestsetzung wird eine Slidermeldung aufgerufen, welche die Akte als PKH-Akte ausweist. Zur Bearbeitung der Aktenkennzeichen wählen Sie den 3-Punkt-Button.]] | + | rect 37 294 335 316 [[Notarakte anlegen#Aktenkennzeichen|Aktenkennzeichen können von A bis Z eingegeben werden, mit Ausnahme der Buchstaben N und P. Diese sind Notarakten bzw. Rechtsanwalts-Akten mit Prozesskostenhilfe vorbehalten: So beachten z. B. die Module Zwangsvollstreckung, Mahnverfahren und Gebühren das Kennzeichen P: Im ZV-Auftrag Formular wird beim Einlesen der Akte automatisiert Modul P3 Prozesskostenhilfe / Verfahrenskostenhilfe wurde gemäß anliegendem Beschluss bewilligt. gewählt. Bei Erstellung eines Antrages auf Erlass eines Mahnbescheides wird automatisch der Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe beantragt. Bei Aufruf der Kostenfestsetzung wird eine Slidermeldung aufgerufen, welche die Akte als PKH-Akte ausweist. Zur Bearbeitung der Aktenkennzeichen wählen Sie den 3-Punkt-Button.]] |
rect 43 317 254 336 [[Notarakte anlegen#Geschäftswert|Hier können Sie den Geschäftswert zur Akte eingeben.]] | rect 43 317 254 336 [[Notarakte anlegen#Geschäftswert|Hier können Sie den Geschäftswert zur Akte eingeben.]] | ||
rect 77 340 448 356 [[Notarakte anlegen#Bemerkung|Zur Akte kann eine beliebige Bemerkung bis zu 53 Zeichen eingegeben werden. Diese wird automatisch als Vorschlag in die 1. Bemerkungszeile der Eingabemaske zum Aktenvorblatt eingelesen und kann zudem nach der Aktenablage auch auf dem Ablageprotokoll ausgedruckt werden. ]] | rect 77 340 448 356 [[Notarakte anlegen#Bemerkung|Zur Akte kann eine beliebige Bemerkung bis zu 53 Zeichen eingegeben werden. Diese wird automatisch als Vorschlag in die 1. Bemerkungszeile der Eingabemaske zum Aktenvorblatt eingelesen und kann zudem nach der Aktenablage auch auf dem Ablageprotokoll ausgedruckt werden. ]] | ||
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rect 60 362 207 377 [[Notarakte anlegen#Ablagenummer|Bei Änderung einer abgelegten Akte wird hier ihre Ablagenummer eingelesen.]] | rect 60 362 207 377 [[Notarakte anlegen#Ablagenummer|Bei Änderung einer abgelegten Akte wird hier ihre Ablagenummer eingelesen.]] | ||
rect 216 363 586 378 [[Notarakte anlegen#Unterordner E-Akte|Schon bei der Aktenanlage können Sie Unterordner zur E-Akte anlegen. Über die Leertaste oder über den Dropdown-Button wird eine Auswahlliste zur Definition der Struktur der Unterordner aufgerufen. Zur Bearbeitung wählen Sie den 3-Punkte-Button.]] | rect 216 363 586 378 [[Notarakte anlegen#Unterordner E-Akte|Schon bei der Aktenanlage können Sie Unterordner zur E-Akte anlegen. Über die Leertaste oder über den Dropdown-Button wird eine Auswahlliste zur Definition der Struktur der Unterordner aufgerufen. Zur Bearbeitung wählen Sie den 3-Punkte-Button.]] | ||
| − | rect 11 398 722 669 [[Notarakte anlegen#Beteiligte|Der Beteiligtenbaum dient der übersichtlichen Erfassung von Beteiligten zur Akte. Doppelklicken Sie dazu auf den gewünschten Beteiligten und erfassen Sie die entsprechenden Daten. Wurde bereits eine Partei erfasst, kann diese durch Einfachklick zur Bearbeitung erneut aufgerufen werden. Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen, z. B. von Mandant/Auftraggeber zu Weitere Beteiligte, verschoben werden. Das Programm prüft dabei auf Plausibilität. Über Rechtsklick kann zur weiteren Bearbeitung der Beteiligten ein → Kontextmenü aufgerufen werden. ]] | + | rect 11 398 722 669 [[Notarakte anlegen#Beteiligte|Der Beteiligtenbaum dient der übersichtlichen Erfassung von Beteiligten zur Akte. Doppelklicken Sie dazu auf den gewünschten Beteiligten und erfassen Sie die entsprechenden Daten. Wurde bereits eine Partei erfasst, kann diese durch Einfachklick zur Bearbeitung erneut aufgerufen werden. Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen, z. B. von Mandant / Auftraggeber zu Weitere Beteiligte, verschoben werden. Das Programm prüft dabei auf Plausibilität. Über Rechtsklick kann zur weiteren Bearbeitung der Beteiligten ein → Kontextmenü aufgerufen werden.]] |
| − | rect 486 686 577 720 [[Notarakte anlegen#Speichern|Speichert die Akte und leert die Maske zur Aufnahme neuer Aktendaten, ohne die Maske zwischenzeitlich zu schließen. ]] | + | rect 486 686 577 720 [[Notarakte anlegen#Speichern|Speichert die Akte und leert die Maske zur Aufnahme neuer Aktendaten, ohne die Maske zwischenzeitlich zu schließen.]] |
rect 581 685 656 717 [[Notarakte anlegen#OK und Schließen|Klicken Sie hier, um die Akte anzulegen. Der Button ist erst aktiv, wenn Sie eine Aktenkurzbezeichnung, ein Referat und einen Aktensachbearbeiter eingegeben haben.]] | rect 581 685 656 717 [[Notarakte anlegen#OK und Schließen|Klicken Sie hier, um die Akte anzulegen. Der Button ist erst aktiv, wenn Sie eine Aktenkurzbezeichnung, ein Referat und einen Aktensachbearbeiter eingegeben haben.]] | ||
| − | rect 665 685 738 718 [[Notarakte anlegen#Abbruch und Schließen|Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert. ]] | + | rect 665 685 738 718 [[Notarakte anlegen#Abbruch und Schließen|Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert.]] |
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Hier können Sie in wenigen Schritten alle relevanten Daten speziell zu Ihrem Auftrag als Notar erfassen und legen so eine entsprechende Akte an. Die hier einmal eingegebenen Daten werden im gesamten Programm eingelesen. Doppelte Angaben sind somit überflüssig. | Hier können Sie in wenigen Schritten alle relevanten Daten speziell zu Ihrem Auftrag als Notar erfassen und legen so eine entsprechende Akte an. Die hier einmal eingegebenen Daten werden im gesamten Programm eingelesen. Doppelte Angaben sind somit überflüssig. | ||
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Gesonderte Eingabemasken bestehen für Akten, die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Insolvenzakte_anlegen Insolvenzverfahren] betreffen oder für [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechtsanwaltsakte_anlegen#Allgemeines Rechtsanwaltsakten]. | Gesonderte Eingabemasken bestehen für Akten, die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Insolvenzakte_anlegen Insolvenzverfahren] betreffen oder für [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechtsanwaltsakte_anlegen#Allgemeines Rechtsanwaltsakten]. | ||
| − | [[Datei:birne.fw.png]] Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen verschoben werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit zur Umstellung der Beteiligten auch, wenn Sie über den Button ''Optionen'' die Aktenart von ''Notarakte'' auf ''Insolvenzakte'' oder ''Rechtsanwaltsakte'' ändern. | + | [[Datei:birne.fw.png|link=]] Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen verschoben werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit zur Umstellung der Beteiligten auch, wenn Sie über den Button ''Optionen'' die Aktenart von ''Notarakte'' auf ''Insolvenzakte'' oder ''Rechtsanwaltsakte'' ändern. |
| − | [[Datei:birne.fw.png]] Die jeweils noch zur Verfügung stehende Anzahl der einzugebenden Zeichen sehen Sie während der Eingabe jeweils rechts neben dem entsprechenden Eingabefeld. | + | [[Datei:birne.fw.png|link=]] Die jeweils noch zur Verfügung stehende Anzahl der einzugebenden Zeichen sehen Sie während der Eingabe jeweils rechts neben dem entsprechenden Eingabefeld. |
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===Optionen=== | ===Optionen=== | ||
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Hier können Sie sehen, dass eine Rechtsanwaltsakte angelegt werden soll und die Aktennummer automatisch vergeben wird. | Hier können Sie sehen, dass eine Rechtsanwaltsakte angelegt werden soll und die Aktennummer automatisch vergeben wird. | ||
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===Nächste freie Aktennummer=== | ===Nächste freie Aktennummer=== | ||
| − | AUTO zeigt Ihnen an, dass die Aktennummernvergabe automatisch durch das Programm geschieht. Wählen Sie im Menü Optionen den Eintrag Aktennummer automatisch vergeben ab, um die Aktennummer manuell zuzuweisen. Ihnen wird dann die nächste freie Aktennummer angezeigt. Die Vergabe der Aktennummer erfolgt, nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigt haben. | + | AUTO zeigt Ihnen an, dass die Aktennummernvergabe automatisch durch das Programm geschieht. Wählen Sie im Menü Optionen den Eintrag Aktennummer automatisch vergeben ab, um die Aktennummer manuell zuzuweisen. Ihnen wird dann die nächste freie Aktennummer angezeigt. Die Vergabe der Aktennummer erfolgt, nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigt haben. |
===Aktenstammdaten=== | ===Aktenstammdaten=== | ||
| − | ====Aktenkurzbezeichnung==== | + | ====<u>Aktenkurzbezeichnung</u>==== |
| − | Erfassen Sie hier die Aktenkurzbezeichnung mit max. 30 Zeichen. Der Mandant ist zuerst zu nennen. Mit Hilfe der Aktenkurzbezeichnung kann die Akte schnell in verschiedenen anderen Programmfunktionen identifiziert werden. | + | |
| + | Erfassen Sie hier die Aktenkurzbezeichnung mit max. 30 Zeichen. Der Mandant ist zuerst zu nennen. Mit Hilfe der Aktenkurzbezeichnung kann die Akte schnell in verschiedenen anderen Programmfunktionen identifiziert werden. | ||
| − | [[Datei:birne.fw.png]]Nach den Namen in der Aktenkurzbezeichnung können Sie in den gelb unterlegten Aktennummernfeldern suchen. | + | [[Datei:birne.fw.png|link=]]Nach den Namen in der Aktenkurzbezeichnung können Sie in den gelb unterlegten Aktennummernfeldern suchen. |
===Aktenlangbezeichnung=== | ===Aktenlangbezeichnung=== | ||
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| − | ====Anlagedatum==== | + | Geben Sie hier die Aktenbezeichnung mit max. 50 Zeichen ein. |
| − | Als Anlagedatum wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Sie können diesen Eintrag durch Überschreiben oder mit Hilfe des Kalenderblattes, das Sie über [[Datei:Kalenderblatt.png]]aufrufen, ändern. | + | Nach der Aktenbezeichnung oder nach Teilen davon können Sie mit der Programmfunktion ''Aktensuche'' suchen |
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| + | Als Anlagedatum wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Sie können diesen Eintrag durch Überschreiben oder mit Hilfe des Kalenderblattes, das Sie über [[Datei:Kalenderblatt.png|link=]]aufrufen, ändern. | ||
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| + | ====<u>Aktensachbearbeiter</u>==== | ||
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| + | Die Liste zur Auswahl des Aktensachbearbeiters rufen Sie mit der Leertaste oder über den Button [[Datei:Z_DD.png|link=]] auf. | ||
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| − | + | ====<u>Referat</u>==== | |
| − | + | Wählen Sie hier das Referat aus, dem die Akte zugeordnet werden soll. Über [[Datei:Z_DD.png|link=]] können Sie eine Auswahlliste aufrufen, aus der Sie den gewünschten Eintrag wählen können. Die Auswahl eines Referates ist für die Anlage der Akte zwingend. | |
| − | Wählen Sie hier das Referat aus, dem die Akte zugeordnet werden soll. Über [[Datei:Z_DD.png ]] können Sie eine Auswahlliste aufrufen, aus der Sie den gewünschten Eintrag wählen können. Die Auswahl eines Referates ist für die Anlage der Akte zwingend. | + | |
| + | ====<u>Sachstand</u>==== | ||
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Erfassen Sie hier einen Sachstand zur Akte. | Erfassen Sie hier einen Sachstand zur Akte. | ||
| − | Über [[Datei:Z_DD.png]] kann ein Sachstand aus der Auswahlliste gewählt werden. Zur Bearbeitung wählen Sie den Button [[Datei:Z_3P.png]]. | + | Über [[Datei:Z_DD.png|link=]] kann ein Sachstand aus der Auswahlliste gewählt werden. Zur Bearbeitung wählen Sie den Button [[Datei:Z_3P.png|link=]]. |
| − | ====Aktenkennzeichen==== | + | ====<u>Aktenkennzeichen</u>==== |
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| − | + | Aktenkennzeichen können von A bis Z eingegeben werden, mit Ausnahme der Buchstaben ''N'' und ''P''. Diese sind Notarakten bzw. Rechtsanwalts-Akten mit Prozesskostenhilfe vorbehalten: | |
| − | Im ZV-Auftrag Formular wird beim Einlesen der Akte automatisiert Modul ''P3 Prozesskostenhilfe/Verfahrenskostenhilfe wurde gemäß anliegendem Beschluss bewilligt.'' gewählt. | + | So beachten z. B. die Module ''Zwangsvollstreckung'', ''Mahnverfahren'' und ''Gebühren'' das Kennzeichen ''P'': |
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| + | Im ZV-Auftrag Formular wird beim Einlesen der Akte automatisiert Modul ''P3 Prozesskostenhilfe / Verfahrenskostenhilfe wurde gemäß anliegendem Beschluss bewilligt.'' gewählt. | ||
Bei Erstellung eines Antrages auf Erlass eines Mahnbescheides wird automatisch der Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe beantragt. | Bei Erstellung eines Antrages auf Erlass eines Mahnbescheides wird automatisch der Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe beantragt. | ||
Bei Aufruf der Kostenfestsetzung wird eine Slidermeldung aufgerufen, welche die Akte als PKH-Akte ausweist. | Bei Aufruf der Kostenfestsetzung wird eine Slidermeldung aufgerufen, welche die Akte als PKH-Akte ausweist. | ||
| − | Zur Bearbeitung der Aktenkennzeichen wählen Sie den Button [[Datei:Z_3P.png]]. | + | Zur Bearbeitung der Aktenkennzeichen wählen Sie den Button [[Datei:Z_3P.png|link=]]. |
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| + | ====<u>Geschäftswert</u>==== | ||
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Hier können Sie den Geschäftswert zur Akte eingeben. | Hier können Sie den Geschäftswert zur Akte eingeben. | ||
| − | ====Bemerkung==== | + | ====<u>Bemerkung</u>==== |
| − | Zur Akte kann eine beliebige Bemerkung bis zu 53 Zeichen eingegeben werden. Diese wird automatisch als Vorschlag in die 1. Bemerkungszeile der Eingabemaske zum Aktenvorblatt eingelesen und kann zudem nach der Aktenablage auch auf dem Ablageprotokoll ausgedruckt werden. | + | |
| + | Zur Akte kann eine beliebige Bemerkung bis zu 53 Zeichen eingegeben werden. Diese wird automatisch als Vorschlag in die 1. Bemerkungszeile der Eingabemaske zum Aktenvorblatt eingelesen und kann zudem nach der Aktenablage auch auf dem Ablageprotokoll ausgedruckt werden. | ||
| − | [[Datei:birne.fw.png]] Dazu wird im Programm ''Aktenvorblätter/Briefköpfe'', Auswahl Ablageprotokoll der Platzhalter Aktenbemerkung zur Verfügung gestellt. Dieser Platzhalter kann im Ablageprotokoll an beliebiger Position verwendet werden. | + | [[Datei:birne.fw.png|link=]] Dazu wird im Programm ''Aktenvorblätter / Briefköpfe'', Auswahl Ablageprotokoll der Platzhalter Aktenbemerkung zur Verfügung gestellt. Dieser Platzhalter kann im Ablageprotokoll an beliebiger Position verwendet werden. |
| + | |||
| + | ====<u>Aktenstandort</u>==== | ||
| − | |||
Hier können Akten mit einem Aktenstandort bzw. Aufbewahrungsort versehen werden. Zudem können Sie sich zu einem bestimmten Standort alle Akten, die sich an diesem Standort befinden, anzeigen lassen. | Hier können Akten mit einem Aktenstandort bzw. Aufbewahrungsort versehen werden. Zudem können Sie sich zu einem bestimmten Standort alle Akten, die sich an diesem Standort befinden, anzeigen lassen. | ||
| − | ====Ablagenummer==== | + | ====<u>Ablagenummer</u>==== |
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Bei Änderung einer abgelegten Akte wird hier ihre Ablagenummer eingelesen. | Bei Änderung einer abgelegten Akte wird hier ihre Ablagenummer eingelesen. | ||
| − | ====Unterordner E-Akte==== | + | ====<u>Unterordner E-Akte</u>==== |
| − | Schon bei der Aktenanlage können Sie Unterordner zur E-Akte anlegen. Über die Leertaste oder über den Button [[Datei:Z_DD.png]] wird eine Auswahlliste zur Definition der Struktur der Unterordner aufgerufen. Zur Bearbeitung wählen Sie den Button [[Datei: Z_3P.png]]. | + | |
| + | Schon bei der Aktenanlage können Sie Unterordner zur E-Akte anlegen. Über die Leertaste oder über den Button [[Datei:Z_DD.png|link=]] wird eine Auswahlliste zur Definition der Struktur der Unterordner aufgerufen. Zur Bearbeitung wählen Sie den Button [[Datei: Z_3P.png|link=]]. | ||
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| + | ====<u>Beteiligte</u>==== | ||
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Der Beteiligtenbaum dient der übersichtlichen Erfassung von Beteiligten zur Akte. | Der Beteiligtenbaum dient der übersichtlichen Erfassung von Beteiligten zur Akte. | ||
Doppelklicken Sie dazu auf den gewünschten Beteiligten und erfassen Sie die entsprechenden Daten. | Doppelklicken Sie dazu auf den gewünschten Beteiligten und erfassen Sie die entsprechenden Daten. | ||
Wurde bereits eine Partei erfasst, kann diese durch Einfachklick zur Bearbeitung erneut aufgerufen werden. | Wurde bereits eine Partei erfasst, kann diese durch Einfachklick zur Bearbeitung erneut aufgerufen werden. | ||
| − | Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen, z. B. von Mandant/Auftraggeber zu Weitere Beteiligte, verschoben werden. Das Programm prüft dabei auf Plausibilität. | + | Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen, z. B. von Mandant / Auftraggeber zu Weitere Beteiligte, verschoben werden. Das Programm prüft dabei auf Plausibilität. |
Über Rechtsklick kann zur weiteren Bearbeitung der Beteiligten ein → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Akte_%C3%A4ndern#Beteiligte Kontextmenü] aufgerufen werden. | Über Rechtsklick kann zur weiteren Bearbeitung der Beteiligten ein → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Akte_%C3%A4ndern#Beteiligte Kontextmenü] aufgerufen werden. | ||
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===Speichern=== | ===Speichern=== | ||
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Speichert die Akte und leert die Maske zur Aufnahme neuer Aktendaten, ohne die Maske zwischenzeitlich zu schließen. | Speichert die Akte und leert die Maske zur Aufnahme neuer Aktendaten, ohne die Maske zwischenzeitlich zu schließen. | ||
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===OK und Schließen=== | ===OK und Schließen=== | ||
| − | [[Datei:Z_Ok.png ]] | + | [[Datei:Z_Ok.png|link=]] |
Klicken Sie hier, um die Akte anzulegen. Der Button ist erst aktiv, wenn Sie eine Aktenkurzbezeichnung, ein Referat und einen Aktensachbearbeiter eingegeben haben. | Klicken Sie hier, um die Akte anzulegen. Der Button ist erst aktiv, wenn Sie eine Aktenkurzbezeichnung, ein Referat und einen Aktensachbearbeiter eingegeben haben. | ||
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===Abbruch und Schließen=== | ===Abbruch und Schließen=== | ||
| − | [[Datei:Z_Schließen.png ]] | + | [[Datei:Z_Schließen.png|link=]] |
Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert. | Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert. | ||
[[Category:Akten]] | [[Category:Akten]] | ||
Version vom 16. Oktober 2018, 11:04 Uhr
Hauptseite > Akten > Akte anlegen > Notarakte anlegen
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Hier können Sie in wenigen Schritten alle relevanten Daten speziell zu Ihrem Auftrag als Notar erfassen und legen so eine entsprechende Akte an. Die hier einmal eingegebenen Daten werden im gesamten Programm eingelesen. Doppelte Angaben sind somit überflüssig.
Gesonderte Eingabemasken bestehen für Akten, die Insolvenzverfahren betreffen oder für Rechtsanwaltsakten.
Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen verschoben werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit zur Umstellung der Beteiligten auch, wenn Sie über den Button Optionen die Aktenart von Notarakte auf Insolvenzakte oder Rechtsanwaltsakte ändern.
Die jeweils noch zur Verfügung stehende Anzahl der einzugebenden Zeichen sehen Sie während der Eingabe jeweils rechts neben dem entsprechenden Eingabefeld.
Funktionen in der Toolbar
Optionen
Hier können Sie sehen, dass eine Rechtsanwaltsakte angelegt werden soll und die Aktennummer automatisch vergeben wird.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Nächste freie Aktennummer
AUTO zeigt Ihnen an, dass die Aktennummernvergabe automatisch durch das Programm geschieht. Wählen Sie im Menü Optionen den Eintrag Aktennummer automatisch vergeben ab, um die Aktennummer manuell zuzuweisen. Ihnen wird dann die nächste freie Aktennummer angezeigt. Die Vergabe der Aktennummer erfolgt, nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigt haben.
Aktenstammdaten
Aktenkurzbezeichnung
Erfassen Sie hier die Aktenkurzbezeichnung mit max. 30 Zeichen. Der Mandant ist zuerst zu nennen. Mit Hilfe der Aktenkurzbezeichnung kann die Akte schnell in verschiedenen anderen Programmfunktionen identifiziert werden.
Nach den Namen in der Aktenkurzbezeichnung können Sie in den gelb unterlegten Aktennummernfeldern suchen.
Aktenlangbezeichnung
Geben Sie hier die Aktenbezeichnung mit max. 50 Zeichen ein. Nach der Aktenbezeichnung oder nach Teilen davon können Sie mit der Programmfunktion Aktensuche suchen
Anlagedatum
Als Anlagedatum wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Sie können diesen Eintrag durch Überschreiben oder mit Hilfe des Kalenderblattes, das Sie über 
aufrufen, ändern.
Aktensachbearbeiter
Die Liste zur Auswahl des Aktensachbearbeiters rufen Sie mit der Leertaste oder über den Button 
auf.
Falls Sie über die notwendigen Verwalterrechte verfügen, können die Aktensachbearbeiter über den Button 
bearbeitet werden.
Referat
Wählen Sie hier das Referat aus, dem die Akte zugeordnet werden soll. Über können Sie eine Auswahlliste aufrufen, aus der Sie den gewünschten Eintrag wählen können. Die Auswahl eines Referates ist für die Anlage der Akte zwingend.
Sachstand
Erfassen Sie hier einen Sachstand zur Akte.
Über kann ein Sachstand aus der Auswahlliste gewählt werden. Zur Bearbeitung wählen Sie den Button .
Aktenkennzeichen
Aktenkennzeichen können von A bis Z eingegeben werden, mit Ausnahme der Buchstaben N und P. Diese sind Notarakten bzw. Rechtsanwalts-Akten mit Prozesskostenhilfe vorbehalten:
So beachten z. B. die Module Zwangsvollstreckung, Mahnverfahren und Gebühren das Kennzeichen P:
Im ZV-Auftrag Formular wird beim Einlesen der Akte automatisiert Modul P3 Prozesskostenhilfe / Verfahrenskostenhilfe wurde gemäß anliegendem Beschluss bewilligt. gewählt.
Bei Erstellung eines Antrages auf Erlass eines Mahnbescheides wird automatisch der Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe beantragt.
Bei Aufruf der Kostenfestsetzung wird eine Slidermeldung aufgerufen, welche die Akte als PKH-Akte ausweist.
Zur Bearbeitung der Aktenkennzeichen wählen Sie den Button .
Geschäftswert
Hier können Sie den Geschäftswert zur Akte eingeben.
Bemerkung
Zur Akte kann eine beliebige Bemerkung bis zu 53 Zeichen eingegeben werden. Diese wird automatisch als Vorschlag in die 1. Bemerkungszeile der Eingabemaske zum Aktenvorblatt eingelesen und kann zudem nach der Aktenablage auch auf dem Ablageprotokoll ausgedruckt werden.
Dazu wird im Programm Aktenvorblätter / Briefköpfe, Auswahl Ablageprotokoll der Platzhalter Aktenbemerkung zur Verfügung gestellt. Dieser Platzhalter kann im Ablageprotokoll an beliebiger Position verwendet werden.
Aktenstandort
Hier können Akten mit einem Aktenstandort bzw. Aufbewahrungsort versehen werden. Zudem können Sie sich zu einem bestimmten Standort alle Akten, die sich an diesem Standort befinden, anzeigen lassen.
Ablagenummer
Bei Änderung einer abgelegten Akte wird hier ihre Ablagenummer eingelesen.
Unterordner E-Akte
Schon bei der Aktenanlage können Sie Unterordner zur E-Akte anlegen. Über die Leertaste oder über den Button wird eine Auswahlliste zur Definition der Struktur der Unterordner aufgerufen. Zur Bearbeitung wählen Sie den Button .
Beteiligte
Der Beteiligtenbaum dient der übersichtlichen Erfassung von Beteiligten zur Akte. Doppelklicken Sie dazu auf den gewünschten Beteiligten und erfassen Sie die entsprechenden Daten. Wurde bereits eine Partei erfasst, kann diese durch Einfachklick zur Bearbeitung erneut aufgerufen werden. Per Drag & Drop können Beteiligte zwischen den verschiedenen Beteiligungen, z. B. von Mandant / Auftraggeber zu Weitere Beteiligte, verschoben werden. Das Programm prüft dabei auf Plausibilität. Über Rechtsklick kann zur weiteren Bearbeitung der Beteiligten ein → Kontextmenü aufgerufen werden.
Funktionen in der Abschlussleiste
Speichern
Speichert die Akte und leert die Maske zur Aufnahme neuer Aktendaten, ohne die Maske zwischenzeitlich zu schließen.
OK und Schließen
Klicken Sie hier, um die Akte anzulegen. Der Button ist erst aktiv, wenn Sie eine Aktenkurzbezeichnung, ein Referat und einen Aktensachbearbeiter eingegeben haben.
Abbruch und Schließen
Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert.