Notariat: Unterschied zwischen den Versionen
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| + | '''3. Eintragungen in der Urkundenrolle für das zurückliegende Jahr vornehmen''' | ||
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| + | Um einen Eintrag im Vorjahr zu erfassen, ist die Programmfunktion ''Urkundenrolle/Neu'' aufzurufen. Hier wird die nächste freie Urkundennummer des aktuellen Jahrgangs vorgeschlagen. Im Feld Datum wird nun das Datum der Beurkundung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit Enter erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll. | ||
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| + | Nach Bestätigung des Hinweises mit JA öffnet sich das Eingabefenster zur Erfassung eines neuen Eintrags mit dem Vorschlag der letzten freien Urkundennummer im Vorjahr: | ||
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Ein Eintrag kann wie gewohnt im Vorjahr vorgenommen werden. | Ein Eintrag kann wie gewohnt im Vorjahr vorgenommen werden. | ||
| − | '''3. Eintragungen im Massen- und Verwahrungsbuch für das zurückliegende Jahr vornehmen''' | + | |
| + | '''3. Eintragungen im Massen- und Verwahrungsbuch für das zurückliegende Jahr vornehmen - nur für Massen, die vor 2022 angelegt wurden''' | ||
| − | Zunächst wird in der Programmfunktion ''Massenbuch'' die zu buchende Massenummer erfasst. Nach Bestätigung der Massenummer und Auswahl der Programmfunktion ''Buchen'' wird im Bereich ''Buchungsdaten'' im Feld ''Datum'' das Datum der Buchung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit ''Enter'' erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll. | + | Zunächst wird in der Programmfunktion ''Massenbuch'' die zu buchende Massenummer erfasst. Hierbei ist zu beachten, dass nur noch Massen mit einem Anlagedatum bis zum 31.12.2021 außerhalb des Verwahrungsverzeichnisses gebucht werden dürfen. Nach Bestätigung der Massenummer und Auswahl der Programmfunktion ''Buchen'' wird im Bereich ''Buchungsdaten'' im Feld ''Datum'' das Datum der Buchung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit ''Enter'' erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll. |
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| + | [[Datei:FAQ Not4.png]] | ||
Nach der Beantwortung der Abfrage mit Ja wird die nächste freie Nummer im Verwahrungsbuch für das vergangene Jahr vorgeschlagen: | Nach der Beantwortung der Abfrage mit Ja wird die nächste freie Nummer im Verwahrungsbuch für das vergangene Jahr vorgeschlagen: | ||
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| + | [[Datei:FAQ Not5.png]] | ||
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| + | '''4. Anlage einer Masse für das Vorjahr''' | ||
| + | Für die Anlage von Massen aus dem Vorjahr kann bei | ||
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| + | Gemäß § 78h BNotO betreibt die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde das zentrale Archiv für die Führung der elektronischen Urkundensammlung und des elektronischen Urkundenverzeichnisses sowie das Verwahrungsverzeichnis. Ausschließlich die in diesen Verzeichnissen als "eingetragen" gekennzeichneten Eingaben können wirksam in einen Jahresabschluss einfließen. Derzeit bietet die Schnittstelle der Bundesnotarkammer zu diesen Verzeichnissen keine Synchronisation, so dass die Auswertungen abweichen können. Wir empfehlen für die Erstellung eines wirksamen Jahresabschlusses, die Funktionen der Bundesnotarkammer zu nutzen. | ||
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| + | '''FAQ für die Bearbeitung bis einschließlich 2021''' | ||
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| + | '''1. Buchungen im Massen- und Verwahrungsbuch für das Vorjahr, wenn der Jahresabschluss bereits durchgeführt wurde (bis 2022)''' | ||
| − | Mit der Durchführung des Jahresabschlusses im Notariat wird keine Sperrung für weitere Buchungen im Programm erzeugt. Daher können Eintragungen für das neue Jahr auch vor der Durchführung des Jahresabschlusses durchgeführt werden. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses werden zudem ausschließlich Buchungen aus dem Vorjahr berücksichtigt, wenn dies für den Jahresabschluss | + | Buchungen im Massen- und Verwahrungsbuch sind jederzeit, auch nach der Durchführung des Jahresabschlusses, möglich. Die Durchführung des Jahresabschlusses erzeugt keine Sperrung der vorhandenen Bücher. Es ist lediglich zu beachten, dass ggf. die Bücher des Vorjahres erneut zu |
| − | entsprechend gewählt wurde: | + | drucken und mit den notwendigen Vermerken zu versehen sind. |
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| + | Verwahrungsbuch für das neue Jahr vor Jahresabschluss für das vergangene Jahr (bis 2022)''' | ||
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| + | Mit der Durchführung des Jahresabschlusses im Notariat wird keine Sperrung für weitere Buchungen im Programm erzeugt. Daher können Eintragungen für das neue Jahr auch vor der Durchführung des Jahresabschlusses des alten Jahres durchgeführt werden. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses werden zudem ausschließlich Buchungen aus dem Vorjahr berücksichtigt, wenn dies für den Jahresabschluss | ||
| + | entsprechend gewählt wurde: | ||
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| + | [[Datei:FAQ Not3.png]] | ||
| − | '''5. Erfassen eines Notarvertreters''' | + | '''5. Erfassen eines Notarvertreters (bis 2021)''' |
Die Eingabemaske für die Vertreterübernahme kann in der Programmfunktion ''Urkundenrolle'' aus dem Kontextmenü mit Rechtsklick oder über die Schaltfläche ''Vertreter'' bzw. mit der Tastenkombination ''Strg+v'' aufgerufen werden. Zuvor ist die Urkundenrolle über die Bestätigung des | Die Eingabemaske für die Vertreterübernahme kann in der Programmfunktion ''Urkundenrolle'' aus dem Kontextmenü mit Rechtsklick oder über die Schaltfläche ''Vertreter'' bzw. mit der Tastenkombination ''Strg+v'' aufgerufen werden. Zuvor ist die Urkundenrolle über die Bestätigung des | ||
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Aktuelle Version vom 14. Dezember 2023, 13:23 Uhr
Im Folgenden sind die häufig in der Praxis zum Jahresanfang auftretenden Fragen zusammengefasst. Zu jeder Frage sind praxisrelevante Lösungsvorschläge dargestellt.
FAQ
1. Elektronische Nebenakte
2. Eintrag in das Elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der BNotK (seit 2022)
Seit dem 01.01.2022 können rechtswirksame Urkundseinträge nur noch in das Elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der BNotK vorgenommen werden.
Schritt 1: Es ist weiterhin möglich und wird empfohlen, die Urkundenrolle wie gewohnt in RA-MICRO zu führen. Die Eingabefenster wurden an die gesetzlichen Anforderungen ab 2022 angepasst.
Schritt 2: Nach Erzeugung der Urkundseinträge in RA-MICRO sind die Einträge zu wählen, die an das UVZ zu übergeben sind. Dabei wird eine Datei erzeugt und in dem, in den Einstellungen Notariat hinterlegten, Export-Verzeichnis abgelegt.
Schritt 3: Über das Programm der BNotK XNP ist die Datei aus dem Export-Verzeichnis in das UVZ hochzuladen. Erforderlich aber auch ausreichend ist XNP in der kostenfreien Basisversion.
Schritt 4: Der Eintrag ist im UVZ zu seiner Rechtswirksamkeit zu bestätigen.
Schritt 5: Vorübergehend - bis zur Verfügungstellung einer erweiterten Schnittstelle durch die BNotK - sollten die erfolgreich an das UVZ übergebenen und dort rechtswirksam hinterlegten Urkundseinträge durch einen Haken in der RA-MICRO Urkundenrolle markiert werden. Zunächst ist eine automatische Synchronisation seitens der BNotK zwischen Notarsoftware und UVZ nicht vorgesehen.
3. Eintragungen in der Urkundenrolle für das zurückliegende Jahr vornehmen
Um einen Eintrag im Vorjahr zu erfassen, ist die Programmfunktion Urkundenrolle/Neu aufzurufen. Hier wird die nächste freie Urkundennummer des aktuellen Jahrgangs vorgeschlagen. Im Feld Datum wird nun das Datum der Beurkundung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit Enter erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll.
Nach Bestätigung des Hinweises mit JA öffnet sich das Eingabefenster zur Erfassung eines neuen Eintrags mit dem Vorschlag der letzten freien Urkundennummer im Vorjahr:
Ein Eintrag kann wie gewohnt im Vorjahr vorgenommen werden.
3. Eintragungen im Massen- und Verwahrungsbuch für das zurückliegende Jahr vornehmen - nur für Massen, die vor 2022 angelegt wurden
Zunächst wird in der Programmfunktion Massenbuch die zu buchende Massenummer erfasst. Hierbei ist zu beachten, dass nur noch Massen mit einem Anlagedatum bis zum 31.12.2021 außerhalb des Verwahrungsverzeichnisses gebucht werden dürfen. Nach Bestätigung der Massenummer und Auswahl der Programmfunktion Buchen wird im Bereich Buchungsdaten im Feld Datum das Datum der Buchung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit Enter erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll.
Nach der Beantwortung der Abfrage mit Ja wird die nächste freie Nummer im Verwahrungsbuch für das vergangene Jahr vorgeschlagen:
