PDF E-Akte Gestalter

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Allgemeines

Der PDF E-Akte Gestalter ermöglicht es, individuell zusammengestellte PDF-Dateien in einem Verzeichnis oder zur E-Akte zu speichern. E- Akten und andere Dokumentsammlungen wie gescannte Gerichtsakten können so nach eigenem Ermessen praxisgerecht als PDF E-Akte angefertigt werden, um sie z. B. auf Mobilgeräten zu lesen.

Mit dem PDF E-Akte Gestalter können Gesamt-PDF-Dokumente aus verschiedenen E-Akten, zu Mandantenadressen oder aus verschiedenen Verzeichnissen erstellt werden, um so beispielsweise verschiedene Akten eines Mandanten übersichtlich in einem Dokument zu erhalten.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Quelle

Als Quelle stehen zur Verfügung

• E-Akten,
• Mandantenadressen,
• Verzeichnisse.
  

Akte

Nach Eingabe einer Aktennummer wird die betreffende E-Akte mit ihren Dokumenten in den Bearbeitungsbereich eingefügt. Der Bearbeitungsbereich kann bei Bedarf durch Überschreiben und Bestätigung der zuerst eingegebenen Aktennummer durch eine weitere E-Akte erweitert werden.

Mandantenadresse

Nach Eingabe/Auswahl des in der Adressverwaltung gespeicherten Mandantennamens bzw. Eingabe der Adressnummer werden die E-Akten zum Mandanten im Bearbeitungsbereich aufgelistet.

Verzeichnis

Das gewünschte Verzeichnis kann entweder direkt eingegeben oder über die Schaltfläche gewählt werden. Eine Übernahme des Verzeichnis in den Bearbeitungsbereich erfolgt über die Schaltfläche .

In den Bearbeitungsbereich übernommene Dokumente werden über das Papierkorb-Symbol gelöscht. werden zusätzliche Dokumente den bereits vorhandenen Dokumenten hinzugefügt.

Mit Akteninfo

Optional kann die Akteninfo als erstes Dokument in die PDF E-Akte eingefügt werden.

Vorschau anzeigen

Diese Option ist standardmäßig zur Anzeige des aktuell markierten Dokuments im Bearbeitungs- oder Zielbereichs gewählt. Bei ihrer Abwahl wird die Vorschau zugunsten des Bearbeitungs- und Zielbereichs ausgeblendet.

Quelldokumente

Hier befinden sich die zuvor gewählten Dokumente zur Auswahl für den Zielbereich. Die Abwahl eines gewünschten Dokuments geschieht durch Mausklick auf die jeweilige Auswahlbox. Ist die Vorschau aktiv, kann das Dokument vor seiner Abwahl eingesehen werden.

Alternativ steht zur Abwahl eines markierten Dokuments in der Quelldatei das Kontextmenü mit Rechtsklick zur Verfügung.

Zielbereich

Datei

Mit der Auswahl Datei wird der Bearbeitungsbereich im angegebenen Verzeichnis als PDF-Datei gespeichert. Als Dateiname vorgeschlagen wird die Bezeichnung EAkteGestalter.pdf. Das angegebene Verzeichnis kann bei Bedarf überschrieben bzw. über die Schaltfläche ein anderes Verzeichnis gewählt werden. Ein Speichern der Datei erfolgt nach der etwaigen Übernahme mit bzw. und Bearbeitung im Zielbereich entweder mit - bei geöffnetem PDF E-Akte Gestalter - oder mit mit nachfolgendem Schießen der Maske.

Beiakte

Mit der Auswahl Beiakte wird der für die Übernahme verbleibende Anteil des Bearbeitungsbereichs mit bzw. in den Zielbereich übernommen und kann dort bearbeitet werden. Ein Speichern des z. B. mit Beiakte bezeichneten Zielbereichs zur angegebenen E-Aktennummer erfolgt nach der etwaigen Übernahme mit bzw. und Bearbeitung im Zielbereich entweder mit - bei geöffnetem PDF E-Akte Gestalter - oder mit mit nachfolgendem Schießen der Maske. Wird die Auswahl des Zielbereichs bei geöffnetem PDF E-Akte Gestalter mit oder ohne Änderungen wiederholt und mit bzw. gespeichert, wird die gewählte E-Akte nochmals um einen entsprechenden Eintrag erweitert.

Senden

In Vorbereitung

Der Versand erfolgt als PDF E-Akte mit der Aktennummer [Benutzernummer]/50, z. B. 1/50, je nachdem, mit welcher Benutzernummer der jeweilige Anwender sich bei RA-MICRO angemeldet hat.

Zur Auswahl stehen dabei

• eine in der Benutzerwaltung zum gewählten Benutzer erfasste E-Mail-Adresse. Der Versand der Benutzerakte erfolgt verschlüsselt gemäß den Voreinstellungen in der Benutzerverwaltung.
  

• eine zur angegebenen Adressnummer erfasste E-Mail-Adresse; der Versand der Benutzerakte wird gemäß den zur Adresse gesetzten Einstellungen verschlüsselt.
  

• eine E-Mail-Adresse, mit optionaler Verschlüsselung der Benutzerakte mit dem nachfolgend eingegebenen Passwort.
  

• Datei splitten: Die maximale Größe der zu versendenden E-Mail-Anhänge kann vom E-Mail-Provider beschränkt sein. Die maximale Größe der zu sendenden E-Mail kann über Datei splitten angepasst werden. Die aktuelle Größe der Benutzerakte wird unter dem Quellbereich angezeigt.
  

Unterordner

In Vorbereitung

Mit Unterordner kann der Zielbereich als Unterordner zu der angegebenen E-Akte gespeichert werden.

Zieldokumente

Die Übernahme der Quelldatei erfolgt mit bzw. , je nachdem, ob die Anzeige der Vorschau gewählt und das Ziel unter der Quelle bzw. neben der Quelle (ohne Vorschau) eingeblendet wird.

Auf Wunsch können die einzelnen Dokumente fett, kursiv oder mit einer gewählten Farbe markiert werden.

Mit Rechtsklick steht ein Kontextmenü zur Verfügung, über welches Dokumente entfernt oder umbenannt werden können. Zusätzlich kann zu der Auswahl ein Unterordner mit eigener Bezeichnung hinzugefügt werden.

Vorschau

Mit Vorschau anzeigen kann ein markiertes Dokument eingesehen werden. Hierzu stehen in der Abschlussleiste der Vorschau verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Blättern

Hierüber kann zwischen Dokumenten und bei mehrseitigen Dokumenten innerhalb dieser geblättert werden.

Zoomfaktor einstellen

Hierüber kann der Zoomfaktor der angezeigten Vorschau geändert werden.

Dokument drehen

Verdreht eingescannte Dokumente können hiermit nach rechts oder links gedreht werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

Drucken

Druckt die Quelldatei auf den unter Windows eingestellten Standarddrucker.

Weiter

Verarbeitet die Eingaben, d. h. speichert Dateien, z. B. als Beiakte zu einer bestehenden E-Akte, die bearbeitete Zieldatei als Gesamt-PDF E-AkteGestalter.pdf, als Unterordner zu einer bestehenden E-Akte und versendet die Quelldatei als Benutzerakte über den angegebenen Versandweg per E-Mail, wobei die beiden letztgenannten Möglichkeiten sich noch in Vorbereitung befinden.

Die Maske bleibt für Neueingaben geöffnet.

Speichern und Schließen

Löst die jeweiligen Aktionen wie unter Weiter aus und schließt die Maske.

Abbruch und Schließen

Schließt die Maske