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Allgemeines

Das E-Eingangsfach ist der zentrale elektronische Posteingang der Kanzlei, mit dem Kanzleien ihre eingehende Korrespondenz effizient und bequem im Griff haben. Egal, ob E-Mail, Fax, Scan, beA, EGVP oder WebAkte: jegliche Form der Eingangspost wird mit dem E-Eingangsfach - auch automatisiert - verarbeitet.

Mit flexibel einstellbaren E-Eingangsfächern wird die E-Eingangspost aus den verschiedenen Quellen bereits vor dem ersten Sichten automatisch je nach eingestelltem E-Eingangsfach eingelesen. RA-MICRO merkt sich das zuletzt eingestellte E-Eingangsfach für den nächsten Start, sofern nicht ein anderes E-Eingangsfach als Vorschlag voreingestellt ist. Die Spalten der Programmfunktion E-Eingangsfach lassen sich individuell anordnen, wobei eine intelligente Unterstützung dafür sorgt, dass zusammengehörige Spalten auch zusammen eingeblendet werden. Die optimierte Tastaturbedienung und die unbegrenzte Anzahl von Eingängen je E-Eingangsfach sorgen für eine intuitive Bedienung.

Dokumente mit Anhängen werden übersichtlich und optisch gut sichtbar dargestellt. Die Anhänge lassen sich einklappen, um mehr Posteingänge auf einen Blick darzustellen.

Zu Dokumenten können weitere Anlagen per Drag & Drop hinzugefügt werden, sodass ergänzende Informationen leicht verfügbar gemacht werden.

Zur Nutzung muss zunächst unter E-Eingangsfach/E-Eingangskorb das Einzelrecht in der Rechteverwaltung der RA-MICRO Benutzerverwaltung unter Programmrecht E-Workflow gesetzt sein, indem mindestens die Berechtigung für eines der dort zur Auswahl stehenden E-Eingangsfächer vergeben ist.

Ob eingehende E-Mails direkt im E-Eingangsfach oder in einem E-Eingangskorb eines Benutzers angezeigt werden, ist in den E-Mail Konten festzulegen.

Welche Daten über das E-Eingangsfach in den E-Workflow eingespeist werden, hängt von den jeweiligen Voreinstellungen für Dateiimporte ab, die über die Schaltfläche Quellen aufgerufen werden können.

Die Daten im E-Eingangsfach werden nach folgendem System weiter verarbeitet:

Zum Dokument ist

• eine Aktennummer eingetragen: Die Speicherung erfolgt zur zugeordneten E-Akte.
• eine Aktennummer eingetragen und die Weiterleitung in einen E-Eingangskorb gewählt: Die Speicherung erfolgt zur E-Akte und in den gewählten E-Eingangskorb.
• keine Aktennummer eingetragen, jedoch die Weiterleitung in einen E-Eingangskorb gewählt: Die Speicherung erfolgt zur Benutzerakte und in den gewählten E-Eingangskorb.
• keine Aktennummer eingetragen und kein E-Eingangskorb gewählt: Es erfolgt keine Speicherung. Das Dokument wird im E-Eingangsfach angezeigt und kann anschließend einer Aktennummer über das Kontextmenü der Spalte Akte einer Aktennummer zugewiesen werden.

Über Rechtsklick/Longtouch auf die Tabelleneinträge steht ein Kontextmenü zur manuellen Bearbeitung markierter Dokumente zur Verfügung. Resultiert aus den Dokumenten ein neues Mandat, kann direkt aus dem E-Eingangsfach eine neue Akte angelegt werden. Hierfür kann nach Klick/Touch auf einen Eintrag in der Spalte Akte und anschließenden Rechtsklick/Longtouch ein gesondertes Kontextmenü aufgerufen werden.

Im Rahmen des E-Workflows werden E-Posteingänge, die bereits einer Aktennummer zugeordnet sind (z. B. RMO Dokumente wie Supercheck-Ergebnisse etc.) automatisch an den eingestellten E-Eingangskorb weitergeleitet (automatische Weiterleitung), ohne im E-Eingangsfach angezeigt zu werden. Soll die Weiterleitung unterbleiben, ist in der Toolbar des E-Eingangsfachs die Auswahl keine aut. Weiterleitung zu treffen.

Kanzleien, die mit einem Haupt- und einem oder mehreren Datenpools arbeiten, können das E-Eingangsfach um die Spalte Pool erweitern. Dadurch werden bei Eingängen, die bereits einen Datenpool und eine Aktennummer enthalten (RA-MICRO Online Versicherungskommunikation (E-Rechtsschutz), Supercheck und EGVP), diese Daten automatisch in das E-Eingangsfach übernommen und angezeigt. Die zugeordneten Einträge für den Datenpool und die Akte sind in diesem Fall im E-Eingangsfach nicht editierbar, um Abläufe innerhalb der Kanzleiorganisation zu optimieren. Aktennummer oder Poolinformationen können hingegen bei allen anderen E-Posteingängen frei bearbeitet werden. Die Spalte Pool kann - wie andere nicht sichtbare Spalten auch - über Ansicht, Spalten aktiviert werden. Rechtsklick/Longtouch auf die Tabelle ruft ein Kontextmenü auf.

Funktionen in der Toolbar

E-Fach:

Ermöglicht den Wechsel zwischen den vorhandenen E-Eingangsfächern.

Eine Erweiterung/Änderung der Auswahl sowie die Vorbelegung mit einem gewünschten E-Eingangsfach kann über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png erfolgen.

Hauptartikel → Auswahlliste bearbeiten

Aktualisieren

Sofern der Mailabruf direkt über das E-Mail-Konto (POP3, IMAP, MS Exchange Server) erfolgt und unter E-Mail-Konten im Programmbereich E-Workflow aktiviert wurde, kann der E-Mail-Receiver außerhalb seines festen Intervalls angestoßen werden.

Je nach Mail-Provider kann sich der Abruf von E-Mails zeitweise verzögern.

Weiterleitung:

Über diese Auswahlliste kann festgelegt werden, ob und in welchen E-Eingangskorb Nachrichten und Dokumente weitergeleitet werden sollen.

Über die Auswahl keine aut. Weiterleitung kann die automatische Weiterleitung an einen voreingestellten E-Eingangskorb ausgestellt werden. Es erfolgt weder ein Eingangskorb-Vorschlag in der Tabelle, noch werden E-Mails, die direkt über ein Mail-Konto abgerufen werden, automatisch in einen Eingangskorb weitergeleitet. Die Verarbeitung erfolgt manuell im E-Eingangsfach.

Wird ein Zentraler bzw. Benutzer E-Eingangskorb gewählt, werden direkt über ein E-Mail-Konto abgerufene E-Mails, Supercheck-, beA-Nachrichten usw. - ohne Anzeige im E-Eingangsfach - an den gewählten E-Eingangskorb weitergeleitet. Für alle anderen Dokumente wird der entsprechende E-Eingangskorb nach Eingabe einer Aktennummer in der Tabelle vorgeschlagen.

Die Auswahl Akten SB E-Eingangskorb ist zu treffen, damit über ein E-Mail-Konto abgerufene E-Mails, Supercheck-, beA-Nachrichten usw. direkt an den E-Eingangskorb des zuständigen Aktensachbearbeiters weitergeleitet werden, wenn der E-Posteingang einer Akte zugeordnet werden kann. Für alle anderen Dokumente wird der entsprechende E-Eingangskorb nach Eingabe einer Aktennummer in der Tabelle vorgeschlagen.

Ansicht

Schriftgröße wählen

10 pt

Ermöglicht zur besseren Lesbarkeit die individuelle Schriftgrößenanpassung in der Tabelle. Eine gesonderte Änderung von Betriebssystemeinstellungen ist nicht erforderlich.

12 pt

Ermöglicht zur besseren Lesbarkeit die individuelle Schriftgrößenanpassung in der Tabelle. Eine gesonderte Änderung von Betriebssystemeinstellungen ist nicht erforderlich.

Spalten

Über Ansicht, Spalten können nicht benötigte Spalten im E-Eingangsfach ausgeblendet werden.

Hierdurch ist eine bessere Übersicht der Posteingänge im E-Eingangsfach gewährleistet.

Die in der abgebildeten Grafik zur Verfügung stehende Auswahl Datenpool steht nur zur Verfügung, wenn ein oder mehrere Datenpools angelegt sind. Grau eingefärbte Spalteneinträge sind aktiv.

Vorschau rechts

Die Option Vorschau rechts ist zu wählen, wenn die Dokumentenvorschau rechts neben der Tabelle eingeblendet werden soll. Anderenfalls wird sie unter der Tabelle angezeigt.

Quellen

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E-Eingangskorb

Öffnet den E-Eingangskorb.

E-Akte

Öffnet die E-Akte.

E-Akten Fenster

Öffnet das E-Akten Fenster.

Tagesübersicht

Ruft die Tagesübersicht zur Einsicht und Erfassung von Terminen und Fristen auf.

Einstellungen

Ruft die E-Workflow Einstellungen mit den Einstellungen zum E-Eingangsfach auf.