Quelltext der Seite Senden an E-Akte (Word)

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==Allgemeines==

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Datei:Schriftverkehr word speicherinEakte.PNG|

rect 279 38 358 61 [[Senden an E-Akte (Word)#Akte|Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen.]]
rect 362 38 387 62 [[Notizen#Allgemeines|Notizfenster]]
rect 387 39 410 63 [[Senden an E-Akte (Word)#Aktenhistorie|Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.]]
rect 279 68 332 93 [[Senden an E-Akte (Word)#Dokumentenkennzeichen / Weg|Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).]]
rect 340 69 894 93 [[Senden an E-Akte (Word)#Auswahlliste Dokumentenkennzeichen|Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).]]
rect 280 98 899 123 [[Senden an E-Akte (Word)#Beteiligter|Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.]]
rect 282 99 896 214 [[Senden an E-Akte (Word)#Bemerkung / Schlagwort / Rubrik|Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.]]
rect 280 219 588 246 [[Senden an E-Akte (Word)#Versandweg|Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.]]
rect 282 250 587 275 [[Senden an E-Akte (Word)#Unterordner|Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.]]
rect 282 282 588 305 [[Senden an E-Akte (Word)#Dokumenten Status|Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.]]
rect 280 312 588 339 [[Senden an E-Akte (Word)#Senden an Postkorb|Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb.]]
rect 685 315 825 339 [[Senden an E-Akte (Word)#Sofortnachricht|Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.]]
rect 2 365 209 387 [[Senden an E-Akte (Word)#Senden an WebAkte|Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.]]
rect 795 88 818 114 [[Senden an E-Akte (Word)#Schaltfläche|Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.]]
rect 795 148 819 236 [[Senden an E-Akte (Word)#Schaltfläche|Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.]]
rect 496 300 520 328 [[Senden an E-Akte (Word)#Schaltfläche|Hierüber besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.]]
rect 627 403 727 435 [[Senden an E-Akte (Word)#OK + Abbruch|Speichert die vorgenommenen Einstellungen.]]
rect 726 404 826 436 [[Senden an E-Akte (Word)#Abbruch + Schließen|Das Fenster wird geschlossen.]]

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Mit dieser Programmfunktion können Dokumente in der zugeordneten ''E-Akte'' und&nbsp;/&nbsp;oder optional in den ''Postkorb'' eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den ''Einstellungen'' der ''E-Akte'' unter ''E-Akte'', Karteikarte&nbsp;''Allgemein'' bzw. den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte&nbsp;''E-Akte'' so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der ''E-Akte'' bereits vorhanden sind.

''Senden an WebAkte'' steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma&nbsp;e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte&nbsp;''WebAkte'' hinterlegt werden.

[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Die Möglichkeit, in den ''Postkorb'' zu speichern, steht für den Versand von SMS-Nachrichten nicht zur Verfügung.

==Funktionen im Bearbeitungsbereich==

===Akte===

Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen.

Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.

[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Ohne Eingabe einer Aktennummer ist zwar ein Speichern in der ''E-Akte'' nicht möglich, das Dokument kann zur weiteren Bearbeitung jedoch auch ohne Aktenbezug an den ''Postkorb'' übermittelt werden. Nicht aktenbezogene Dokumente werden im ''Postkorb'' automatisch unter einer Benutzerakte mit der Aktennummer&nbsp;[Benutzernummer]&nbsp;/&nbsp;50, z.&nbsp;B. 5&nbsp;/&nbsp;50 für den Benutzer&nbsp;5, geführt.

===Notizfenster===

Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Notizen#Allgemeines Notizen]

===Aktenhistorie===

[[Datei:aktenverlauf.png|link=]]

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

===Dokumentenkennzeichen===

Es gibt interne Dokumentenkennzeichen und Dokumentenkennzeichen, die aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier ''M1'' für den ''Mandanten&nbsp;1'', bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen ''E-Akten''.

'''Beispiele für die Ansicht eines kanzleiinternen Dokumentes sowie eines an den 1.&nbsp;Mandanten gerichteten Dokumentes im ''Explorerbaum'' der ''E-Akte'':'''

[[Datei:Schriftverkehr_word_dkkuerzel.png|link=]]

Ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte.

[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic&nbsp;Icon&nbsp;Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte&nbsp;''E-Akte'' nicht gesetzt ist.

===Dokumentenkennzeichen&nbsp;/&nbsp;Weg===

[[Datei:Schriftverkehr_word_weg.png|link=]]

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als ''intern'', ''an die Kanzlei&nbsp;(a)'' und ''von der Kanzlei&nbsp;(v)''.

===Auswahlliste Dokumentenkennzeichen===

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic&nbsp;Icon&nbsp;Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte&nbsp;''E-Akte II'' nicht gesetzt ist.

===Beteiligter===

Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.

===Bemerkung&nbsp;/ Schlagwort&nbsp;/ Rubrik===

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche [[Datei:Z_komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der ''E-Akte'' über die ''Dokument&nbsp;Meta-Daten'' vorgenommen werden.

===Versandweg===

Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per ''E-Brief'', direkt - per&nbsp;Boten&nbsp;etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic&nbsp;Icon&nbsp;Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte&nbsp;''E-Akte'' nicht gesetzt ist.

===Unterordner===

Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen ''E-Akte'' angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der ''E-Akte'' unter ''Allgemein'' bzw. in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte&nbsp;''E-Akte'' gesetzt ist.

===Dokumenten Status===

Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der ''E-Akte'' bzw. dem ''Postkorb'' in der Reihenfolge&nbsp;''Überfällig'', ''in Bearbeitung'' und ''Erledigt'' aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick&nbsp;/&nbsp;Touch auf das Statussymbol - z.&nbsp;B. im ''Postkorb'' - geändert werden.

Über die Schaltfläche [[Datei:Z_komfobox.png|link=]] besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht ''Standardtexte'' zu bearbeiten.

===Senden an Postkorb===

Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den ''Postkorb''.

[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den ''Zentralen&nbsp;Posteingang'' oder an den ''Postkorb'' eines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der ''Postkorb'' des aktuellen Benutzers.

===Sofortnachricht===
Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.

Die Sofortnachricht steht nur in Verbindung mit Aktivierung des Postkorbs zur Verfügung.

===Senden an WebAkte===

''Senden&nbsp;an&nbsp;WebAkte'' ist nur möglich, wenn die Akte einer ''WebAkte'' zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma&nbsp;e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss zusätzlich in den ''E-Workflow&nbsp;Einstellungen'' auf der Karteikarte ''WebAkte'' hinterlegt werden.

===Verfügung===
Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden. 

[[Datei:Verfügung.ewf.png]]

Die Option ''Senden an Postkorb'' im Dialog ''Speichern in E-Akte'' ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Verfügung Verfügung] definiert wird.

Der Fokus liegt bei geöffnetem Fenster direkt auf der Verfügungsauswahl. Es kann ein Verfügungstext ausgewählt oder händisch geschrieben werden. Neben der Maussteuerung ist auch die Tastaturbedienung möglich. Der Verfügungstext kann mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden. Mit der Enter-Taste gelangt man in die nächste Spalte. Die Option ''Sofort'' kann per Leertaste aktiviert oder deaktiviert werden. Dem Verfügungsempfänger wird per ''Sofortnachricht'' das Dokument in den ''Postkorb'' gespeichert. Mit erneutem Enter kann ein Verfügungsempfänger ausgewählten. Das +Symbol zur vorab Speicherung der Verfügung kann ebenfalls mit Enter erreicht und auch gespeichert werden. 

Wurde über die Option ''Standardempfänger für Verfügungen festlegen'' ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.

Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechteverwaltung_(Benutzerverwaltung) Benutzerverwaltung] voraus.

Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

===Notiz===
Wichtige Informationen zum Dokument können per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Notiz Notiz] aufgenommen werden. 
 
[[Datei:Speicherdialog.Notiz.ewf.png]]

Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.

Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

===Wiedervorlage===
Über diese Funktion wird das Fenster [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Wiedervorlagen Wiedervorlagen] aufgerufen.

===Schaltfläche===

[[Datei:Z_komfobox.png|link=]]

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht&nbsp;''Standardtexte'' die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

==Funktionen in der Abschlussleiste==
===SClip===
[[Datei:Z SClip lang.png|link=]]

Über diese Schaltfläche wird der ''SClip'' Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung der E-Mail als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion ''Senden an Postkorb'' kann der SClip auch in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] gespeichert werden.

===Kostenblatt===
[[Datei:Z_Kostenblatt_lang.png|link=]]

Nach Speicherung der E-Mail erfolgt bei Auswahl der Start des Moduls ''Kostenblatt''.

===Rotzettel===
[[Datei:Z Rotzettel.png|link=]]

Die gespeicherte E-Mail wird als Anlage dem E-Brief mit [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rotzettel#Allgemein E-Rotzettel]
übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.

===E-Versand===
[[Datei:Z E-Versand.png|link=]]

Die E-Mail kann über den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Versand#Allgemeines E-Versand] elektronisch, bsw. per E-Brief oder beA, versandt werden.

===OK und Schließen===
[[Datei:Z_Ok_4.png|link=]]

Speichert die vorgenommenen Einstellungen. 

===Abbruch und Schließen===
[[Datei:Z_Schließen_4.png|link=]]

Das Fenster wird geschlossen.


[[Category:Schriftverkehr]]