Senden an E-Akte (Word)

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Allgemeines

Mit dieser Programmfunktion können Dokumente in der zugeordneten E-Akte und / oder optional in den Postkorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden. Die Möglichkeit, dem Dokument ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zuzuordnen oder mit Unterordnern zu arbeiten, besteht nur, wenn dies in den Einstellungen der E-Akte unter E-Akte, Karteikarte Allgemein bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so festgelegt wurde. Für Unterordner wird zusätzlich vorausgesetzt, dass diese in der E-Akte bereits vorhanden sind.

Senden an WebAkte steht nur zur Verfügung, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Die Möglichkeit, in den Postkorb zu speichern, steht für den Versand von SMS-Nachrichten nicht zur Verfügung.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akte

Ist das Dokument bereits einer Aktennummer zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen.

Dokumente können auch nachträglich einer Akte zugeordnet werden.

Ohne Eingabe einer Aktennummer ist zwar ein Speichern in der E-Akte nicht möglich, das Dokument kann zur weiteren Bearbeitung jedoch auch ohne Aktenbezug an den Postkorb übermittelt werden. Nicht aktenbezogene Dokumente werden im Postkorb automatisch unter einer Benutzerakte mit der Aktennummer [Benutzernummer] / 50, z. B. 5 / 50 für den Benutzer 5, geführt.

Notizfenster

Hauptartikel → Notizen

Aktenhistorie

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

Dokumentenkennzeichen

Es gibt interne Dokumentenkennzeichen und Dokumentenkennzeichen, die aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.

Beispiele für die Ansicht eines kanzleiinternen Dokumentes sowie eines an den 1. Mandanten gerichteten Dokumentes im Explorerbaum der E-Akte:

Ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte.

Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.

Dokumentenkennzeichen / Weg

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

Auswahlliste Dokumentenkennzeichen

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.

Beteiligter

Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.

Bemerkung / Schlagwort / Rubrik

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument Meta-Daten vorgenommen werden.

Versandweg

Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.

Unterordner

Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt wurden und wenn die zugeordnete Einstellung der E-Akte unter Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte gesetzt ist.

Dokumenten Status

Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im Postkorb - geändert werden.

Über die Schaltfläche besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.

Senden an Postkorb

Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb.

Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den Postkorb eines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der Postkorb des aktuellen Benutzers.

Sofortnachricht

Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.

Die Sofortnachricht steht nur in Verbindung mit Aktivierung des Postkorbs zur Verfügung.

Senden an WebAkte

Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss zusätzlich in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.

Verfügung

Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.

Die Option Senden an Postkorb im Dialog Speichern in E-Akte ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die Verfügung definiert wird.

Der Fokus liegt bei geöffnetem Fenster direkt auf der Verfügungsauswahl. Es kann ein Verfügungstext ausgewählt oder händisch geschrieben werden. Neben der Maussteuerung ist auch die Tastaturbedienung möglich. Der Verfügungstext kann mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden. Mit der Enter-Taste gelangt man in die nächste Spalte. Die Option Sofort kann per Leertaste aktiviert oder deaktiviert werden. Dem Verfügungsempfänger wird per Sofortnachricht das Dokument in den Postkorb gespeichert. Mit erneutem Enter kann ein Verfügungsempfänger ausgewählten. Das +Symbol zur vorab Speicherung der Verfügung kann ebenfalls mit Enter erreicht und auch gespeichert werden.

Wurde über die Option Standardempfänger für Verfügungen festlegen ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.

Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der Benutzerverwaltung voraus.

Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Notiz

Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.

Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.

Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Wiedervorlage

Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.

Schaltfläche

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Funktionen in der Abschlussleiste

SClip

Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung der E-Mail als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion Senden an Postkorb kann der SClip auch in den Postkorb gespeichert werden.

Kostenblatt

Nach Speicherung der E-Mail erfolgt bei Auswahl der Start des Moduls Kostenblatt.

Rotzettel

Die gespeicherte E-Mail wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.

E-Versand

Die E-Mail kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief oder beA, versandt werden.

OK und Schließen

Speichert die vorgenommenen Einstellungen.

Abbruch und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.