Senden an E-Mail Empfänger (Word)

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Allgemeines

Mithilfe dieser Programmfunktion kann ein Dokument als E-Mail - wahlweise als eingebetteter Text oder als angefügte Datei im Textformat oder als PDF-Datei - versandt werden.

Beim Aufruf von Senden an E-Mail Empfänger wird der Empfänger und somit die E-Mail Adresse des Empfängers ermittelt, sofern im Adressfenster zur angeschriebenen Adresse eine E-Mail Adresse gespeichert wurde.

Für die Nutzung des E-Mail-Versands empfehlen wir die Einrichtung der RA-MICRO Outlook Datenschnittstelle + (extern). Dies erfolgt unter Kanzlei, Einstellungen, MS-Office.

Der Aufruf von Senden an E-Mail Empfänger erfolgt über die Funktionsübersicht.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Text

Mit dieser Voreinstellung wird das Dokument in die E-Mail eingebettet, wobei alle Formatierungen entfernt werden.

Die Darstellung von Grafiken ist nicht möglich.

Vor dem endgültigen Versand kann die E-Mail noch bearbeitet werden.

HTML

Optional zu der Voreinstellung Text, bei der der Inhalt des Dokuments als Text in die Nachricht eingefügt wird, kann hier angegeben werden, dass diese E-Mail im Format HTML versandt werden soll, Formatierungen bleiben dabei erhalten und Grafiken können eingefügt werden.

angefügte Datei Textformat (RTF) / PDF

Mit dieser Voreinstellung wird das Dokument als angefügte Datei - wahlweise im Textformat (RTF) oder als PDF-Datei - versandt, wobei die Formatierungen erhalten bleiben.

Dateiname

In dieser Auswahl kann festgelegt werden, wie die angefügten Datei(en) bezeichnet werden sollen. Zur Auswahl stehen Anhang, Anlage, Dokument.

Bei gleichzeitiger Wahl mehrerer Dateiformate als Angefügte Datei (Attachment) kann festgelegt werden, ob diese Anlagen fortlaufend nummeriert werden sollen.

Wählen Sie dazu einen Dateinamen mit dem Anhang Datei:Schriftverkehr word Nr.png, z. B. Datei:Schriftverkehr word anlagenr.png.

Wurde das Dokument bereits gespeichert, wird in der Auswahl zusätzlich der Dateiname, z. B. die Druckdatei D1587-15, angeboten.

Auswahlliste

Ruft die Maske Auswahlliste bearbeiten auf. Damit kann die Liste der zur Verfügung stehenden Dateinamen selbst bearbeitet und bei Bedarf erweitert werden.

Diese Möglichkeit besteht nur, wenn das Programmrecht Standardtexte vorliegt.

Akte

Dient der Erfassung der Aktennummer, zu der an die Beteiligten eine E-Mail gesandt werden kann, sofern eine E-Mail Adresse hinterlegt ist.

Aktenverlauf

Zeigt den Aktenverlauf an, um schnell auf die zuletzt bearbeiteten Akten zurückzugreifen.

Adresse

Hier können als E-Mail Adressaten die zur Akte gespeicherten Beteiligten gewählt werden, sofern in den jeweiligen Adressen eine E-Mail Adresse hinterlegt ist.

Auswahl Anlagedateien Originalformat / PDF

Die Auswahl Anlagedateien steht nur zur Verfügung, wenn zu dem Dokument, das per E-Mail versandt werden soll, mehrere Anlagenbezüge angelegt sind.

Anlage

Hier stehen die als Anlagenbezüge gewählten Dateien für den Versand zur Verfügung.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK + Schließen

Startet den E-Mailversand und übergibt das Anschreiben nebst Anlagen bspw. an Microsoft Outlook.

Abbruch + Schließen

Bricht den Versandvorgang ab. Das Fenster wird geschlossen.